檔案管理運作流程及規(guī)定(討論版)(20xx0212)(已修改)
2025-05-09 12:26 本頁面
【正文】 檔案管理運作流程及規(guī)定 一、 目的 對公司各部門、項目檔案建立匯總、提交、分析的一系列過程進行控制，有效整合信息資源，配合公司業(yè)務發(fā)展需要，使得公司各類信息得以有效收集、分析以發(fā)揮相當?shù)男畔熳饔谩? 二、 適用范圍 金裕豐公司各部門、各項目在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，必須按照本規(guī)定，分別立卷歸檔。 三 、 職責 要求 各部門、項目指定兼職檔案管理員負責組織本部門、項目資料歸檔工作。 各部門、項目負責人對本部門、項目兼職檔案管理員提交收集檔案目錄的審閱、收集資料的抽樣檢查及處理檔案收集過 程中發(fā)現(xiàn)的相關問題。 公司辦公室檔案管理員負責做好各部門、項目提交檔案的整理、歸類。 公司辦公室主任負責做好檔案管理員提交收集檔案目錄的審閱、收集資料的抽樣檢查及處理檔案收集過程中發(fā)現(xiàn)的相關問題。 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，按規(guī)定時間交專（兼）職檔案員歸檔。 專 （ 兼 ） 職檔案管理員在工作調(diào)動（辭職、退休、離崗）時，應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。由項目經(jīng)理進行跟進，若在兼職檔案管理員離職后由于交接不當引起的責任由項目經(jīng)理承擔。 四 、 歸檔范 圍 凡是反映公司所有業(yè)務工作活動、具有查考利用價值的文件材料，如：公文、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、電子文件等均屬 歸檔范圍，并最終形成以紙質(zhì)文件或 電子版文 件 進行 集中 存檔。其中，磁盤文件、規(guī)定電子版文件均應以光盤刻錄后收存。共分為：文書檔案、工程檔案、聲像檔案三大類，詳細劃分如下： 文書檔案歸檔范圍： 公司、部門、項目的管理制度、流程文件（含表格）匯編； 公司、部門、項目召開的重要會議記錄、紀要和決定 (包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、通行規(guī)章制度等 )； 公 司董事成員之間往來工作的信函，部門、項目與開發(fā)商及業(yè)主的往來信函； 公司、部門、項目制定的計劃、方案、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié) (匯報 )等； 與有關單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等； 公司、項目獲城區(qū)、市級以上獎勵形成的資料； 公司、項目內(nèi)部崗位競聘、技能競賽、文娛活動等形成的資料； 上級領導對各項目的視察、指導工作形成的資料； 項目發(fā)生的重大事件、重大事故形成的資料； 部門、項目重要事項的工作匯報、請示 、批復等資料； 新項 目提交開發(fā)商的提案、合作方案、市場調(diào)研、定位方案及其他形成的資料； 部門、項目員工學習培訓、考察、調(diào)查、重要會議等的文件資料； 其他有保存價值的文件資料、重要的工作經(jīng)驗資料等。 工程檔案歸檔范圍： 工程方面：設備有關的圖紙、文件資料，包括各種原理圖、布線圖、說明書及維護手冊等。 項目方面：工程前期文件（工程有關的請示、報告、批復文件，報建、城市規(guī)劃部門的審批文件、紅線圖等），勘察設計文件（設計、任務書、勘 查報告 、業(yè)務預測、調(diào)查分析、申請用地等），施工文件（施 工記錄、隱蔽工程驗收記錄、質(zhì)量檢查資料等），監(jiān)理文件，竣工文件（工程預算、施工圖、竣工圖、驗收書、決算等），工程合同文件（與各方簽訂的合同、協(xié)議書、對外交涉聯(lián)系的重要文件等）。 聲像檔案歸檔范圍： 反映本公司主要職能活動、工作成果和存在問題的聲像資料。 各級領導人和著名人物視察公司或參加本公司有關重大活動的聲像資料。 本公司組織大型活動或有關人員參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料。 與公司有關的廣告宣傳的聲像資料。 其他單位形成的與本公司有關重 要聲像資料。 五、歸檔文件整理步驟 第一步 ,收集。將屬于歸檔范圍、需要整理的文件材料收集齊全、完整。所謂齊全，就是把應歸檔的所有文件全部收齊，包括收文、發(fā)文、編了號的文件沒有編號的文件、會議文件等等。所謂完整，就是每份文件的正件、附件、底稿、簽發(fā)單、處理單、領導批示等都收齊。 第二步，分年度。將收集的文件材料按文件形成的年度分開。即相同年度形成的文件材料歸在一起整理。 第三步，分大類。將各年度的文件按公司內(nèi)部組織機構分成若干大類。即根據(jù)文件的內(nèi)容和辦理文件的內(nèi)部組織，屬于哪個部門職能范圍， 由哪個部門辦理的文件材料，就分到哪個大類去。 第四步，劃定保定期限。將每一個大類文件材料按保管期限要求，劃定為永久、長期、短期三種保管期限。在某一大類文件材料中，不一定三種保管期限的文件材料都有，大多數(shù)情況可能有長期、短期兩種或一種保管期限的文件材料，不能去硬湊三種期限。 第五步，裝訂。同一份文件材料應用釘書釘釘好。 第六步，排列。對分好大類、劃定了保管期限且裝訂好的文件材料要進行排列。對 同一大類、同一保管期限的文件材料排列時，應將問題相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列順序上，一 般是重要程度高和文件、上級部門的文件排在前面；對同一問題或同等重要或同一級別的文件材料，應按文號或文件形成的時間先后順序排列。 第七步，加蓋歸檔章。歸檔章應蓋在每件文件的第一頁的右上角空白處（無文字、圖像的地方）。若個別文件第一頁的右上角沒有空白處，無處蓋歸檔章時，應在文件前加裝一頁與文件大小相同的白紙，歸檔章在加裝的白紙右上角。 第八步，編件號。分別對各大類劃定了保管期限且已排列好并加蓋了歸檔章的文件材料進行編件號。編件號時，應按公司內(nèi)部組織機構的排列順序，把文件材料分永久、長期、短期三條線排 列編件號。編件號的同時，填寫歸檔章的其他各項內(nèi)容。
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