【正文】 文 件 名 稱 泉州汽車(chē)制造有限公司 行政制度及流程 文件編號(hào) QZ— 行政 — 01 頁(yè) 數(shù) 共 頁(yè) 版 本 第一版 生效日期 20xx 年 3 月 1 日 適用范圍 泉州汽車(chē)制造有限公司 批 準(zhǔn) 審 核 制 定 行政部 1 目錄 制度匯編目錄 ?????????? ?????? ????? ? ??? 1 公司會(huì)議管理規(guī)定??????? QZ行政 101A?????? ? ??? 2 辦公用品管理規(guī)定 ?????? ? QZ行政 102A? ? ???? ? ?? 4 印 章管理制度????????? QZ行政 103A????????? 10 檔案管理制度????????? QZ行政 104A????????? 11 檔案管理實(shí)施辦法??????? QZ行政 105A????????? 13 聲像檔案管理規(guī)定 ?????? QZ行政 106A????????? 16 文書(shū)管理制度???????? ? QZ行政 107A?? ??????? 19 公司圖書(shū)管理規(guī)定 ?????? QZ行政 108A????????? 21 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息管理守則??? QZ行政 109A???? ????? 24 出入廠管理制度???????? QZ行政 201A????????? 25 車(chē) 輛管理制度????????? QZ行政 202A????????? 28 員工住宿管理規(guī)定??????? QZ行政 203A????????? 32 食堂餐飲管理制度??????? QZ行政 204A????????? 34 衛(wèi)生管理制度????????? QZ行政 205A????????? 36 安全管理制度????????? QZ行政 206A????????? 37 突發(fā)事件管理制度??????? QZ行 政 207A????????? 45 出差管理規(guī)定????????? QZ行政 301A????????? 46 接待管理制度 ???????? QZ行政 302A????????? 49 組織管理制度 ???????? QZ行政 303A????????? 50 損壞公司財(cái)物的管理規(guī)定???? QZ行政 304A????????? 52 經(jīng)濟(jì)處罰制度????????? QZ行政 305A????????? 53 2 會(huì)議管理制度 QZ行政 101A 第一條 為方便公司的會(huì)議管理和會(huì)議場(chǎng)地 合理使用，特制定本制度。 第二條 公司提倡有實(shí)效的會(huì)議，會(huì)議應(yīng)以簡(jiǎn)明、清晰、準(zhǔn)備充分、節(jié)約時(shí)間為原則。 第三條 會(huì)議分類： 1. 公司級(jí)會(huì)議：公司員工大會(huì)、公司各種專項(xiàng)會(huì)議。應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)。 2. 業(yè)務(wù)會(huì)議：即全公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如銷售經(jīng)營(yíng)會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、技術(shù)評(píng)審會(huì)等），由對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織。 3. 部門(mén)會(huì)議：各部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議由各部門(mén)主管決定召開(kāi)并負(fù)責(zé)組織。 4. 班組會(huì)議：由各班組決定并主持召開(kāi)。 5. 上級(jí)部門(mén)或外單位在我公司召開(kāi)的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、洽談會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)等）。由業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)組織，行政人事部協(xié) 作做好會(huì)務(wù)工作。 第四條 會(huì)議的管理： 1. 為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù)，公司經(jīng)常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開(kāi)。例行會(huì)議安排如下： 1）公司員工大會(huì) 一般一年一次，年初舉行。對(duì)公司上一年度的工作進(jìn)行總結(jié)表彰，并傳達(dá)公司本年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。 2）銷售年會(huì) 每年二次。每個(gè)經(jīng)營(yíng)年度年初下達(dá)銷售計(jì)劃，年末對(duì)銷售情況進(jìn)行分析總結(jié)。 3）銷售機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)例會(huì) 每季末。