【正文】 旅行社管理信息系統(tǒng)一、旅行社管理信息系統(tǒng)概述旅行社基本的業(yè)務(wù)過程就是分別將交通部門、飯店、餐館、旅游景點(diǎn)、商店、文化娛樂等類型企業(yè)生產(chǎn)的單項(xiàng)旅游產(chǎn)品統(tǒng)一采購后進(jìn)行優(yōu)化組合，形成各具特色的旅游產(chǎn)品，再銷售給旅游者。作為一個(gè)“生產(chǎn)”服務(wù)的企業(yè)，旅行社最基本的業(yè)務(wù)主要集中在產(chǎn)品的生產(chǎn)銷售、售后服務(wù)及最終的財(cái)務(wù)結(jié)算、會計(jì)業(yè)務(wù)等部分。以下就這3個(gè)基本環(huán)節(jié)做簡單介紹。(1)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、宣傳與銷售業(yè)務(wù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、宣傳與銷售是旅行社最基本的業(yè)務(wù)之—。通過對交通、住宿、景點(diǎn)等綜合信息的組織，設(shè)計(jì)出各種吸引旅游者的產(chǎn)品，而這種產(chǎn)品的特點(diǎn)是旅游者在消費(fèi)之前無法直接感受到的。因此，旅游產(chǎn)品的銷售顯得格外重要，即將有關(guān)產(chǎn)品的各種信息通過各種媒介傳遞出去，以便消費(fèi)者全面了解旅行社的產(chǎn)品并產(chǎn)生購買的欲望。(2)接待業(yè)務(wù)旅行社產(chǎn)品的特殊性決定了產(chǎn)品的購買先于消費(fèi)，并且旅游者實(shí)際消費(fèi)的過程，就是旅行社進(jìn)行訂房、訂餐、訂票及導(dǎo)游服務(wù)等直接生產(chǎn)和接待的過程。(3)財(cái)務(wù)結(jié)算會計(jì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)結(jié)算會計(jì)業(yè)務(wù)在旅行社經(jīng)營中起監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)的作用，并通過賬目往來結(jié)算、財(cái)務(wù)分析和成本核算等途徑促使旅行社企業(yè)開源節(jié)流，不斷改善經(jīng)營，獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。2.旅行社管理信息系統(tǒng)的定義和特點(diǎn)旅行社管理信息系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，對旅行杜經(jīng)營的所有信息進(jìn)行綜合管理和控制的以人為主體的人—機(jī)綜合系統(tǒng)。旅行社管理信息系統(tǒng)的職能是對旅行社生產(chǎn)服務(wù)過程的管理實(shí)現(xiàn)信息化，從而提高旅行社的生產(chǎn)率和管理效率，同時(shí)提高旅行社的市場競爭能力，滿足現(xiàn)代人旅游的個(gè)性化服務(wù)要求。旅行社信息系統(tǒng)應(yīng)具有以下幾方面的特點(diǎn)。(1)處理的信息量大，更新快旅行社管理涉及的信息量很大，特別是旅游產(chǎn)品的信息?？梢哉f，一個(gè)旅行讓收集的旅游產(chǎn)品信息越多，旅游消費(fèi)者獲取滿意產(chǎn)品的概率就越高。而且旅行社經(jīng)營的產(chǎn)品涉及旅游交通、旅游景點(diǎn)、飯店、餐館等行業(yè)和部門，相關(guān)信息處在不斷的變化之中，其時(shí)效性很短，有的只有一天，有些信息甚至只有幾個(gè)小時(shí)。旅行社管理信息系統(tǒng)必須及時(shí)更新系統(tǒng)中的信息，把最有效的旅游信息介紹給旅游消費(fèi)者。(2)具有較強(qiáng)的交叉處理能力旅行社是旅游產(chǎn)品銷售的中間商，組織、銷售旅游產(chǎn)品，為旅游消費(fèi)者提供服務(wù)是其主要業(yè)務(wù)。旅行社的每一筆業(yè)務(wù)都必須通過各個(gè)部門的協(xié)作來完成，如某項(xiàng)旅游產(chǎn)品的銷售，需經(jīng)過銷售、“計(jì)調(diào)、接待、陪同、財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)，為滿足這個(gè)流程中信息流向的交叉互動，要求旅行社管理信息系統(tǒng)具備很強(qiáng)的交叉處理信息的能力。