【正文】 佳程廣場管理處財務部管理制度匯編目錄財務基本原則1財務公開監(jiān)督制度2財務預算制定4借款管理制度5現(xiàn)金管理制度6銀行管理制度7應收賬款管理規(guī)定10庫存管理制度12固定資產(chǎn)管理制度14存入保證金管理15內(nèi)部往來管理16公共事業(yè)費繳款流程17代收代繳費用管理18有償服務收費管理 19管理費支出管理規(guī)定20應急及不可預測費用管理制度21維修基金管理制度 22印章使用制度23會計檔案管理規(guī)定 24物業(yè)管理公司財務交接項目明細26停車場收費管理制度27汽車加油IC卡管理制度29確定采購類別30 收費管理制度3337 / 38 財務基本原則北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。每個項目接受委托后，有自己獨立的銀行賬戶，管理費收取標準依據(jù)物業(yè)管理委托合同的約定或者經(jīng)過業(yè)主同意的約定收費標準。項目（大廈）的日常運營費用從管理費的收入中支出，管理費有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運營不足的由共同業(yè)主承擔。 項目核算適用的會計制度為：外商投資企業(yè)會計制度。 項目核算適用會計處理原則是：權責發(fā)生制原則。 項目（大廈）所有的運營費用，將按照投標或年初時的項目預算進行控制、分配以及預提，每月的營業(yè)稅金通過仲量聯(lián)行北京總公司代繳。 管理者酬金收取，采用按月收取約定的金額或者約定的比例；而有關管理者酬金的收取比例和金額依照委托管理合同中的有關條款執(zhí)行。 管理費收取標準確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項目，管理費收取的標準采取以支定收的原則，根據(jù)項目每年所做出的運營預算來確定管理費收取的價格。如果是補貼式經(jīng)營的，按照委托合同中相關規(guī)定收取。 應收賬款不計提壞賬準備，采用實際轉(zhuǎn)銷法進行賬務處理。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。 財務公開監(jiān)督制度制定財務管理公開監(jiān)督制度，是為增加財務管理的透明度，真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公平、公正的市場競爭機制。 年度預算編報的規(guī)定1) 物業(yè)管理公司每年的財務預算編報必須遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原則。2) 年度預算中費用支出特定項目的變動程度，如員工薪金、福利增減的變動幅度等，將結(jié)合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定，同時，還要征得發(fā)展商/業(yè)主委員會的同意，方能列入預算。3) 年度預算報表中每一項目應附有詳細的注釋及說明。4) 年度預算報表須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批后，方可執(zhí)行。 收費標準公開化1) 物業(yè)管理公司所有的收費標準均向業(yè)戶和發(fā)展商公開，并且在北京有關物價管理部門備案。同時，在執(zhí)行過程中，嚴格按公開的收費標準統(tǒng)一尺度收費。2) 管理費收費標準須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標準收取或者按經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批通過。3) 物業(yè)管理公司對客戶有償服務收費標準，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。各項服務收費標準具體包括材料費、人工費、稅金和適當?shù)钠髽I(yè)利潤。 費用支出公開化1) 年度的各項費用開支必須控制在年度預算內(nèi)；若個別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋。2) 日常運行設備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設備需對外分包的，應通過招標方式公平競爭，擇優(yōu)選擇承包商3) 各項費用支出堅持專款專用，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。 經(jīng)營狀況與財務報表公開化1) 每月20日給發(fā)展商/業(yè)主委員會報送財務報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、應收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。2) 每年度年底向發(fā)展商/全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營成果及財務狀況。3) 每年的財務狀況須經(jīng)會計師事務所進行年度審計，審計結(jié)果報送發(fā)展商/業(yè)主委員會并接受所有業(yè)主的查詢。 大廈維修基金公開化大廈維修基金是指專項用于共用設施和共用設備大修理的資金。維修基金的來源有兩種，所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金；管理公司運行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時，須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會/業(yè)主大會批準。 相關財務報表1) 資產(chǎn)負債表 2) 損益表 3) 現(xiàn)金流量表 4) 管理費回收率分析 5) 營運計劃與實際支出對比表 財務預算制定為確保管理正常運作，提高財務收支預算的合理性及加強成本控制，制定預算制定方案。 相關職責1) 財務部經(jīng)理負責協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財務預算，每年11月份著手編制下年度的財務收支預算。2) 費用支出部門詳細提供過往12個月財務資料；3) 客戶資料管理部門詳細提供過往12個月電費和水費統(tǒng)計表的明細資料。4) 各部門提供下一年度的費用預算開支計劃；5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。 編制要求1) 堅持“以支定收，收支平衡”為預算原則，以發(fā)展商/業(yè)主委員會審批的收費標準為準則；2) 根據(jù)各部門提供資料，進行分析及計算；3) 將計算分析出的數(shù)據(jù)資料,形成初稿；4) 預算編制按規(guī)定格式進行，對于預算中的項目須附上注解，并提交總物業(yè)經(jīng)理審核；5) 提交發(fā)展商/業(yè)主委員會審批；6) 發(fā)展商/業(yè)主委員會審批通過后貫徹執(zhí)行。 