公司各銷售機(jī)構(gòu)對(duì)每季的銷售計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，指出不足，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司經(jīng)濟(jì)效益。 4）中 高層管理人員述職會(huì) 每年末。匯報(bào)總結(jié)上一年度的工作情況及下一年度的工作安排。 5）質(zhì)量分析會(huì) 每月初。匯報(bào)、總結(jié)上月售后反饋的質(zhì)量問(wèn)題，討論分析質(zhì)量問(wèn)題，進(jìn)行責(zé)任分解，研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。 3 6）生產(chǎn)銷售調(diào)度會(huì) 每月初。根據(jù)銷售情況，調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度。 7）部長(zhǎng)例會(huì) 每周。匯報(bào)上周工作情況，提交各部門(mén)不能自行解決的問(wèn)題，形成《急待解決的問(wèn)題》和《執(zhí)行追蹤表》。每月第一周五大班組組長(zhǎng)及保安隊(duì)長(zhǎng)需參加。總經(jīng)理對(duì)各的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。 8）部門(mén)事務(wù)會(huì)。 每周。檢 查、總結(jié)、布置工作。 9）班組會(huì) 檢查、總結(jié)、布置工作，傳達(dá)公司指示。 2. 各部門(mén)會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門(mén)小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)，（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持服從大會(huì)，局部服從整體的原則。 3. 凡涉及多個(gè)部門(mén)主管參加的會(huì)議，均應(yīng)于會(huì)議召開(kāi)前一天通知與會(huì)人。 第五條 會(huì)議紀(jì)錄、決議及紀(jì)要的形成的發(fā)布： 1. 原則上，班組級(jí)以上會(huì)議都需有會(huì)議紀(jì)錄。會(huì)議紀(jì)錄人由會(huì)議主持人指定。會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)存檔保管。 2. 當(dāng)涉及需表決的項(xiàng)目時(shí)，超過(guò)半數(shù)與會(huì)者同意即為通過(guò)。無(wú)論參加會(huì)議與否，對(duì)決議的執(zhí)行參照《制度導(dǎo)入、執(zhí)行及反饋 規(guī)范》。對(duì)決議執(zhí)行情況的跟蹤考核由決議對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)。公司級(jí)的決議，由總經(jīng)理助理跟蹤考核。 3. 凡公司級(jí)別的會(huì)議原則上都要形成會(huì)議紀(jì)要。形成的會(huì)議紀(jì)要由對(duì)口部門(mén)在限定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要和決議的整理工作。會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)由對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收。 4. 會(huì)議紀(jì)要需根據(jù)內(nèi)容區(qū)分秘級(jí)程度。保密級(jí)及以上的只能在規(guī)定范圍內(nèi)發(fā)放。如發(fā)現(xiàn)有外泄的，公司追究當(dāng)事人保管不善的責(zé)任并給予適當(dāng)處罰。 5. 會(huì)議紀(jì)要由對(duì)口部門(mén)交由行政人事部檔案員存檔， 并按重要程度確定保存期限。 第六條 嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密。在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄 露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。 第七條 會(huì)議管理要點(diǎn)： 1. 會(huì)議召集人原則上應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員，并告知會(huì)議議題、會(huì)議進(jìn)行的秩序及時(shí)間分配。如需改期，或因特殊情況需安排新的會(huì)議時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知與會(huì)人。 2. 嚴(yán)格遵守會(huì)議開(kāi)始時(shí)間。 各種會(huì)議期間與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。如因確實(shí)有事的，應(yīng)提前 10 分鐘向相關(guān)人員請(qǐng)假。非正常缺席視同遲到，給當(dāng)事人 50 元 /次罰款。 4 3. 會(huì)議開(kāi)始前應(yīng)確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間。在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間 。 