【正文】 文書流程管理作業(yè)規(guī)範(fàn)行政院中華民國99年7月94 / 100目 錄第一章　總則 1第二章　權(quán)責(zé)劃分 6第三章　管制標(biāo)準(zhǔn) 10第一節(jié)　處理時(shí)限 10第二節(jié)　管制區(qū)分 10第三節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 14第四章　管制方法 20第一節(jié)　登錄 20第二節(jié)　統(tǒng)計(jì) 22第三節(jié)　分析 24第五章　文書稽催 32第一節(jié)　衡量準(zhǔn)據(jù) 32第二節(jié)　實(shí)施稽催 32第三節(jié)　展期申請 34第四節(jié)　檢討運(yùn)用 35第六章　一般公文時(shí)效管制 36第一節(jié)　法令依據(jù) 36第二節(jié)　管制原則 36第三節(jié)　處理時(shí)限 38第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 38第七章　專案管制案件時(shí)效管制 41第一節(jié)　法令依據(jù) 41第二節(jié)　管制原則 41第三節(jié)　處理時(shí)限 43第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 44第八章　人民申請案件時(shí)效管制 45第一節(jié)　法令依據(jù) 45第二節(jié)　管制原則 45第三節(jié)　處理時(shí)限 46第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 47第五節(jié)　研討縮短處理時(shí)限 48第九章　人民陳情案件時(shí)效管制 49第一節(jié)　法令依據(jù) 49第二節(jié)　管制原則 50第三節(jié)　處理時(shí)限 51第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 51第五節(jié)　訂定處理程序 53第十章　訴願(yuàn)案件時(shí)效管制 54第一節(jié)　法令依據(jù) 54第二節(jié)　管制原則 55第三節(jié)　處理時(shí)限 56第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 57第五節(jié)　訂定處理程序 59第十一章　立法委員質(zhì)詢案件時(shí)效管制 60第一節(jié)　法令依據(jù) 60第二節(jié)　管制原則 61第三節(jié)　處理時(shí)限 61第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 62第五節(jié)　訂定處理程序 63第十二章　監(jiān)察案件時(shí)效管制 64第一節(jié)　法令依據(jù) 64第二節(jié)　管制原則 64第三節(jié)　處理時(shí)限 65第四節(jié)　計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 66第十三章　公文檢核 67第一節(jié)　目標(biāo)訂定 67第二節(jié)　作業(yè)項(xiàng)目 67第三節(jié)　建立公文檢核制度 69第四節(jié)　獎(jiǎng)懲 73第十四章　訓(xùn)練與宣導(dǎo) 75第一節(jié)　訓(xùn)練 75第二節(jié)　宣導(dǎo) 76第十五章　附則 77附錄1 78附錄2 91前　　言公文是政府機(jī)關(guān)推動(dòng)公務(wù)、溝通意見的重要工具，公文本身能否發(fā)揮功能，與行政效能有極密切關(guān)係。為因應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，行政院訂定「文書處理手冊」，對(duì)於公文製作程式、結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或交辦起至發(fā)文歸檔止之流程提供相關(guān)作業(yè)規(guī)定。為提高公文辦理時(shí)效，行政院研究發(fā)展考核委員會(huì)（以下簡稱行政院研考會(huì)）於63年3月訂定「公文時(shí)效管制作業(yè)手冊」，付諸實(shí)施，其後歷經(jīng)同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正4版，實(shí)施以還，已具相當(dāng)成效。