【正文】 29 / 30第十章 管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)案例 管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)示例―廠庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)1．問(wèn)題的提出（1）開(kāi)發(fā)背景XX廠是我國(guó)的一家老加工企業(yè)，隨著改革的深入和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，該廠的生產(chǎn)任務(wù)日益繁重，從而對(duì)庫(kù)存管理的要求也更加嚴(yán)格。在傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期，一種物品由進(jìn)貨到發(fā)貨，要經(jīng)過(guò)若干環(huán)節(jié)，且由于物品的規(guī)格型號(hào)繁多，加之業(yè)務(wù)人員素質(zhì)較低等因素，造成物品供應(yīng)效率低下，嚴(yán)重的影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)。同時(shí)由于庫(kù)房與管理部門(mén)之間的信息交流困難，造成庫(kù)存嚴(yán)重積壓，極大的影響了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度，另外也使得物資管理、數(shù)據(jù)匯總成為了一大難題。當(dāng)今該廠的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，企業(yè)要想生存，就必須在各個(gè)方面加強(qiáng)管理，并要求企業(yè)有更高的信息化集成，能夠?qū)ζ髽I(yè)的整體資源進(jìn)行集成管理。現(xiàn)代企業(yè)都意識(shí)到，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)是綜合實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)，要求企業(yè)有更強(qiáng)的資金實(shí)力，更快的市場(chǎng)響應(yīng)速度。這就要求企業(yè)各部門(mén)之間統(tǒng)一計(jì)劃，協(xié)調(diào)生產(chǎn)步驟，匯總信息，調(diào)配集團(tuán)內(nèi)部資源，實(shí)現(xiàn)既要獨(dú)立，又要統(tǒng)一的資源共享管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，該廠為了提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，加快資金周轉(zhuǎn)速度，決定開(kāi)發(fā)“庫(kù)存管理信息系統(tǒng)”。（2）項(xiàng)目目標(biāo)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)建立一個(gè)高效、準(zhǔn)確、操作方便，具有專(zhuān)業(yè)的查詢(xún)、更新及統(tǒng)計(jì)功能的微機(jī)管理信息系統(tǒng)，以滿(mǎn)足工作人員進(jìn)行綜合的、模糊的查詢(xún)及更新要求，從而更加方便的管理庫(kù)存物品。該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與建立會(huì)極大程度提高管理人員、工作人員的工作效率。2．對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行需求調(diào)查需求調(diào)查是信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。要開(kāi)發(fā)并實(shí)施一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，必須首先了理解用戶(hù)的需求，并形成系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū)。在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)行系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和程序編碼等工作。該廠在需求調(diào)查過(guò)程中發(fā)放了8種不同種類(lèi)的調(diào)查表，要求相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行逐條逐項(xiàng)的填寫(xiě)，從而對(duì)其現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)查。（1）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程通過(guò)大量的調(diào)查，我們了解到當(dāng)前該廠的業(yè)務(wù)流程如下：各車(chē)間向商品供應(yīng)部門(mén)提出對(duì)某種商品的需求計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)將相應(yīng)的商品發(fā)放給各車(chē)間，一般要經(jīng)過(guò)計(jì)劃、庫(kù)房管理等流程。各業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示。