第八條 會(huì)議室、接待室使用制度： 1. 會(huì)議室、接待室是公司舉行會(huì)議、接待客戶、培訓(xùn)員工的場(chǎng)所，公司所有員工非接待客人和參加會(huì)議，不得隨意進(jìn)入和占用接待室和會(huì)議室。 2. 各部門(mén)如要使用會(huì)議室，需提前告知行政人事部，并在會(huì)議室使用本上簽字。 3. 任何員工不得拿走會(huì)議室的家具及物品。與會(huì)者要愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施。 4. 會(huì)議結(jié)束，與會(huì)人員要復(fù)原桌椅，帶走個(gè)人物品，雜物放入指定地方，保持會(huì)場(chǎng)清潔。 5. 公司四樓會(huì)議室和酒樓會(huì)議廳由公司前臺(tái)文員和酒樓前臺(tái)接待人員統(tǒng)一管理，會(huì)議期間要求保持良好的秩序，不得做出有損于公司形象的行為。 6. 如有兩個(gè)或兩個(gè)以 上的部門(mén)同時(shí)申請(qǐng)使用會(huì)議室，原則上按預(yù)定時(shí)間先后會(huì)議重要程度安排，特殊情況使用部門(mén)自行協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。 5 辦公物品管理規(guī)定 QZ行政 102A 第一條 原則 為統(tǒng)一管理，控制用品數(shù)量及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，所有辦公用品的購(gòu)買(mǎi)由供應(yīng)部負(fù)責(zé)，行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、保管及發(fā)放。 第二條 辦公物品的分類 本辦法將辦公用品分為文具耗材類、事務(wù)類用品兩類。 文具耗材類可分為以下兩類： 消耗品： 鉛筆、白板筆、刀片、膠水、卷宗、信紙、橡皮、夾子、印油、電池、圖釘、大頭針、曲別針、橡皮筋、口取 紙、復(fù)寫(xiě)紙、碳粉、復(fù)印紙、傳真紙、便簽紙、圓珠筆、訂書(shū)針、筆記本、簽字筆、熒光筆、修正液、軟盤(pán)、美工刀等價(jià)值較低的用品。 管制品 ：剪刀、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、起釘器、日期章、計(jì)算器、米尺、名片本、墨盒、文件夾、硒鼓等。 事務(wù)類用品是指事務(wù)用家俱、設(shè)備、工具等用品。分為以下兩類： 低值易耗品：是指使用年限在一年以下，價(jià)值在 500 元以下的用品。 固定資產(chǎn)類：是指使用年限在一年以上，價(jià)值在 500 元以上的用品。 第三條 辦公用品的使用程序： 一、 申購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，價(jià)值 100 元以下，由行政人事部部長(zhǎng)審批，價(jià)值超過(guò) 100 元，由行政人事部部長(zhǎng)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門(mén)應(yīng)本著節(jié)約的原則進(jìn)行申購(gòu)，如申購(gòu)的物品造成積壓或?qū)е缕髽I(yè)經(jīng)濟(jì)損失，由申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)賠償。 二、 供應(yīng)部購(gòu)買(mǎi)或由行政人事部在指定供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)。急需先由行政人事部詢價(jià)，再交降低成本小組審核后購(gòu)買(mǎi)。 三、 所訂購(gòu)辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒(méi)有問(wèn)題后，由前臺(tái)人員在送貨單上簽收。再由申購(gòu)部門(mén)領(lǐng)用。 四、 根據(jù)進(jìn)、出倉(cāng)單行政人事部人事專員建立辦公管制品臺(tái)帳，行政專員建立事務(wù)性用品臺(tái)賬，并按部門(mén)編號(hào)。 五、 收到辦公用品后，對(duì)照《采購(gòu)申請(qǐng)單》、進(jìn)出倉(cāng)單及發(fā)票， 開(kāi)具匯款通知單，經(jīng)主管人員簽字后，作好登記，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部辦理支付或結(jié)算。 六、 財(cái)務(wù)部根據(jù)購(gòu)貨發(fā)票金額登記固定資產(chǎn)明細(xì)賬。 6 七、 使用部門(mén)建立用品卡片。 八、 行政人事部按財(cái)務(wù)部要求定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的清理。 第四條 文具用品的管理： 一、消耗品依據(jù)年領(lǐng)用量估算設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù)，并隨部門(mén)或人員工作性質(zhì)的改變適時(shí)調(diào)整，每月底公布各部門(mén)人均辦公用品費(fèi)用報(bào)表，提示各部門(mén)辦公費(fèi)用管理狀況。 二、計(jì)算器、硒鼓、墨盒、打孔器、起釘器、剪刀等管制品列入部門(mén)辦公用品集體使用，由各部門(mén)文員管理登記辦公用品使用情況，規(guī)定保管人和移交手續(xù)。