【正文】 系，設(shè)計(jì)消防安全管理體系結(jié)構(gòu)時，可以根據(jù)組織的特點(diǎn)和需要去確定文件層次的劃分。 第二次：這 種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件最重要，應(yīng)該說作為消防安全管理體系文件的一部分，各層次文件相互依存，缺一不可。 以上文件層次的劃分，我們可以這樣理解： ①表示文件間的相互關(guān)系 管理手冊闡述組織的消防安全方針、目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)以及消防安全管理體系的要求；程序方件作為管理手冊的支持性文件描述各部門如何去進(jìn)行消防安全工作以達(dá)到規(guī)定的要求；每項(xiàng)活動的具體技術(shù)細(xì)節(jié)，則又可在作業(yè)文件中體現(xiàn)。因此，各層次文件盡管分開，但內(nèi)容可以相互引用，下一層次的文件內(nèi)容不應(yīng)與上一層次的文件內(nèi)容相矛盾，而且在描述上應(yīng)更詳細(xì)、更具體 。 ②表示文件的相對數(shù)量 10 對于一個組織，消防安全管理手冊只有一種或幾種，而程序文件、作業(yè)文件和記錄的數(shù)量則是自上而下逐漸增加的。 ③文件控制管理的需要 對于不同的文件，其發(fā)布、控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進(jìn)行控制和管理。 第四節(jié) 消防安全管理體系文件編制的原則和方法 一、消防安全管理體系文件編寫的原則 體系文件編寫的基本原則 編定體系文件的基本原則是：“寫要做的，做所寫的，記所做的?！奔矗簶?biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效且要有記錄。 體系文件編寫過 程中，應(yīng)注意遵循以下原則： （ 1）符合性原則 所編制的消防安全管理體系文件，應(yīng)覆蓋消防安全管理體系試行標(biāo)準(zhǔn)的全部要求，同時還要考慮符合有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定和相關(guān)方的要求。否則，編制出的體系文件將是不完整的。 （ 2）適宜性原則 所編制的體系文件，應(yīng)描述本組織的消防安全管理體系，體現(xiàn)本組織的發(fā)展思想以及產(chǎn)品特點(diǎn)，切忌體系文件的一般化。 （ 3）操作性原則 所編制的體系文件，應(yīng)注意其可操作性。不要丟棄過去行之有效的工作方法，片面追求體系文件的“理想化”。 （ 4）一體化原則 如果組織已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量管理體 系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，應(yīng)將這幾個體系進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，逐步形成體系文件的一體化管理。 二、體系文件的編寫依據(jù) 11 （ 1）消防安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)； （ 2）有關(guān)消防安全法律、法規(guī)和其它要求； （ 3）相關(guān)方（主要是合同方 /合作方）的要求； （ 4）企業(yè)實(shí)際情況； —— 企業(yè)現(xiàn)行的操作慣例、規(guī)章和作業(yè)指導(dǎo)書等； —— 初始消防安全評審報(bào)告； —— ISO 系列標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)有手冊、程序文件及第三層次文件等。 三、體系文件編寫的基本要求 系統(tǒng)性 （ 1）組織應(yīng)其消防安全管理體系中全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)、有條理地制定各項(xiàng) 程序； （ 2）所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊； （ 3）各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序； （ 4）各層次文件應(yīng)涉及消防安全管理體系一個邏輯上獨(dú)立的部分。 法規(guī)性 （ 1）體系文件應(yīng)在總體上遵循消防安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)，以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求； （ 2）文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行； （ 3）文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。 協(xié)調(diào)性 （ 1）體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其它管理規(guī)定相協(xié)調(diào)； （ 2）體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)； （ 3）體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相協(xié)調(diào)； （ 4）處理好各種接口 ，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。 繼承性（連續(xù)性） （ 1）繼承以往良好的經(jīng)驗(yàn)和做法，摒棄落后的、不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的習(xí)慣和規(guī)定； （ 2）按標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行補(bǔ)充和完善。 12 唯一性 （ 1）對一個組織來說，其消防安全管理體系是唯一的； （ 2）通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解； （ 3）決不允許針對同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時使用； （ 4）不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。 適用性 （ 1） 體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式 ； （ 2）體系文件的詳細(xì)程度與人員的素質(zhì) ，技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)； （ 3）所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹。 