【正文】 行政部管理制度匯編二O一一年一月 第一部分 職位說明書綜合行政部部長一、基本資料職位名稱綜合行政部部長：張國柱定員人數(shù)1人直屬上司總經(jīng)理直接下屬行政部員工二、工作概要處理公司的人力資源、制度考核、文檔管理、文化建設(shè)和對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門主管之間以及公司外部與政府有關(guān)部門之間的關(guān)系；負(fù)責(zé)公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級的指示決議，檢查督促各部門的工作落實情況；做好后勤服務(wù)工作。三、崗位職責(zé)1． 全面領(lǐng)導(dǎo)行政部工作并具體主持行政事務(wù)工作，制定本部門每年、每月和每周工作計劃。2． 管理行政部人員編制。3． 負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。4． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，并向總經(jīng)理報告。5． 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢。6． 負(fù)責(zé)安排、督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項功能的有效發(fā)揮。7． 負(fù)責(zé)審批各部門采購計劃，組織安排人按計劃實施物資采購。8． 根據(jù)總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排并做好會務(wù)工作，組織編寫會議紀(jì)要或有關(guān)的決議，檢查會議精神的貫徹落實情況，并及時編寫公司的大事記。9． 負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等。10． 指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作。11． 按照總經(jīng)理的指示搞好專項調(diào)查研究，擬寫調(diào)查報告，為總經(jīng)理提供決策依據(jù)。12． 負(fù)責(zé)擬寫公司的階段性工作總結(jié)和工作規(guī)劃，編制行政開支預(yù)算。13． 嚴(yán)格管理和使用印章、介紹信，需經(jīng)簽字批準(zhǔn)并進行登記后方可用印。14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報刊征訂與保管工作。15． 負(fù)責(zé)對外合同的審核蓋章及對外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件和記錄。16． 管理公司車輛，合理調(diào)度使用，安排人員進行年審，辦理車輛保險事務(wù)。17． 組織與安排公司活動。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的各類保險福利。 18． 管理公司環(huán)境衛(wèi)生，負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全管理工作。19． 安排外來賓客的住宿。20． 組織落實公司的物質(zhì)文明建設(shè)和精神文明建設(shè)，抓好公司的兩個文明建設(shè)。21． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門的關(guān)系，搞好對外合作，并根據(jù)總經(jīng)理的要求參與有關(guān)的社會活動。22． 認(rèn)真完成總經(jīng)理交辦的其它工作。四、職權(quán)規(guī)定1． 有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。2． 有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況。3． 有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達的工作任務(wù)。4． 有權(quán)催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。5． 有權(quán)按總經(jīng)理的指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。6． 有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。7． 對不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。，對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進行檢查、督促。五、職責(zé)規(guī)定1． 對得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)。2． 對總經(jīng)理辦公室行文的差錯，收集與整理資料失實而造成的后果負(fù)責(zé)。3． 對機密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負(fù)責(zé)。4． 對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發(fā)生誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)。5． 對印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。6． 對下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé)。7．對未及時根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要求，編制好本室方針目標(biāo)或未及時檢查和落實負(fù)責(zé)。六、注意事項1． 要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府有關(guān)《勞動法》的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內(nèi)容，掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識和專業(yè)管理知識。