采購(gòu)單需求計(jì)劃單庫(kù)管員訂貨單采購(gòu)員車(chē)　間供應(yīng)商采購(gòu)員提貨通知單入庫(kù)單庫(kù)管員領(lǐng)料單車(chē)　間庫(kù)存臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)報(bào)表圖1 業(yè)務(wù)流程圖（2）現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問(wèn)題由于采用的是手工管理，賬目繁多，加之幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)之間距離較遠(yuǎn)，庫(kù)管員、計(jì)劃員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相互之間的信息交流困難，使得物資供應(yīng)效率低下，影響生產(chǎn)。同時(shí)每月的月末報(bào)表會(huì)耗費(fèi)大量的人力，且由于手工處理容易造成失誤，從而影響了數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確率，造成了不必要的損失。因此，該廠必須建立相應(yīng)的庫(kù)存管理信息系統(tǒng)，使其能根據(jù)市場(chǎng)情況，及時(shí)合理地采購(gòu)所需商品，同時(shí)又能科學(xué)地對(duì)商品進(jìn)行管理，統(tǒng)籌安排人力、物力、財(cái)力，有效地改善當(dāng)前管理的混亂狀況。庫(kù)存管理是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，庫(kù)存管理既必須保證生產(chǎn)車(chē)間對(duì)原材料、零部件需求，又直接影響采購(gòu)、銷(xiāo)售部門(mén)的購(gòu)、銷(xiāo)活動(dòng)。為盤(pán)活企業(yè)流動(dòng)資金，加快資金周轉(zhuǎn)，在保障供給的前提下，最大限度地降低商品的庫(kù)存量，節(jié)省企業(yè)流動(dòng)資金的占用，直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。根據(jù)對(duì)該廠的庫(kù)存管理情況所作的調(diào)查和參考有關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)目前該廠在庫(kù)存管理方面存在著如下問(wèn)題:①不能及時(shí)獲得庫(kù)存信息在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，管理人員必須獲知各種商品當(dāng)前的庫(kù)存量，在庫(kù)存數(shù)量小于商品的最低庫(kù)存限度的時(shí)候，向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨；在庫(kù)存數(shù)量大于商品的最高庫(kù)存限度的時(shí)候，即商品積壓的時(shí)候，應(yīng)該停止商品的進(jìn)貨活動(dòng)。但在實(shí)際操作中，由于商品的種類(lèi)多、數(shù)量大，需要進(jìn)行仔細(xì)地核算，這不僅費(fèi)時(shí)，而且易出錯(cuò)，從而影響企業(yè)快速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。②庫(kù)存信息不夠準(zhǔn)確倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)各種入庫(kù)單、需求計(jì)劃單和領(lǐng)料單進(jìn)行商品的入庫(kù)、出庫(kù)操作后，要隨時(shí)修改商品的庫(kù)存信息和出庫(kù)、入庫(kù)信息，以便反映庫(kù)存狀況。工作中的主要問(wèn)題是：由于商品種類(lèi)多、數(shù)量大、出庫(kù)入庫(kù)操作頻繁等原因，造成庫(kù)存記錄和實(shí)際庫(kù)存量通常達(dá)不到嚴(yán)格一致，因而需要通過(guò)盤(pán)點(diǎn)來(lái)糾正差錯(cuò)，這既耽誤時(shí)間，又增加了工作量。③無(wú)法及時(shí)了解車(chē)間對(duì)庫(kù)存商品的需求情況在需求計(jì)劃單下達(dá)后，由于庫(kù)存商品與車(chē)間的關(guān)系復(fù)雜，根據(jù)送料員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)給各車(chē)間分配車(chē)間所需商品時(shí)，常缺少入庫(kù)、出庫(kù)信息和相關(guān)信息，經(jīng)常出現(xiàn)車(chē)間缺少該商品的時(shí)候才知道該產(chǎn)品需要情況，此時(shí)如果庫(kù)存量不足，將會(huì)導(dǎo)致車(chē)間的停產(chǎn)。無(wú)法及時(shí)了解車(chē)間對(duì)庫(kù)存商品的需求情況會(huì)使企業(yè)的生產(chǎn)和銷(xiāo)售環(huán)節(jié)發(fā)生混亂，使企業(yè)無(wú)法正常的運(yùn)作。市場(chǎng)需求日益多樣化和個(gè)性化，產(chǎn)品更新?lián)Q代的周期越來(lái)越短，這就要求企業(yè)必須改變庫(kù)存管理現(xiàn)狀，以適應(yīng)時(shí)代的要求。（3）企業(yè)庫(kù)存管理系統(tǒng)的特點(diǎn)因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)庫(kù)存管理存在以上的問(wèn)題難于適應(yīng)現(xiàn)代庫(kù)存管理要求，所以現(xiàn)代企業(yè)庫(kù)存管理系統(tǒng)要具有以下的特點(diǎn)：① 科學(xué)的庫(kù)存管理流程存貨的種類(lèi)不同，所涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務(wù)流程也各有差異。一般而言，庫(kù)存業(yè)務(wù)包括入庫(kù)處理、貨物保管和出庫(kù)處理三個(gè)主要部分。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效庫(kù)存管理的基礎(chǔ)，應(yīng)具備優(yōu)化、無(wú)冗余、并行作業(yè)的基本屬性。