【正文】 編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第30頁 共30頁檔案管理制度●檔案管理規(guī)定檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動用。物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號目錄。公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時，應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認(rèn)可后方可離開。物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可，如有違反的，作泄密處理。公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況，對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的，對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。●小區(qū)管理保密規(guī)定公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務(wù)管理員休假時，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印，嚴(yán)禁外泄。公司發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識，主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對任何人的不正當(dāng)打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任?！裥^(qū)檔案資料小區(qū)驗(yàn)收檔案：1）小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）。2）小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗(yàn)收合格文件。3）小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。4）小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。5）小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。6）單元驗(yàn)收及移交記錄。小區(qū)二次裝修檔案：1）住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。住戶資料：1）小區(qū)住戶入伙資料。2）小區(qū)住戶情況登記（包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等）。小區(qū)管理文本匯編：1）管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。2）小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。3）小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料：1）各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。2）各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。3）主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。4）住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測：1）電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。2）消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。3）小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。4）小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。日常文檔：1）日常通知、文件的存檔。2）小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。3）公司管理費(fèi)財務(wù)報告。4）會議記錄。5）值班記錄。6）安保值班記錄。7）其他管理記錄。●檔案資料的管理要求采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋９堋Υ娣椒?。盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和利用。電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期無效文件。原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。檔案保管有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確，易查找；檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。員工服裝管理規(guī)定一、制作工作服的人員范圍：管理員（或相當(dāng)于管理員）及以上管理人員；駕駛員；宿舍管理員；活動中心管理員；收發(fā)員；安全管理員；監(jiān)控員；上述工種的正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)期限在3個月以上的人員。 保安、清潔、綠化、維修人員的工作服暫時不變。 二、制作工作服的費(fèi)用分?jǐn)偅? 制作工作服的費(fèi)用由公司承擔(dān)60%，個人承擔(dān)40%（分四次在工資中扣除）。