四、體系文件的編寫步聚 體系文件的編寫是一項(xiàng)艱巨而又復(fù)雜的工作，為保證此項(xiàng)工作順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進(jìn)行充分的策劃，以免造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)和時間的拖延。通常，分以下幾個步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時間，取得較好的效果。 領(lǐng)導(dǎo)決策，提供必需的資源 首先，最高管理者要做出決策，推行消防安全管理體系這項(xiàng)工作，并提供人、財(cái)、物等資源支持，只有這樣才能保證體系文件的順利編 寫。 成立編寫小組，并接受必要的知識培訓(xùn) 編寫小組的成員主要有以下幾方面的要求： —— 最高管理層的有效介入，以便解決重大問題和跨部門問題； —— 要挑選一個既熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求，又熟悉企業(yè)實(shí)際情況，責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的統(tǒng)稿人： —— 要挑選既熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求，又熟悉企業(yè)實(shí)際情況的人員進(jìn)入編寫小組； —— 小組成員要具有一定的管理經(jīng)驗(yàn)； —— 挑選的人員要能代表各有關(guān)部門。 相關(guān)知識的培訓(xùn)主要包括： —— 對消防安全管理體系試行標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)； 13 —— 編寫方法的培訓(xùn)。 制定體系文件的編寫計(jì)劃 在正式編制體系文件之前，編制小組應(yīng)進(jìn) 行編制策劃，制定編制計(jì)劃，這將有利于體系文件編制的整體性，同時加速編制進(jìn)度。在編制計(jì)劃中，應(yīng)明確以下幾方面的內(nèi)容： —— 明確任務(wù)分工； —— 明確各階段的時間安排； —— 明確各編制人員之間交流、協(xié)調(diào)的渠道和方式，必要時可選定一名總協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)各編制人員之間的協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和處理接口； —— 要多次征求各有關(guān)部門的意見，以保證體系文件中所規(guī)定的職責(zé)、接口和工作方法的正確性。 規(guī)定體系文件的格式要求和寫作要點(diǎn) —— 編寫組成員要集體討論文件格式及內(nèi)容要點(diǎn)； —— 文件的內(nèi)容要呼應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的要求并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況； —— 手冊 和程序文件各章節(jié)的格式要盡量統(tǒng)一。 現(xiàn)狀調(diào)查 （ 1）分析和清理現(xiàn)行文件 在編寫體系文件之前，應(yīng)對組織已有的、與消防安全管理體系有關(guān)的文件及現(xiàn)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定進(jìn)行一次分析和清理。這項(xiàng)工作的目的是將那些可以在消防安全管理體系中使用的文件加以保留，對不完善之處進(jìn)行補(bǔ)充、完善；將那些失效、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。 組織如果已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，就應(yīng)使消防安全管理體系與這兩個體系充分融合，特別是：培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審 核和管理評審等管理方式類似的程序，最好在原 ISO9000 或原 ISO14000 程序的基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。 需要收集的主要資料有： 組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀； 各部門職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀； 各部門需要解決的問題、工作接口問題和其它問題； 14 現(xiàn)有各種管理制度、作業(yè)程序以及各有關(guān)部門執(zhí)行情況的說明； 現(xiàn)有的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明。 然后對以下資料進(jìn)行分析： 評價現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單； 評價工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單； 評價現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提 出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。 （ 2）收集相關(guān)信息，摸清現(xiàn)行做法 在編寫體系文件之前，必須考慮把什么樣的信息編寫進(jìn)去。來自組織外部的要求，主要體現(xiàn)在法律、法規(guī)中。來自組織內(nèi)部員工的要求是雙向的，一方面，需要清楚地了解他們必須做什么，達(dá)到何種程度才能滿足消防安全管理體系的要求；另一方面，他們在長期的工作中已經(jīng)形成了自己獨(dú)特的工作方法和習(xí)慣，而且他們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部信息，都應(yīng)盡可能地寫進(jìn)體系文件中去。 按計(jì)劃進(jìn)行編寫 編寫組成員根據(jù)了解掌握的現(xiàn)狀，按照編寫計(jì)劃、編寫提綱和任務(wù)分工， 進(jìn)行編寫。在體系文件的編制過程中，應(yīng)考慮從以下幾個方面實(shí)施控制： （ 1）盡可能地參考組織內(nèi)以往的有關(guān)文件，對過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，從而減少對新文件的“陌生感”。 （ 2）在編制過程中要及時溝通信息，尤其是在描述活動接口時，應(yīng)及時協(xié)調(diào)清楚，以免除后患。 （ 3）盡可能多地了解文件所涉及部門及人員的活動過程及方式，對不違背標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn)，切忌“閉門造車”。 （ 4）送交審批前應(yīng)征求有關(guān)部門人員的意見。 編寫組成員集體討論 按計(jì)劃完成初稿后，編寫組成員應(yīng)進(jìn)行集體討論，發(fā)揮各自專長 ，相互提意見，進(jìn)行內(nèi)部的修改完善，并形成送審稿，報(bào)體系文件審定小組或咨詢機(jī)構(gòu)征求意見。 征求審定小組（或咨詢機(jī)構(gòu)）的意見，進(jìn)行符合性審核 這是一項(xiàng)非常重要的工作，在審核中，要對送審稿是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否滿足法律、法規(guī)的要求，是否完整地描述了本組織的消防安全活動的實(shí)際過程，是否存在職 15 責(zé)和活動的交叉、重復(fù)，是否符合編制格式的要求等諸方面進(jìn)行審查。 此外，對體系文件的語言及用詞方面還要進(jìn)行審查，使體系文件盡可能地簡明扼要，既精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容詞和那些容易引起誤解的詞語。 重復(fù) 7～ 8 步驟，直到符合要求為止。 發(fā)布實(shí)施并修改完善 a、進(jìn)行培訓(xùn) 體系文件正式批準(zhǔn)發(fā)布后要組織有關(guān)部門和使用文件的人員進(jìn)行一次基本培訓(xùn)，使其了解、掌握文件的內(nèi)容和要求以及工作的方法、步驟。 b、修改完善 在體系文件的使用過程中，要廣泛征求有關(guān)部門和人員的意見，對不適合的內(nèi)容作進(jìn)一步的補(bǔ)充、完善。 五、體系文件的編寫技巧和編寫方式 消防安全管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭進(jìn)行，一條線，一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序文件和記錄表格以及作業(yè)指導(dǎo)書都包含在內(nèi)。這樣寫可以避免前后重復(fù)和矛盾 。 （ 1）第一條線 危害辨識、危險評價與危險控制計(jì)劃； 法律、法規(guī)及其他要求； （方針、）目標(biāo)（和指標(biāo)）； 管理方案。 （ 2）第二條線 培訓(xùn)、意識和能力； 文件 文件和資料控制 記錄和記錄管理 （ 3）第三條線 運(yùn)行控制 16 應(yīng)急預(yù)案和響應(yīng) （ 4）第四條線 績效測量與監(jiān)測 事故、事件、不符合、糾正與預(yù)防措施 內(nèi)部審核 管理評審 （ 5）第五條線 其它及附錄 也可以采取以下編寫方式： （ 1）自上而下依次展開的方式（本書采用的方式） 按管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜 接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需要時間較長，且必然伴隨著反復(fù)修改。 （ 2）自下而上編寫方式 按支持性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種編寫方式適用于原來管理基礎(chǔ)較好的組織，但是必須有總體設(shè)計(jì)方案，否則易出現(xiàn)混亂。 （ 3）從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式 先編寫程序文件，然后再進(jìn)行管理手冊和支持文件的編寫，這實(shí)質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始，有利于試行標(biāo)準(zhǔn)的要求與組織實(shí)際的緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時間。 17 第二章 消防安全管理手冊的編制 第一節(jié) 消防安全管理手冊介紹 一、定 義與理解 參照 ISO8402： 1994 標(biāo)準(zhǔn) 對質(zhì)量手冊的定義，我們把消防安全管理手冊定義為： 闡明一個組織的消防安全方針并描述其消防安全管理體系的文件。 注： 消防安全管理手冊可以涉及一個組織的全部或部分活動。手冊的標(biāo)題和范圍反映其應(yīng)用領(lǐng)域。 消防安全管理手冊至少應(yīng)包括或涉及： a、消防安全方針 b、影響消防安全的管理、執(zhí)行、驗(yàn)證或評審工作的人員的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系； c、消防安全管理體系程序的說明； d、關(guān)于手冊修改、評審和控制的規(guī)定。 消防安全管理手冊在深度和形式上可以不同，以適應(yīng)組織 的需要，它可由幾個文件組成。 從以上定義，我們可以這樣理解： 1）消防安全管理手冊至少應(yīng)包括組織的消防安全方針、組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)、權(quán)限并對所采用的消防安全管理體系試行標(biāo)準(zhǔn)的全部要素做出原則規(guī)定； 2）消防安全管理手冊是一個組織建立、實(shí)施和保持消防安全管理體系過程中應(yīng)長期遵循的文件。 二、消防安全管理手冊的作用 由于消防安全管理手冊是闡明一個組織的消防安全方針并描述其消防安全管理體系的文件，是組織建立、實(shí)施和保持消防安全管理體系的主要依據(jù)，因此，它有以下幾方面的作用： 是組織建立消防安全管理體系的總體規(guī)劃 18 根據(jù)消防安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)制定的消防安全管理手冊，是對組織消防安全方針、目標(biāo)、各項(xiàng)消防安全職能和管理活動的總體描述，而消防安全管理的各項(xiàng)工作和活動都是依據(jù)消防安全管理手冊的基本規(guī)定加以細(xì)化、補(bǔ)充，成為具體的標(biāo)準(zhǔn)、制度，所以，它實(shí)質(zhì)上起到了組織消防安全管理體系總體藍(lán)圖的作用。 是統(tǒng)一和協(xié)調(diào)組織各部門消防安全活動、實(shí)施火災(zāi)預(yù)防和控制的根本依據(jù)和法規(guī) 消防安全管理手冊作為組織內(nèi)部法規(guī)性文件，為各項(xiàng)消防安全管理活動提供了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和行為準(zhǔn)則。手冊系統(tǒng)地、原則地規(guī)定了各項(xiàng)消防安全職責(zé)和程序，以協(xié)調(diào)體系的有效性。 是組織向上級主管部門、需方或第三方提供消防安全保證能力和水平的文字表述。