【正文】 文 件 名 稱 泉州汽車制造有限公司 行政制度及流程 文件編號(hào) QZ— 行政 — 01 頁 數(shù) 共 頁 版 本 第一版 生效日期 20xx 年 3 月 1 日 適用范圍 泉州汽車制造有限公司 批 準(zhǔn) 審 核 制 定 行政部 1 目錄 制度匯編目錄 ?????????? ?????? ????? ? ??? 1 公司會(huì)議管理規(guī)定??????? QZ行政 101A?????? ? ??? 2 辦公用品管理規(guī)定 ?????? ? QZ行政 102A? ? ???? ? ?? 4 印 章管理制度????????? QZ行政 103A????????? 10 檔案管理制度????????? QZ行政 104A????????? 11 檔案管理實(shí)施辦法??????? QZ行政 105A????????? 13 聲像檔案管理規(guī)定 ?????? QZ行政 106A????????? 16 文書管理制度???????? ? QZ行政 107A?? ??????? 19 公司圖書管理規(guī)定 ?????? QZ行政 108A????????? 21 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息管理守則??? QZ行政 109A???? ????? 24 出入廠管理制度???????? QZ行政 201A????????? 25 車 輛管理制度????????? QZ行政 202A????????? 28 員工住宿管理規(guī)定??????? QZ行政 203A????????? 32 食堂餐飲管理制度??????? QZ行政 204A????????? 34 衛(wèi)生管理制度????????? QZ行政 205A????????? 36 安全管理制度????????? QZ行政 206A????????? 37 突發(fā)事件管理制度??????? QZ行 政 207A????????? 45 出差管理規(guī)定????????? QZ行政 301A????????? 46 接待管理制度 ???????? QZ行政 302A????????? 49 組織管理制度 ???????? QZ行政 303A????????? 50 損壞公司財(cái)物的管理規(guī)定???? QZ行政 304A????????? 52 經(jīng)濟(jì)處罰制度????????? QZ行政 305A????????? 53 2 會(huì)議管理制度 QZ行政 101A 第一條 為方便公司的會(huì)議管理和會(huì)議場(chǎng)地 合理使用，特制定本制度。 第二條 公司提倡有實(shí)效的會(huì)議，會(huì)議應(yīng)以簡(jiǎn)明、清晰、準(zhǔn)備充分、節(jié)約時(shí)間為原則。 第三條 會(huì)議分類： 1. 公司級(jí)會(huì)議：公司員工大會(huì)、公司各種專項(xiàng)會(huì)議。應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由對(duì)口部門負(fù)責(zé)組織召開。 2. 業(yè)務(wù)會(huì)議：即全公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如銷售經(jīng)營(yíng)會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、技術(shù)評(píng)審會(huì)等），由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。 3. 部門會(huì)議：各部門召開的會(huì)議由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。 4. 班組會(huì)議：由各班組決定并主持召開。 5. 上級(jí)部門或外單位在我公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、洽談會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)等）。由業(yè)務(wù)對(duì)口部門負(fù)責(zé)組織，行政人事部協(xié) 作做好會(huì)務(wù)工作。 第四條 會(huì)議的管理： 1. 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司經(jīng)常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。例行會(huì)議安排如下： 1）公司員工大會(huì) 一般一年一次，年初舉行。對(duì)公司上一年度的工作進(jìn)行總結(jié)表彰，并傳達(dá)公司本年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。 2）銷售年會(huì) 每年二次。每個(gè)經(jīng)營(yíng)年度年初下達(dá)銷售計(jì)劃，年末對(duì)銷售情況進(jìn)行分析總結(jié)。 3）銷售機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)例會(huì) 每季末。