【正文】 行政部管理制度匯編二O一一年一月 第一部分 職位說明書綜合行政部部長一、基本資料職位名稱綜合行政部部長：張國柱定員人數1人直屬上司總經理直接下屬行政部員工二、工作概要處理公司的人力資源、制度考核、文檔管理、文化建設和對外聯絡事務，充分發(fā)揮行政部的協調、服務和管理功能。協調公司內部各部門主管之間以及公司外部與政府有關部門之間的關系；負責公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級的指示決議，檢查督促各部門的工作落實情況；做好后勤服務工作。三、崗位職責1． 全面領導行政部工作并具體主持行政事務工作，制定本部門每年、每月和每周工作計劃。2． 管理行政部人員編制。3． 負責制訂公司的行政規(guī)章，經總經理簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。4． 負責聯絡公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，并向總經理報告。5． 負責協調公司各部門之間的關系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢。6． 負責安排、督導辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項功能的有效發(fā)揮。7． 負責審批各部門采購計劃，組織安排人按計劃實施物資采購。8． 根據總經理指示，負責安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排并做好會務工作，組織編寫會議紀要或有關的決議，檢查會議精神的貫徹落實情況，并及時編寫公司的大事記。9． 負責起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等。10． 指導和督導辦公室有關人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作。11． 按照總經理的指示搞好專項調查研究，擬寫調查報告，為總經理提供決策依據。12． 負責擬寫公司的階段性工作總結和工作規(guī)劃，編制行政開支預算。13． 嚴格管理和使用印章、介紹信，需經簽字批準并進行登記后方可用印。14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報刊征訂與保管工作。15． 負責對外合同的審核蓋章及對外事務協調，審查公司內部文件和記錄。16． 管理公司車輛，合理調度使用，安排人員進行年審，辦理車輛保險事務。17． 組織與安排公司活動。辦理經批準的公司員工的各類保險福利。 18． 管理公司環(huán)境衛(wèi)生，負責公司防火、防盜等安全管理工作。19． 安排外來賓客的住宿。20． 組織落實公司的物質文明建設和精神文明建設，抓好公司的兩個文明建設。21． 負責聯絡政府有關部門的關系，搞好對外合作，并根據總經理的要求參與有關的社會活動。22． 認真完成總經理交辦的其它工作。四、職權規(guī)定1． 有權向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。2． 有權檢查督促對總經理指示的貫徹執(zhí)行情況。3． 有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。4． 有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。5． 有權按總經理的指示，協調各部門之間的工作關系。6． 有權安排、調度公車的使用。7． 對不符合規(guī)定，或質量不高、效果不大的文件、資料，有權拒絕打印發(fā)放。，對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。五、職責規(guī)定1． 對得知公司出現重大異常情況后未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。2． 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理資料失實而造成的后果負責。3． 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負責。4． 對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發(fā)生誤傳現象，影響工作負責。5． 對印章、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良后果負責。6． 對下屬工作質量造成的不良影響負責。7．對未及時根據公司方針目標的有關要求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。六、注意事項1． 要認真學習政府有關《勞動法》的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內容，掌握有關的業(yè)務基礎知識和專業(yè)管理知識。