【正文】 第四章 內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)完本章后，應(yīng)該能夠做到：1. 描述出一個(gè)有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)2. 使用銀行對(duì)帳單作為內(nèi)部控制措施3. 管理并處置現(xiàn)金4. 對(duì)現(xiàn)金收款實(shí)行內(nèi)部控制5. 對(duì)現(xiàn)金付款實(shí)行內(nèi)部控制6. 運(yùn)用預(yù)算來管理現(xiàn)金7. 衡量企業(yè)中存在的道德風(fēng)險(xiǎn)Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯(cuò)誤？ 答案是：在現(xiàn)金會(huì)計(jì)的控制上存在漏洞。Steve Lane 負(fù)責(zé)從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時(shí)還可以接觸公司的會(huì)計(jì)帳。通過操縱會(huì)計(jì)賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊行為達(dá)幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們?cè)诒菊轮兴懻摰膸撞匠绦驅(qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當(dāng)然，這些控制系統(tǒng)雖不能完全防止錯(cuò)誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影響。內(nèi)部控制對(duì)于大公司并不是可有可無的?！锻獠扛瘮》ā?The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會(huì)的控制下保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。法案同時(shí)還包括對(duì)于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營(yíng)和保護(hù)公司資產(chǎn)的組織的計(jì)劃和完整的框架。本章將這些控制方法主要運(yùn)用到現(xiàn)金（流動(dòng)性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進(jìn)行道德評(píng)判提供框架。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對(duì)資產(chǎn)中的其他項(xiàng)目進(jìn)行控制。內(nèi)部控制經(jīng)理的一項(xiàng)主要責(zé)任就是控制企業(yè)的運(yùn)營(yíng)。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定目標(biāo)，經(jīng)理引導(dǎo)方向，員工執(zhí)行計(jì)劃。好的經(jīng)理必須能夠決定整個(gè)企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。但是，如果他們不能控制運(yùn)營(yíng)，那么整個(gè)企業(yè)也許就不能有長(zhǎng)久性的經(jīng)營(yíng)，經(jīng)理們也無法將他們崇高的計(jì)劃加以實(shí)施。內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計(jì)劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于：1． 保護(hù)資產(chǎn)，2． 鼓勵(lì)遵守公司政策，3． 促進(jìn)運(yùn)營(yíng)效率，4． 確保準(zhǔn)確與可靠的會(huì)計(jì)報(bào)告。例41引自Lands’ End公司合并財(cái)務(wù)報(bào)表中責(zé)任一節(jié)。該公司高層管理人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控制。文中第二段提到關(guān)于一個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護(hù)、和對(duì)欺詐財(cái)務(wù)報(bào)告的預(yù)防。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。請(qǐng)參照點(diǎn)41例41：Lands’ End公司內(nèi)部控制管理報(bào)告書Lands’ End公司 對(duì)于合并財(cái)務(wù)報(bào)表的責(zé)任Lands’ End公司管理層及其子公司有義務(wù)提供相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表，并對(duì)其完整性和可觀性負(fù)責(zé)。報(bào)表是依照公認(rèn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制定并在一致性基礎(chǔ)上實(shí)施。合并財(cái)務(wù)報(bào)表之?dāng)?shù)據(jù)包括管理層最好的估計(jì)和判斷所得出的數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，管理層還將準(zhǔn)備年報(bào)中的其他信息，并對(duì)合并財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性和一致性負(fù)責(zé)。 David F. Dyer 首席執(zhí)行官公司管理層已經(jīng)建立并正在維護(hù)內(nèi)部控制。此系統(tǒng)提供恰當(dāng)?shù)臋?quán)力分配，對(duì)合并財(cái)務(wù)報(bào)表的完整性和可靠性提供合理保證，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)以防未授權(quán)的使用或處置，以及預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺詐性財(cái)務(wù)報(bào)告，經(jīng)常性內(nèi)審。管理層相信,截至1999年1月29日，公司的內(nèi)部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標(biāo)。 