【正文】 Office 辦公文秘使用技巧 第一篇： Office辦公文秘使用技巧 辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)在文秘最普遍的工作之一，下面給大家介紹 Office辦公文秘使用技巧，歡迎閱讀 ! Office辦公文秘使用技巧 數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換 在完成一篇報告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數(shù)字達到醒目的效果，可以為它們設(shè)置一些特殊格式。按下“ Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對話框，將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù)字”，這時“查找內(nèi)容”中會自動顯示為“ ^”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“ ^”。接著單擊“格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替 換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。 查找對話框中的快捷鍵 執(zhí)行“編輯 查找”命令，或者按“ Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，會發(fā)現(xiàn)對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按 Alt 鍵才能讓它們起作用，比如按“ Alt+F”，是查找下一處，按“ Alt+M”是打開高級選項，按 Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等 (本技巧同樣適合其它的對話框 )。 另外，在 office2021 中進行查找 /替換時，我們經(jīng)常會在不關(guān) 閉查找 /替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標(biāo)點擊進行切換，其實直接按 Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。 在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽 當(dāng)你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時不用再打開查找對話框，直接按 Ctrl+PageUp 鍵或Ctrl+PageDown 鍵，就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。 高亮顯示所有搜索出來的結(jié)果 為了讓搜索出來的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來 。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。 替換時巧妙保留書簽 假設(shè)在 word 中有這么一段文本：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofre，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現(xiàn)。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括 進來，如下所示：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofreelyandwithoutpulsion. 使用圖片替換文本 有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的 Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現(xiàn)： 第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按 Ctrl+X 鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。 第二步：按“ Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替 換的文本，在“替換為”中輸入“ ^c” (不含引號，下同 )。 第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。 快速找出 word中的域 為了增加互動性，有些人會在 word 中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了?？梢酝ㄟ^查找功能，快速瀏覽這些域代碼。 第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“ Alt+F9”鍵讓它們顯示。 第二步：按“ Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，在“查找內(nèi)容”中 輸入“ ^d”或者“ ^19”，然后連續(xù)按“ Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。 巧用替換批量設(shè)置文檔格式 在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語或關(guān)鍵詞有一個統(tǒng)一的格式，不用一個一個設(shè)置，用替換功能很快就能完成。 第一步：找到要設(shè)置格式的第一個術(shù)語或關(guān)鍵詞 (如：“虛擬現(xiàn)實” )，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語，按“ Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。 第二步：按“ Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實”，在“替換為”中輸入“ ^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實”一詞，就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。 第二篇： Office辦公文秘使用技巧 辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)在文秘最普遍的工作之一，下面給大家介紹 Office辦公文秘使用技巧，歡迎閱讀 ! Office辦公文秘使用技巧 數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換 在完成一篇報告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為 了讓這些數(shù)字達到醒目的效果，可以為它們設(shè)置一些特殊格式。按下“ Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對話框，將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù)字”，這時“查找內(nèi)容”中會自動顯示為“ ^”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“ ^”。接著單擊“格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。 查找對話框中的快捷鍵 執(zhí)行“編輯 查找”命令，或者按“ Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，會發(fā)現(xiàn)對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按 Alt 鍵才能讓它們起作用，比如按“ Alt+F”，是查找下一處，按“ Alt+M”是打開高級選項，按 Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等 (本技巧同樣適合其它的對話框 )。 另外，在 office2021 中進行查找 /替換時，我們經(jīng)常會在不關(guān)閉查找 /替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標(biāo)點擊進行切換，其實直接按 Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。 在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽 當(dāng)你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時不用再打開查找對話框，直接按 Ctrl+PageUp 鍵或Ctrl+PageDown 鍵，就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。 高亮顯示所有搜索出來的結(jié) 果 為了讓搜索出來的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。 替換時巧妙保留書簽 假設(shè)在 word 中有這么一段文本：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofre，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現(xiàn)。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了 其它人名，那么書簽也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進來，如下所示：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofreelyandwithoutpulsion. 使用圖片替換文本 有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的 Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現(xiàn)： 第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按 Ctrl+X 鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。 第二步：按“ Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“ ^c” (不含引號，下同 )。 第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。 快速找出 word中的域 為了增加互動性，有些人會在 word 中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了。可以通過查找功能，快速瀏覽這些域代碼。 第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“ Alt+F9”鍵讓它們顯示 。 第二步：按“ Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“ ^d”或者“ ^19”，然后連續(xù)按“ Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。 巧用替換批量設(shè)置文檔格式 在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語或關(guān)鍵詞有一個統(tǒng)一的格式，不用一個一個設(shè)置，用替換功能很快就能完成。 第一步：找到要設(shè)置格式的第一個術(shù)語或關(guān)鍵詞 (如：“虛擬現(xiàn)實” )，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語，按“ Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。 第二步：按“ Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實”，在“替換為”中輸入“ ^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實”一詞，就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。 第三篇： Office辦公文秘使用技巧 辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)在文秘最普遍的工作之一，下面給大家介紹 Office辦公文秘使用技巧，歡迎閱讀 ! Office辦公文秘使用技巧 數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換 在完成一篇報告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數(shù)字達到醒目的效果，可以為它們設(shè)置一些特殊格式。按下“ Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對話框，將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù)字”，這時“查找內(nèi)容”中會自動顯示為“ ^”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“ ^amp?！?。接著單擊“格式”為數(shù)字設(shè)置 一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。 查找對話框中的快捷鍵 執(zhí)行“編輯 查找”命令，或者按“ Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，會發(fā)現(xiàn)對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按 Alt 鍵才能讓它們起作用，比如按“ Alt+F”，是查找下一處，按“ Alt+M”是打開高級選項，按 Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等 (本技巧同樣適合其它的對話框 )。 另外，在 office2021 中進行查找 /替換時，我們經(jīng)常會在不關(guān)閉查找 /替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標(biāo)點擊進行切換，其實直接按 Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。 在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽 當(dāng)你搜索完畢