公司各銷售機(jī)構(gòu)對(duì)每季的銷售計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，指出不足，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司經(jīng)濟(jì)效益。 4）中 高層管理人員述職會(huì) 每年末。匯報(bào)總結(jié)上一年度的工作情況及下一年度的工作安排。 5）質(zhì)量分析會(huì) 每月初。匯報(bào)、總結(jié)上月售后反饋的質(zhì)量問題，討論分析質(zhì)量問題，進(jìn)行責(zé)任分解，研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。 3 6）生產(chǎn)銷售調(diào)度會(huì) 每月初。根據(jù)銷售情況，調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度。 7）部長(zhǎng)例會(huì) 每周。匯報(bào)上周工作情況，提交各部門不能自行解決的問題，形成《急待解決的問題》和《執(zhí)行追蹤表》。每月第一周五大班組組長(zhǎng)及保安隊(duì)長(zhǎng)需參加?？偨?jīng)理對(duì)各的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。 8）部門事務(wù)會(huì)。 每周。檢 查、總結(jié)、布置工作。 9）班組會(huì) 檢查、總結(jié)、布置工作，傳達(dá)公司指示。 2. 各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開，（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持服從大會(huì)，局部服從整體的原則。 3. 凡涉及多個(gè)部門主管參加的會(huì)議，均應(yīng)于會(huì)議召開前一天通知與會(huì)人。 第五條 會(huì)議紀(jì)錄、決議及紀(jì)要的形成的發(fā)布： 1. 原則上，班組級(jí)以上會(huì)議都需有會(huì)議紀(jì)錄。會(huì)議紀(jì)錄人由會(huì)議主持人指定。會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)存檔保管。 2. 當(dāng)涉及需表決的項(xiàng)目時(shí)，超過半數(shù)與會(huì)者同意即為通過。無論參加會(huì)議與否，對(duì)決議的執(zhí)行參照《制度導(dǎo)入、執(zhí)行及反饋 規(guī)范》。對(duì)決議執(zhí)行情況的跟蹤考核由決議對(duì)口部門負(fù)責(zé)。公司級(jí)的決議，由總經(jīng)理助理跟蹤考核。 3. 凡公司級(jí)別的會(huì)議原則上都要形成會(huì)議紀(jì)要。形成的會(huì)議紀(jì)要由對(duì)口部門在限定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要和決議的整理工作。會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人審核，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收。 4. 會(huì)議紀(jì)要需根據(jù)內(nèi)容區(qū)分秘級(jí)程度。保密級(jí)及以上的只能在規(guī)定范圍內(nèi)發(fā)放。如發(fā)現(xiàn)有外泄的，公司追究當(dāng)事人保管不善的責(zé)任并給予適當(dāng)處罰。 5. 會(huì)議紀(jì)要由對(duì)口部門交由行政人事部檔案員存檔， 并按重要程度確定保存期限。 第六條 嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密。在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄 露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。 第七條 會(huì)議管理要點(diǎn)： 1. 會(huì)議召集人原則上應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員，并告知會(huì)議議題、會(huì)議進(jìn)行的秩序及時(shí)間分配。如需改期，或因特殊情況需安排新的會(huì)議時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知與會(huì)人。 2. 嚴(yán)格遵守會(huì)議開始時(shí)間。 各種會(huì)議期間與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。如因確實(shí)有事的，應(yīng)提前 10 分鐘向相關(guān)人員請(qǐng)假。非正常缺席視同遲到，給當(dāng)事人 50 元 /次罰款。 4 3. 會(huì)議開始前應(yīng)確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間。