【正文】 1 / 1141 總賬管理實(shí)驗(yàn)在會(huì)計(jì)電算化中，我們通常把設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、編制和審核憑證、賬簿登記等統(tǒng)稱為總賬管理。總賬管理系統(tǒng)在完成日常賬務(wù)初始化工作后，進(jìn)行記賬憑證錄入，憑證經(jīng)審核后自動(dòng)生成總分類賬、各類明細(xì)賬、余額表、資產(chǎn)負(fù)債表等各類賬表。實(shí)驗(yàn)一 余額初始化實(shí)驗(yàn)學(xué)時(shí)：2實(shí)驗(yàn)類型：驗(yàn)證實(shí)驗(yàn)要求：必修一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康模和ㄟ^實(shí)驗(yàn)加深學(xué)生對(duì)科目余額初始化和賬簿基礎(chǔ)知識(shí)的了解。二、實(shí)驗(yàn)內(nèi)容：1．科目余額初始化2．試算平衡3．科目余額檢驗(yàn)三、實(shí)驗(yàn)原理、方法和手段：期初余額是賬簿的組成部分，為保證系統(tǒng)的完整性和正常運(yùn)行，在確定開賬日期并建立科目代碼體系后，需要錄入年初余額、年初至建賬日期的借貸方累計(jì)發(fā)生額。在會(huì)計(jì)電算化的管理下，科目代碼、余額、憑證是總賬系統(tǒng)三大要素，是總賬系統(tǒng)正常運(yùn)行基本條件。根據(jù)科目代碼和手工賬簿記錄的科目余額信息，在總賬管理系統(tǒng)進(jìn)行期初余額初始化操作。四、實(shí)驗(yàn)組織運(yùn)行要求：本實(shí)驗(yàn)由一個(gè)人單獨(dú)完成，按實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書的要求，一個(gè)角色的操作完成以后退出，然后換一個(gè)角色重新登錄，實(shí)驗(yàn)資料可視實(shí)際情況適當(dāng)減少。五、實(shí)驗(yàn)資料：初始余額數(shù)據(jù)為無錫華陽摩托車有限公司 2022 年度 1 月份的期初余額表，見下表。其中黑體部分為最明細(xì)數(shù)據(jù)，是科目余額初始化時(shí)需要錄入的數(shù)據(jù)?？颇烤幪?hào) 科目名稱 部門編號(hào) 人員編號(hào) 客戶編號(hào) 工程編號(hào) 年初余額1001 庫存現(xiàn)金 1002 銀行存款 100201 工行 100202 中行 100203 農(nóng)行 100204 建行 1101 交易性金融資產(chǎn) 1121 1121 000006 1121應(yīng)收票據(jù)000007 1122 應(yīng)收賬款 科目編號(hào) 科目名稱 部門編號(hào) 人員編號(hào) 客戶編號(hào) 工程編號(hào) 年初余額1122 000001 1122 000003 1122 000004 1122 000006 1122 000007 1122 000008 1122 010011 1123 1123 020222 1123 020226 1123預(yù)付賬款020227 1221 其他應(yīng)收款 122101 122101 1050 00035 122101 1020 00019 122101備用金1030 00033 122102 保險(xiǎn)賠款 1231 壞賬準(zhǔn)備 1301 待攤費(fèi)用 130101 保險(xiǎn)費(fèi) 1401 材料采購 140101 金屬庫 140102 非金屬庫 140103 電器庫 1403 原材料 140301 金屬庫 140302 非金屬庫 140303 電器庫 140304 工具庫 140305 標(biāo)準(zhǔn)件庫 1405 1405 010101 1405產(chǎn)成品(庫存商品)010201 1601 固定資產(chǎn) 1602 累計(jì)折舊 1701 無形資產(chǎn) 2022 短期借款 202201 工行 2201 2201 010004 2201應(yīng)付票據(jù)010009 2202 應(yīng)付賬款 220201 010007 220201 010008 220201 010012 220201 020221 220201 020222 220201 020225 2203 2203 000004 2203預(yù)收賬款000008 2211 應(yīng)付職工薪酬 2221 應(yīng)交稅費(fèi) 222102 未交增值稅 3 / 114科目編號(hào) 科目名稱 部門編號(hào) 人員編號(hào) 客戶編號(hào) 工程編號(hào) 年初余額222104 