【正文】 陜西華尊立達(dá)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司行政管理制度中國(guó)西安2013年10月 目 錄第一章 會(huì)議管理制度 1第二章 公文管理制度 6第三章 證件管理制度 11第四章 保密管理制度 14第五章 信息管理制度 16第六章 檔案管理制度 18第七章 辦公用品管理制度 24第八章 車輛管理制度 27第九章 衛(wèi)生管理制度 34第十章 附則 38附件： 38第1章 會(huì)議管理制度第1節(jié) 總 則第一條 目的為提高會(huì)議效率，會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。第二條 原則強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)時(shí)簽到、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)的四項(xiàng)原則。第三條 適用范圍本制度適用于公司所有正式員工。第2節(jié) 會(huì)議內(nèi)容和形式第四條 周例會(huì) 周例會(huì)于每周一下午2：00召開(kāi)，如有變動(dòng)由辦公室負(fù)責(zé)通知。 周例會(huì)出席人員為公司中高層，根據(jù)情況增加列席人員。會(huì)議由辦公室主任主持，辦公室主任因故不能出席時(shí)，授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。 周例會(huì)會(huì)議內(nèi)容主要包括匯報(bào)各部門(mén)及上周工作情況；制定本周的工作計(jì)劃；并就一些重大事項(xiàng)做出決定。 周例會(huì)由辦公室秘書(shū)做好會(huì)議記錄，在會(huì)議上形成決議的由辦公室根據(jù)會(huì)議記錄擬定《周例會(huì)紀(jì)要》，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。 周例會(huì)的材料、記錄、紀(jì)要等均為公司涉密文件，由辦公室妥善保管，并于每年年底前歸檔。查閱會(huì)議材料、記錄等須由辦公室主任批準(zhǔn)。第五條 部門(mén)例會(huì) 部門(mén)例會(huì)每周召開(kāi)一次，原則上，各部門(mén)于每周一下午4：00召開(kāi)。特殊情況下，各部門(mén)例會(huì)具體召開(kāi)時(shí)間可由各部門(mén)自行安排，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開(kāi)會(huì)時(shí)間、參會(huì)人員等不得與公司會(huì)議沖突。 部門(mén)例會(huì)由部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，部門(mén)內(nèi)部全體人員參加，部門(mén)負(fù)責(zé)人因公出差無(wú)法主持時(shí)，由部門(mén)指定人員主持。 部門(mén)會(huì)議內(nèi)容主要包括總結(jié)匯報(bào)本部門(mén)及各崗位上周工作情況；制定本周的工作計(jì)劃，提出本周工作具體安排和有關(guān)要求；傳達(dá)公司有關(guān)精神，并就本部門(mén)的一些重大事項(xiàng)做出決定。 部門(mén)會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄，會(huì)議記錄資料留存，由辦公室每月進(jìn)行一次不定期檢查，并報(bào)人力資源部作為考核依據(jù)。第六條 現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議 由總經(jīng)理召集中高層相關(guān)管理者與施工單位參與的現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議。 現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議不定期召開(kāi)。 現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議主要解決項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)急需解決的問(wèn)題，以及與施工單位協(xié)調(diào)、協(xié)商的問(wèn)題。 由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并形成會(huì)議紀(jì)要，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)后執(zhí)行。第七條 經(jīng)營(yíng)分析會(huì)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)分為年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、半年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。 年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)由辦公室組織，于每年1月份召開(kāi)，總經(jīng)理主持。參加人員為中高層管理人員，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)上年工作；對(duì)本年工作做出計(jì)劃；對(duì)各部門(mén)的工作做出評(píng)價(jià)；確定公司的發(fā)展戰(zhàn)略；并就公司的一些特大事項(xiàng)做出決定。 半年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)由辦公室組織，于每年7月份召開(kāi)，總經(jīng)理主持。參加人員為中高層管理人員，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)半年工作；對(duì)下半年工作做出計(jì)劃；對(duì)各部門(mén)及所屬公司的工作做出評(píng)價(jià)；并就公司的一些特大事項(xiàng)做出決定。 季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)由辦公室組織，于每季最后一個(gè)月的最后一個(gè)星期的星期五下午召開(kāi)，總經(jīng)理主持。參加人員為中高層管理人員，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)上季度工作；對(duì)下季度工作做出計(jì)劃；對(duì)各部門(mén)及所屬公司的工作做出評(píng)價(jià)；并就公司的一些特大事項(xiàng)做出決定。若集團(tuán)召開(kāi)年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，邀請(qǐng)各分公司參加的，各分公司應(yīng)邀參加集團(tuán)年度分析會(huì)，本公司年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)取消；反之則自行組織召開(kāi)并邀請(qǐng)集團(tuán)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。第八條 專項(xiàng)會(huì)議 公司專項(xiàng)會(huì)議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項(xiàng)工作召開(kāi)的辦公會(huì)議。 專項(xiàng)會(huì)議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加。 專項(xiàng)會(huì)議由專項(xiàng)工作牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織和記錄，辦公室配合。 專項(xiàng)會(huì)議議定事項(xiàng)形成《專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要》，由專項(xiàng)工作牽頭部門(mén)起草，經(jīng)辦公室審核，報(bào)主持會(huì)議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第九條 臨時(shí)會(huì)議公司及部門(mén)其他的臨時(shí)會(huì)議，另行安排。第3節(jié) 會(huì)議程序和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第十條 會(huì)議通知 常規(guī)會(huì)議，無(wú)變更情況，不再另行通知。 其他會(huì)議，按“誰(shuí)主辦，誰(shuí)通知”原則進(jìn)行會(huì)議通知。 會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員和會(huì)務(wù)服務(wù)部門(mén)。 會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議書(shū)面通知單形式通知。第十一條 會(huì)議其他準(zhǔn)備工作 根據(jù)需要，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料（包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交的資料等）；落實(shí)布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備會(huì)議所需各種設(shè)施、用品等。 公司召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。 各部門(mén)召開(kāi)部門(mén)例會(huì)需用會(huì)議室的，應(yīng)向辦公室提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。第十二條 會(huì)議組織 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)主辦，誰(shuí)組織”的原則 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：（1） 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。