配合「文書處理手冊」之文書稽催專章修正為文書流程管理，文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動(dòng)導(dǎo)正之流程管理理念取代，「公文時(shí)效管制作業(yè)手冊」爰更名為「文書流程管理手冊」，除文書稽催外，並隨執(zhí)行需要，將原手冊部分章節(jié)增修檢討或予充實(shí)，於90年4月修正5版，另為配合文書處理手冊修正，茲經(jīng)蒐集分析各機(jī)關(guān)實(shí)務(wù)運(yùn)作情形、管理措施等相關(guān)資料，於94年1月修正6版，提供各機(jī)關(guān)參用，復(fù)為達(dá)成公文處理之簡易化、標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，爰將手冊內(nèi)容予以簡併及確立遵循標(biāo)準(zhǔn)，於97年12月修正7版，以供各機(jī)關(guān)參考。行政院因應(yīng)公文線上簽核之廣泛運(yùn)用及定期檢討文書處理手冊，於98年度進(jìn)行文書處理手冊研修工作，另鑑於文書處理手冊及文書流程管理手冊並存造成機(jī)關(guān)人員適用之疑義或困擾，爰將文書流程管理手冊更名為文書流程管理作業(yè)規(guī)範(fàn)，並於文書處理手冊增訂各機(jī)關(guān)文書流程管理作業(yè)依相關(guān)規(guī)定辦理之依據(jù)，以使本規(guī)範(fàn)與文書處理手冊相互搭配銜接。文書流程管理作業(yè)規(guī)範(fàn)第一章　總　　則一、全程管制：（一）公文從收文（或創(chuàng)簽稿）至發(fā)文、歸檔應(yīng)全程列入管制。（二）文書流程管理之實(shí)施，為一整體作業(yè)，應(yīng)由各級(jí)承辦人員自我管理做起，以業(yè)務(wù)單位主動(dòng)導(dǎo)正為主，文書單位稽催及專責(zé)管制單位之協(xié)調(diào)、管考為輔。二、全面管制：（一）行政機(jī)關(guān)均應(yīng)實(shí)施文書流程管理，並將各單位列入管制範(fàn)圍，機(jī)關(guān)總收、總發(fā)文件，或單位收文、發(fā)文、創(chuàng)簽、創(chuàng)稿文件（或存查）均應(yīng)列入管制。（二）文書流程管理必須統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)處理原則，俾利共同遵守。一般行政機(jī)關(guān)之作業(yè)規(guī)定，得依據(jù)文書處理手冊與本作業(yè)規(guī)範(fàn)之基本原則，配合機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)特性與事實(shí)需要，由各機(jī)關(guān)自行訂定。其他如學(xué)校、事業(yè)機(jī)構(gòu)等，得由其上級(jí)機(jī)關(guān)依其業(yè)務(wù)性質(zhì)與需要，參考本作業(yè)規(guī)範(fàn)自訂作業(yè)規(guī)定據(jù)以實(shí)施。三、作業(yè)範(fàn)圍：（一）機(jī)關(guān)每一公文全部流程，應(yīng)建立完整登錄系統(tǒng)，予以正確登錄及統(tǒng)計(jì)其使用時(shí)間，作為稽催、統(tǒng)計(jì)、分析之依據(jù)，以發(fā)掘問題、有效稽催，防止積壓及偏差。（二）各機(jī)關(guān)應(yīng)針對(duì)登錄、統(tǒng)計(jì)、分析及稽催結(jié)果所發(fā)現(xiàn)之缺失與問題，研提改進(jìn)措施，促使文書流程適時(shí)運(yùn)用工作分析與簡化，達(dá)到處理迅速確實(shí)、提高行政效率及公文品質(zhì)之要求。四、管理原則：文書流程管理為一全程性、全面性作業(yè)，其應(yīng)遵循之原則如下：（一）機(jī)關(guān)文書流程管理作業(yè)權(quán)責(zé)劃分應(yīng)以本作業(yè)規(guī)範(fàn)規(guī)定為基本原則，賦予機(jī)關(guān)內(nèi)部單位、成員應(yīng)負(fù)職責(zé)。各機(jī)關(guān)如因機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)特性肇致實(shí)務(wù)作業(yè)有單位間權(quán)責(zé)劃分難符作業(yè)規(guī)範(fàn)規(guī)定之情形，得依業(yè)務(wù)性質(zhì)彈性調(diào)整。（二）各機(jī)關(guān)文書流程作業(yè)相關(guān)法令規(guī)定，應(yīng)隨時(shí)檢討及定期修正，落實(shí)層級(jí)負(fù)責(zé)，逐級(jí)考核，使執(zhí)行不致偏差。並按行政系統(tǒng)逐級(jí)推動(dòng)，督導(dǎo)所屬機(jī)關(guān)全面實(shí)施文書流程管理。（三）立法委員質(zhì)詢案件、人民申請案件、訴願(yuàn)案件、人民陳情案件及監(jiān)察案件之性質(zhì)與處理時(shí)限，與一般公文不同，應(yīng)單獨(dú)管制統(tǒng)計(jì)。