【正文】 重慶保利小泉實業(yè)有限公司管理制度二00六年五月目 錄第一篇 組織管理組織管理模式項目管理責(zé)任矩陣第二篇 管理制度第一章 人力資源管理第二章 行政管理員工基本行為規(guī)范印鑒管理制度文印管理制度公文管理制度檔案管理制度會議管理制度保密制度接待工作管理制度工作銜接制度第三章 工程管理項目管理過程及過程組項目管理計劃編制項目進度管理項目質(zhì)量管理項目費用管理工程招標(biāo)及采購管理合同管理工程會議管理設(shè)計施工圖管理通知、函件管理1項目內(nèi)業(yè)資料管理第四章 設(shè)計管理 設(shè)計管理目的2 、編制設(shè)計任務(wù)書 規(guī)劃設(shè)計招標(biāo)工作4 、組織規(guī)劃設(shè)計方案評審會5 、確定設(shè)計單位及合同談判，起草設(shè)計合同初稿6 、編制設(shè)計工作計劃7 、監(jiān)督并跟蹤設(shè)計8 、解決設(shè)計過程中技術(shù)性問題 施工圖審查(算) 設(shè)計變更辦理第五章 營銷節(jié)點管理第六章 財務(wù)管理第一篇 組織管理組織管理模式公司組織模式為職能式，共設(shè)置行政人力資源部、財務(wù)管理部、營銷策劃部、設(shè)計研發(fā)部、工程管理部、合同預(yù)算部等6個職能部門，其組織結(jié)構(gòu)見圖，各職能部門的職責(zé)見附件一。項目管理責(zé)任矩陣 針對具體項目，各職能部門的責(zé)任見下表，此外將由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、項目管理責(zé)任矩陣表活 動行政人力資源部財務(wù)管理部營銷策劃部設(shè)計研發(fā)部工程管理部合同預(yù)算部項目管理辦公室項目策劃1225可行性研究4222125規(guī)劃設(shè)計4421225前期工作4442124項目報建4442143項目融資4144445項目整體管理2222221質(zhì)量管理4442123進度管理4442123費用管理4342213人力資源管理1244445采購管理2222131 負(fù)責(zé)2 支持3 咨詢4 告知5 批準(zhǔn)總經(jīng)理助理及各職能部門負(fù)責(zé)人組成項目管理辦公室（PMO），是項目管理的智囊和決策機構(gòu)，其主要職責(zé)如下：（1） 項目管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)合，主要包括項目流程、項目進度、項目質(zhì)量、項目成本、項目效率等事項的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。（2） 項目管理咨詢支援，項目管理辦公室成員通過其豐富的項目管理經(jīng)驗和項目管理資料為項目管理提供問題解決方案、問題預(yù)防方法以及各種項目管理技術(shù)。（3） 項目管理控制支援，主要包括：項目管理協(xié)調(diào)，進行項目資源的合理分配；作為項目管理的監(jiān)督者，預(yù)測并監(jiān)控項目存在的各種風(fēng)險并加以解決。（4） 項目管理人力資源保證。50 / 50總 經(jīng) 理副總經(jīng)理營銷策劃部（總 監(jiān)）設(shè)計研發(fā)部 （總 監(jiān)）工 程 管 理 部 （經(jīng)理）合同預(yù)算部 （經(jīng) 理）土建工程師給排水工程師強弱電工程師溫泉系統(tǒng)工程師前期報建員2名銷售主管策劃專員2人建筑工程師景觀工程師采購工程師財務(wù)管理部（總監(jiān)）會計出納行政人力資源部（經(jīng)理）行政文秘后勤人員人力資源主管總經(jīng)理助理土建造價工程師安裝造價工程師結(jié)構(gòu)工程師客服主管內(nèi)業(yè)工程師組織結(jié)構(gòu)圖說明：圖中“單向?qū)嵕€箭頭”，所指關(guān)系為垂直組織關(guān)系； 圖中“單向虛線箭頭”，所指關(guān)系為組織協(xié)調(diào)關(guān)系； 圖中“雙向虛線箭頭”，所指關(guān)系為協(xié)調(diào)及信息傳輸關(guān)系； 圖中“結(jié)構(gòu)工程師、景觀工程師”為設(shè)計部和工程部雙重領(lǐng)導(dǎo)； 圖中崗位人員編制均為壹人（除注明編制人數(shù)外），共計31人。第二篇 管理制度第一章 人力資源管理第二章 行政管理第三章 項目管理第四章 設(shè)計管理第五章 營銷節(jié)點管理第六章 財務(wù)管理第一章 人力資源管理 第二章 行政管理（僅供參考）1 員工基本行為規(guī)范 為規(guī)范公司員工基本行為，保持良好的工作秩序，樹立公司良好的對外形象，加強公司辦公場所管理，特制定本制度。