2． 在對外關(guān)系中要處處注意維護公司的聲譽和形象，在涉外活動中要嚴(yán)格遵守涉外紀(jì)律，維護國家的尊嚴(yán)。3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調(diào)、語言文字和應(yīng)變處理等方面的能力。行政部文員一、基本資料職位名稱行政部文員定員人數(shù)1人直屬上司行政部部長直接下屬二、工作概要根據(jù)行政部部長指示，負(fù)責(zé)收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管及文書打印工作，完成辦公室日常事務(wù)工作。三、崗位職責(zé) 負(fù)責(zé)公司的接待、登記、引見、接送來訪賓客。 負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄。 負(fù)責(zé)公司書籍、電子文件、報刊的整理、收集、分類、編號、保管工作。要求收集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。 負(fù)責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時。 負(fù)責(zé)請假及加班申報單的保管、匯總、造表。 熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，掌握庫存物品的使用情況。 負(fù)責(zé)辦公用品、電腦耗材等物品的庫存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領(lǐng)用簽字登記手續(xù)。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。 管理公司水、電、網(wǎng)絡(luò)、電話的是否繳費，要及時和業(yè)主、外部聯(lián)系，保障公司正常運行。1 負(fù)責(zé)維護電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動程序等資料，發(fā)現(xiàn)故障，及時通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。1 負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡和匯總考勤。1 每月對公司物品、書籍刊盤進行一次盤點，將盤存情況以書面形式上報。每月將上月的報紙等整理收集，保障報刊架整潔。1 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，做好其它部門的協(xié)助工作。六、注意事項在工作中要謙虛謹(jǐn)慎，勤奮踏實。要堅持原則，秉公辦事，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守公司機密。行政部采購一、基本資料職位名稱采購員（文員兼職）定員人數(shù)1人直屬上司行政部部長直接下屬二、工作概要 負(fù)責(zé)各類辦公用品、勞動保護用品的日常采購。三、崗位職責(zé)1． 匯總各部門主管填制的《采購計劃清單》，經(jīng)上報領(lǐng)導(dǎo)審批后及時進行采購。2． 嚴(yán)格執(zhí)行貨物驗收入庫制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與請購要求相符，與發(fā)票內(nèi)容相符。3． 嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)報銷制度。采購后及時辦理結(jié)帳手續(xù)，做到單據(jù)清、帳款清、手續(xù)清。4． 認(rèn)真做好采購記錄，對計劃表上采購不到的物資要及時向需用部門說明情況，提出解決的辦法。5． 堅持“貨比三家”和“質(zhì)優(yōu)價廉”的原則，既保證質(zhì)量又節(jié)省支出。6． 經(jīng)常主動了解庫存情況，及時做好各類物品的補缺，避免供應(yīng)及時。7．對于管理上急需的物品，即需即購，確保供應(yīng)，但采購手續(xù)要完備。8．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作。六、注意事項1． 工作要認(rèn)真細(xì)致，要有為各部門服務(wù)、做好后勤保障的精神。2． 以公司利益為重，不利用職務(wù)之便謀取私利。3．要熟悉商品市場，通過比較選擇信譽好的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系。行政部司機一、基本資料職位名稱司機定員人數(shù)1人直屬上司行政部部長直接下屬二、工作概要保證公車的正常、合理使用與出行安全。三、崗位職責(zé) 保證公司各部門用車的及時出行與安全。 按要求用車，用車人在出行前認(rèn)真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原因、預(yù)計時間、返還時間等項。經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，司機方能出行（臨時、緊急情況除外）?？偨?jīng)理用車可以不填寫《派車記錄單》。 車輛返回或出車前半小時，司機人員需認(rèn)真檢查車輛安全狀況（油、水、電），以確保車輛正常運行。 對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時一定保證證件齊全。 外出行車時，如不能及時返回，行車司機需及時通知公司行政部，以利調(diào)度。 認(rèn)真填寫每日行車日志，于次日交行政部審核，行車日志作為油費、路橋費、餐費報銷的依據(jù)，否則費用不予報銷。 保證公司正常用車以及來賓接送用車。 負(fù)責(zé)使用車輛的保管及日常清洗、維護、保養(yǎng)工作。 負(fù)責(zé)辦理車輛的年檢、年審、保險、維修程序。六、注意事項1． 司機人員接送來賓及人員，應(yīng)具備基本禮貌禮儀，以將客人、來賓安全的送至目的地。2． 車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。本公司員工在車內(nèi)吸煙時，應(yīng)有禮貌地制止；公司外的客戶在車內(nèi)吸煙時，應(yīng)婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。3． 不準(zhǔn)酒后駕車。4． 