企業(yè)庫(kù)存管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流程再造，使其更加通暢，提高企業(yè)在同行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力。② 商品代碼化管理代碼問(wèn)題，嚴(yán)格說(shuō)是一個(gè)科學(xué)管理的問(wèn)題，設(shè)計(jì)出一個(gè)好的代碼方案對(duì)于系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作是一件極為有利的事情。代碼設(shè)計(jì)的好可以使很多機(jī)器處理變得十分方便，還可以把一些現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)很難處理的工作變成很簡(jiǎn)單的工作。由于庫(kù)存商品種類(lèi)繁多，在庫(kù)存管理過(guò)程中極易發(fā)生混亂的問(wèn)題。IT技術(shù)與層次編碼技術(shù)的結(jié)合為商品的高效管理提供了可能。這種編碼技術(shù)對(duì)所有庫(kù)存商品按照層次和類(lèi)別賦予唯一的編碼。它是區(qū)分不同商品的最主要的標(biāo)準(zhǔn)，具有易讀和易記的特點(diǎn)，使得管理者只需知道商品的編碼，就可以了解該商品的有關(guān)信息，以便在每日的煩雜管理中，保持規(guī)范、有序的狀態(tài)。③ 庫(kù)存異常報(bào)警 當(dāng)庫(kù)存數(shù)量小于商品的最低庫(kù)存限度的時(shí)候，系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)，提醒管理人員應(yīng)該向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨；在庫(kù)存數(shù)量大于商品的最高庫(kù)存限度的時(shí)候，即商品積壓的時(shí)候，系統(tǒng)也會(huì)發(fā)出警報(bào)，提醒管理人員應(yīng)該停止商品的進(jìn)貨活動(dòng)。也就是說(shuō)企業(yè)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)既能防止商品供應(yīng)滯后于車(chē)間對(duì)它們的需求，也能防止商品過(guò)早地生產(chǎn)和進(jìn)貨，以免增加庫(kù)存。對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)起了保障作用，同時(shí)節(jié)省了企業(yè)的流動(dòng)資金。3．系統(tǒng)分析系統(tǒng)分析的任務(wù)是在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)現(xiàn)行管理業(yè)務(wù)的分析，提出系統(tǒng)的目標(biāo)要求和功能分析的總體邏輯模型。（1）數(shù)據(jù)流程圖 根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查階段的數(shù)據(jù)資料，并依據(jù)用戶(hù)的要求，確定該廠信息系統(tǒng)的基本功能和工作過(guò)程如下：首先車(chē)間科室提出需求計(jì)劃，庫(kù)房管理員根據(jù)庫(kù)存情況，決定是否需購(gòu)貨，如不需購(gòu)貨則通知車(chē)間前來(lái)取貨，否則庫(kù)房管理員通知采購(gòu)員購(gòu)貨，當(dāng)貨物到達(dá)后進(jìn)行入庫(kù)處理并通知車(chē)間科室前來(lái)取貨。根據(jù)相應(yīng)的功能要求，我們繪制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖2所示：供貨單位出入庫(kù)處理車(chē)間采購(gòu)員計(jì)劃臺(tái)賬庫(kù)存臺(tái)賬合同臺(tái)賬供應(yīng)商信息商品信息車(chē)間信息計(jì)劃臺(tái)賬發(fā)貨單退貨單到貨通知入庫(kù)單取貨單計(jì)劃單訂貨單驗(yàn)貨處理庫(kù)存提示可供貨的計(jì)劃單庫(kù)存檢查查詢(xún)打印圖2　數(shù)據(jù)流程圖（2）數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是對(duì)描述數(shù)據(jù)流程圖中的數(shù)據(jù)項(xiàng)、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、加工處理邏輯等組成部分的嚴(yán)格定義，下面是本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典（由于篇幅原因，在此僅給出部分）。① 數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：101數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：商品編號(hào)別　　　名：無(wú)簡(jiǎn) 述：某種商品的編號(hào)類(lèi)　　　型：字符型長(zhǎng)　　　度：8字節(jié)取值范圍：數(shù)字 + 英文字母數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：102數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱(chēng)：?jiǎn)蝺r(jià)別　　　名：購(gòu)入單價(jià)簡(jiǎn) 述：某種商品的購(gòu)入單價(jià)類(lèi)　　　型：數(shù)值型長(zhǎng)　　　度：10位，小數(shù)位2位取值范圍：－數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)