（2） 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決的問(wèn)題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。（3） 會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。（4） 屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。（5） 主持人應(yīng)將會(huì)議議決事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施部門(mén)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)限等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人員明確。 參會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：（1） 應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到；（2） 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題；（3） 遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求；（4） 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言；（5） 遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門(mén)另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)；（6） 必須做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。第十三條 會(huì)議記錄 會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，且公司各類會(huì)議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 會(huì)議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1） 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要；（2） 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣；（3） 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于會(huì)議次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名；（4） 負(fù)責(zé)會(huì)議考勤記錄，并報(bào)會(huì)議主持人核準(zhǔn)；（5） 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。 會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：（1） 公司會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會(huì)議主持人確定，并由辦公室存檔備查；（2） 各部門(mén)的會(huì)議記錄，由本部門(mén)常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，同時(shí)將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查；（3） 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十四條 會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí) 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)需要會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，按照部門(mén)職責(zé)分工由主辦部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)，會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定； 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議決議、紀(jì)要及會(huì)議原始記錄為準(zhǔn)； 主辦部門(mén)或會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，定期檢查會(huì)議決議、紀(jì)要及會(huì)議記錄及落實(shí)情況； 部門(mén)會(huì)議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門(mén)自行安排。第4節(jié) 會(huì)議處罰規(guī)定第十五條 如確有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)的，需向會(huì)議的主持人請(qǐng)假，并獲得準(zhǔn)許，否則依然按遲到處理。第十六條 處罰 關(guān)于會(huì)議遲到問(wèn)題的處理：會(huì)議遲到10分鐘內(nèi)，高管每人每次罰款100元，各部門(mén)經(jīng)理每人每次處罰款50元，普通員工處罰款20元；遲到超過(guò)10分鐘的，高管每人每次罰款200元，各部門(mén)經(jīng)理每人每次處罰款100元，普通員工處罰款40元。 無(wú)故缺勤處理：會(huì)議參加人員無(wú)故缺席會(huì)議的處罰款300元并給予行政處分。 處罰方式：被處罰人當(dāng)場(chǎng)交納處罰金。第十七條 免罰規(guī)定 關(guān)于會(huì)議遲到問(wèn)題的處理，凡是事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假并獲得批準(zhǔn)的參會(huì)人員，遲到免于處罰；沒(méi)有接到會(huì)議通知的（即不知情）的情況下免予處罰。 確有特殊原因的，須經(jīng)公司總經(jīng)理特批才能免予處罰。第2章 公文管理制度第1節(jié) 總 則第一條 目的為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量，保證文書(shū)的安全、及時(shí)傳遞，特制定本制度。第二條 管理部門(mén)公司所有文書(shū)的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。第2節(jié) 行文規(guī)則第三條 公文的種類公文類別主要有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、決議、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、制度、規(guī)定、辦法等。第四條 公文的要求 公文必須簡(jiǎn)明扼要，一文一事，語(yǔ)言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。 公文應(yīng)注明以下事項(xiàng)：文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文組織（發(fā)文者）、收文組織（收文者）、文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任者。 公文標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確地體現(xiàn)文件內(nèi)容。 文字表達(dá)應(yīng)盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，切忌口語(yǔ)化。 行文要層次清楚，重點(diǎn)突出。 對(duì)于文書(shū)中引用的其他相關(guān)文件，要注明其文號(hào)及日期。第五條 公文的格式 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門(mén)（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。后附通報(bào)、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文具體行文格式。 標(biāo)題：公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文部門(mén)、事由和公文種類。 主送部門(mén)：指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)）或部門(mén)，凡是向上級(jí)報(bào)送均為主送部門(mén)；一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén)，不得多頭主送。如需要同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)，可以用抄報(bào)的形式。 正式公文的主體：文字簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、實(shí)事求是。 發(fā)文單位：寫(xiě)在公文下面偏右，要寫(xiě)全稱，如以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名義行文，應(yīng)冠以職務(wù)身份。 發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時(shí)開(kāi)始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門(mén)下面向右錯(cuò)開(kāi)，要寫(xiě)全年月日。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 抄報(bào)、抄送單位：屬上級(jí)的列入抄報(bào)，平行或下級(jí)列入抄送。