【正文】 集團公司人力行政部 全套制度表格及流程陳全強2014/8/1目 錄第一章 行政部組織結構與責權一、行政部組織結構圖二、行政部職責三、行政部權力四、行政總監(jiān)崗位職責五、行政經理崗位職責第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責二、接待專員崗位職責三、客人來訪登記表1．公司前臺來訪客人登記表2．前臺接待來訪記錄表3．物業(yè)公司前臺來客登記表四、前臺接待日志表五、函件收發(fā)登記表1．信函與快件簽收登記表2．信函與快件寄送登記表六、前臺接待管理流程1．預約客人來訪接待工作流程2．來電轉接流程七、收發(fā)文件管理流程1．信函收發(fā)工作流程2．接收信函、快件工作流程3．寄送信函、快件工作流程4．傳真發(fā)文工作流程5．傳真收文工作流程6．收文背簽流程八、前臺接待流程九、來電處理流程第三章 辦公事務管理一、辦公事務主管崗位職責二、辦公事務專員崗位職責三、行政辦公秘書崗位職責四、辦公用品訂購審批單五、辦公用品臺賬六、報廢物品清單七、辦公用品領用表八、辦公設備登記表九、辦公文書會簽單1．文件會簽單2．行文單3．目錄表十、印章使用登記表１．印章使用審批表２．印章使用登記表十一、文書檔案借閱審批表十二、辦公用品管理流程1．辦公用品購買流程２．辦公用品領用流程十三、辦公設備購買流程１．辦公設備購買審批流程２．辦公設備詢價流程３．辦公設備比價流程４．辦公設備采購流程十四、文書檔案管理流程１．發(fā)文管理流程2．收文管理流程3．檔案歸檔流程4．檔案借閱歸還流程5．檔案銷毀流程十五、往來信件管理流程十六、公司印章管理流程1．制刻申請流程2．使用流程十七、公司證照管理流程第四章 行政人力管理一、行政主管崗位職責二、行政人力管理專員職責三、費用報銷標準四、員工考勤登記表五、年度考勤匯總表六、員工請假申請單七、員工加班申請表八、員工出差申請表九、差旅費報銷清單十、公司會議記錄表1．公司會議記錄表一2．公司會議記錄表二十一、提案管理記錄表十二、員工提案評定表十三、員工獎懲記錄表十四、員工違紀處理表十五、會議管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、會議工作評估表第五章 安全保密管理一、安全主管崗位職責二、安全專員崗位職責三、電梯設備巡視記錄表四、電梯維修保養(yǎng)記錄1．電梯月維修保養(yǎng)記錄2．電梯季維修保養(yǎng)記錄3．電梯年維修保養(yǎng)記錄五、值班登記日志表六、保安執(zhí)勤日志表七、外出員工登記表八、來賓出入登記表九、安全狀況檢查表十、防火設施檢查表十一、安全事故報告書十二、突發(fā)事故報告表十三、事故統(tǒng)計匯總表十四、人員出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全檢查管理流程十七、突發(fā)事件處理流程第六章 車輛管理一、車輛主管崗位職責二、司機崗位職責三、車輛登記表四、車輛檢查表1．車輛檢查日志2．車輛檢點表五、車輛請修表六、保養(yǎng)記錄表七、車輛加油表1．車輛加油申請表2．車輛加油記錄表八、用車申請表1．用車申請表2．車輛使用申請表九、派車記錄單十、車輛事故單1．車輛事故現場記錄單2．車輛事故報告單十一、用車記錄表1．司機用車記錄表2．車輛使用日志表3．車輛使用狀況月報表十二、車輛費用表1．車輛費用報銷單2．車輛費用月度統(tǒng)計表十三、事故處理流程十四、車輛管理流程1．車輛使用流程2．車輛加油管理流程3．車輛安全管理流程十五、肇事處理流程圖十六、車輛費用額度控制程序圖第七章 總務后勤管理一、總務后勤主管崗位職責二、總務后勤專員崗位職責三、宿舍管理專員崗位職責四、食堂管理專員崗位職責五、保潔人員崗位職責六、綠化人員崗位職責七、食堂衛(wèi)生檢查表八、住宿人員管理表1．住宿申請表2．住宿人員資料卡3．宿舍分配申請表4．住宿登記表5．宿舍檢查登記表6．宿舍物品借用卡九、清潔衛(wèi)生管理表1．衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表2．清潔工作安排表3．衛(wèi)生狀況檢查表4．清潔衛(wèi)生評分表十、員工宿舍管理流程1．宿舍管理方案制定流程2．員工入住宿舍管理流程十一、員工食堂管理流程十二、清潔衛(wèi)生管理流程十三、企業(yè)綠化管理流程第八章 公關事務管理一、公關事務主管崗位職責二、公關事務專員崗位職責三、商務接待安排表四、公務接待審批表五、公關活動策劃表六、危機預警處理表七、危機記錄分析表八、重要接待流程九、危機處理流程十、媒體宣傳流程十一、接待規(guī)格表十二、例外事項工作安排表第一章 行政部組織結構與責權一、行政部組織結構圖行政總監(jiān)行政經理安全保密主管人力行政主管2辦公事務主管安全專員辦公專員專員秘書后勤總務主管行政專員后勤專員宿管專員食堂 管理專員保潔人員綠化人員接待專員公關專員司機前臺接待主管公關事務主管車輛主管 二、行政部職責職責1根據領導意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略，負責起草重要文稿，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究職責3公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作職責4員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人力管理工作職責5負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作職責6負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作職責7負責公司車輛調動管理工作職責8負責公司總務后勤管理工作職責9負責公司對外宣傳、公關工作職責10牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案職責11完成公司高層臨時交辦的工作職責2負責全公司資料、信息管理以及宣傳報道等日常行政事務管理工作三、行政部權力職責1根據公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經營計劃有建議權職責3依照制度，按規(guī)定程序，實施對其他部門處罰的建議權職責4依照制度，對公司員工違反行政制度的處罰建