文檔歸檔管理制度(已修改)
2025-04-27 08:48 本頁面
【正文】 關(guān)于文檔歸檔管理辦法一般來說，監(jiān)理項(xiàng)目文件的形成數(shù)量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)、種類多、變更多，而且形成階段之間有密切聯(lián)系。所以，應(yīng)對(duì)文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。為加強(qiáng)公司文檔資料的管理，確保文檔資料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文檔資料管理辦法。一、電子文檔目錄設(shè)置參照下面所述“二、文檔分類”，并按照其順序編制電子文檔目錄。（根據(jù)文件夾排序規(guī)則，在文件夾前加上序號(hào)及“_” ）二、電子文檔分類本辦法管理的文檔資料既包括電子文檔，也包括紙質(zhì)文檔資料。電子文檔資料可以按照以下方式分類：招標(biāo)階段文檔監(jiān)理依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則）報(bào)審、報(bào)驗(yàn)文件（開工報(bào)審、施工組織設(shè)計(jì)或項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃報(bào)審、設(shè)備報(bào)驗(yàn)等）監(jiān)理指令（監(jiān)理通知單、變更通知）報(bào)告（監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理月報(bào)等）工作往來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)、工程支付、會(huì)議紀(jì)要）總結(jié)影像資料三、電子文檔相關(guān)權(quán)限存放流程文件形成實(shí)時(shí)由各項(xiàng)目資料代管員收集整理，每月（或季度）交由信息工程部資料員歸檔一次，歸檔時(shí)間為自然月的25日（遇節(jié)假日順延）。在存放時(shí)，工程部資料員須對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行校檢，不符合規(guī)范的可要求資料代管員進(jìn)行整改。權(quán)限設(shè)置日常工作中，由信息工程部資料員對(duì)電子文檔進(jìn)行維護(hù)和管理；項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目資料代管人員有權(quán)對(duì)其權(quán)限內(nèi)的文檔進(jìn)行讀和寫（取和存），操作前需征得有關(guān)方同意。查詢方式（1）查閱文檔資料須事先申請(qǐng)（附件一：文檔資料查閱申請(qǐng)表）并獲得有關(guān)方同意：屬于本項(xiàng)目范圍內(nèi)的資料查閱應(yīng)得到項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目資料代管員的同意，非本人所從事的項(xiàng)目的資料查閱、拷貝應(yīng)得到信息工程部負(fù)責(zé)人同意。（2）電子文檔的查閱應(yīng)在資料員（項(xiàng)目資料代管員或工
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