【正文】 行政事務(wù)管理手冊序 言沒有規(guī)矩，不成方圓。一個成功的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)必須制定一套健全的行政管理制度，從而提供優(yōu)質(zhì)的后勤保障。健全而科學的行政管理制度在現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)經(jīng)營管理過程中起著協(xié)調(diào)、執(zhí)行、指示的重要作用，它直接關(guān)系到整個企業(yè)興衰。面對日益激烈的市場競爭，制定一套適合本企業(yè)的科學具體的管理制度，就顯得尤為重要。為此，我編寫了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)管理叢書《行政事務(wù)管理手冊》，全書共分6部分，用小4號字編排、容量大，達5多萬字，精選了諸多成功的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)內(nèi)部行政事務(wù)管理制度和管理辦法作為范本，從企業(yè)的CI管理制度、企業(yè)會議管理制度、企業(yè)出差管理制度、企業(yè)辦公用品管理制度、企業(yè)安全保衛(wèi)管理制度、企業(yè)衛(wèi)生管理制度、企業(yè)員工提案管理制度、企業(yè)檔案管理制度、企業(yè)食堂管理制度、企業(yè)車輛管理制度、企業(yè)印章管理制度到日常的企業(yè)行政事務(wù)管理等各方面的規(guī)章制度及簡練實用的表格，使企業(yè)在管理方面有章可循，效益倍增。該手冊簡潔、直觀、實用，又可現(xiàn)用現(xiàn)查，實為從事房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)文案制作人員及企業(yè)制定相關(guān)規(guī)范性文本之參考書，亦可作其他行政機關(guān)、事業(yè)單位人員制定辦公管理制度之參考。由于編者水平有限，手冊中疏漏之處在所難免，敬請廣大讀者批評指正！本土職業(yè)經(jīng)理人 李文生編寫 二OO四年九月十四日 目 錄1．0 手冊說明 32．0 行政事務(wù)管理方針、管理目標 43．0 行政事務(wù)管理圖 54．0 行政事務(wù)崗位說明書 65．0 行政事務(wù)管理制度 145．1 門衛(wèi)接待制度 145．2 前臺接待制度 165．3 考勤管理制度 175．4 工作服管理制度 215．5 胸卡管理制度 235．6 衛(wèi)生制度 255．7 食堂管理制度 285．8 房屋維修制度 305．9 車輛管理制度 325．10 辦公用品管理制度 425．11 圖書管理制度 495．12 印章管理制度 525．13 文件管理制度 555．14 檔案管理制度 615．15 文印室管理制度 765．16 網(wǎng)絡(luò)使用管理制度 785．17 計算機管理制度 805．18 電子郵件管理制度 815．19 會議管理制度 835．20 部門經(jīng)理會議制度 895．21 宴請接待制度 945．22 信息收集、傳遞制度 995．23 員工提案管理規(guī)定 1025．24 員工出差實施細則 1075．25 對外宣傳細則 1135．26 保密管理制度 1165．27 安全管理制度 1185．28 CI規(guī)范管理制度 1256．0 行政事務(wù)管理評審與改進控制程序 1326．1 制度檢查執(zhí)行情況評審表 1326．2 改進控制程序圖 1361．0 手冊說明1．1 手冊內(nèi)容本手冊系依據(jù)《公司章程》和公司的實際相結(jié)合編制而成，包括：公司行政事務(wù)管理體系的范圍；公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的所有制度、規(guī)程文件；1．2 適用范圍本手冊適用公司和分公司的行政事務(wù)管理。1．3 手冊管理本手冊為公司的受控文件，由董事長批準頒布執(zhí)行。手冊管理的所有相關(guān)事宜均由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負責，未經(jīng)董事長批準，任何人不得將手冊提供給公司以外的人員。