【正文】 員工借款及報銷規(guī)定DHC20090301一、 審批權(quán)限 2二、 借款 2（一） 借款流程 2（二） 臨時代辦借款 3（三） 代理借款 3三、 報銷 4（一） 基本流程和要求 4（二） 分項費用報銷要求 61 項目費用 62 差旅費 73 電話費 94 交通費 95 培訓費 96 會議費 97 日常行政費用 108 自備筆記本電腦公司補貼 10（三） 不同崗位序列員工費用報銷要求 111 銷售序列員工 112 技術(shù)序列員工 123 軟件序列員工 124 其他員工 14（四） 外地辦事處報銷規(guī)定 14（五） 其他規(guī)定 15四、 協(xié)同辦公平臺借款和報銷操作指南 15（一）協(xié)同平臺地址 15（二）借款操作流程： 16（三）報銷操作流程： 16五、 其他 191 問題與反饋 192 生效與過渡 19六、 附件 20一、 審批權(quán)限1. 所有員工的所有報銷單據(jù)，原則上經(jīng)主管人員和相關(guān)人員審核，由董事長或其書面授權(quán)人批準。費用報銷批準，原則上在東華協(xié)同辦公平臺上進行電子批準。對于暫不使用電腦和協(xié)同辦公平臺的行政部駕駛員等部分人員，其借款和報銷可以采用紙面方式。董事長委托行政部經(jīng)理暫時代理審批三千元以下的如下費用報銷：（1） 行政部購買日常辦公用品、公司汽車相關(guān)費用、日常行政雜費開支等方面的報銷。（2） 符合配備筆記本電腦條件的員工自購筆記本補貼的報銷。2. 員工因公借款和購買機票的審批權(quán)限規(guī)定見附件1《因公借款和購買機票的批準權(quán)限表》，并補充說明如下：所有員工如需乘坐飛機只限經(jīng)濟艙公司副總裁、財務總監(jiān)及銷售序列行業(yè)經(jīng)理以上人員（見附件2《銷售序列行業(yè)經(jīng)理以上人員可以自行決定本人機票購買的人員名單》）出差地點超過600公里以上者自行決定機票借款，不需要審批。非銷售序列審批人本人借款或購買機票，需要其上級主管審批。員工借款金額超出其可借款余額限額，或者由于員工本次借款導致其可借款余額超出限額的，由審批主管在審批時注明合理理由。3. 報銷和借款流程中所有涉及的所有人員，具有本職工作要求的審核責任和審核權(quán)，具有就不符合公司要求的單據(jù)請當事人修改補充或退回上一審核環(huán)節(jié)或直接退回當事人的權(quán)利和責任。4. 投標、履約保證金借款和保函，銀行手續(xù)費借款，商務采購借款，以及其他有效文件另行規(guī)定的借款和報銷審批，不適用本規(guī)定。二、 借款（一） 借款流程1. 借款預約。員工辦理現(xiàn)金借款三千元人民幣及以上需提前一天向財務部出納預約并登記，以便出納提前準備現(xiàn)金。不方便到財務部登記的員工、外地出差員工可通過電話預約（預約號碼62662274）。對于未提前預約的員工，出納在預備現(xiàn)金不足時，當天不予辦理。2. 借款人填寫借款單，請相關(guān)主管人員審批所有主管在簽批借款時，應在協(xié)同辦公系統(tǒng)查詢借款人余額，超出限額者原則上不予借款。如確有必要，由審批主管寫出合理理由后，出納才能予以辦理。提交董事長審批的借款，由相關(guān)人員（劉倩倩）先查詢余額后再提交董事長。3. 借款人在協(xié)同辦公平臺上進行借款登記并提交，借款單提交財務出納。4. 財務出納審核借款單審核借款人資格是否符合要求。審核借款人借款余額是否符合借款要求。（如果發(fā)現(xiàn)新增借款后借款人借款余額超出限額，也必須請借款人的審批主管注明合理理由后，才能予以發(fā)放借款。）審核借款單據(jù)的審批人員是否符合要求。審核借款單據(jù)填寫內(nèi)容和金額是否清晰明確。審核其他可能涉及的相關(guān)資料，如委托借款協(xié)議等。對于不符合要求的借款單要求補充或退回。5. 對于符合要求的借款單，財務出納收取借款單，發(fā)放借款，并同時在協(xié)同辦公平臺上進行借款發(fā)放。