消費(fèi)稅 2241 其他應(yīng)付款 224101 代扣個(gè)稅 224102 代扣社保費(fèi) 224103 代扣房租 2501 長期借款 250101 工行 250102 中行 4001 實(shí)收資本 4002 資本公積 4101 盈余公積 4104 利潤分配 410401 未分配利潤 5001 生產(chǎn)成本 500101 500101 010101 500101原材料010201 500105 500105 010101 500105工資010201 500107 500107 010101 500107制造費(fèi)用010201 表 11 期初余額表六、實(shí)驗(yàn)步驟：在科目余額初始化時(shí)，不是所有的會(huì)計(jì)科目余額都必須輸入，實(shí)際僅需要錄入最明細(xì)的科目余額數(shù)據(jù)，因此在正式開始實(shí)驗(yàn)前，我們有必要先了解一下科目余額表的數(shù)據(jù)組織形式（以“1221 其他應(yīng)收款”為例）：表 12 科目余額表行號(hào) 科目編號(hào) 科目名稱 部門編號(hào) 人員編號(hào) 客戶編號(hào) 工程編號(hào) 年初余額1 1221 其他應(yīng)收款 2 122101 備用金 3 122101 備用金 1050 00035 4 122101 備用金 1020 00019 5 122101 備用金 1030 00033 6 122102 保險(xiǎn)賠款 表中，會(huì)計(jì)科目“1221 其他應(yīng)收款”下設(shè)兩個(gè)子科目：122101 備用金、122102 保險(xiǎn)賠款，其中“122101 備用金”還分部門和人員進(jìn)行設(shè)置（如上表中 3～5 行） 。實(shí)驗(yàn)時(shí)，只需要錄入3～5 行的數(shù)據(jù)即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匯總 3～5 行的年初余額，得到“122101 備用金”的科目余額（ 元） ，然后再次匯總 6 行的年初余額，得到“1221 其他應(yīng)收款”的年初余額（ 元） ?？颇考坝囝~的關(guān)系可以用下面的等式表示：第 1 行 ＝ 第 2 行 ＋ 第 6 行第 2 行 ＝ 第 3 行 ＋ 第 4 行 ＋ 第 5 行第 6 行由于是最明細(xì)科目且不帶其他核算，只參與上一級(jí)科目匯總。在賬簿查詢數(shù)據(jù)時(shí)，第 1 行就是總賬科目的期初余額，其他行是明細(xì)科目的期初余額。1．會(huì)計(jì)期間選擇啟動(dòng)財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)，以用戶“總賬會(huì)計(jì)” （縮寫 zzbb）登錄；選擇賬務(wù)賬套（無錫市華陽摩托車有限公司）和會(huì)計(jì)期間（2022 年 1 月） 。2．余額初始化選擇〖總賬管理—余額初始化〗菜單項(xiàng)，在右圖中單擊“科目余額初始化”圖標(biāo)，出現(xiàn)“科目余額初始化”功能界面，見下圖。圖 11 科目余額初始化左邊窗口為系統(tǒng)預(yù)置的總賬科目代碼，右邊窗口顯示選擇的總賬科目的明細(xì)科目余額。根據(jù)前面提供的實(shí)驗(yàn)資料，下面以“1221 其他應(yīng)收款”科目為例，說明期初余額初始化的基本操作。1）新增科目余額信息① 在左邊窗口中的“科目代碼”樹上選擇總賬科目“1221 其他應(yīng)收款” ，然后單擊工具欄上的“ ”按鈕，切換到數(shù)據(jù)編輯狀態(tài)；② 單擊工具欄上的“ ”按鈕，或者在右邊窗口中右擊鼠標(biāo)，選擇快捷菜單中的“插入記錄” ，在編輯區(qū)中將插入一條空白記錄，光標(biāo)的位置定位在科目編號(hào)的編輯框中。雙擊該空白記錄行彈出“會(huì)計(jì)科目”輔助錄入窗口，可通過該輔助窗口選擇與“1221”對(duì)應(yīng)的明細(xì)科目。圖 13 科目代碼輔助錄入5 / 114③ 輸入表 12 中第 3 行的記錄：科目編號(hào)：122101 部門編號(hào)：1050人員編號(hào)：00035 年初余額：科目編號(hào)、部門編號(hào)、人員編號(hào)可以通過鍵盤直接輸入，亦可以通過雙擊記錄行彈出“會(huì)計(jì)科目”輔助錄入窗口進(jìn)行選擇錄入。④ 重復(fù) 2～3 步驟，依次輸入表 12 中的第 6 行的記錄。