發(fā)放工作服后兩年內(nèi)離開公司的，除個人承擔(dān)40%外，還須按以下比例承擔(dān)原公司承擔(dān)的部分：未滿3個月 100%滿3個月未滿半年 80%；滿1年未滿1年半 40%滿1年未滿2年 20%三、工作服一經(jīng)發(fā)放，不予退還。綜合管理部職責(zé)全面負(fù)責(zé)辦公室工作、負(fù)責(zé)制定公司及部門的工作計劃和總結(jié)。負(fù)責(zé)對本部門和公司的文案進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)公司會議與活動的組織和安排并負(fù)責(zé)重要會議的秘書工作。負(fù)責(zé)對公司領(lǐng)導(dǎo)批辦工作的督辦與落實(shí)。負(fù)責(zé)公司印章的管理和使用工作以及投訴的處理工作。負(fù)責(zé)辦理公司的資質(zhì)、工商年檢、工商變更等手續(xù)。 負(fù)責(zé)公司IS9001質(zhì)量管理體系貫標(biāo)工作。督促和考評本部門人員工作進(jìn)度和品質(zhì)，對本部門的工作目標(biāo)負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)公司的車輛管理和調(diào)度。負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的安全工作。1負(fù)責(zé)公司物品采購的審批工作。1負(fù)責(zé)公司接待管理工作。1負(fù)責(zé)與上級業(yè)務(wù)主管部門和對外媒體的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)。1負(fù)責(zé)管理與公司形象有關(guān)的策劃、宣傳、推廣、公共關(guān)系及其它有關(guān)社會活動。1負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)和社區(qū)文化建設(shè)，并做好收集、整理、闡釋、傳播。1執(zhí)行國家和公司人事勞動政策、建立和健全各項(xiàng)人事勞動管理制度。1在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行勞動管理工作和人力資源管理。1負(fù)責(zé)制訂公司人事方面的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。1負(fù)責(zé)編制員工工號、制作和發(fā)放員工工作牌、服務(wù)證。負(fù)責(zé)統(tǒng)計、審核、匯總各部門的員工考勤，編制員工工資發(fā)放表。2負(fù)責(zé)編制員工培訓(xùn)計劃，管理處單位委托培訓(xùn)、實(shí)習(xí)業(yè)務(wù)的有關(guān)事宜并組織實(shí)施。2負(fù)責(zé)員工的業(yè)績考核工作，并將有關(guān)獎懲記錄整理歸檔。2負(fù)責(zé)員工勞動合同或聘用合同的簽訂和管理。2根據(jù)公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的要求，負(fù)責(zé)質(zhì)量體系有效運(yùn)行和貫徹，制定和修改公司質(zhì)量體系文件。2負(fù)責(zé)建立質(zhì)量體系運(yùn)行機(jī)制，歸口管理內(nèi)部質(zhì)量體系審核工作。2負(fù)責(zé)組織業(yè)主委員會委托管理的物業(yè)管理服務(wù)合同的評審。2負(fù)責(zé)質(zhì)量體系《文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制》的歸口管理。2負(fù)責(zé)公司各部門和小區(qū)管理處物品和外協(xié)服務(wù)采購控制的歸口管理。2負(fù)責(zé)確定各小區(qū)服務(wù)設(shè)施的標(biāo)識并組織制作的歸口管理。負(fù)責(zé)檢測器具的管理，制定檢測器具周期檢定計劃，保存檢定記錄。3負(fù)責(zé)對存在現(xiàn)有不合格或潛在不合格的部門實(shí)施糾正或預(yù)防措施的跟蹤驗(yàn)證。3負(fù)責(zé)確定物業(yè)管理中所需統(tǒng)計技術(shù)，對各部門和小區(qū)管理處的統(tǒng)計技術(shù)應(yīng)加以督導(dǎo)。3負(fù)責(zé)小區(qū)創(chuàng)建物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)和文明社區(qū)、安全文明小區(qū)、規(guī)范服務(wù)達(dá)標(biāo)活動，制定相關(guān)的實(shí)施計劃和考核標(biāo)準(zhǔn)及辦法。3完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。管理處經(jīng)理崗位職責(zé)認(rèn)真執(zhí)行公司的各項(xiàng)方針、政策、計劃和各項(xiàng)指令。每月月底組織管理處各部門負(fù)責(zé)人召開例會，總結(jié)本月工作完成情況，討論制訂下月工作計劃并組織實(shí)施。并定期檢查，監(jiān)督查處違章，提出和實(shí)施糾正措施，達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求。負(fù)責(zé)管理處編制財務(wù)預(yù)算報告，報公司批準(zhǔn)后執(zhí)行，嚴(yán)格控制日常費(fèi)用的支出，按時收取各項(xiàng)管理費(fèi)用和代收代繳費(fèi)用。負(fù)責(zé)管理處零星有償服務(wù)合同評審，對屬本部門合同評審的內(nèi)容負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)對業(yè)主提供產(chǎn)品的控制。負(fù)責(zé)處理業(yè)主的投訴，屬管理處管理范圍的，堅持在一個工作日內(nèi)有回應(yīng)，屬其它部門的投訴應(yīng)及時傳遞并及時跟蹤回復(fù)。對業(yè)主的報修，負(fù)責(zé)做到“急修不過夜，小修不過二”。