2． 在對外關系中要處處注意維護公司的聲譽和形象，在涉外活動中要嚴格遵守涉外紀律，維護國家的尊嚴。3．不斷提高自己的思維判斷、組織協調、語言文字和應變處理等方面的能力。行政部文員一、基本資料職位名稱行政部文員定員人數1人直屬上司行政部部長直接下屬二、工作概要根據行政部部長指示，負責收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管及文書打印工作，完成辦公室日常事務工作。三、崗位職責 負責公司的接待、登記、引見、接送來訪賓客。 負責接轉電話，做好電話記錄。 負責公司書籍、電子文件、報刊的整理、收集、分類、編號、保管工作。要求收集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。 負責文件、資料的打印、復印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準確、及時。 負責請假及加班申報單的保管、匯總、造表。 熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，掌握庫存物品的使用情況。 負責辦公用品、電腦耗材等物品的庫存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領用簽字登記手續(xù)。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 負責傳真收發(fā)與登記。 管理公司水、電、網絡、電話的是否繳費，要及時和業(yè)主、外部聯系，保障公司正常運行。1 負責維護電腦、打印機、復印機、傳真機等文印設備，保管保修卡、驅動程序等資料，發(fā)現故障，及時通知維修人員或供貨商修復，確保設備正常使用。1 負責監(jiān)督打卡和匯總考勤。1 每月對公司物品、書籍刊盤進行一次盤點，將盤存情況以書面形式上報。每月將上月的報紙等整理收集，保障報刊架整潔。1 完成領導交辦的其他工作，做好其它部門的協助工作。六、注意事項在工作中要謙虛謹慎，勤奮踏實。要堅持原則，秉公辦事，遵守紀律，嚴守公司機密。行政部采購一、基本資料職位名稱采購員（文員兼職）定員人數1人直屬上司行政部部長直接下屬二、工作概要 負責各類辦公用品、勞動保護用品的日常采購。三、崗位職責1． 匯總各部門主管填制的《采購計劃清單》，經上報領導審批后及時進行采購。2． 嚴格執(zhí)行貨物驗收入庫制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質量、數量與請購要求相符，與發(fā)票內容相符。3． 嚴格執(zhí)行財務報銷制度。采購后及時辦理結帳手續(xù)，做到單據清、帳款清、手續(xù)清。4． 認真做好采購記錄，對計劃表上采購不到的物資要及時向需用部門說明情況，提出解決的辦法。5． 堅持“貨比三家”和“質優(yōu)價廉”的原則，既保證質量又節(jié)省支出。6． 經常主動了解庫存情況，及時做好各類物品的補缺，避免供應及時。7．對于管理上急需的物品，即需即購，確保供應，但采購手續(xù)要完備。8．完成領導交辦的其它臨時性工作。六、注意事項1． 工作要認真細致，要有為各部門服務、做好后勤保障的精神。2． 以公司利益為重，不利用職務之便謀取私利。3．要熟悉商品市場，通過比較選擇信譽好的供應商，建立良好的合作關系。行政部司機一、基本資料職位名稱司機定員人數1人直屬上司行政部部長直接下屬二、工作概要保證公車的正常、合理使用與出行安全。三、崗位職責 保證公司各部門用車的及時出行與安全。 按要求用車，用車人在出行前認真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原因、預計時間、返還時間等項。經行政部經理批準后，司機方能出行（臨時、緊急情況除外）?？偨浝碛密嚳梢圆惶顚憽杜绍囉涗泦巍?。 車輛返回或出車前半小時，司機人員需認真檢查車輛安全狀況（油、水、電），以確保車輛正常運行。 對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件齊全。 外出行車時，如不能及時返回，行車司機需及時通知公司行政部，以利調度。 認真填寫每日行車日志，于次日交行政部審核，行車日志作為油費、路橋費、餐費報銷的依據，否則費用不予報銷。 保證公司正常用車以及來賓接送用車。 負責使用車輛的保管及日常清洗、維護、保養(yǎng)工作。 負責辦理車輛的年檢、年審、保險、維修程序。六、注意事項1． 司機人員接送來賓及人員，應具備基本禮貌禮儀，以將客人、來賓安全的送至目的地。2． 車內不準吸煙。本公司員工在車內吸煙時，應有禮貌地制止；公司外的客戶在車內吸煙時，應婉轉告知本公司陪同人，但不能直接制止。3． 不準酒后駕車。4． 遵守交通規(guī)則，凡違章罰款由行車司機本人自理。5． 保證通訊聯絡設施暢通，以方便公司領導隨時調遣。6． 妥善保管車輛資料。第二部分 管理制度考勤管理制度第一條 本公司除各分部外，總公司均實行每天8小時、每周40小時，周六周日休息工作制。