⑤ 完成后單擊工具欄上的“ ”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)分級(jí)匯總輸入的科目代碼年初余額并顯示，見下圖：圖 12 期初余額錄入系統(tǒng)為每個(gè)會(huì)計(jì)科目提供了 4 種賬戶設(shè)置：部門、人員、客戶和工程，根據(jù)設(shè)置的賬戶，在編輯該科目的余額信息時(shí)，除了必須輸入的科目編號(hào)外，還需要輸入該賬戶的信息。部門（/人員/客戶/工程）編號(hào)：如果會(huì)計(jì)科目設(shè)置了部門（/人員/客戶/工程）賬戶，在科目余額信息錄入時(shí)要同時(shí)錄入科目代碼與部門（/人員/客戶/工程）代碼，兩者缺一不可。輸入的過程同科目代碼，系統(tǒng)會(huì)在編輯框的上方顯示科目名稱與部門名稱。如果一個(gè)會(huì)計(jì)科目同時(shí)設(shè)置了部門、人員、客戶、工程中的兩個(gè)或兩個(gè)以上的賬戶核算方式，在錄入余額信息時(shí)要同時(shí)錄入科目代碼以及相應(yīng)的核算賬戶的代碼信息，缺一不可。例如：“1221 其他應(yīng)收款”是根據(jù)部門、人員進(jìn)行核算的，在進(jìn)行余額信息錄入時(shí)，除了錄入科目代碼“1221 其他應(yīng)收款”外，還必須同時(shí)錄入部門代碼、人員代碼，缺少任何一項(xiàng)代碼都無法通過有效性檢驗(yàn)?！咀⒁狻浚阂粋€(gè)科目余額信息錄入保存后，要錄入或修改另一個(gè)科目余額信息時(shí)，需要單擊工具欄上的“ ”按鈕，切換到瀏覽狀態(tài)；然后再選擇要錄入或修改的科目，單擊工具欄上的“ ”按鈕，切換到編輯狀態(tài)。2）修改原有的會(huì)計(jì)科目余額信息① 在“科目余額初始化”編輯窗口，單擊工具欄上的“ ”按鈕，切換到編輯狀態(tài)；② 在編輯窗口中選擇需要修改的會(huì)計(jì)科目，直接或者通過雙擊彈出的輔助輸入窗口進(jìn)行修改操作，操作的方法和新增科目余額信息相同。3）刪除會(huì)計(jì)科目余額① 在“科目余額初始化”編輯窗口，單擊工具欄上的“ ”按鈕，切換到編輯狀態(tài)；② 在編輯窗口中選擇需要?jiǎng)h除的會(huì)計(jì)科目，單擊工具欄中的“ ”按鈕或者從右擊鼠標(biāo)彈出的快捷菜單中選擇〖刪除記錄〗，系統(tǒng)將彈出一個(gè)刪除提示窗口，選擇“確認(rèn)”后正式將該會(huì)計(jì)科目余額信息刪除。3．試算平衡檢驗(yàn)完成期初余額錄入后，需要進(jìn)行試算平衡檢驗(yàn)，以驗(yàn)證科目余額輸入的正確性。單擊工具欄上的“ ”按鈕，見下圖。圖 14 試算平衡檢驗(yàn)科目余額初始化全部完成后，試算平衡結(jié)果一定要滿足：資產(chǎn)＝負(fù)債＋所有者權(quán)益。4．科目余額表檢驗(yàn)為保證總賬科目和明細(xì)科目等數(shù)據(jù)的正確性，系統(tǒng)提供了“科目余額檢驗(yàn)”功能進(jìn)行驗(yàn)證。保持用戶“總賬會(huì)計(jì)”登錄狀態(tài)，選擇〖系統(tǒng)〗→〖科目余額檢驗(yàn)〗菜單項(xiàng)，或者退出財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，選擇〖總賬管理—余額初始化〗菜單項(xiàng)，在右圖中單擊“科目余額檢驗(yàn)”圖標(biāo)，出現(xiàn)科目余額檢驗(yàn)窗口，見下圖。7 / 114圖 15 科目余額檢驗(yàn)配置1）首先，對(duì)需要檢驗(yàn)的項(xiàng)目進(jìn)行配置：檢查時(shí)間：需要對(duì)科目余額數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的時(shí)間。檢查內(nèi)容：一般按照系統(tǒng)的默認(rèn)設(shè)置即可。如需調(diào)整，選中或取消所選擇項(xiàng)的標(biāo)志即可。2）設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的參數(shù)開始檢驗(yàn)?？颇坑囝~檢驗(yàn)結(jié)果列表如下。圖 16 科目余額檢驗(yàn)結(jié)果如果選擇左邊樹上的“科目代碼”根節(jié)點(diǎn)，則右邊列表窗口中反映的是所有科目余額表的數(shù)據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果；如果選擇某一總賬科目，則相應(yīng)顯示的是該科目的檢驗(yàn)結(jié)果?？颇坑囝~表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤將直接影響賬簿的正確性，因此，一旦檢驗(yàn)出科目余額表數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，就必須對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行更正，以保證后續(xù)的正常操作。