資料處理1) 用于編制年度預算的資料應進行歸檔登記；2) 年度預算執(zhí)行完成后，應與實際數(shù)進行對比分析，并作為預算附件資料，連同預算資料一齊保存。 借款管理制度 借款僅限于支付本物業(yè)的運行費用，不得為其他項目/物業(yè)墊付。 借款人員憑已批準的采購申請表進行借款。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí)行，不得超出中國人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。 借款人應填寫借款申請單，經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權后方可到財務部領取現(xiàn)金，借款人應及時拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金，一般不得超過當月月底財務結(jié)賬之前。 經(jīng)財務經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，由出納通知借款人領取現(xiàn)金。 借款清算報銷后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 大廈總物經(jīng)理能夠授權批準支付現(xiàn)金或者現(xiàn)金借款金額為RMB1000（含1000）元以下的款項，超過此標準支出現(xiàn)金必須由總公司Head of MS簽字批準方可支出款項。 現(xiàn)金管理制度物業(yè)管理公司財務部應嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金，嚴格分清收支兩條線。 做好庫存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險箱里，同時啟用保險柜的自動報警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動密碼鎖，確保其安全。對指定使用備用金的人員，必須進行定期檢查、核對，庫存現(xiàn)金不得超過核定的限額。 建立和健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，賬款相符，杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金，不私自設立“小金庫”。 對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項，必須通過銀行結(jié)算。 對于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000元以上50,000元以下的須由1名保安領班陪同前往；送存金額在人民幣50,000元以上100,000元以下的須由1名保安領班及1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣100,000元以上的請由保安經(jīng)理派車陪同送存。 現(xiàn)金使用范圍：職工工資、津貼；個人勞動報酬；根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科學技術、文化藝術、體育等各項獎金；各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人其他支出；向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款；出差人員隨身攜帶的差旅費；零星支出；中國人民銀行確定支付現(xiàn)金的其他支出。 現(xiàn)金報銷程序1) 由申請人填寫報銷明細表，表中應列明報銷項目、報銷金額，并不得涂改，經(jīng)過涂改的報銷單將被視為無效；2) 報銷明細單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認，發(fā)票上應列明采購物品的數(shù)量、單價、金額，若發(fā)票金額為合計數(shù)，須附有由供貨方開具購物明細單；需要強調(diào)的是所有報銷單后附的發(fā)票必須是符合國家各級稅務機關規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國家規(guī)定發(fā)票，財務部有權拒絕報銷人任何報銷。3) 報銷單需經(jīng)申請人所在部門經(jīng)理、大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字確認，并由財務部出納對發(fā)票的合法性進行初步審核；4) 報銷明細單經(jīng)總公司物業(yè)財務部、物業(yè)部副董事及總公司物業(yè)部負責人簽字批準后由出納通知報銷人領款；5) 當月費用盡量當月報銷；項目每月向總公司申請的零用現(xiàn)金，包括：日常零用現(xiàn)金、誤餐補助、離職員工工資等，每月定期支付日期是15日和25日，并且所有的申請匯總后，直接通過銀行劃轉(zhuǎn)至項目總物業(yè)經(jīng)理賬戶，然后，項目出納從總物業(yè)經(jīng)理的賬戶提取現(xiàn)金支付員工的各項報銷。 銀行管理制度 銀行支票管理制度1) 購買開戶行支票2) 支票付款申請a 項目執(zhí)行程序l 付款申請單填寫；l 付款合同；l 支付款項報價；l 采購申請表；l 材料物品入庫單；l 必要的解釋說明；b 總公司執(zhí)行程序l 送總公司時登記電腦記錄；l MS財務審查付款申請資料；l 進入支票簽字流程；l 項目取回簽署完畢支票登記；l 項目執(zhí)行付款3) 支票付款登記 網(wǎng)上銀行管理制度1) 物業(yè)管理項目的管理a 收款程序b 收款依據(jù)l 合同約定；l 收款賬單；l 繳費通知單；l 公示的服務收費標準；c 收款方式l 現(xiàn)金收款，只限于人民幣現(xiàn)金，不包括任何外幣現(xiàn)金；l 支票收款，包括人民幣支票和人民銀行允許在中國進行交易的外幣支票，例如：美元支票、港幣支票等，然后執(zhí)行簽字背書程序；l 電子收款，所有幣種與支票使用幣種相同；l 刷卡支付，除在中國境內(nèi)流通的各種國內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外，外卡的卡種只限于Master，Visa，大來卡等國際通用的信用卡。d 收費確認l 開具稅務發(fā)票；l 開具收款收據(jù)；e 填寫銀行進賬單l 正確填寫進賬單名稱；l 正確填寫網(wǎng)上銀行的賬號；l 正確填寫進賬單金額，包含RMB、USD、HKD等；f 回單確認與網(wǎng)上銀行余額查詢相符2) 付款程序a 填寫完整的付款申請書l 寫清具體付款內(nèi)容或者服務項目；l 相關合同、貨比三家分析、招標分析、報價單等；l 國地稅的正式發(fā)票；l 必要的解釋說明；b 付款審批流程c 確認審批流程執(zhí)行完畢l 確認公司各類管控人員簽字確認同意，并且所有付款需要的檔案資料齊全；d 總公司財務提交付款申請l 所有的審批流程自行完畢，由MS財務部統(tǒng)一將各項目的付款申請錄入網(wǎng)上銀行付款系統(tǒng)，等待總公司相關人員簽批；e MS head執(zhí)行付款批準和確認程序l 財務部提交記錄以后，按照公司亞太區(qū)的