手冊持有者調(diào)離公司時，應將手冊交還總經(jīng)理辦公室辦理核收登記。手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉(zhuǎn)借給其他公司。在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負責人應匯總意見，及時反饋到行政部。行政部應定期對手冊的適宜性、充實性和有效性進行評審；必要時應對手冊加以修改，執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。2．0 行政事務(wù)管理方針、管理目標2．1 行政事務(wù)管理方針2．1．1 以最新、最好的服務(wù)提高行政管理質(zhì)量。2．1．2 以房地產(chǎn)開發(fā)項目為中心提供快速、優(yōu)質(zhì)、可靠的后勤保障。2．1．3 以認真負責的敬業(yè)精神，做好縱向溝通和橫向協(xié)調(diào)工作。2．1．4 團結(jié)合作，發(fā)揮公司行政管理的整體功能。2．2 行政事務(wù)管理目標2．2．1 擬定例行事務(wù)的實施計劃表。2．2．2 嚴格控制辦公成本，物品管理無差錯。2．2．3 創(chuàng)建安全文明的公司環(huán)境，不發(fā)生重大安全事故。2．2．4 擴大服務(wù)網(wǎng)，追求100%“徹底服務(wù)”意識。2．2．5 內(nèi)部評議85%以上。 3．0 行政事務(wù)管理圖行政辦主任行政辦副主任駕駛員文書秘書信息宣傳圖書報刊會議文件檔案門衛(wèi)管理評審改進車輛管理考勤辦公器具計算機網(wǎng)絡(luò)員工提案后勤管理安全衛(wèi)生前臺接待CI 管理副總經(jīng)理總經(jīng)理4．0 行政事務(wù)崗位說明書 行政辦主任 崗位說明書崗位標識信息崗位名稱行政辦主任隸屬部門崗位編碼XZ01直接上級總經(jīng)理工資等級三級直接下級本部門員工可輪換崗位分析日期工作概述全面負責公司行政事務(wù)的管理，確保公司各項工作正常運作。工作職責與任務(wù)1．負責制訂公司行政事務(wù)管理計劃和實施。2．監(jiān)控公司辦公經(jīng)費的使用和費用審核。3．負責制定、完善與審核本部門的規(guī)章制度與工作流程。4．負責實施與公安、市政等政府部門的公共關(guān)系。5．領(lǐng)導、規(guī)模、考核直接下級的工作，審批直接下級的工作計劃。6．負責公司CI規(guī)范管理文件的制作和實施。7．完成上級委派的其他任務(wù)。工 作績效標準1．保證公司管理工作合理、有序，為公司開發(fā)經(jīng)營提供后勤保障。2．確保公司安全文明的工作環(huán)境，對異常情況及時向上級匯報并采取措施。3．嚴格執(zhí)行公司文檔、郵件及網(wǎng)絡(luò)的管理規(guī)定，杜絕出現(xiàn)差錯。4．完善公司信息管理，組織搞好公司對外宣傳工作。崗位工作關(guān)系(一)內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督：在公司總體規(guī)劃、重大決策及重要文件審批方面，接受總經(jīng)理的指示和監(jiān)督；2．所施監(jiān)督：在向部門內(nèi)部人員下達工作任務(wù)和文件審批方面，對副主任、秘書、文書及內(nèi)部管理人員施放監(jiān)督。3．合作關(guān)系：在公司行政事務(wù)的安排、處理等方面，以各部門經(jīng)理發(fā)生協(xié)作關(guān)系。（二）外部關(guān)系1．公司事務(wù)方面與地方政府發(fā)生聯(lián)系。2．公安、市政等政府部門的公共關(guān)系。工作權(quán)限1．所屬人員工作崗位調(diào)動權(quán)、工作指導權(quán)、分配權(quán)、監(jiān)督考核權(quán)；2．對所屬人員的違紀、違規(guī)糾正權(quán)、事實處理權(quán)或處理申報權(quán)；3．行政事務(wù)經(jīng)費的審核權(quán)或額度內(nèi)審批權(quán)；4．辦公用品采購計劃的審核權(quán)。5．公司車輛的調(diào)度情況工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境在辦公室工作。