【正文】 行政部規(guī)范化管理目 錄第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán) 5第一節(jié) 行政部職能與組織結(jié)構(gòu) 5一、行政部職能 5二、行政部組織結(jié)構(gòu) 5第二節(jié) 行政部責權(quán) 6一、行政部職責 6二、行政部權(quán)力 8第三節(jié) 行政部管理崗位職責 8一、行政總監(jiān)崗位職責 8二、行政部經(jīng)理崗位職責 10第二章 前臺接待管理 11第一節(jié) 前臺接待崗位職責 11一、接待主管崗位職責 11二、接待專員崗位職責 11第二節(jié) 前臺接待管理制度 12一、前臺接待禮儀規(guī)范 12二、來訪人員接待管理制度 15三、前臺電話接聽管理制度 17第三節(jié) 前臺接待管理表格 19一、客人來訪登記表 19二、函件收發(fā)登記表 20三、前臺接待日志表 20第三章 辦公事務管理 22第一節(jié) 辦公事務崗位職責 22一、辦公事務主管崗位職責 22二、辦公事務專員崗位職責 22三、行政辦公秘書崗位職責 23第二節(jié) 辦公事務管理制度 24一、辦公設備管理制度 24二、辦公用品管理制度 27三、辦公文書管理制度 31七、圖書資料管理制度 34第三節(jié) 辦公事務管理表格 36一、辦公設備登記表 36二、辦公用品領用表 36三、辦公文書會簽單 36四、檔案借閱審批表 38五、信件領取登記表 38六、印章使用登記表 39七、圖書資料借閱表 39第四章 行政人事管理 41第一節(jié) 行政人事崗位職責 41一、行政人事主管崗位職責 41二、行政人事專員崗位職責 42第二節(jié) 行政人事管理制度 43一、員工考勤管理制度 43二、員工出差管理制度 48三、公司會議管理制度 51四、公司提案管理制度 55五、日常紀律管理制度 58第三節(jié) 行政人事管理表格 62一、員工考勤登記表 62二、年度考勤匯總表 62三、員工請假申請單 62四、員工加班申請表 63五、員工出差申請表 63六、差旅費報銷清單 64七、公司會議記錄表 64八、提案管理記錄表 66九、員工提案評定表 66十、員工獎懲記錄表 66十一、員工違紀處理表 67第五章 安全管理 68第一節(jié) 安全管理崗位職責 68一、安全主管崗位職責 68二、安全專員崗位職責 69第二節(jié) 安全管理制度 70一、公司值班管理制度 70二、員工出入管理制度 72三、車物出入管理制度 75四、安全保衛(wèi)管理制度 79五、消防安全管理制度 83六、公司保密管理制度 86第三節(jié) 安全管理表格 92一、值班登記日志表 92二、保安執(zhí)勤日志表 92三、外出員工登記表 93四、來賓出入登記表 93五、安全狀況檢查表 93六、防火設施檢查表 94七、突發(fā)事故報告表 95八、事故統(tǒng)計匯總表 95第六章 車輛管理 97第一節(jié) 車輛管理崗位職責 97一、車輛主管崗位職責 97二、司機崗位職責 98第二節(jié) 車輛管理制度 99一、公司車輛管理制度 99二、車輛安全管理制度 103三、公司司機管理制度 105第三節(jié) 車輛管理表格 109一、車輛登記表 109二、車輛檢查表 110三、車輛請修表 111四、保養(yǎng)記錄表 111五、車輛加油表 112六、用車申請表 113七、派車記錄單 114八、車輛事故單 114九、用車記錄表 116十、車輛費用表 118第七章 總務后勤管理 120第一節(jié) 總務后勤崗位職責 120一、總務后勤主管崗位職責 120二、宿舍管理專員崗位職責 120三、食堂管理專員崗位職責 121四、保潔專員崗位職責 122五、綠化專員崗位職責 123第二節(jié) 總務后勤管理制度 124一、員工食堂管理制度 124二、員工宿舍管理制度 127三、清潔衛(wèi)生管理制度 130四、環(huán)境綠化管理制度 133第三節(jié) 總務后勤管理表格 138一、食堂衛(wèi)生檢查表 138二、住宿人員管理表 139三、清潔衛(wèi)生管理表 141第八章 公關(guān)事務管理 143第一節(jié) 公關(guān)事務管理崗位職責 143一、公關(guān)事務主管崗位職責 143二、公關(guān)事務專員崗位職責 143第二節(jié) 公關(guān)事務管理制度 144一、公關(guān)管理辦法 144二、參觀管理規(guī)定 146三、公務接待制度 147四、對外宣傳制度 150第三節(jié) 公關(guān)事務管理表格 152一、商務接待安排表 152二、公司參觀申請表 153三、公關(guān)接待審批表 153四、公關(guān)活動策劃表 154第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán)第一節(jié) 行政部職能與組織結(jié)構(gòu)一、行政部職能行政部是公司的綜合辦事部門。