1．1 五個“必須” 接聽外部電話，必須主動應(yīng)答“您好，……公司，請問……”。對不熟悉的業(yè)務(wù)事項應(yīng)盡快找熟悉的人接聽，要找的人不在時，應(yīng)做好記錄及時轉(zhuǎn)告，接聽電話讓對方等待超過一分鐘要主動致歉。 接待來訪必須主動、熱情、使用文明禮貌語言，并做好應(yīng)答或解釋工作，如自己不清楚，應(yīng)主動將其引導(dǎo)給其他了解情況的人員。 在處理對外事務(wù)中必須使用“您好、請、謝謝、對不起、再見”等禮貌語言。 下班必須關(guān)閉電燈、空調(diào)、門窗及其它儀器設(shè)備電源。 復(fù)印紙雙面復(fù)印。1．2 十個“不準(zhǔn)” 工作時間衣著合休，不準(zhǔn)穿破、臟衣服、拖鞋及赤腳；男士頭發(fā)長不準(zhǔn)蓋耳，胡須保持干凈，女士不準(zhǔn)穿短于膝蓋上三寸的裙子，不準(zhǔn)濃妝艷抹。上班時間不準(zhǔn)穿休閑裝。 工作時間不準(zhǔn)撤離職守、妨礙他人工作，不準(zhǔn)聚集聊天、辦私事、長時間接打私人電話或吃零食、大聲喧嘩。 不準(zhǔn)在工作時間做與工作無關(guān)的事或看與業(yè)務(wù)無關(guān)的雜志、書籍。 下班時間辦公桌內(nèi)不準(zhǔn)存放大量現(xiàn)金及貴重物品。 不準(zhǔn)與外來客人大聲爭吵，影響工作秩序。 不準(zhǔn)在電話中或辦公場所高聲喧嘩、爭吵、打鬧、嬉戲、吵架、打架，影響工作秩序。 不準(zhǔn)損壞辦公設(shè)施、設(shè)備及辦公用品、報刊、圖書、浪費辦公物資及將辦公家具借出或搬出辦公場所。 不準(zhǔn)隨地吐痰，亂丟煙頭、雜物。 上班時間坐姿端正，不準(zhǔn)歪斜倒正、斜靠桌椅。 不準(zhǔn)在辦公桌上堆放雜物(除電話、臺歷、筆筒外)。 2 文印管理制度為加強公司文件的打印、復(fù)印管理、節(jié)約辦公成本，特制定本制度。2．1 管理規(guī)定 公司內(nèi)外公文打/復(fù)印工作由行政人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排處理。 公司對內(nèi)外公文采用B5和A4兩種類型的紙張，有特殊格式要求的文件隨其要求(如紅頭文件、合同等)。打印正式公文，標(biāo)題須為小號黑體加粗字，正文用號宋體字。 各部門因工作需要復(fù)印文件或其它資料須登記。各部門文稿由各部門錄入。 各部門因特殊情況須在外打印或復(fù)印文件，應(yīng)向行政人力資源管理部說明打印、復(fù)印的文件內(nèi)容、份數(shù)等。 大宗打印、復(fù)印專業(yè)性要求高的文件資料(如《竣工報告》等)由部門派人整理、復(fù)印、行政人力資源管理部派人協(xié)助。 不能在公司電腦室打印、復(fù)印私人資料。外來人員需復(fù)印的應(yīng)實行有償服務(wù)收取復(fù)印費，并登記管理。 打印、復(fù)印設(shè)備由行政文員負(fù)責(zé)使用、保管和日常維護，如因工作需要，各部門人員應(yīng)在行政文員授權(quán)、指導(dǎo)下操作打印、復(fù)印設(shè)備。 凡對內(nèi)文件資料或?qū)ν馕募Y料初審稿，必須雙面復(fù)印或打印(可將報廢的文件資料另面使用或新紙雙面復(fù)印)；對外文件資料原則上雙面復(fù)印或打印，特殊情況可單面使用，需重新復(fù)印或打印的，必須將原文件資料交回，以利再次利用。3 公文管理制度為加強公司公文管理，使之規(guī)范化、制度化、特制定本制度。3．1 主要公文種類通知：批轉(zhuǎn)有關(guān)單位公文、發(fā)布規(guī)定、傳達公司要求員工辦理或者共同執(zhí)行的事項：召開會議、人事任免等事宜所使用的文書。 決定：公司對重要事項或重大活動作出的安排、決策。 報告：下級向上級匯報工作，反映情況，答復(fù)上級詢問等事宜時所使用的一種文書。 請示：下級向上級請求指示，批準(zhǔn)事項時使用的呈請性文書。請示只能一文一事。 通報：公司表彰先進、批評落后、傳達公司重要精神等的文書。 會議紀(jì)要：記載和傳達會議情況和議定事項的文書。 函：不相隸屬公司或部門之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題的文書。 批復(fù)：上級單位答復(fù)下級單位請示事項的答復(fù)性公文。 其它公文，包括： 信函、對外承諾、委托書、經(jīng)濟合同、協(xié)議等。3．2 收文管理 公司或部門對所收到的外來文書，須按以下程序進行辦理： 簽收登記 各公司行政人力資源管理部的文秘人員對所收到的外來文書進行登記，內(nèi)容包括：來文編號、來文單位、標(biāo)題、份數(shù)、簽收人、歸檔卷號等。 