Stephen A. Orum 副董事長(zhǎng)，首席財(cái)務(wù)官建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)不論是Grant LeForge辦事處、Lands’ End公司、還是一家本地的百貨公司，一個(gè)有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點(diǎn)：具有競(jìng)爭(zhēng)性的、可靠的、有道德的職員。員工應(yīng)該是有競(jìng)爭(zhēng)性的、可靠的和有道德的。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓(xùn)和在工作中進(jìn)行指導(dǎo)來達(dá)到培養(yǎng)有競(jìng)爭(zhēng)性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當(dāng)一名員工生病或休假時(shí)，另一名員工就會(huì)補(bǔ)上來。責(zé)任的分配。具備良好內(nèi)部控制的企業(yè)從不忽視重要責(zé)任。每一名員工都會(huì)承擔(dān)一定的責(zé)任。例42在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一個(gè)責(zé)任分配的模型。請(qǐng)注意公司有一名負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的副董事長(zhǎng)，其下設(shè)財(cái)務(wù)主管和總會(huì)計(jì)師，兩人向副董事長(zhǎng)報(bào)告。其中，財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)現(xiàn)金管理，總會(huì)計(jì)師是主要的會(huì)計(jì)主管人。在這個(gè)組織中，總會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款發(fā)票，而財(cái)務(wù)主管則負(fù)責(zé)簽支票?？倳?huì)計(jì)師手下的會(huì)計(jì)或許負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)稅，或許負(fù)責(zé)銷售稅?？偠灾械呢?zé)任都被明確定義和布置到負(fù)責(zé)他們的個(gè)人手中。適當(dāng)授權(quán)。一個(gè)組織通常都會(huì)有關(guān)于核準(zhǔn)程序的明文規(guī)定。任何于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當(dāng)授權(quán)。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對(duì)大于商店通常限額的顧客支票進(jìn)行批準(zhǔn)；同樣的，在大學(xué)里，低年級(jí)的學(xué)生如果想選高年級(jí)的課程，也要經(jīng)過大學(xué)的系主任的批準(zhǔn)。職權(quán)分離。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個(gè)或多個(gè)人（部門）之間分配。職權(quán)分離限制了欺詐產(chǎn)生的機(jī)會(huì)，并增進(jìn)了會(huì)計(jì)紀(jì)錄的準(zhǔn)確性。Lands’ End公司的責(zé)任報(bào)告（見例41）提及職權(quán)分離；這一內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點(diǎn)：1． 經(jīng)營(yíng)與會(huì)計(jì)的分離。所有的會(huì)計(jì)活動(dòng)都應(yīng)從經(jīng)營(yíng)部門，如制造部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會(huì)計(jì)紀(jì)錄的可靠性。例如，產(chǎn)品檢驗(yàn)員而非機(jī)器操作員英負(fù)責(zé)計(jì)量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會(huì)計(jì)人員而非銷售人員應(yīng)保存存貨紀(jì)錄。請(qǐng)通過例42來看看會(huì)計(jì)是如何與生產(chǎn)和市場(chǎng)部門分離的。2． 資產(chǎn)保管與會(huì)計(jì)的分離。如果會(huì)計(jì)人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時(shí)出納無法接近會(huì)計(jì)賬簿，那么誘惑和欺詐就會(huì)大大減少。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例42中這一內(nèi)部控制要素所示，財(cái)務(wù)主管保管現(xiàn)金而總會(huì)計(jì)師記現(xiàn)金賬，沒有人能同時(shí)負(fù)責(zé)這兩件事。3． Steve Lane 能夠?qū)⒁粋€(gè)客戶的現(xiàn)金存款加到另一個(gè)客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane控制會(huì)計(jì)系統(tǒng)中部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入。這一對(duì)職權(quán)分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。4． 存貨應(yīng)有不具有會(huì)計(jì)職權(quán)的倉庫員工負(fù)責(zé)管理。如果他們被允許對(duì)存貨記賬，他們就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以被紀(jì)錄為因存貨過時(shí)而導(dǎo)致的損失并因此減少存貨。因此，負(fù)責(zé)保管資產(chǎn)的人無權(quán)接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。5． 交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權(quán)交易的人應(yīng)無權(quán)處理相關(guān)資產(chǎn)。