其核心職能主要包括以下四個方面。1．參謀職能。行政部不僅應在日常事務方面做好上級領導的“參謀”和“助手”，更應在經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化及用人政策等重大問題上有自己的見解，從而真正成為上級領導不可或缺的“高參”與“臂膀”。2．溝通職能。行政部應清晰傳達上級領導指令，溝通、協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保證高效地完成任務。3．管理職能。行政部擔負著文件歸檔、辦公自動化、人員接待、車輛調(diào)度、總務后勤、安全保衛(wèi)等工作。4．服務職能。行政部應積極為各職能部門提供后勤保障。第二節(jié) 行政部責權(quán)一、行政部職責行政部負責管理公司的日常行政事務，做好上傳下達、溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調(diào)工作，確保公司各項工作正常運行。其具體職責如圖12所示。職責14職責13督促檢查各職能部門對公司有關(guān)決議、計劃及各項行政管理制度的執(zhí)行情況做好公司內(nèi)部的聯(lián)絡溝通工作，及時向上反映情況，向下反饋信息職責11職責12協(xié)調(diào)各部門間的工作，督辦檢查各項工作和計劃安排各種文體活動職責1制定公司各項行政規(guī)章制度，保證各項工作規(guī)范化進行負責公司行政工作計劃、工作總結(jié)及行政公文等文件的起草工作負責接待來訪人員及對外聯(lián)系工作負責管理公司辦公設施，做好辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管和維護管理工作負責員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表制作及分析等人事管理工作負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作負責全公司資料、信息的管理以及宣傳報道等日常行政事務管理工作負責公司會議組織、記錄及歸檔工作職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8負責公司公務車輛的管理調(diào)度工作負責公司總務后勤管理工作職責9職責10圖12 行政部職責二、行政部權(quán)力為了保證公司各項規(guī)章制度的良好運行及行政管理工作的高效展開，行政部擁有6項工作權(quán)限力，如圖13所示。權(quán)力1根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經(jīng)營計劃有建議權(quán)依照制度，對行政檢查中發(fā)現(xiàn)的問題有處理權(quán)依照制度，按規(guī)定程序，對其他部門有處罰建議權(quán)依照制度，對公司員工違反行政制度有處罰建議權(quán)有權(quán)要求公司內(nèi)部其他相關(guān)部門配合行政部的工作對部門內(nèi)部員工的聘任、解聘有建議權(quán)權(quán)力2權(quán)力3權(quán)力4權(quán)力5權(quán)力6圖13 行政部權(quán)力第三節(jié) 行政部管理崗位職責一、行政總監(jiān)崗位職責行政總監(jiān)負責對公司行政人事日常工作進行監(jiān)督、管理。其具體職責如圖14所示。職責1組織制定、完善并監(jiān)督執(zhí)行公司的行政管理制度做好行政、人事部門的總體預算管理工作負責公司行政方面重要會議和重大活動的組織籌備工作定期組織辦公職能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，同時督促采取糾正和預防措施管理公司的后勤服務工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)行政部門與公司其他部門的工作，確保部門之間的良好協(xié)作負責公司固定資產(chǎn)及低值易耗品的統(tǒng)籌管理工作（包括管理員工宿舍、員工食堂和公務車輛等）接待公司重要來訪客人，處理行政方面的重要函件職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8代表公司與外界有關(guān)部門和機構(gòu)聯(lián)絡，并保持良好的合作關(guān)系負責宣傳企業(yè)文化，提升公司內(nèi)外部形象職責9職責10做好行政管理的統(tǒng)籌安排，負責指導、管理部門內(nèi)部及公司各部門人力資源和行政工作掌握公司行政管理工作的運行情況，適時向總經(jīng)理匯報職責11職責12圖14 行政總監(jiān)崗位職責二、行政部經(jīng)理崗位職責行政部經(jīng)理負責全面規(guī)劃、指導，協(xié)調(diào)公司內(nèi)相關(guān)行政支持服務。