(3)具備靈活的個(gè)性化處理能力現(xiàn)代旅游對個(gè)性化的要求越來越高，為迎合這種發(fā)展趨勢，旅行社管理信息系統(tǒng)必須利用Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息處理技術(shù)，為旅游提供個(gè)性化的服務(wù)。如對散客而言，旅行社通過提供完美的信息服務(wù)，旅游者可以自己確定旅游線路、自己選擇住宿的飯店等，實(shí)現(xiàn)自主旅游。對于團(tuán)隊(duì)旅游而言，旅行社在組旅游者外出旅游過程中，通過信息服務(wù)系統(tǒng)，可以及時(shí)向旅游者提供旅途生活中的各種個(gè)性化服務(wù)?？紤]旅行社內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的功能需求，即圍繞旅行社的基本業(yè)務(wù)，如旅游產(chǎn)品開發(fā)、旅游產(chǎn)品的促銷、旅游產(chǎn)品的銷售、旅游接待服務(wù)、旅游的售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。一個(gè)旅行社管理信息系統(tǒng)必須能夠滿足以下功能需求：(1)組團(tuán)職能。負(fù)責(zé)收集市場信息，組織開發(fā)旅游產(chǎn)品，制定組團(tuán)接待計(jì)劃。(2)接團(tuán)職能。負(fù)責(zé)對團(tuán)隊(duì)地面的接待工作，及時(shí)協(xié)調(diào)接待中出現(xiàn)的異常問題。(3)導(dǎo)游職能。根據(jù)客戶要求，合理配備導(dǎo)游員，具體做好接待工作。(4)散客職能。主要為海外游客提供小包價(jià)為主的旅游服務(wù)(區(qū)別于團(tuán)隊(duì))。(5)交通職能。負(fù)責(zé)聯(lián)系車輛運(yùn)輸部門，準(zhǔn)時(shí)出票和團(tuán)隊(duì)行李的運(yùn)送。(6)計(jì)調(diào)職能。做好接待團(tuán)隊(duì)計(jì)劃，具體落實(shí)旅游中的票、房、車、餐等內(nèi)容。(7)財(cái)務(wù)職能。負(fù)責(zé)對企業(yè)的財(cái)務(wù)核算、決算以及經(jīng)濟(jì)活動分析等事務(wù)。(8)綜合業(yè)務(wù)職能。主要是管理各種價(jià)格信息，負(fù)責(zé)對價(jià)格的審批、檢查、監(jiān)督，并對旅游市場進(jìn)行調(diào)研和分析。(9)辦公室管理。主要處理日常辦公事務(wù)，如文件、檔案的管理，經(jīng)營協(xié)調(diào)的處理等。(10)人事管理。主要處理人事方面的事務(wù)，如培訓(xùn)記錄、晉升記錄、獎勵(lì)記錄等，也包括工資管理等內(nèi)容。(11)外聯(lián)管理。主要處理和協(xié)調(diào)旅游服務(wù)中需要其他單位配合的一些事務(wù)，記錄有關(guān)外聯(lián)的一切數(shù)據(jù)信息。一個(gè)典型的旅行社，其業(yè)務(wù)作業(yè)流程如圖5—1所示。旅行社的組團(tuán)中心根據(jù)旅游團(tuán)(者)組織情況編制自聯(lián)計(jì)劃和組團(tuán)核算，而后將它們分別送至計(jì)調(diào)部和財(cái)務(wù)部；計(jì)調(diào)部接到計(jì)劃后，需要逐項(xiàng)落實(shí)其中的票、車、房、餐、導(dǎo)游各項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)根據(jù)旅游者人數(shù)情況將計(jì)劃告知接團(tuán)中心或散客中心，并將計(jì)劃流量通過綜合業(yè)務(wù)部上報(bào)至經(jīng)理辦公室；接待中心與散客中心在完成接待工作的同時(shí)需將接團(tuán)核算以費(fèi)用結(jié)算單的形式送至財(cái)務(wù)部進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核算。任何一個(gè)信息系統(tǒng)都具有一定的結(jié)構(gòu)，旅行社管理信息系統(tǒng)也不例外，由于旅行社管理信息系統(tǒng)的軟件不是很多，尤其在許多中小型的旅行社，還沒有真正開展信息化的經(jīng)營管理，所以在這里只能從原理性的角度討論旅行社管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)形式。一般來說，旅行社管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是指各部件構(gòu)成的框架。對部件不同的理解就構(gòu)成了不同結(jié)構(gòu)方式，一般可以分為概念結(jié)構(gòu)、功能結(jié)構(gòu)、軟件結(jié)構(gòu)和硬件結(jié)構(gòu)等4種方式。