分送 由行政人力資源管理部的文秘人員對外來文書按性質(zhì)、內(nèi)容和要求分類，并及時將之送達有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。 批辦收到文書的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，須在文書處理意見單上批示處理意見，并指明承辦人員和辦理時限。 承辦 承辦部門或承辦人員須按批辦事宜予以辦理。 督辦：行政人力資源管理部的文秘人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對承辦部門或承辦人員所承辦的公文事宜予以督辦，直至辦妥。3．3 發(fā)文管理 公司對內(nèi)對外發(fā)文必須按以下程序辦理： 擬稿要求： (1)、觀點須明確、條理清楚、層次分明、文字簡練、書寫工整、標(biāo)點正確、篇幅簡短。 (2)、公文所涉及的人名、地名、數(shù)字、名稱、引文須準(zhǔn)確無誤。 (3)、公文中所涉及的日期一般用漢字表示。 (4)、公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要規(guī)范化：第一層為一，第二層為(一)，第三層為1，第四層為(1)、依此類推。 (5)、公文內(nèi)不得使用簡稱，如要簡稱，必須先用全稱，然后在括號內(nèi)注明簡稱。 審核 擬定的稿件必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字后才能印發(fā)，簽字程序如下： (1)、部門負(fù)責(zé)人審核、簽字。 (2)、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字。 (3)、總經(jīng)理審核、簽字。 (4)、涉及法律事宜的文書還須由法律顧問審核。 注：以上簽字程序根據(jù)公文簽發(fā)權(quán)限增減。 簽發(fā) 經(jīng)審核后的公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人對其所簽發(fā)的文書負(fù)全權(quán)責(zé)任。 編號并打印 發(fā)文單位的公文管理部門對已簽發(fā)的文書進行編號登記并打印，原稿存檔。 用印 文書管理人員和印章管理人員對打印的文書進行最后校對，準(zhǔn)確無誤后，加蓋公章。 登記 文書管理部門的文秘人員對所發(fā)文書進行登記，內(nèi)容包括：順序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文書標(biāo)題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)送單位，歸卷日期、歸入卷號等。 分發(fā) 由文書管理部門的文秘人員對加蓋公章的文書進行分發(fā)并登記。3．4 公文傳閱 對所需傳閱的文書，公司須根據(jù)傳閱范圍組織傳閱。 公司必須配備傳閱薄，已閱過的文書，傳閱人員必須在傳閱薄上簽字，以示閱知文書有關(guān)事項。 同一文書的傳閱，涉及多個部門的，其文書不得橫向傳閱，一個部門的員工閱畢，須交回文書管理部門，再進行下一個部門傳閱。 文書傳閱時，須保持文書的整潔，不得在文書上批劃、不得損毀文書，傳閱必須及時、保證文書的安全、完整。3．5 文書的歸檔 各單位文書處理完畢后，必須歸檔保存。對檔案的保存必須完整、有序、便于查找、安全。4 檔案管理制度 為進一步加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案資料，維護、保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。 本制度職能部門：公司行政人力資源管理部。4．1 管理規(guī)定 公司檔案是指公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成應(yīng)歸檔、保存、備查的文件材料。大致可分為：行政檔案、人事檔案、項目工程檔案、財務(wù)檔案和營銷客戶檔案等。公司檔案所涉及的職能部門是檔案的重要來源。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按規(guī)定完整、準(zhǔn)確地向行政部移交歸檔案卷。 歸檔范圍： 國家法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，公司成立、變更、年檢資料、公司管理規(guī)章制度和行政文件，公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、資產(chǎn)評估資料、財務(wù)審計、貸(借)款