【正文】 消防安全管理體系 文 件 編 制 指 南 市公安消防支隊 二○○ 九 年十一月前 言 隨著世界經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人們生活水平的日益提高，人們對自身安全的保護意識越來越強，對生活環(huán)境、工作條件的要求越來越高。這就要求企業(yè)主想方設法提高自身消防安全管理水平，改善消防安全條件，為員工和社會提供安全的環(huán)境。與此同時，隨著國際間經(jīng)濟合作、貿(mào)易往來的日益頻繁，世界上各種類型大企業(yè)、組織采取各種手段和方法來提高企業(yè)消防安全管理水平，改善企業(yè)的形象。他們的普遍做法是借鑒ISO9000 和 ISO14000 系列標準推廣應用的成功經(jīng)驗，將 ISO9000 和 ISO14000 先進科學的管理模式應用于消防安全領域，開展消防安全標準化管理工作。 我國向來重視消防安全工作，但消防安全管理標準化工作尚未起步。荊門市公安消防支隊根據(jù)國際上消防安全管理體系的發(fā)展趨向，經(jīng)過一系列準備工作，于 2020 年10 月頒布“消防安全管理體系試行標準”，在全市一級消防安全重點單位中推行。這一標準的頒布、實施必將開創(chuàng)我市消防安全管理的新編章，掀起一場消防安全管理革命。 為大力宣傳消防安全管理體系試行標準，幫助企業(yè)建立消防安全管理體系 ，荊門市公安消防支隊組織編寫了《消防安全管理體系文件編制指南》。希望有助于推動消防安全管理體系試行標準的推廣普及，促使企業(yè)將消防安全管理納入現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范現(xiàn)有管理體系，提高消防安全管理水平。 由于各種原因，本書難免存有錯誤或不妥之處，敬請批評指正。 編寫組 2020年 11月目 錄 第一章 概述………………………………………………………………… 第一節(jié) 編制消防安全管理體系文件的必要性和作用……………… 第二節(jié) 建立消防安全管理體系的方法和步聚……………………… 第三節(jié) 消防 安全管理體系文件的結構和內(nèi)容……………………… 第四節(jié) 消防安全管理體系文件編制的原則和方法………………… 第二章 消防安全管理手冊的編制………………………………………… 第一節(jié) 消防安全管理手冊的介紹…………………………………… 第二節(jié) 消防安全管理手冊的編制原則……………………………… 第三節(jié) 消防安全管理手冊的結構和內(nèi)容…………………………… 第三章 程序文件的編制…………………………………………………… 第一節(jié) 程序文件介紹………………………………………………… 第二節(jié) 程序文件的編 制過程………………………………………… 第三節(jié) 程序文件格式和內(nèi)容………………………………………… 第四節(jié) 部分常用程序文件的編制要點……………………………… 第四章 作業(yè)文件的編制…………………………………………………… 第一節(jié) 作業(yè)文件介紹………………………………………………… 第二節(jié) 作業(yè)文件的格式和內(nèi)容……………………………………… 第三節(jié) 作業(yè)文件的編制要求………………………………………… 第五章 消防安全項目計劃書的編制……………………………………… 第一節(jié) 消防安全項目計劃書的 作用和要求………………………… 第二節(jié) 消防安全項目計劃書的管理及主要內(nèi)容…………………… 第六章 消防安全記錄的編制……………………………………………… 第一節(jié) 記錄的內(nèi)容和作用…………………………………………… 第二節(jié) 記錄的編制和管理…………………………………………… 第七章 體系文件的控制…………………………………………………… 4 第一章 概 述 第一節(jié)編制消防安全管理體系文件的必要性和作用 一、編制消防安全管理體系文件的必要性 一個組織建立消防安全管理體系的過程實際上就是體系文件 的制定、執(zhí)行、評價和不斷完善的過程。因此，編制體系文件是建立消防安全管理體系的必要步聚。 編制體系文件是建立消防安全管理體系的需要 消防安全管理體系是一個文件化的體系，建立體系的過程就是結合組織性質和特點將標準具體化為組織的消防安全管理體系文件的過程。按標準要求建立的體系文件是組織實施消防安全管理的規(guī)范。 一個組織在建立消防安全管理體系時，通常應首先了解、掌握標準的要求，然后按標準的要求并結合組織實際情況提出消防安全管理體系要求，規(guī)定如何去開展活動。為驗證各項活動是否達到預期的效果，消防安全管理體系是否 有效并達到預期的目標，還要進行內(nèi)部審核和管理評審。