某公司辦公文書管理制度(已修改)
2025-04-30 13:16 本頁(yè)面
【正文】 文書管理制度第一章 總 則第一條 為使文書管理制度系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，為提高辦公效率，特制定本辦法。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：政府及所屬部門函、電、來(lái)文；商業(yè)實(shí)體函、電、來(lái)文；本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第二章 公文的種類第三條 公司常用公文的種類：1. 決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，或根據(jù)公司發(fā)展情形適時(shí)調(diào)整和變更公司的相關(guān)決定。2. 通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)需要我公司、各部門辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)及任免人員等。3. 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。4. 報(bào)告：適用于我公司向上級(jí)機(jī)關(guān)或公司內(nèi)各單位向集團(tuán)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)。5. 請(qǐng)示：適用于我公司向上級(jí)機(jī)關(guān)或公司內(nèi)各單位向董事長(zhǎng)、總經(jīng)理請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6. 批復(fù)：適用于答復(fù)公司內(nèi)各部門請(qǐng)示事項(xiàng)。7. 意見：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出意見和處理辦法。8. 函：適用于與不相隸屬單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。9. 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文的格式第四條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。上報(bào)公司的公文應(yīng)包含標(biāo)題、主送、正文、日期、印章等內(nèi)容。第五條 公文按規(guī)定采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm）紙打印，左側(cè)裝訂。對(duì)內(nèi)行文正文用小四號(hào)仿宋體字，對(duì)外行文正文用三號(hào)仿宋體字。（詳見《xx房地產(chǎn)開發(fā)有限公司公文格式》）第四章 行文規(guī)則 第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第七條 公司統(tǒng)一對(duì)外行文，公司各職能部門不得自行對(duì)外正式行文。公司職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作如需向下正式行文，可由行政部轉(zhuǎn)發(fā)。第八條 上報(bào)公司公文事項(xiàng)如涉及公司多個(gè)職能部門，應(yīng)事先與涉及的部門協(xié)調(diào)溝通，然后上報(bào)。屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送該主管部門處理，不必向公司行文。第九條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十條 除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義直接向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送“請(qǐng)示”或“報(bào)告”。部門負(fù)責(zé)人不得以個(gè)人名義上報(bào)“請(qǐng)示”?！罢?qǐng)示”不得多頭報(bào)送。第五章 公文管理第十一條 公司各類文書原件由行政部統(tǒng)一歸口管理。各部門的業(yè)務(wù)文書如需復(fù)印，須填寫復(fù)印申請(qǐng)表經(jīng)審批后方可復(fù)印，確需借閱原件的須嚴(yán)格按照借閱權(quán)限及文件密級(jí)辦理借閱手續(xù)，并于行政部閱讀。第十二條 公文的簽收：、電，來(lái)文均由公司前臺(tái)登記簽收后交行政部拆封。在簽收和拆封時(shí)，前臺(tái)和行政部員工均應(yīng)注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀的函件應(yīng)查明原因，對(duì)信件開口函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。 、文件、文號(hào)、編號(hào)的核對(duì)。如有不符應(yīng)立即報(bào)告該政府部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第十三條 公文的編號(hào)保管：“文件處理傳閱單”并分類登記編號(hào)保管。須由各部門承辦或歸檔的也應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)：對(duì)于各部門承辦的，原件留存行政部存檔，復(fù)印件交各部門并簽收。對(duì)于存檔的應(yīng)記錄已存檔并編號(hào)。，不得個(gè)人保存。第十四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)：，送承辦部門閱辦。為避免文件積壓一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。、單據(jù)等行政部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。，行政部應(yīng)在當(dāng)天將文件呈報(bào)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理審批后督促承辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò) 2 天（特殊情況除外）。第十五條 文件的傳閱、催辦與保密：，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件內(nèi)容不得向外泄露。 ，并在檔案室閱讀，閱完后應(yīng)及時(shí)將文件交檔案管理員歸檔。如有批示或擬辦意見等，行政部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門或人員按文件所提要求辦理。 ，防止泄密。第十六條 行政部對(duì)文件負(fù)有催辦檢查監(jiān)督的義務(wù)，承辦部門接到文應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需復(fù)印，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定保密，并征得行政部同意后才可復(fù)印摘抄。第六章 發(fā)文辦理第十七條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十八條 公司常用發(fā)文字號(hào)有：akakzgb（總經(jīng)辦）akakfwb（法務(wù)部）akakcwglzx（財(cái)務(wù)管理中心）akaksjjhb（審計(jì)稽核部）akakclcgb（材料采購(gòu)部）akakrlzyb（人力資源部）akakhswyglzx（會(huì)所物業(yè)管理中心）akakxzb（行政部）akaktzb（拓展部）akakyxzx（營(yíng)銷中心）akaksckfb（
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