例如，同一個(gè)人不能同時(shí)負(fù)責(zé)授權(quán)支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因?yàn)槿绻瑫r(shí)具備這兩項(xiàng)權(quán)利，此人就會(huì)授權(quán)向他自己進(jìn)行支付同時(shí)簽署支票。而當(dāng)兩權(quán)分離時(shí)，只有那些被授權(quán)的支票才能被支付。6． 會(huì)計(jì)職能內(nèi)部權(quán)利的分離。不同的人應(yīng)執(zhí)行會(huì)計(jì)帳務(wù)的不同階段，從而出錯(cuò)和欺詐的機(jī)會(huì)都達(dá)到最小化。例如，現(xiàn)金收入記賬和現(xiàn)金償付應(yīng)由不同會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)；分管應(yīng)付賬款和支票需求的職員無權(quán)審批支票。請(qǐng)參照點(diǎn)42例42 公司組織結(jié)構(gòu)圖董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)總裁高級(jí)副總裁生產(chǎn)部副總裁市場(chǎng)部副總裁財(cái)會(huì)部副總裁其他副總裁財(cái)務(wù)主管總會(huì)計(jì)師收款和信貸現(xiàn)金管理與投資人交往與銀行交往普通會(huì)計(jì)稅務(wù)預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)外部審計(jì)內(nèi)部和外部審計(jì)。為保證會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)確性，許多公司會(huì)進(jìn)行定期的審計(jì)。審計(jì)是指對(duì)公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)生以上各項(xiàng)的會(huì)計(jì)賬簿所進(jìn)行的檢查。由于對(duì)審計(jì)人員來說檢查一個(gè)期間內(nèi)的所有交易事項(xiàng)從經(jīng)濟(jì)上講是不劃算的，所以審計(jì)人員通常依賴會(huì)計(jì)系統(tǒng)來產(chǎn)生準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)記錄。要衡量公司會(huì)計(jì)系統(tǒng)的可依賴性，審計(jì)員們要評(píng)價(jià)其內(nèi)部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點(diǎn)并建議更正。審計(jì)員要在其審計(jì)報(bào)告中體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點(diǎn)。審計(jì)分內(nèi)部和外部審計(jì)。例42中顯示內(nèi)部審計(jì)員就是公司的職員，他們直接向?qū)徲?jì)委員會(huì)匯報(bào)。在一些組織中，內(nèi)部審計(jì)員直接向副總裁匯報(bào)。一年里，他們會(huì)對(duì)公司的不同部門進(jìn)行審計(jì)，以確保所有職員均服從于公司政策。外部審計(jì)員完全獨(dú)立于公司。他們受雇于像Lands’ End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對(duì)其整體進(jìn)行審計(jì)。外部審計(jì)師主要考慮財(cái)務(wù)報(bào)告及影響因素。內(nèi)部和外部審計(jì)師均獨(dú)立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。一名審計(jì)師或許會(huì)發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一樣。在此種情況下，審計(jì)師應(yīng)建議改進(jìn)。而審計(jì)師的這些建議有助于公司更有效的運(yùn)營(yíng)。文件和賬簿。企業(yè)的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會(huì)計(jì)日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應(yīng)提前編號(hào)。在順序編號(hào)的文件中缺頁表明有文件遺失。提前編號(hào)的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保存的收據(jù)復(fù)印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實(shí)際收款金額相核對(duì)。如果收據(jù)不是提前編號(hào)的，出納就可以破壞收據(jù)復(fù)印件并將銷售收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號(hào)，遺失的收據(jù)復(fù)印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，當(dāng)銷售完成后，銷售的永久性記錄會(huì)被保存為電子版。在保齡球場(chǎng)里，主要的文件是計(jì)分板。經(jīng)理可以通過比較玩的次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計(jì)算每局游戲的單價(jià)與總局?jǐn)?shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。電子和計(jì)算機(jī)的控制。企業(yè)通常使用電子設(shè)備來控制資產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillard’s這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當(dāng)銷售完成時(shí)收款員將傳感器拿走。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會(huì)鳴響。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，此裝置減少因偷竊而造成的損失達(dá)到50%。會(huì)計(jì)系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲(chǔ)裝置。計(jì)算機(jī)能夠產(chǎn)生準(zhǔn)確的記錄并增加運(yùn)營(yíng)效率，但他不能自動(dòng)保護(hù)資產(chǎn)或鼓勵(lì)員工按公司制度行事。