任職要求知識及教育水平要求擁有行政事務(wù)管理、經(jīng)濟法及公共關(guān)系等方面的專業(yè)知識。了解房地產(chǎn)經(jīng)營管理方面的知識。熟悉計算機的的應用及操作技能。技能要求行政事務(wù)分析處理能力，外協(xié)關(guān)系的公關(guān)能力。工作經(jīng)驗要求大學本科以上，經(jīng)濟管理或行政事務(wù)管理專業(yè)。五年以上工作經(jīng)驗?；舅刭|(zhì)要求具有健康的體魄，充沛的精力；強烈的責任心；仔細認真的個人特征； 行政辦副主任 崗位說明書崗位標識信息崗位名稱行政辦副主任隸屬部門崗位編碼XZ02直接上級行政辦主任工資等級直接下級可輪換崗位分析日期工作概述協(xié)助主任搞好行政事務(wù)管理工作，確保公司安全文明環(huán)境。全面負責公司辦公樓的物業(yè)管理工作。工作職責與任務(wù)1．全面負責公司的安全衛(wèi)生工作，監(jiān)督、檢查安全防護措施的實施。2．負責公司的基礎(chǔ)設(shè)施和食堂管理，統(tǒng)籌安排后勤工作。3．負責公司辦公樓的物業(yè)管理工作，制訂完善的服務(wù)標準。4．負責實施與公安、市政等政府部門的關(guān)系。5．完成上級委派的其他任務(wù)。6．主任外出時，負責日常行政事務(wù)工作。工 作績效標準1．保證公司安全無隱患，確保公司經(jīng)營正常運行。2．完善物業(yè)管理制度，提高物業(yè)服務(wù)標準。3．搞好食堂管理工作，做到安全衛(wèi)生、味美可口。4．完善后勤保障制度，制定科學合理的工作流程。崗位工作關(guān)系（一）內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督：在公司行政事務(wù)工作計劃、安排及行政事務(wù)決策。接受行政辦主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督：向部門分管人員下達工作任務(wù)和分管工作任務(wù)文件的審批。對后勤人員及物業(yè)管理人員實施監(jiān)督。3．合作關(guān)系：物業(yè)管理、后勤管理等方面與部門經(jīng)理發(fā)生協(xié)作關(guān)系（二）外部關(guān)系1．在安全衛(wèi)生方面與公安及衛(wèi)生管理等政府機構(gòu)，發(fā)生聯(lián)系。2．在物業(yè)管理方面與水電等公共單位發(fā)生公共關(guān)系。工作權(quán)限1．分管工作人員的指導權(quán)、分配權(quán)、監(jiān)督考核權(quán)。2．對分管人員的違紀、違規(guī)糾正權(quán)、事實處理權(quán)或處理申報權(quán)。3．物業(yè)管理經(jīng)費及安全衛(wèi)生經(jīng)費的審核權(quán)。4．食堂采購的審核權(quán)。工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境物業(yè)管理辦公室任職要求知識及教育水平要求擁有物業(yè)管理、后勤管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理及經(jīng)濟法等各方面的專業(yè)知識。了解房地產(chǎn)基本知識，熟悉計算機的應用及操作。技能要求物業(yè)管理事務(wù)的處理能力，熟悉后勤計劃的制訂與監(jiān)控。熟悉安全事故的處理程序。工作經(jīng)驗要求?？埔陨蠈W歷，經(jīng)濟管理或物業(yè)管理專業(yè)，三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。基本素質(zhì)要求任職者需具有健康的體魄，充沛的精力，強烈的責任心；仔細認真的個人特征； 行政辦秘書 崗位說明書崗位標識信息崗位名稱行政辦秘書隸屬部門崗位編碼XZ03直接上級行政辦主任工資等級直接下級可輪換崗位行政辦文書分析日期工作概述負責公司日常行政事務(wù)管理，確保公司事務(wù)不受影響。工作職責與任務(wù)1．負責公司印章的管理和使用。2．負責公司辦公器具的管理，確保公司經(jīng)營辦公正常運行。3．負責員工提案資料的管理，立項、申報。4．負責公司機房管理，保證公司網(wǎng)絡(luò)安全使用。5．負責公司考勤工作，按時提交打卡記錄。6．完成上級交給的其他任務(wù)。工 作績效標準1．