五、本作業(yè)規(guī)範(fàn)用詞，定義如下：（一）文書流程管理：指以完整登錄公文處理過程相關(guān)事實(shí)資訊為基礎(chǔ)，實(shí)施自我管理、文書稽催、時(shí)效統(tǒng)計(jì)分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時(shí)效及品質(zhì)之文書管理作業(yè)制度。（二）自我管理：指機(jī)關(guān)組織各級(jí)人員均應(yīng)具備提高公文處理時(shí)效及品質(zhì)之觀念，其消極層面在建立人員確遵各項(xiàng)文書處理規(guī)定，主動(dòng)導(dǎo)正影響公文時(shí)效因素，積極層面則在於增進(jìn)其業(yè)務(wù)知識(shí)及積極任事態(tài)度，根本提升公文品質(zhì)。（三）文書單位：指機(jī)關(guān)內(nèi)負(fù)責(zé)辦理收文、分文、繕打、校對(duì)、用印、發(fā)文等文書作業(yè)之單位。（四）業(yè)務(wù)單位：指直接負(fù)責(zé)文件簽辦或文稿擬判之單位。（五）專責(zé)管制單位：指依機(jī)關(guān)組織法規(guī)之掌理事項(xiàng)分工或經(jīng)機(jī)關(guān)首長指定，負(fù)責(zé)綜理文書流程管理相關(guān)工作之單位（或受指派負(fù)責(zé)綜理文書流程管理專人所屬之單位）。（六）文書稽催：包括狹義及廣義文書稽催。狹義文書稽催，指公文辦結(jié)前，透過公文系統(tǒng)、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個(gè)處理過程之辦理情形，促使公文能在規(guī)定期限內(nèi)處理完畢；廣義文書稽催，指公文辦結(jié)前後，對(duì)公文處理之一種稽查作業(yè)。（七）文書流程：指文書處理自收文（創(chuàng)簽稿）起至發(fā)文、歸檔止之全部流程，包括收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發(fā)文處理及歸檔處理等步驟。（八）立法委員質(zhì)詢案件時(shí)效管制：指依據(jù)立法院職權(quán)行使法及「行政院及所屬各機(jī)關(guān)辦理答復(fù)立法委員質(zhì)詢案件處理原則」之處理時(shí)限，所實(shí)施之時(shí)效管制作業(yè)。（九）訴願(yuàn)案件時(shí)效管制：指依據(jù)訴願(yuàn)法所定訴願(yuàn)處理時(shí)限，並以「案」為單元，所實(shí)施之時(shí)效管制作業(yè)。（十）人民申請案件時(shí)效管制：指人民（團(tuán)體）申請各種證照、證書、證明或提供服務(wù)等案件，除法規(guī)另有規(guī)定外，各主管機(jī)關(guān)應(yīng)按其性質(zhì)，區(qū)分類別、項(xiàng)目，分別訂定處理時(shí)限，並以「案」為單元，所實(shí)施之時(shí)效管制作業(yè)。（十一）人民陳情案件時(shí)效管制：指依據(jù)行政程序法及「行政院暨所屬各機(jī)關(guān)處理人民陳情案件要點(diǎn)」，人民對(duì)於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發(fā)或行政上權(quán)益之維護(hù)，向主管機(jī)關(guān)提出之具體陳情，由主管機(jī)關(guān)訂定處理時(shí)限，並以「案」為單元，所實(shí)施之時(shí)效管制作業(yè)。（十二）監(jiān)察案件時(shí)效管制：指依據(jù)監(jiān)察法、監(jiān)察法施行細(xì)則及「監(jiān)察院糾正及調(diào)查案件追蹤管制作業(yè)注意事項(xiàng)」之處理時(shí)限，所實(shí)施之時(shí)效管制作業(yè)。（十三）處理時(shí)限：指按公文處理速別規(guī)定，自收文至發(fā)文(存查)之全部流程可使用時(shí)數(shù)或日數(shù)。（十四）限辦日期：指依據(jù)各類公文之處理時(shí)限規(guī)定可使用日數(shù)，計(jì)算應(yīng)辦結(jié)之實(shí)際日期。（十五）可使用時(shí)間：指在每一公文處理過程中，每一處理階段所能使用之時(shí)間。（十六）創(chuàng)稿：指無正式來文而主動(dòng)辦理或交辦之案件。（十七）限期公文：指來文或依規(guī)定訂有期限之公文。（十八）彙辦案件：指同一案件內(nèi)之有關(guān)事項(xiàng)，必須彙集全部來文後，始能統(tǒng)一處理之案件。