這一切，都離不開體系文件，如果沒有消防安全管理體系文件的指導，從事各項消防安全活動的人員將無法規(guī)范地完成工作，安全改進將失去參考，審核和評價消防安全管理體系就沒有依據(jù)。 因此，編制消防安全管理體系文件的主要原因和目的是：適當?shù)仃U述本組織的消防安全管理體系并描述消防安全管理體系的要求，為消防安全管理體系的建立、運行和改進提供永久性的參考。 需要編制消防安全管理體系文件的另一個原因是：作為組織的內(nèi)部成員，可能已經(jīng)了解了本組織是怎樣開展工作以及結果如何，但是，如果 不能向第二方或第三方審核人員提供現(xiàn)行有效的消防安全管理體系文件及其見證材料，那么組織就不能取得相關方的信任，并得到第三方認證機構的認可。 編制消防安全管理體系文件是滿足標準的要求 消防安全管理體系試行標準規(guī)定： “組織應有一個經(jīng)最高管理者批準的消防安全方針，……方針應該：形成文件，付諸實施，予以保持?！? 5 “組織應確保在確立消防安全目標時，對這些危險評價的結果及控制的效果進行考慮，并將此文件化，并保持最新?！? “組織應針對其內(nèi)部相關職能和層次，建立消防安全目標體系，……并使之形成文件?！? “組織應以適當?shù)?工具如書面或電子形式建立并保持下列信息： （ 1）對管理體系核心要素及相互作用的描述。 （ 2）提供查詢相關文件的途徑。” 作為建立消防安全管理體系主要依據(jù)的標準明確指出：消防安全管理體系應是文件化的，要把貫徹標準，實現(xiàn)消防安全方針的要求、規(guī)定寫成文件化的程序，并且按照文件的程序實施。 因此，編制消防安全管理體系文件，也是為了滿足標準的要求，確保通過認真執(zhí)行消防安全管理體系文件達到持續(xù)改進消防安全工作的目的。 二、消防安全管理體系文件的作用 建立文件化的消防安全管理體系，將會給組織內(nèi)部、外部環(huán)境帶來諸多好處 ，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 對組織自身的好處 ①用制定消防安全方針和簽署、批準消防安全管理手冊的方式，可以表明組織最高管理者對消防安全的承諾。同時，也會使組織內(nèi)的各級人員了解組織總的消防安全宗旨和目標，有利于通過規(guī)范地實施各類活動實現(xiàn)消防安全方針。 ②消防安全管理體系文件成為組織內(nèi)消防安全管理的法規(guī)，通過各級人員的認真執(zhí)行，能夠使危險因素得以控制，產(chǎn)品和服務得以安全、高效的產(chǎn)出。 ③為各類型的審核提供依據(jù)，用以檢查組織是否遵守規(guī)定的文件化程序，以及評價所建立的消防安全管理體系是否持續(xù)有效，是否達到了預 期的目的。同時，還可為不斷進行的持續(xù)改進提供依據(jù)和參考。 ④可用來表明：本組織已建立了符合消防安全管理體系試行標準要求的文件化的消防安全管理體系，能夠對組織實施全方位、全過程的消防安全管理控制，組織有能力在 6 確保消防安全的前提下，為顧客提供滿意的產(chǎn)品和服務。 ⑤通過體系文件的建立，使各類活動有章可循，為各類活動的規(guī)范進行提供了連續(xù)性，這有利于確保當關鍵人員不在場時，組織建立的消防安全管理體系能持續(xù)有效的運行，加速實現(xiàn)組織由人治到法治的轉換。 ⑥組織內(nèi)火災隱患和火災事故的產(chǎn)生幾乎都是由于管理體系、技術運作、工藝 設計或生產(chǎn)控制的不良造成的。只有通過消防安全管理體系文件的建立，才能變傳統(tǒng)的事后管理為采取積極的預防控制措施，大大減少火災事故發(fā)生率，減少火災損失，減少事故處理、隱患治理和發(fā)生火災的開支。 對組織員工的好處 ①通過頒布一整套的消防安全管理體系文件，可以使組織內(nèi)的所有員工都了解本組織對消防安全的承諾，組織的消防安全方針、目標以及各項消防安全工作、活動的內(nèi)容、規(guī)定和要求。 ②通過對所有與消防安全有關的管理操作和人員職責、權限及其相互關系的規(guī)定，不僅使組織的員工了解了該做哪些工作，如何去做，達到什么效果，并且 還處理好接口，確保組織內(nèi)的所有員工都能按體系文件的規(guī)定開展工作，保持工作的連續(xù)和穩(wěn)定，避免相互扯皮。 ③通過對以往消防安全工作的評價，可以及時發(fā)現(xiàn)問題并在此基礎上改進，這些都離不開消防安全管理體系文件的指導。 ④是員工進行消防安全培訓的一種基本教材，許多員工（尤其是新員工）或許并不了解應如何去完成工作，而體系文件恰好是這一方面的好教材。 對外部的好處 ①可以向顧客、認證機構，股東及其他相關方表明：本組織擁有適當?shù)南腊踩芾眢w系，從而確保一個良好的消防安全工作環(huán)境，在這一環(huán)境中，危險因素得以控制，產(chǎn)品和 服務得以安全、高效的產(chǎn)出。 ②一方面可以盡最大的努力避免事故的發(fā)生，另一方面在事故發(fā)生時，可以通過有效的組織，系統(tǒng)的控制和處理，使影響和損失降低到最低限度，從而減少給外部帶來的風險。 7 第二節(jié) 建立消防安全管理體系的方法和步聚 消防安全管理體系是一個系統(tǒng)化、程序化和文件化的管理體系。它強調(diào)預防為主，強調(diào)遵守國家消防安全法律、法規(guī)及其他要求，強調(diào)全過程控制，有針對性地改善組織的消防安全行為，以期達到對消防安全績效的持續(xù)改善，切實做到經(jīng)濟發(fā)展與消防安全同步進行。 不同的組織在建立、完善消防安全管理體系時，可 根據(jù)自己的特點和具體情況，采取不同的步聚和方法。但總體來說，建立消防安全管理體系一般要經(jīng)過下列幾個基本步聚： （ 1）領導決策與準備； （ 2）教育培訓； （ 3）擬訂工作計劃； （ 4）初始狀態(tài)評審； （ 5）體系策劃與設計； （ 6）編寫體系文件； （ 7）體系的試運行和正式運行； （ 8）內(nèi)部審核和管理評審。 第三節(jié) 消防安全管理體系文件的結構和內(nèi)容 一、消防安全管理體系文件的結構 標準要求 組織應以適當?shù)墓ぞ呷鐣婊螂娮有问浇⒉⒈３窒铝行畔ⅲ? （ 1）對管理體系核心要素及其相互作用的描述； （ 2）提供查詢 相關文件的途徑。 理解要點： （ 1）消防安全管理體系文件是保證消防安全管理體系有效運行的基礎； （ 2）消防安全管理體系應文件化或電子化； 8 （ 3）消防安全管理體系的各核心要素之間要有一定的邏輯關系，即要有一個適應于自己組織規(guī)模、活動、產(chǎn)品和服務的文件層次和結構； （ 4）組織的各層次文件之間應有比較良好的接口，以及便于查找的索引、目錄和清單。 文件的結構 為了使消防安全管理體系有效地運行，使各項活動能按規(guī)定的要求實施，組織必須對其體系的全部要素以及怎樣實施各要素，系統(tǒng)地編制體系文件。但是大量的種類繁多的消防 安全管理體系文件，如果不進行理順，將會給文件的控制甚至文件的執(zhí)行帶來一定的困難。 最好的方法是將消防安全管理體系文件劃分層次。這樣，不僅有利于對文件進行控制，而且便于設計文件間的接口，使整個體系文件增加銜接的連貫性。 這里，我們參照 ISO10012— 1995《質量手冊編制指南》附錄 A 的描述，將消防安全管理體系文件劃分為三個層次，即： ──消防安全管理手冊（ A 層文件） ──消防安全管理體系程序文件（ B 層文件） ──消防安全管理體系作業(yè)文件（ C 層文件） 管理手冊（ A 層次）：根據(jù)消防安全管理體系標準和規(guī)定的消防安 全管理方針、目標來描述消防安全管理體系。 程序文件（ B 層次）：描述為實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動。 作業(yè)文件（ C 層次）：詳細的工作文件（表格、報告、作業(yè)指導書、記錄等）。 其中任何層次的文件都可以分開，也可以合并。 二、消防安全管理體系文件的內(nèi)容 各層次文件的內(nèi)容 A 層次（消防安全管理手冊）：闡述組織的消防安全方針、目標，概括性、綱領性地描述組織的消防安全管理體系，包含或引用程序文件。主要提供組織內(nèi)的中、高層管理人員和提供用戶以及第三方認證機構審核時使用，集中表述本組織消防安全保證能 9 力。 B 層次（消防安全管理體系程序文件）：程序文件是根據(jù)組織消防安全管理手冊的要求，為達到既定的消防安全方針、目標所需要的程序和對策，描述實施消防安全管理體系要素所涉及的各個職能部門活動的文件，供各職能部門應用。它起著承上啟下的作用，對上它是消防安全管理手冊的展開和具體化，使得手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實，對下它應引出相應的支持性文件，包括作業(yè)文件和記錄表格等。 C 層次（消防安全管理體系作業(yè)文件）：指詳細的作業(yè)文件，它是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場如何完成某項工作任務確保 消防安全的具體做法。主要供個人和小組使用。通常情況下，作業(yè)文件分成兩類： —— 工作指令：如作業(yè)指導書、檢驗指導書等，一般包括三個內(nèi)容：指令干什么、如何干、出了問題怎么辦。 —— 記錄：記錄是消防安全管理體系文件中最基礎的部分，它是證明各生產(chǎn)階段的消防安全狀況是否達到要求和消防安全管理體系是否有效運行的證據(jù)，因此具有可追溯性的特點。 對層次的理解 應該說明的是： 第一：這種層次的劃分不是唯一的，組織在建立消防安全管理體