(一)概念結(jié)構(gòu)概念結(jié)構(gòu)對信息系統(tǒng)的理解是：系統(tǒng)是由信息源、信息處理機(jī)、信息用戶、信息管理者等4個(gè)部件組成。它是從理論概念的角度看待信息系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)。(二)功能結(jié)構(gòu)功能結(jié)構(gòu)是從系統(tǒng)使用者的角度看，認(rèn)為系統(tǒng)有一個(gè)目標(biāo)，有多種功能，各種功能之間又有各種信息的聯(lián)系，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)結(jié)合的樹型結(jié)構(gòu)整體。因?yàn)橄到y(tǒng)可以由子系統(tǒng)構(gòu)成，子系統(tǒng)還可以由各功能模塊組成，形成完整的TAMIS系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。(三)軟件結(jié)構(gòu)軟件結(jié)構(gòu)是從軟件開發(fā)技術(shù)人員的角度看，認(rèn)為系統(tǒng)由許多軟件模塊和各種數(shù)據(jù)文件組成，它把各個(gè)功能模塊和文件數(shù)據(jù)組合起來，構(gòu)成一個(gè)功能矩陣圖，就形成了系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)。從軟件結(jié)構(gòu)的角度，一個(gè)信息系統(tǒng)是有許多個(gè)功能模塊文件、共享文件和數(shù)據(jù)文件構(gòu)成的。(四)硬件結(jié)構(gòu)旅行社管理信息系統(tǒng)有硬件部分和軟件部分，硬件結(jié)構(gòu)就是系統(tǒng)的硬件組成及其連接方式，其核心是網(wǎng)絡(luò)硬件結(jié)構(gòu)，包括硬件的物理結(jié)點(diǎn)安排、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置、網(wǎng)絡(luò)布線以及各辦公室的計(jì)算機(jī)分布規(guī)劃等。二、旅行社管理信息系統(tǒng)的信息流程在業(yè)務(wù)上，旅行社的各部門是由計(jì)劃數(shù)據(jù)流和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流串接起來的。從發(fā)生的時(shí)間順序上來看，計(jì)劃數(shù)據(jù)流(即訂單產(chǎn)生)在前，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流在后?，F(xiàn)實(shí)中旅行社一般業(yè)務(wù)信息流程如圖所示：從旅行社管理業(yè)務(wù)信息流程可見，旅行社的業(yè)務(wù)開始于根據(jù)游客需求(出游、訂票、送等)形成的計(jì)劃訂單。這是數(shù)據(jù)流的源點(diǎn)。在確認(rèn)訂單之后，根據(jù)業(yè)務(wù)的不同做出不同的處理，若是國內(nèi)業(yè)務(wù)則確認(rèn)游客名單并組成旅游團(tuán)，然后交計(jì)調(diào)部門做盯房、訂車、訂票等處理，接著轉(zhuǎn)到接待部門，接待部門按照訂單的要求安排導(dǎo)游人員和派發(fā)物品，從而完成整個(gè)接待工作。在此過程中，還必須完成財(cái)務(wù)收款、財(cái)務(wù)付款，成本利收入的核算，核算的結(jié)果最終作為財(cái)務(wù)部的憑證，進(jìn)行賬務(wù)報(bào)表部分處理．因此數(shù)據(jù)流終點(diǎn)是財(cái)務(wù)部門，并在綜合業(yè)務(wù)部門進(jìn)行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，以便未來旅游產(chǎn)品的開發(fā)與完善。若是海外業(yè)務(wù)或港澳業(yè)務(wù)還必須先辦好各種證件和護(hù)照后再做處理c此外，旅行社還將處理一些單項(xiàng)的業(yè)務(wù)，其處理過程較團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)簡單，在確定訂單后交由計(jì)調(diào)部門，并最終在財(cái)務(wù)部門完成財(cái)務(wù)處理I作。組團(tuán)業(yè)務(wù)由組團(tuán)報(bào)價(jià)與織團(tuán)核算2個(gè)部分組成。其中，組團(tuán)報(bào)價(jià)的業(yè)務(wù)過程為：