在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間 。 第八條 會(huì)議室、接待室使用制度： 1. 會(huì)議室、接待室是公司舉行會(huì)議、接待客戶、培訓(xùn)員工的場(chǎng)所，公司所有員工非接待客人和參加會(huì)議，不得隨意進(jìn)入和占用接待室和會(huì)議室。 2. 各部門如要使用會(huì)議室，需提前告知行政人事部，并在會(huì)議室使用本上簽字。 3. 任何員工不得拿走會(huì)議室的家具及物品。與會(huì)者要愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施。 4. 會(huì)議結(jié)束，與會(huì)人員要復(fù)原桌椅，帶走個(gè)人物品，雜物放入指定地方，保持會(huì)場(chǎng)清潔。 5. 公司四樓會(huì)議室和酒樓會(huì)議廳由公司前臺(tái)文員和酒樓前臺(tái)接待人員統(tǒng)一管理，會(huì)議期間要求保持良好的秩序，不得做出有損于公司形象的行為。 6. 如有兩個(gè)或兩個(gè)以 上的部門同時(shí)申請(qǐng)使用會(huì)議室，原則上按預(yù)定時(shí)間先后會(huì)議重要程度安排，特殊情況使用部門自行協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。 5 辦公物品管理規(guī)定 QZ行政 102A 第一條 原則 為統(tǒng)一管理，控制用品數(shù)量及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公用品的購(gòu)買由供應(yīng)部負(fù)責(zé)，行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、保管及發(fā)放。 第二條 辦公物品的分類 本辦法將辦公用品分為文具耗材類、事務(wù)類用品兩類。 文具耗材類可分為以下兩類： 消耗品： 鉛筆、白板筆、刀片、膠水、卷宗、信紙、橡皮、夾子、印油、電池、圖釘、大頭針、曲別針、橡皮筋、口取 紙、復(fù)寫紙、碳粉、復(fù)印紙、傳真紙、便簽紙、圓珠筆、訂書針、筆記本、簽字筆、熒光筆、修正液、軟盤、美工刀等價(jià)值較低的用品。 管制品 ：剪刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、起釘器、日期章、計(jì)算器、米尺、名片本、墨盒、文件夾、硒鼓等。 事務(wù)類用品是指事務(wù)用家俱、設(shè)備、工具等用品。分為以下兩類： 低值易耗品：是指使用年限在一年以下，價(jià)值在 500 元以下的用品。 固定資產(chǎn)類：是指使用年限在一年以上，價(jià)值在 500 元以上的用品。 第三條 辦公用品的使用程序： 一、 申購(gòu)部門填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，價(jià)值 100 元以下，由行政人事部部長(zhǎng)審批，價(jià)值超過 100 元，由行政人事部部長(zhǎng)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則進(jìn)行申購(gòu)，如申購(gòu)的物品造成積壓或?qū)е缕髽I(yè)經(jīng)濟(jì)損失，由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)賠償。 二、 供應(yīng)部購(gòu)買或由行政人事部在指定供應(yīng)商處購(gòu)買。急需先由行政人事部詢價(jià)，再交降低成本小組審核后購(gòu)買。 三、 所訂購(gòu)辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后，由前臺(tái)人員在送貨單上簽收。再由申購(gòu)部門領(lǐng)用。 四、 根據(jù)進(jìn)、出倉(cāng)單行政人事部人事專員建立辦公管制品臺(tái)帳，行政專員建立事務(wù)性用品臺(tái)賬，并按部門編號(hào)。 五、 收到辦公用品后，對(duì)照《采購(gòu)申請(qǐng)單》、進(jìn)出倉(cāng)單及發(fā)票， 開具匯款通知單，經(jīng)主管人員簽字后，作好登記，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部辦理支付或結(jié)算。 六、 財(cái)務(wù)部根據(jù)購(gòu)貨發(fā)票金額登記固定資產(chǎn)明細(xì)賬。 6 七、 使用部門建立用品卡片。 八、 行政人事部按財(cái)務(wù)部要求定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的清理。 第四條 文具用品的管理： 一、消耗品依據(jù)年領(lǐng)用量估算設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù)，并隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時(shí)調(diào)整，每月底公布各部門人均辦公用品費(fèi)用報(bào)表，提示各部門辦公費(fèi)用管理狀況。 