（二） 臨時代辦借款借款人出差在外地，臨時需由總部秘書或其他員工臨時代辦借款時，代辦人必須提供借款人本人注明“委托xxx部門yyy代辦”并在借款人位置上簽字的借款單據(jù)的傳真復印件，經(jīng)代辦人簽字后，作為有效的臨時代辦借款憑證。臨時代辦借款的，借款由公司財務人員直接匯款到借款人本人的工資卡上（財務人員在辦理匯款時在匯款用途欄目內(nèi)注明個人借款）。原則上不借現(xiàn)金。（三） 代理借款 本人不方便直接到財務出納處借款的，由本人出具借款授權(quán)委托書（詳細格式附件3《代理借款授權(quán)委托書》），此委托書在財務出納處備案后，被委托人可代為辦理借款事宜.。注意借款單中借款人仍然是借款本人，領(lǐng)款人簽名是被委托人代領(lǐng)。 借款打入帳號的：原則上款項直接打入借款人工資卡，如需打入其他卡號，此卡號需要借款人在授權(quán)委托書上寫明開戶銀行與卡號。一旦在財務備案完畢，只能打入上述卡號，如需更改，需要借款人書面通知財務出納更改卡號備案。 領(lǐng)取現(xiàn)金的：代領(lǐng)現(xiàn)金的人必須是在財務備案的授權(quán)委托書中的被委托人。 如借款人在授權(quán)委托書生效期間解除被委托人的代理權(quán)限的，請借款人立即書面通知財務出納撤銷原授權(quán)委托書，直至有新的委托書后方可辦理代借款手續(xù).，如借款人未及時書面通知財務出納撤銷原授權(quán)委托書，在書面通知有效送達相關(guān)財務出納人員前發(fā)生的借款，由借款人承擔責任。三、 報銷（一） 基本流程和要求 報銷人整理擬報銷票據(jù)（1） 除電話費、車船機票等不適用公司抬頭的票據(jù)外，其他所有報銷票據(jù)，發(fā)票抬頭必須為公司全稱，否則不予報銷，員工對要求不清楚時，隨時咨詢財務部出納。（2） 購買辦公用品、贈品等的發(fā)票，在條件允許的情況下，請對方開具可抵扣的增值稅發(fā)票。如購買筆記本電腦等，如果不能提供可抵扣的增值稅發(fā)票，原則上不予報銷。（3） 項目費用中，餐費、禮品費用等公司不能稅前全額扣除的費用按照報銷額的105%計入銷售和項目費用；采用可抵扣增值稅發(fā)票并及時提交報銷的費用，按照報銷額的95%記入銷售和項目費用成本。其他項目費用，一般按照報銷額計入銷售和項目費用。（4） 各類票據(jù)，分類整理， 取得發(fā)票后，可抵扣增值稅票在取得發(fā)票后一個半月內(nèi)及時報銷，其他發(fā)票合計每達到3000元至少報銷一次，每張發(fā)票自開票日開始，三個月之內(nèi)及時報銷。（5） 由于個人原因取得票據(jù)未及時報銷的，每延期一個月，公司按照延期報銷額的 1%對報銷人個人進行罰款（電話費、汽車費用、筆記本補貼等月度定額費用暫不宜用條規(guī)定）。（6） 由于個人原因未及時報銷可抵扣增值稅發(fā)票，導致公司無法抵扣增值稅的，除按照上一條規(guī)定罰款外，報銷人個人須賠償公司損失（按照可抵扣稅額計算）的30%。 報銷人填寫報銷單據(jù)（1） 報銷單據(jù)分為“差旅費報銷單”和“支出憑單”兩種。（2） “差旅費報銷單”凡離開北京去往外地公干（外地辦事處人員以離開辦事處所在地為據(jù)），使用“差旅費報銷單”為封面報銷。 216。 特別注意出差期間的業(yè)務招待費及禮品費不要單獨報銷而應并入該張“差旅費報銷單”中。同時附業(yè)務招待費及禮品費明細表。216。 差旅費報銷單中不允許粘貼手機話費發(fā)票，只能出現(xiàn)賓館開具的話費發(fā)票（標準為每天10元為限）。216。 差旅費報銷單中的市內(nèi)車費（包括往返車站或機場的打車費以及在外地的打車費）必須附出租車費用明細表216。 差旅費報銷單每次出差填寫一張。同一次出差或連續(xù)出差涉及多個項目的，應每個項目填寫一張。216。 差旅費報銷單據(jù)，報銷人必須注明有無銷售人員同行，如同行則需注明報銷人參與銷售人員請客就餐的次數(shù)。（3） 支出憑單除使用“差旅費報銷單”之外的其余報銷均使用“支出憑單”為封面報銷。216。 對于發(fā)票內(nèi)容不同的費用，如餐費和禮品、培訓費、會議費、勞保用品、清潔用品、耗材、辦公用品等，每一類費用票據(jù)對應填寫一張支出憑單。