其主要職責如圖15所示。職責1組織制定及執(zhí)行公司行政制度、流程和工作計劃組織、協(xié)調(diào)公司的各種會議及大型活動做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作計劃和總結(jié)報告后起草工作審核、修改以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件，做好文書歸檔和用印管理工作負責監(jiān)督、指導各種行政費用的審核和控制工作，擬訂行政費用的預算并監(jiān)督預算的執(zhí)行合理調(diào)度公務用車，安排車輛的維修與保養(yǎng)定期召集員工建議審議委員會成員對合理化建議進行評審負責公司內(nèi)部、外部公共關(guān)系管理工作職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8做好員工、各部門及上級之間的溝通工作根據(jù)工作計劃和目標，定期檢查落實情況，及時向公司領導和其他部門反饋信息職責9職責10負責指導、管理、監(jiān)督本部門人員的業(yè)務工作，改善工作質(zhì)量和服務態(tài)度職責11圖15 行政部經(jīng)理崗位職責第二章 前臺接待管理第一節(jié) 前臺接待崗位職責一、接待主管崗位職責接待主管在行政部經(jīng)理的領導下，全面監(jiān)督前臺接待、文件處理等各項工作，及時解決前臺工作中出現(xiàn)的問題，保證公司上下信息暢通，提高公司的運行效率，確保實現(xiàn)公司的整體目標。其具體崗位職責如圖21所示。職責1協(xié)助行政部經(jīng)理制定前臺接待處的崗位職責、操作規(guī)程等制度和文件，并監(jiān)督執(zhí)行做好公司重要客人的接待工作，跟蹤戶留言的落實情況檢查前臺接待專員的儀容儀表、勞動紀律、禮儀及工作效率協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司內(nèi)部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)以及公司外部公共關(guān)系的處理等工作培訓、考核前臺接待專員，不斷提高前臺接待專員的業(yè)務水平和服務質(zhì)量檢查前臺辦公區(qū)域的安全、清潔和消防工作妥善處理前臺接待中出現(xiàn)的各種突發(fā)事件職責2職責3職責4職責5職責6職責7圖21 接待主管崗位職責二、接待專員崗位職責接待專員在接待主管的領導下，全面做好前臺的日常接待、電話函件的接轉(zhuǎn)、員工考勤的監(jiān)督及匯總、報刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位職責如圖22所示。職責1負責來賓的登記接待工作負責接收轉(zhuǎn)發(fā)電話、郵件和信函，并做好記錄、整理和建檔等工作配合接待主管完成備忘錄、通訊錄、出差憑證等文件的制作、打印和復印工作負責前臺辦公用品及辦公設備的清潔保養(yǎng)工作幫肋出差員工預訂機票、火車票和客房等，登記出差人員行程負責分發(fā)公司文件、通知，并做好分發(fā)記錄執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總和外出登記工作職責2職責3職責4職責5職責6職責8接受、反饋并協(xié)助接待主管處理客戶及公眾投訴，維護公司形象職責9職責7保持前臺區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生圖22 接待專員崗位職責第三節(jié) 前臺接待管理表格一、客人來訪登記表1．客人來訪登記表（范本一） 年 月 日序號姓名所在單位來訪人數(shù)是否預約被訪人事由時間備注姓名部門到達離開123…編制： 審核：2．客人來訪登記表（范本二）來訪人姓名來訪人單位來訪時間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見：處理結(jié)果：編制： 審核：二、函件收發(fā)登記表1．信函與快件寄送登記表日期寄送部門編號數(shù)量密級送達單位接收人寄送人（簽字）編制： 審核：2．信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數(shù)量密級接受部門簽收人（簽字）編制： 審核：三、前臺接待日志表1．接待工作日記表日期記錄人考勤記錄姓名簽到時間姓名簽到時間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制： 審核：2．來電備忘錄日期： 年 月 日