嚴格控制辦公經(jīng)費使用，做到采購計劃合理、適用。2．嚴格機房管理制度，做到整潔衛(wèi)生、安全舒適。3．員工提案申報及時，立項準確。4．嚴格考勤紀律，不弄虛作假。崗位工作關(guān)系（一）內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督：在行政事務(wù)處理方面接受主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督：公司員工出勤情況的監(jiān)督權(quán)，辦公用具、辦公用品、公司網(wǎng)絡(luò)及員工提案管理權(quán)、公司印章使用的管理監(jiān)督權(quán)。3．合作關(guān)系：公司的內(nèi)勤、外勤及網(wǎng)絡(luò)管理，與公司員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。（二）外部關(guān)系1．網(wǎng)絡(luò)管理方面與公安部門發(fā)生協(xié)作關(guān)系。工作權(quán)限1．公司員工出勤情況的監(jiān)督權(quán)、登記權(quán)。2．印章及辦公用品的監(jiān)督使用權(quán)。3．公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及機房的管理權(quán)。4．員工提案的立項申報權(quán)。工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境在辦公室任職要求知識及教育水平要求擁有文書、計算機及經(jīng)濟管理方面的專業(yè)知識，了解房地產(chǎn)基本知識。熟悉計算機軟件應用與操作。技能要求文書工作的處理能力，較強的文字書寫能力。熟悉行政事務(wù)管理工作程序。工作經(jīng)驗要求?？埔陨蠈W歷，計算機、中文或經(jīng)濟管理專業(yè)。二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗?；舅刭|(zhì)要求身體健康、精力充沛、責任心強、仔細認真的個人特征。女性，30歲以下。 行政辦文書 崗位說明書崗位標識信息崗位名稱行政辦文書隸屬部門崗位編碼XZ04直接上級行政辦主任工資等級直接下級可輪換崗位行政辦秘書分析日期工作概述負責公司日常行政事務(wù)管理，確保公司事務(wù)不受影響。工作職責與任務(wù)1．負責公司會議記錄及紀要整理，保證會議室清潔、有序。2．負責公司圖書、報刊裝訂、上架3．負責公司文件檔案的整理、傳遞、歸檔。4．負責公司信息收集的整理和公司對外宣傳工作，做到全面、及時、完整。5．完成上級交給的其他任務(wù)。工 作績效標準1．會議記錄全面，思路清晰，要點明確。2．文檔的管理整潔、有序、科學、合理。3．圖書管理完整無損，報刊裝訂整齊，資料保管齊全。4．信息收集及時，對外宣傳資料準備全面，發(fā)布及時，效果突出。崗位工作關(guān)系（一）內(nèi)部關(guān)系1．所受監(jiān)督：在行政事務(wù)方面，接受主任的指示和監(jiān)督。2．所施監(jiān)督：文件檔案、圖書借閱實施監(jiān)督。3．合作關(guān)系：在文檔管理、圖書管理及信息收集等方面，與員工發(fā)生協(xié)作關(guān)系。（二）外部關(guān)系1．在對外宣傳方面與政府及相關(guān)部門發(fā)生聯(lián)系。2．在信息收集方面與客戶發(fā)生聯(lián)系。工作權(quán)限1．會議的記錄權(quán)和紀要的整理權(quán)。2．文檔、圖書的管理權(quán)。3．信息收集的報告權(quán)。4．公司對外宣傳權(quán)。工作時間在規(guī)定時間內(nèi)上班，有時需要加班加點。工作環(huán)境在辦公室任職要求知識及教育水平要求擁有文書、計算機及經(jīng)濟管理方面的專業(yè)知識，了解房地產(chǎn)基本知識。熟悉計算機軟件應用與操作。技能要求文書工作的處理能力，較強的文字書寫能力。熟悉行政事務(wù)管理工作程序。工作經(jīng)驗要求?？埔陨蠈W歷，計算機、中文或經(jīng)濟管理專業(yè)。二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗?；舅刭|(zhì)要求身體健康、精力充