（十九）併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對(duì)其他機(jī)關(guān)來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統(tǒng)一處理之案件。（二十）個(gè)案分析：指對(duì)超過一定處理時(shí)限之待辦案件，採取以「案」為單元之分析處理作業(yè)，其目的在促進(jìn)全案之整體時(shí)效，防止積案產(chǎn)生。（二十一）個(gè)件分析：指對(duì)使用日期較長之案件，採取以「文」為單元，逐件分析其流程，其目的在於檢討其關(guān)鍵所在，從根本上尋求提高公文時(shí)效之途徑。（二十二）發(fā)文使用時(shí)間： 從機(jī)關(guān)收文次日起，至發(fā)文之日止之全部文書流程中，扣除假日所使用之時(shí)間，在統(tǒng)計(jì)時(shí)稱為「發(fā)文使用日數(shù)」，並以「日」為單位。超過半日或不足1日者，以1日計(jì)算，而不足半日者，以半日計(jì)算（機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)特性需要，設(shè)有電子設(shè)備以時(shí)為單位進(jìn)行管制者，得以實(shí)際使用時(shí)數(shù)，換算為日計(jì)算時(shí)間）；立法委員質(zhì)詢案件則以行政院電子交答發(fā)文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發(fā)文使用時(shí)間。（二十三）發(fā)文平均使用日數(shù)：指發(fā)文使用日數(shù)之和，除以發(fā)文總件數(shù)，所得之商。 （二十四）專案管制案件：指公文涉及政策、法令與其他機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)，或須經(jīng)較長時(shí)間協(xié)調(diào)會(huì)辦之複雜案件，經(jīng)承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預(yù)定完成時(shí)間，送專責(zé)管制單位審查，簽請機(jī)關(guān)首長或幕僚長核準(zhǔn)後，以「案」為單元實(shí)施管制者。（二十五）以文管制：指以「文」為管制統(tǒng)計(jì)單元之管理作業(yè)方式，其係以收文(創(chuàng)稿)編號(hào)之個(gè)件進(jìn)行管制，重點(diǎn)為各「文」是否於限期內(nèi)處理完畢，不問案情之內(nèi)容，並於辦結(jié)即銷號(hào)歸檔。（二十六）以案管制：指以「案」為管制統(tǒng)計(jì)單元之管理作業(yè)方式，凡公文屬專案性質(zhì)須整體性作業(yè)者，其要求重點(diǎn)在於「案」之決定，以案情實(shí)質(zhì)擬處作為管制標(biāo)的，處理時(shí)限與數(shù)量統(tǒng)計(jì)皆以「案」為標(biāo)準(zhǔn)，並以實(shí)施全程管制來達(dá)到作業(yè)要求。以「案」管制之公文，其首件公文收文號(hào)於全案辦結(jié)時(shí)始能銷號(hào)結(jié)案，處理中有發(fā)文需要者，另以他號(hào)方式處理(發(fā)文件按一般公文創(chuàng)號(hào)或原案附號(hào)處理，收文件則以原案附號(hào)或另編一般公文收文號(hào)處理)，並於全案辦結(jié)時(shí)一併歸檔。（二十七）公文檢核：指藉由資料查閱及對(duì)相關(guān)問題查詢，並輔以個(gè)案抽查、問卷調(diào)查等方法，有效瞭解並評(píng)估機(jī)關(guān)公文處理品質(zhì)與流程管理良窳，發(fā)掘問題及缺失，從而提出改進(jìn)建議與解決方法，以提升公文處理效率之一種評(píng)核作業(yè)。（二十八）線上簽核：指公文之處理以電子方式在安全之網(wǎng)路作業(yè)環(huán)境下，採用電子認(rèn)證、權(quán)限控管或其他安全管制措施，並在確保電子文件之可認(rèn)證性下，進(jìn)行線上傳遞、簽核工作。第二章　權(quán)責(zé)劃分六、業(yè)務(wù)單位職責(zé)：（一）每一成員應(yīng)自行檢查事項(xiàng)：經(jīng)辦文件：確遵文書處理手冊規(guī)定辦理，基於自我管理及目標(biāo)管理原則，應(yīng)確保公文品質(zhì)與時(shí)效，並依規(guī)定期限辦結(jié)。自簽辦之日起至發(fā)文之日止，應(yīng)主動(dòng)注意簽辦、會(huì)辦、陳核、發(fā)文、送達(dá)等處理流程之查催，如有查催困難情事，應(yīng)即時(shí)向單位主管或文書單位反映處理；必須展期時(shí)，報(bào)請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)；但累積展期30日以上時(shí)，應(yīng)報(bào)請機(jī)關(guān)首長或幕僚長核準(zhǔn)，並會(huì)知專責(zé)管制單位列入管制。