二、計(jì)算器、硒鼓、墨盒、打孔器、起釘器、剪刀等管制品列入部門辦公用品集體使用，由各部門文員管理登記辦公用品使用情況，規(guī)定保管人和移交手續(xù)。管制品只可以舊換新，遺失則從責(zé)任人每月工資中扣除，部門沒有執(zhí)行登記和當(dāng)月盤點(diǎn)的，發(fā)生的損失從部長(zhǎng)工資中扣除。每月 10 日各部門文員上報(bào)計(jì)劃時(shí)，將上月文具領(lǐng)用登記表交行政人事部人事專員審核，確認(rèn)本月領(lǐng)用數(shù)量。 三、辦公文具由供應(yīng)部、行政人事部公開選擇供應(yīng)商，原則上半年一定，辦公 文具每月 810 日由各部門提出文具用品申請(qǐng)，行政人事部部長(zhǎng)審批后交行政專員到指定供應(yīng)商采購(gòu)，每月 15 日發(fā)放。 四、辦公文具入庫(kù)、出庫(kù)由前臺(tái)負(fù)責(zé)，行政人事部行政專員負(fù)責(zé)管理和發(fā)放。行政人事部行政專員建立分部門的管制品臺(tái)帳，每月核對(duì)數(shù)量。 五、銷售分公 司和辦事處只能領(lǐng)取信紙、信封、名片、硬皮本等辦公用品，其它辦公用品到當(dāng)?shù)夭少?gòu)，費(fèi)用自理。 六、辦公文具用品只為公務(wù)提供，嚴(yán)禁取回家私用，違者重罰。每月 28 日由前臺(tái)、人事專員、行政專員清盤、核帳，編制辦公費(fèi)用報(bào)表。 第五條 事務(wù)性用品使用及管理規(guī)定 一、事務(wù)性用品，包含辦公桌（椅）、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜、電話、空調(diào)機(jī)、投影機(jī)、 VCD 機(jī)、電視機(jī)、功放機(jī)、割草機(jī)、高壓洗車機(jī)、工具、床柜等價(jià)值 100 元以上的設(shè)備。 二、行政人事部行政專員按部門建立事務(wù)性用品臺(tái)帳，對(duì)各部門的事務(wù)性用品的購(gòu)買、配置、分發(fā) 領(lǐng)用、修繕與保管進(jìn)行實(shí)物管理。臺(tái)賬內(nèi)容包括物品編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、數(shù)量、價(jià)值、使用及管理部門、部門負(fù)責(zé)人、目前狀況、類別（是低值易耗品還是固定資產(chǎn)類）等內(nèi)容。 三、行政人事部每季度對(duì)各部門的物品及管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)管理不善的部門有權(quán)提出批評(píng)、賠償及經(jīng)總經(jīng)理同意后的處罰。處罰時(shí)按實(shí)際發(fā)生金額賠償。 四、各部主管對(duì)其部門所配置的事務(wù)性用品，負(fù)有使用與保管的責(zé)任，防止事務(wù)性用品的被盜、被挪用以及污染與破損。部門用品的非正常的損失首先由部門主管承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，再根據(jù)實(shí)際情況劃分具體責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人必須 建立按具體使用者的事務(wù)用品 7 卡片。事務(wù)性用品采取“誰使用誰保管”的原則，使用者具有不可推卸的保全與維護(hù)責(zé)任；使用責(zé)任者離職時(shí)，需辦理交接手續(xù)。如有遺失或損毀，按情況照價(jià)或折價(jià)賠償。 五、事務(wù)性用品需維修或清洗、維護(hù)的，由部門通知行政人事部安排，使用責(zé)任者及各部門不得隨意處置。行政人事部經(jīng)檢查確認(rèn)物資已經(jīng)沒有修理必要時(shí)， 500 元以下的直接報(bào)廢， 500 元以上的向財(cái)務(wù)部申報(bào)批準(zhǔn)后辦理報(bào)廢手續(xù)，并銷臺(tái)帳。 六、部門之間互相調(diào)用事務(wù)用品的，需有書面報(bào)告，并由雙方部門負(fù)責(zé)人簽字。 20xx元以上的需由總經(jīng)理審批。所有記錄需 交行政人事部存檔。 七、部門負(fù)責(zé)人工作變動(dòng)時(shí)，需辦理本部門的事務(wù)性用品的移交，同時(shí)報(bào)行政人事部 備案。 八、事務(wù)用品的報(bào)廢與遺失： 由部門負(fù)責(zé)人填寫《事務(wù)用品異動(dòng)單》，標(biāo)明情況及原因，由部門負(fù)責(zé)人簽字后交行 政人事部。行政人事部根據(jù)公司規(guī)定拿出具體處理意見，交總經(jīng)理審批。行政人事部和財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理審批意見辦理具體手續(xù)。 九、編號(hào)規(guī)則： (以部門漢語拼音字母為代碼 )： 主體 代碼 主體 代碼 主體 代碼 倉(cāng)庫(kù) CK 空調(diào)部 KT 技術(shù)部