議權職責5依照制度，對公司行政資源（包括車輛、辦公設備等）合理調動的權力職責6部門內部員工聘任、解聘的建議權職責2依照制度，對行政稽查中發(fā)現的問題實施處理的權力四、行政總監(jiān)崗位職責職責1審查核準辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等行政管理相關關規(guī)章制度職責3根據企業(yè)階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的年度目標、計劃和措施職責4組織行政部自查和職能檢查工作，及時發(fā)現問題、解決問題職責5負責企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設，籌劃增強員工凝聚力的宣傳和教育職責6負責比較重要的對外接待、聯誼、公關事宜的組織、安排和實施職責7組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況職責8負責考核行政部各主管并向總經理提請行政部經理考核的建議職責9負責行政部突發(fā)事件的處理及總經理臨時交辦的工作職責2審查核準辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等各主管年度計劃方案五、行政經理崗位職責職責1在行政總監(jiān)領導下，負責管理和監(jiān)督企業(yè)的行政、后勤總務、環(huán)境和保衛(wèi)等工作職責3負責組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃職責4本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作職責5組織收集各部門的工作動態(tài)，協(xié)助公司領導協(xié)調各部門之間相關的業(yè)務工作職責6做好公司重要來賓的接待工作或代表公司與政府對口部門和有關團體、機構聯絡職責7負責召集公司辦公會議，檢查督促公司領導布置的各項工作的落實情況職責8貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協(xié)作配合職責9負責召集本部門的有關工作會議職責10負責組織編寫公司年度大事記職責11負責行政部突發(fā)事件及公司領導臨時交辦事件的處理職責2行政管理方針、政策和制度。指定人力管理和辦公、行政管理的有關規(guī)章制度第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責職責1制定前臺接待工作年度計劃，報行政部經理審批職責3對前臺接待專員進行有效的培訓和指導，提高其業(yè)務水平和服務素質職責4協(xié)助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實情況職責5主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦職責6參加行政例會，及時了解員工的思想動態(tài)及困難，及時采取解決措施職責7受理直接下級上報的合理化建議，并按照公司相關規(guī)定程序處理職責8與公司各職能部門的協(xié)調及聯系，協(xié)助組織公司的文化活動等職責9督導迎送工作，檢查前臺接待專員的儀表儀容、勞動紀律、禮儀及工作效率職責10負責向行政經理提請對前臺接待專員績效考核的建議并協(xié)助實施考核職責11負責檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內的安全、清潔和消防工作職責2協(xié)助制定前臺接待處的崗位責任、操作規(guī)程及各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行職責12正確傳達上級指示，及時對下級工作中的爭議做出裁決職責13協(xié)助公關事務主管、行政經理處理各種社會公共關系職責14負責前臺接待突發(fā)事件及公司領導臨時交辦事件的處理二、接待專員崗位職責職責1服從前臺接待主管的領導，按規(guī)定的程序與標準向客人提供一流的接待服務職責3熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非保密信息職責4負責電話、郵件、信函的收轉發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔職責5負責公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存職責6配合接待主管完成部分文件的打印、復印、文字工作職責7負責管理前臺辦公用品及辦公設備的清潔保養(yǎng)職責8維護前臺區(qū)域內的整潔，進行該區(qū)域內的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養(yǎng)職責9執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡職責10負責員工出差預訂機票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯絡登記職責11對工作中出現的各種問題及時匯報，提出工作改進意見職責2負責訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關人員應阻擋在外或協(xié)助保安處理職責12完成領導交辦的其他或臨時工作三、客人來訪登記表1．公司前臺來訪客人登記表年 月 日序號姓名所在單位來訪人數是否預約被訪人事由時間備注姓名部門到達離開12345…編制： 審核：2．前臺接待來訪記錄表來訪人姓 名來訪人單 位來訪時間接待人接待內容簡況處理意見：處理結果：編制： 審核：3．物業(yè)公司前臺來客登記表年 月 日序號姓名所在單位來訪人數聯系方式是否預約被訪單位及被訪人姓名來訪事由時間備注進入離開12345…編制： 審核：四、前臺接待日志表日期年 月 日 記錄人考勤記錄姓名簽到時間姓名簽到時間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制： 審核：五、函件收發(fā)登記表1． 信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數量密（速）級接受部門簽收人（簽字）編制： 填表人：2． 信函與快件