所稱「累積展期30日以上」日數(shù)之計(jì)算是否包含假日，依本作業(yè)規(guī)範(fàn)第12點(diǎn)辦理。管制會(huì)稿、會(huì)辦時(shí)效：確遵文書處理手冊文書簡化精神辦理，即急要文件須會(huì)辦者應(yīng)進(jìn)行親會(huì)面洽、同一文件請3個(gè)以上單位會(huì)核，以同時(shí)送會(huì)為原則；會(huì)辦之文件，受會(huì)單位應(yīng)視同速件，並依收發(fā)文程序辦理。無論送會(huì)或收會(huì)均應(yīng)管制時(shí)間，受會(huì)單位如不能依限退回時(shí)，應(yīng)將原因、理由及預(yù)定時(shí)間通知送會(huì)機(jī)關(guān)（單位）。業(yè)務(wù)處理流程簡化：各層級(jí)人員就其承辦業(yè)務(wù)應(yīng)主動(dòng)檢討作業(yè)程序，簡化工作流程，以提升公文處理時(shí)效。（二）單位收發(fā)人員職責(zé)：管制登錄本單位每一公文處理流程經(jīng)過及使用時(shí)間，逐日檢查公文處理紀(jì)錄，對(duì)逾期案件未依規(guī)定辦理展期手續(xù)者或受會(huì)逾時(shí)辦理者，應(yīng)依規(guī)定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。統(tǒng)計(jì)本單位公文時(shí)效資料，逐月向單位主管提出報(bào)告及供文書單位彙整統(tǒng)計(jì)運(yùn)用，其中逾處理時(shí)限30日以上案件，應(yīng)單獨(dú)列表提報(bào)。並配合專責(zé)管制單位辦理調(diào)卷分析需要，提供必要之資料。所稱「逾期30日以上」日數(shù)之計(jì)算是否包含假日，依本作業(yè)規(guī)範(fàn)第12點(diǎn)辦理。（三）各級(jí)單位主管職責(zé)：充分掌握單位成員公文承辦時(shí)效及查催資料，對(duì)權(quán)責(zé)內(nèi)核準(zhǔn)展期案件及已逾期仍未辦理展期案件，應(yīng)即督促承辦人妥適處理；督促代理人確實(shí)於時(shí)限內(nèi)辦妥應(yīng)代辦公文，以落實(shí)職務(wù)代理制度。對(duì)一般公文來文之處理速別與公文性質(zhì)不符者，得核準(zhǔn)調(diào)整來文處理速別，或指定授權(quán)人員核準(zhǔn)調(diào)整之。對(duì)涉及2個(gè)以上單位之作業(yè)，宜與相關(guān)單位商訂原則後再行處理，避免因往來會(huì)稿而延誤時(shí)效。對(duì)逾處理時(shí)限30日以上之待辦案件，應(yīng)向上級(jí)主管機(jī)關(guān)報(bào)備，並會(huì)專責(zé)管制單位處理。配合專責(zé)管制單位召開文書流程管理工作研討會(huì)議，共同檢討改進(jìn)單位文書流程，並適時(shí)提出公文時(shí)效優(yōu)劣案件獎(jiǎng)懲建議、調(diào)整承辦人員工作量分配等事項(xiàng)。七、文書單位職責(zé)（一）全程管制機(jī)關(guān)每一文件之處理流程與使用時(shí)間。統(tǒng)計(jì)全機(jī)關(guān)公文時(shí)效資料，定期提供專責(zé)管制單位作統(tǒng)計(jì)分析運(yùn)用，其中逾處理時(shí)限30日以上案件，應(yīng)單獨(dú)列表提報(bào)，並視調(diào)卷分析之需要，協(xié)助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄及管制情形，並提供各業(yè)務(wù)單位主管及專責(zé)管制單位稽催資料。（二）邀集會(huì)商專責(zé)管制、資訊等單位，建置文書流程管理電腦化作業(yè)環(huán)境及推動(dòng)線上簽核作業(yè)、建立「以案管制」及「以文管制」作法、協(xié)助推動(dòng)文書流程簡化等工作。（三）訂定公文展期核準(zhǔn)職責(zé)，展期30日以上時(shí)，須由機(jī)關(guān)首長或幕僚長核準(zhǔn)。（四）依據(jù)處理時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)，參照本機(jī)關(guān)公文處理各個(gè)過程情形，訂定每一過程之可使用時(shí)間，作為適時(shí)提醒各級(jí)人員處理公文參考準(zhǔn)據(jù)。例如：普通件時(shí)限為6日，其中承辦、會(huì)稿(簽)、核稿、判行，以及繕校、用印、發(fā)文時(shí)，只能使用其中部分時(shí)間，而預(yù)留其他過程之作業(yè)時(shí)間；可使用時(shí)間之分配，