管制品只可以舊換新，遺失則從責(zé)任人每月工資中扣除，部門(mén)沒(méi)有執(zhí)行登記和當(dāng)月盤(pán)點(diǎn)的，發(fā)生的損失從部長(zhǎng)工資中扣除。每月 10 日各部門(mén)文員上報(bào)計(jì)劃時(shí)，將上月文具領(lǐng)用登記表交行政人事部人事專員審核，確認(rèn)本月領(lǐng)用數(shù)量。 三、辦公文具由供應(yīng)部、行政人事部公開(kāi)選擇供應(yīng)商，原則上半年一定，辦公 文具每月 810 日由各部門(mén)提出文具用品申請(qǐng)，行政人事部部長(zhǎng)審批后交行政專員到指定供應(yīng)商采購(gòu)，每月 15 日發(fā)放。 四、辦公文具入庫(kù)、出庫(kù)由前臺(tái)負(fù)責(zé)，行政人事部行政專員負(fù)責(zé)管理和發(fā)放。行政人事部行政專員建立分部門(mén)的管制品臺(tái)帳，每月核對(duì)數(shù)量。 五、銷售分公 司和辦事處只能領(lǐng)取信紙、信封、名片、硬皮本等辦公用品，其它辦公用品到當(dāng)?shù)夭少?gòu)，費(fèi)用自理。 六、辦公文具用品只為公務(wù)提供，嚴(yán)禁取回家私用，違者重罰。每月 28 日由前臺(tái)、人事專員、行政專員清盤(pán)、核帳，編制辦公費(fèi)用報(bào)表。 第五條 事務(wù)性用品使用及管理規(guī)定 一、事務(wù)性用品，包含辦公桌（椅）、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜、電話、空調(diào)機(jī)、投影機(jī)、 VCD 機(jī)、電視機(jī)、功放機(jī)、割草機(jī)、高壓洗車(chē)機(jī)、工具、床柜等價(jià)值 100 元以上的設(shè)備。 二、行政人事部行政專員按部門(mén)建立事務(wù)性用品臺(tái)帳，對(duì)各部門(mén)的事務(wù)性用品的購(gòu)買(mǎi)、配置、分發(fā) 領(lǐng)用、修繕與保管進(jìn)行實(shí)物管理。臺(tái)賬內(nèi)容包括物品編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、數(shù)量、價(jià)值、使用及管理部門(mén)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、目前狀況、類別（是低值易耗品還是固定資產(chǎn)類）等內(nèi)容。 三、行政人事部每季度對(duì)各部門(mén)的物品及管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)管理不善的部門(mén)有權(quán)提出批評(píng)、賠償及經(jīng)總經(jīng)理同意后的處罰。處罰時(shí)按實(shí)際發(fā)生金額賠償。 四、各部主管對(duì)其部門(mén)所配置的事務(wù)性用品，負(fù)有使用與保管的責(zé)任，防止事務(wù)性用品的被盜、被挪用以及污染與破損。部門(mén)用品的非正常的損失首先由部門(mén)主管承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，再根據(jù)實(shí)際情況劃分具體責(zé)任。部門(mén)負(fù)責(zé)人必須 建立按具體使用者的事務(wù)用品 7 卡片。事務(wù)性用品采取“誰(shuí)使用誰(shuí)保管”的原則，使用者具有不可推卸的保全與維護(hù)責(zé)任；使用責(zé)任者離職時(shí)，需辦理交接手續(xù)。如有遺失或損毀，按情況照價(jià)或折價(jià)賠償。 五、事務(wù)性用品需維修或清洗、維護(hù)的，由部門(mén)通知行政人事部安排，使用責(zé)任者及各部門(mén)不得隨意處置。行政人事部經(jīng)檢查確認(rèn)物資已經(jīng)沒(méi)有修理必要時(shí)， 500 元以下的直接報(bào)廢， 500 元以上的向財(cái)務(wù)部申報(bào)批準(zhǔn)后辦理報(bào)廢手續(xù)，并銷臺(tái)帳。 六、部門(mén)之間互相調(diào)用事務(wù)用品的，需有書(shū)面報(bào)告，并由雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。 20xx元以上的需由總經(jīng)理審批。所有記錄需 交行政人事部存檔。 七、部門(mén)負(fù)責(zé)人工作變動(dòng)時(shí)，需辦理本部門(mén)的事務(wù)性用品的移交，同時(shí)報(bào)行政人事部 備案。 八、事務(wù)用品的報(bào)廢與遺失： 由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《事務(wù)用品異動(dòng)單》，標(biāo)明情況及原因，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交行 政人事部。行政人事部根據(jù)公司規(guī)定拿出具體處理意見(jiàn)，交總經(jīng)理審批。行政人事部和財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理審批意見(jiàn)辦理具體手續(xù)。 九、編號(hào)規(guī)則： (以部門(mén)漢語(yǔ)拼音字母為代碼 )： 主體 代碼 主體 代碼 主體 代碼 倉(cāng)庫(kù) CK 空調(diào)部 KT 技術(shù)部