票據(jù)分類要求參加協(xié)同平臺上的支出憑單分類選項。216。 歸屬不同公司的費用，應分別填寫“支出憑單”，除股份公司外，應在報銷單據(jù)上注明費用歸屬的公司簡稱。216。 交通費和電話費，應寫明報銷的月份。216。 報銷人應按所貼票據(jù)分類，分項清晰注明費用摘要和金額，報銷人在指定位置簽上本人姓名，并自行核算本報銷單據(jù)總金額后用大寫和小寫分別填入指定位置。216。 對應每張招待費用“支出憑單”，或每張包括招待費的“差旅費報銷單”，報銷人須填寫“業(yè)務招待費及禮品費明細表”（見附件5）。216。 對應每張包括出租車費用的“支出憑單”或每張包括北京或京外出租車費用“差旅費報銷單”，報銷人須填寫“出租車費用明細表” （見附件6）216。 對于每張包括標書制作費用的報銷單據(jù)，報銷人須填寫“標書制作費用清單”（4） 業(yè)務招待費及禮品費明細表及出租車費用明細表填寫必須規(guī)范，各個要素必須填寫清楚，明細金額累加應該和合計金額相符，同時應具備主管簽字。否則財務部不予接收。（5） 對于應當歸屬于某個項目和銷售代表承擔的費用報銷，應在報銷單上注明承擔該費用的項目銷售代表姓名和銷售合同或提前執(zhí)行編號（如果有）。 報銷人粘貼票據(jù)。（1）報銷人應把每張報銷單據(jù)對應的報銷票據(jù)，從左往右分類均勻粘貼在該報銷單據(jù)的背面，發(fā)票正面向上，大小不能超出報銷單據(jù)，不得使用裝訂機裝訂（見附件7）。（2）包含招待費、出租費、標書制作費、圖書資料購買費用等的報銷單，應粘貼對應的明細表。（如果本單據(jù)的所有審批人都需要在協(xié)同平臺上審批，對應的明細表可不用粘貼。） 報銷人提交并請直接主管人員和相關(guān)人員審核。（1） 一般情況下，直接上級主管、部門負責人、公司主管領(lǐng)導為主管人員審核人。（公司主管領(lǐng)導和部分部門負責人可以在協(xié)同平臺上審核）。（2） 費用如果涉及跨部門合作或業(yè)務，是否需要由相關(guān)人員審核由報銷人和主管人員確定。應該由相關(guān)人員審核的，主管人員在相關(guān)人員審核后審核，或者審核通過后在報銷單據(jù)上明確注明需要XXX審核。應由相關(guān)人員審核而沒有請相關(guān)人員審核的而最終導致報銷差錯的，報銷人和已經(jīng)審核簽字的主管人員承擔責任。（3） 培訓考試保險體檢等費用需要經(jīng)人力資源部相關(guān)人員審核。（4） 報銷自行購買的資料費需讓行政部相關(guān)人員審核（5） 購買標書費用需讓市場部相關(guān)人員審核。（6） 直接主管人員為以下第6步的審核人時，不需要進行本步驟審核。（7） 直接主管人員為董事長的員工報銷不需要直接主管審核，經(jīng)財務審核后直接報董事長審批。 報銷人在協(xié)同辦公平臺按要求進行報銷登記并提交。對于計入項目和銷售的費用，報銷人登記并提交后，由協(xié)同平臺自動將報銷內(nèi)容發(fā)給相應銷售人員審核。對于費用類型、分項金額、可計算餐補的天數(shù)等內(nèi)容，銷售須在一周內(nèi)審核完畢，有疑問的一周內(nèi)答復財務部。同時對于需要經(jīng)以下第6步審核的報銷單，協(xié)同平臺同時發(fā)送郵件通知給相關(guān)審核人員。 經(jīng)主管領(lǐng)導審核（在協(xié)同平臺未開通主管領(lǐng)導審核功能前，先進行紙面簽字審核）。 報銷人完成必要審核手續(xù)后交財務（1） 報銷人將報銷單據(jù)交財務部。（2） 財務部形式審核通過后登記接收。 財務人員審核并通過協(xié)同平臺記錄和跟蹤審核狀態(tài)。 財務人員審核通過后提交審批人審批，并通過協(xié)同平臺跟蹤審批狀態(tài)。 審批人審批通過后交財務出納。1 財務出納綜合考慮確定沖銷報銷人借款或發(fā)放報銷現(xiàn)金，并通知報銷人。1 財務出納根據(jù)經(jīng)批準的報銷單據(jù)沖銷報銷人借款或發(fā)放報銷人現(xiàn)金，同時在協(xié)同平臺上完成沖賬或現(xiàn)金發(fā)放結(jié)果。（二） 分項費用報銷