計(jì)算機(jī)甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫計(jì)算機(jī)程序的人身上，所有對(duì)會(huì)計(jì)人員適用的控制同樣適用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。在一家公司內(nèi)部，每一個(gè)部門都會(huì)針對(duì)其資產(chǎn)和會(huì)計(jì)賬簿建立起相應(yīng)的控制。想想零售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設(shè)計(jì)得好的話，每一個(gè)部門都會(huì)有其自己的會(huì)計(jì)記錄。例如，鞋子部的所有交易都通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計(jì)算機(jī)打印出的報(bào)告察看銷售額是否與文檔輸入計(jì)算機(jī)之前她所計(jì)算的控制總額一致。收款部依賴計(jì)算機(jī)來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過設(shè)計(jì)顧客賬戶代碼來確保，即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯(cuò)客戶賬戶代碼的行為都會(huì)導(dǎo)致將錯(cuò)誤的信息傳遞給計(jì)算機(jī)，這樣計(jì)算機(jī)將不會(huì)接受此號(hào)碼。其它控制。所有類型的企業(yè)都會(huì)妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災(zāi)；企業(yè)還會(huì)使用防盜自動(dòng)警鈴來保護(hù)廠房和其他財(cái)產(chǎn)。零售商一般都是在現(xiàn)場(chǎng)接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護(hù)現(xiàn)金，他們都會(huì)使用出售終端機(jī)作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負(fù)責(zé)人會(huì)在一天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。對(duì)于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個(gè)特別誘惑人的職位。許多企業(yè)會(huì)為出納購買忠實(shí)保險(xiǎn)契約。這種契約是一份保險(xiǎn)單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。在放出忠實(shí)保險(xiǎn)契約之前，保險(xiǎn)公司要調(diào)查員工的過去以保證其道德行為的良好記錄。強(qiáng)制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓(xùn)員工作多種工作。通用電氣、伊斯曼柯達(dá)及其它的大型公司會(huì)把員工從一個(gè)崗位調(diào)往另一個(gè)崗位（通常以6個(gè)月為一個(gè)間隔）。這種做法能夠提高員工的士氣，擴(kuò)大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長(zhǎng)于哪個(gè)方面。同時(shí)，員工因?yàn)橹老聜€(gè)月其他人要接手他們的工作，他們因此也會(huì)保持誠實(shí)。如果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個(gè)崗位調(diào)往另一個(gè)崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會(huì)早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵占。請(qǐng)參照點(diǎn)43思考 Ralph 最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會(huì)既負(fù)責(zé)賣票又負(fù)責(zé)在顧客進(jìn)門時(shí)收票。標(biāo)準(zhǔn)程序要求Ralph 撕掉票，將其中一半給顧客，另一半由他自己保存。為了對(duì)現(xiàn)金收款進(jìn)行控制，電影院經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對(duì)比。在這個(gè)案例中，內(nèi)部控制的缺點(diǎn)在哪里呢？如果一個(gè)不誠實(shí)的員工想偷錢他會(huì)怎么做？為了加強(qiáng)現(xiàn)金收款的控制經(jīng)理應(yīng)增加什么程序？答案內(nèi)部控制的缺點(diǎn)在于缺乏職權(quán)分離：Ralph不僅收款而且管電影票。好的內(nèi)部控制應(yīng)該要求Ralph負(fù)責(zé)兩個(gè)職權(quán)之一而不是兩個(gè)。如果他不誠實(shí)的話，他就會(huì)不收票，然后留著顧客的票款。要控制這種不誠實(shí)的行為發(fā)生，經(jīng)理應(yīng)該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較；否則，不誠實(shí)的員工就會(huì)私自撕毀一些存根然后私吞顧客票款。要抓住這種不誠實(shí)的行為，經(jīng)理可以把所有電影票存根順序編號(hào)。遺漏的號(hào)碼就會(huì)引起懷疑和進(jìn)一步的調(diào)查。內(nèi)部控制的局限性大多數(shù)的內(nèi)部控制都可以被克服。如果兩個(gè)或多個(gè)員工聯(lián)合起來欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設(shè)計(jì)出來防止單個(gè)員工欺詐的系統(tǒng)就沒有用處?？紤]一下在思考題中出現(xiàn)的銀河電影院，Ralph可以和另外一名員工串通，售票員賣出十張電影票并收回十張電影票的錢，而檢票員不檢票就讓這十人入場(chǎng)。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較。但這樣就會(huì)占用其他職權(quán)的時(shí)間。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)越嚴(yán)格就越昂貴。過于復(fù)雜的內(nèi)部控制系統(tǒng)也會(huì)將企業(yè)扼殺于繁文縟節(jié)中；而有效性對(duì)企業(yè)