七、實(shí)驗(yàn)報(bào)告： 實(shí)驗(yàn)原理：根據(jù)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書相關(guān)內(nèi)容描述實(shí)驗(yàn)原理。 實(shí)驗(yàn)結(jié)果分析：1） 描述科目余額表的數(shù)據(jù)組織形式和科目余額檢驗(yàn)的作用；2） 描述試算平衡的原理和計(jì)算方法。 思考題：1） 余額初始化對(duì)整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要性如何？2） 除了余額初始化外，還有那些數(shù)據(jù)需要初始化？3） 余額初始化的數(shù)據(jù)是如何產(chǎn)生的？9 / 114實(shí)驗(yàn)二 憑證管理實(shí)驗(yàn)學(xué)時(shí)：2實(shí)驗(yàn)類型：驗(yàn)證實(shí)驗(yàn)要求：必修一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康模和ㄟ^實(shí)驗(yàn)加深學(xué)生對(duì)記賬憑證及記賬相關(guān)知識(shí)的了解。二、實(shí)驗(yàn)內(nèi)容：1．憑證編制2．憑證審核3．憑證查閱4．憑證匯總5．記賬三、實(shí)驗(yàn)原理、方法和手段：記賬憑證是財(cái)務(wù)子系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)最主要的一個(gè)來源。憑證管理主要完成對(duì)記賬憑證的編制、修改、匯總、審核和記賬等工作。記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確性與完整性完全依賴記賬憑證。憑證編制的方法有兩種：第一種方法是用戶可先用手工將記賬憑證填好，然后再輸入到計(jì)算機(jī)中；第二種方法是用戶不再手工填制記賬憑證，而是根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證，最后由計(jì)算機(jī)打印出記賬憑證。制單員可以編制新的記賬憑證或修改自己編制的記賬憑證，但不能修改其他人員編制的記賬憑證。憑證審核是審核員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單員錄入的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)的過程。記賬就是根據(jù)審核完畢的記賬憑證，分別登記相應(yīng)的賬簿。四、實(shí)驗(yàn)組織運(yùn)行要求：本實(shí)驗(yàn)可以分組完成，也可以由一個(gè)人單獨(dú)完成。建議由一個(gè)人單獨(dú)完成，這樣可以使學(xué)生通過角色轉(zhuǎn)換掌握憑證編制、審核、記賬的全過程。五、實(shí)驗(yàn)資料：以下實(shí)驗(yàn)分錄中涉及銀行存款科目的，且未注明使用具體銀行賬戶的，全部采用用工行賬戶進(jìn)行收付。1．財(cái)務(wù)部曹壽臣出差暫借差旅費(fèi) 5,000 元；2．向工行開立信用證，扣除保證金 80,000 元；3．購買短期債券 1,000,000 元；4．中行收到蘇州發(fā)動(dòng)機(jī)有限公司不履行合同而賠償損失 20,000 元；5．支付職工 2 月份工資 904,000 元、職工醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)用 50,000 元；6. 新建的 A 樓竣工，用于對(duì)外出租，核算價(jià)值為 1,500,000 元；7．財(cái)務(wù)部曹壽臣出差請(qǐng)款 20,000 元，開給其 20,000 元現(xiàn)金支票一張；8．計(jì)提三月份為建廠房而發(fā)生的長期借款利息 215,000 元，該廠房尚未建造完工；9．盤盈鋼材價(jià)值 81,000 元，經(jīng)審核屬正常升溢；10．現(xiàn)金購買零星辦公用品 1,500 元，辦公室直接領(lǐng)用；11．支付 2 月水電費(fèi) 80,000 元，其中管理部門 10,000 元，生產(chǎn)部門 70,000 元；12．支付 2 月電話費(fèi) 14,000 元，其中管理部門 9,000 元，銷售部門 5,000 元；13．向鎮(zhèn)江自行車專賣店銷售摩托車價(jià)值 750,000 元，增值稅 127,500 元，貨款尚未收到；14．廠辦報(bào)銷業(yè)務(wù)招待費(fèi) 28,000