關(guān)心員工生活，確保員工有良好的精神面貌和積極的工作態(tài)度，負(fù)責(zé)提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)，堅持“依法管理、規(guī)范服務(wù)、業(yè)主至上”的宗旨，檢查監(jiān)督各崗位員工認(rèn)真履行職責(zé)。按公司規(guī)定對員工進(jìn)行考核，做到獎罰分明。負(fù)責(zé)對采購物品的質(zhì)量控制；對供方的評價和動態(tài)控制，并對供方提供的物品質(zhì)量負(fù)責(zé)。1負(fù)責(zé)對物業(yè)管理中各種標(biāo)識的正確使用和有效性，可追溯性管理。1對物業(yè)管理服務(wù)過程中各工序進(jìn)行控制，對管理部的服務(wù)質(zhì)量負(fù)責(zé)。1負(fù)責(zé)對物業(yè)管理中的檢驗(yàn)和檢查，確保過程處于受控狀態(tài)。1負(fù)責(zé)對檢驗(yàn)、測量和試驗(yàn)設(shè)備的管理，確保其準(zhǔn)確、有效。1負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域范圍內(nèi)全過程的檢驗(yàn)和試驗(yàn)狀態(tài)的控制，確保其準(zhǔn)確、有效。1負(fù)責(zé)對服務(wù)過程中材料、物品的搬運(yùn)、貯存和防護(hù)的控制，保證其質(zhì)量不受損壞或變質(zhì)。1負(fù)責(zé)物業(yè)管理和服務(wù)過程記錄的歸口管理，負(fù)責(zé)對不合格品或不合格服務(wù)進(jìn)行控制和處理，做好追蹤驗(yàn)證工作。1采用適宜的統(tǒng)計技術(shù)，對質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)施情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析。1定期開展業(yè)主調(diào)查或訪問活動，了解情況，吸取意見，自覺接受業(yè)主的監(jiān)督，與業(yè)主保持良好的關(guān)系。 協(xié)調(diào)管理處與供水、供電、公安、工商、街道等與物業(yè)管理有關(guān)部門的關(guān)系，以便于開展各項(xiàng)工作。2負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。管理處助理崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)分管的管理責(zé)任區(qū)域的相關(guān)工作，負(fù)責(zé)制定、落實(shí)本部門的崗位責(zé)任制，保證為業(yè)主提供良好的管理與服務(wù)。對管理處經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)制定本部門工作要求、工作目的，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本部門各項(xiàng)工作及下屬員工的工作完成情況對出現(xiàn)的問題及時做出處理和整改。負(fù)責(zé)與組織年度、月度的物業(yè)管理質(zhì)量檢查及評審。負(fù)責(zé)對外談判項(xiàng)目、合同條款審核、修改，并對外談判項(xiàng)目的工作情況進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)察、審定。負(fù)責(zé)制定本部門工作計劃和物品需求計劃，并保證計劃貫徹與執(zhí)行。負(fù)責(zé)受理業(yè)主投訴，參與組織業(yè)主意見征詢活動和社區(qū)文化建設(shè)，定期了解業(yè)主對管理處各項(xiàng)服務(wù)的意見和建議。負(fù)責(zé)確保本部門質(zhì)量記錄的完整、準(zhǔn)確、有效，并做好歸檔工作。負(fù)責(zé)做好與管理處其它部門之間的溝通及協(xié)調(diào)工作。負(fù)責(zé)培訓(xùn)提高本部門員工的業(yè)務(wù)技能、工作能力和物業(yè)服務(wù)意識。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。管理員崗位職責(zé)執(zhí)行各級政府有關(guān)物業(yè)管理的政策法規(guī)和公司的各項(xiàng)方針、計劃、指令，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律。在管理處經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，對分管的管理責(zé)任區(qū)域的相關(guān)工作全面負(fù)責(zé)，并收繳物業(yè)管理費(fèi)和代收代繳費(fèi)用。密切聯(lián)系業(yè)主，熱情為業(yè)主服務(wù)，堅持“依法管理，業(yè)主至上，服務(wù)第一”的宗旨，隨時收集反饋業(yè)主的需求，對物業(yè)管理工作的情況 定期提出分析報告，以便不斷改進(jìn)物管工作。定時巡視分管的管理責(zé)任區(qū)域的業(yè)主居住情況和公用設(shè)施、設(shè)備及共用物業(yè)的完好狀況，發(fā)現(xiàn)問題，及時通知有關(guān)部門及時處理。注意自身形象，不斷提高服務(wù)質(zhì)量水平和自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。熟悉分管的管理責(zé)任區(qū)域的基本情況，了解業(yè)主家庭情況，做到有問心答，有需求盡可能及時幫助解決，并反饋信息。做好業(yè)主投訴的接受、傳遞和解釋工作。做好業(yè)主的委托服務(wù)工作，根據(jù)業(yè)主的需求，負(fù)責(zé)聯(lián)系和安排相關(guān)工作，滿足業(yè)主的需求，并合理收費(fèi)。服從上級領(lǐng)導(dǎo)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。安保主管崗位職責(zé)負(fù)責(zé)安保工作，對管理處經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域范圍內(nèi)的安全、消防、交通管