作息時間： 夏季：星期一至星期五9:00——17:30，午休12:00—14:00冬季：星期一至星期五9:00——17:30，午休12:00—14:00第二條 員工上下班時必須打卡。遇公事外出遲到公司，提前向行政部部長說明。第三條 員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。遲到：上班時間開始后1小時以內未到崗者。如電話請假經行政部部長批準后補辦手續(xù)的，計半天事假；未請假者計曠工半天。早退：下班時間結束前1小時內提前離開公司者。下班提前1小時以上離開、經分部經理批準的，按事假計；未請假者計曠工。曠工：上班時間開始后1小時以上未到公司者，下班時間結束提前1小時以上離開公司者；超過遲到、早退時限到崗或離崗，且未提前請假的，記半天至一天曠工；代人打卡或偽造出勤記錄者，經查明雙方均按曠工論處。病假：提前以口頭或書面形式通知行政部（視病情嚴重程度決定請假形式），登記考勤表，兩天以上報行政部批準。病假結束后需到行政部進行銷假，銷假時必須出具醫(yī)院證明、就醫(yī)記錄和買藥發(fā)票，否則按事假處理。事假：一天以內需提前請假，填寫請假單，經部門部長或行政部批準后方可休假，報行政部備案；特殊情況不能提前請假的，需在上班后半小時內向分部經理請假，并在上班后補辦請假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請假單，分部經理簽署意見報公司人力資源部批準后方可按事假處理；未按上規(guī)定辦理的，均按曠工處理；年度內累積事假超過15天的，本年度若再休事假按雙倍扣發(fā)工資；年度內累積休假超過30天的，予以辭退。第四條 違反勞動紀律規(guī)定：1．遲到、早退：次數第一次第二次第三次第四次第五次罰款10元15元20元按曠工一天計辭退 曠工：① 曠工一天以內的，當月扣除三天的工資；② 曠工兩天以內的，當月扣除半月的工資；③ 曠工三天或以上的辭退，視為自愿放棄所有未結款項。2．事假：① 當月事假累計不超過三天：當月工資=全額工資—全額工資/26天事假天數=全額工資/26天出勤天數；② 當月事假超過四天或四天以上：當月工資=全額工資—全額工資/26天事假天數=全額工資/26天出勤天數；扣除當月獎金，不得享受公司半年和年終獎的待遇。3．病假：① 當月病假累計不超過三天：不扣除工資，但不能享受本月獎金。② 當月病假累計為四天或以上：當月工資=全額工資/26天出勤天數。4．自動離職：自動離職的，視同放棄所有未結款項。5．婚假① 凡通過試用期的員工，憑結婚證可享受五天有薪婚假。② 婚假限自結婚證開具之日起三個月內使用。7．喪假員工真系親屬（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申請三天有薪慰唁假。8．分娩假凡符合計劃生育規(guī)定并在公司工作一年以上的女員工，憑醫(yī)院證明，經公司人力資源部核準后，可視情況享受四十天有薪產假。9．有薪年假工作1年以上、無其它不良記錄，普通員工每年享受年假3天，主管級人員享受年假5天，經理級及以上級別人員享受年假7天。工作3年以上者，以此類推。10．加班 ① 公司不提倡加班，因工作應急需加班者，須提前通知行政部，并填寫《加班記錄》。② 加班費均按國家《勞動法》關于加班費的制度執(zhí)行。第五條 附則 本《考勤管理制度》解釋權歸行政部。 本制度自二O一一年一月一日起施行。會議管理制度會議是公司議事、決策的主要方式，是保證企業(yè)正常運行的必要手段。會議的目的在于集思廣益，促進溝通，統(tǒng)一思想，提高行動能力，進而解決問題。過多的會議必然導致形式主義，既耽誤工作時間，影響工作效率，又增加行政管理費用。因此，必須加強對公司會議的管理，精簡數量，講求質量，提高會議效率，為此，特制定本制度。第一條 會議構成 公司會議由總經理會議、公司例會、專業(yè)會議、部門會議及其它會議構成。第二條 會議內容總經理會議：每月至少召開一次，由公司總經理主持，參加人員為總經理、總經理助理各部門經理和核心領導成員。會議內容：① 討論、制定公司一定時期經營策略。并就一定時期工作事項做出研究、決策、部署和安排。② 研究、分析公司在近期在經營發(fā)展中出現的重大情況和重要問題，并制定解決措施與方案。③ 研究制定總業(yè)務目標、長期、近期規(guī)劃及執(zhí)行計劃。④ 評估各部門的工作表現，檢查及修正各部長及其所屬人員的委任。⑤ 部署各部門工作，并予以支持引導。公司例會：每周召開一次，每周一早上9：30舉行，由總經理或行政部長主持，參加人員為公司總經理、總經理助理和部門部長、其它管理人員。會議內容：①總經理下達會議精神，貫徹落實做出的決議、安排。②部門經理匯總本周的工作情況，匯報成績，指出錯誤，并提出改進措施，以及需請總經理或其他部門協調解決的問題。③各部門部長概述下周工作計劃，具體實施步驟與完成日期。④由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排。專業(yè)會議：即公司各部門專業(yè)技術、業(yè)務綜合