遵守交通規(guī)則，凡違章罰款由行車司機本人自理。5． 保證通訊聯(lián)絡(luò)設(shè)施暢通，以方便公司領(lǐng)導(dǎo)隨時調(diào)遣。6． 妥善保管車輛資料。第二部分 管理制度考勤管理制度第一條 本公司除各分部外，總公司均實行每天8小時、每周40小時，周六周日休息工作制。作息時間： 夏季：星期一至星期五9:00——17:30，午休12:00—14:00冬季：星期一至星期五9:00——17:30，午休12:00—14:00第二條 員工上下班時必須打卡。遇公事外出遲到公司，提前向行政部部長說明。第三條 員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。遲到：上班時間開始后1小時以內(nèi)未到崗者。如電話請假經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后補辦手續(xù)的，計半天事假；未請假者計曠工半天。早退：下班時間結(jié)束前1小時內(nèi)提前離開公司者。下班提前1小時以上離開、經(jīng)分部經(jīng)理批準(zhǔn)的，按事假計；未請假者計曠工。曠工：上班時間開始后1小時以上未到公司者，下班時間結(jié)束提前1小時以上離開公司者；超過遲到、早退時限到崗或離崗，且未提前請假的，記半天至一天曠工；代人打卡或偽造出勤記錄者，經(jīng)查明雙方均按曠工論處。病假：提前以口頭或書面形式通知行政部（視病情嚴(yán)重程度決定請假形式），登記考勤表，兩天以上報行政部批準(zhǔn)。病假結(jié)束后需到行政部進行銷假，銷假時必須出具醫(yī)院證明、就醫(yī)記錄和買藥發(fā)票，否則按事假處理。事假：一天以內(nèi)需提前請假，填寫請假單，經(jīng)部門部長或行政部批準(zhǔn)后方可休假，報行政部備案；特殊情況不能提前請假的，需在上班后半小時內(nèi)向分部經(jīng)理請假，并在上班后補辦請假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請假單，分部經(jīng)理簽署意見報公司人力資源部批準(zhǔn)后方可按事假處理；未按上規(guī)定辦理的，均按曠工處理；年度內(nèi)累積事假超過15天的，本年度若再休事假按雙倍扣發(fā)工資；年度內(nèi)累積休假超過30天的，予以辭退。第四條 違反勞動紀(jì)律規(guī)定：1．遲到、早退：次數(shù)第一次第二次第三次第四次第五次罰款10元15元20元按曠工一天計辭退 曠工：① 曠工一天以內(nèi)的，當(dāng)月扣除三天的工資；② 曠工兩天以內(nèi)的，當(dāng)月扣除半月的工資；③ 曠工三天或以上的辭退，視為自愿放棄所有未結(jié)款項。2．事假：① 當(dāng)月事假累計不超過三天：當(dāng)月工資=全額工資—全額工資/26天事假天數(shù)=全額工資/26天出勤天數(shù)；② 當(dāng)月事假超過四天或四天以上：當(dāng)月工資=全額工資—全額工資/26天事假天數(shù)=全額工資/26天出勤天數(shù)；扣除當(dāng)月獎金，不得享受公司半年和年終獎的待遇。3．病假：① 當(dāng)月病假累計不超過三天：不扣除工資，但不能享受本月獎金。② 當(dāng)月病假累計為四天或以上：當(dāng)月工資=全額工資/26天出勤天數(shù)。4．自動離職：自動離職的，視同放棄所有未結(jié)款項。5．婚假① 凡通過試用期的員工，憑結(jié)婚證可享受五天有薪婚假。② 婚假限自結(jié)婚證開具之日起三個月內(nèi)使用。7．喪假員工真系親屬（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申請三天有薪慰唁假。8．分娩假凡符合計劃生育規(guī)定并在公司工作一年以上的女員工，憑醫(yī)院證明，經(jīng)公司人力資源部核準(zhǔn)后，可視情況享受四十天有薪產(chǎn)假。9．有薪年假工作1年以上、無其它不良記錄，普通員工每年享受年假3天，主管級人員享受年假5天，經(jīng)理級及以上級別人員享受年假7天。工作3年以上者，以此類推。10．加班 ① 公司不提倡加班，因工作應(yīng)急需加班者，須提前通知行政部，并填寫《加班記錄》。② 加班費均按國家《勞動法》關(guān)于加班費的制度執(zhí)行。第五條 附則 本《考勤管理制度》解釋權(quán)歸行政部。 本制度自二O一一年一月一日起施行。會議管理制度會議是公司議事、決策的主要方式，是保證企業(yè)正常運行的必要手段。會議的目的在于集思廣益，促進溝通，統(tǒng)一思想，提高行動能力，進而解決問題。過多的會議必然導(dǎo)致形式主義，既耽誤工作時間，影響工作效率，又增加行政管理費用。因此，必須加強對公司會議的管理，精簡數(shù)量，講求質(zhì)量，提高會議效率，為此，特制定本制度。第一條 會議構(gòu)成 公司會議由總經(jīng)理會議、公司例會、專業(yè)會議、部門會議及其它會議構(gòu)成。第二條 會議內(nèi)容總經(jīng)理會議：每月至少召開一次，由公司總經(jīng)理主持，參加人員為總經(jīng)理、總經(jīng)理助理各部門經(jīng)理和核心領(lǐng)導(dǎo)成員。會議內(nèi)容：① 討論、制定公司一定時期經(jīng)營策略。并就一定時期工作事項做出研究、決策、部署和安排。② 研究、分析公司在近期在經(jīng)營發(fā)展中出現(xiàn)的重大情況和重要問題，并制定解決措施與方案。③ 研究制定總業(yè)務(wù)目標(biāo)、長期、近期規(guī)劃及執(zhí)行計劃。④ 評估各部門的工作表現(xiàn)，檢查及修正各部長及其所屬人員的委任。⑤ 部署各部門工作，并予以支持引導(dǎo)。公司例會：每周召開一次，每周一早上9：30舉行，由總經(jīng)理或行政部長主持，參加人員為公司總經(jīng)理、總經(jīng)理助理和部門部長、其它管理人員。會議內(nèi)容：①總經(jīng)理下達會議精神，貫徹落實做出的決議、安排。②部門經(jīng)理匯總本周的工作情況，匯報成績，指出錯誤，并提出改進措施，以及需請總經(jīng)理或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。③各部門部長概述下周工作計劃，具體實施步驟與完成日期。④由總經(jīng)理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排。專業(yè)會議：即公司各部門專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合