【正文】 文檔要存入移動(dòng)硬盤存檔。第三章 歸檔要求第七條 立卷歸檔的文件，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。第九條 立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。第十一條文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。不可分割的文件材料應(yīng)順序排列，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。第十二條跨的請(qǐng)示與批復(fù)歸檔于復(fù)文；跨的總結(jié)歸檔于針對(duì)的最后；沒(méi)有復(fù)文的歸檔于請(qǐng)示；跨的規(guī)劃、計(jì)劃歸檔于針對(duì)的第一；跨會(huì)議文件歸檔于會(huì)議召開(kāi)。第十三條 音像資料應(yīng)保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。第十四條 音像檔案應(yīng)加以必要的文字說(shuō)明，一般包括時(shí)間、—5— 地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。第十五條 案卷需要注明標(biāo)題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應(yīng)順序排列并在每頁(yè)右上角統(tǒng)一編號(hào)。卷尾為填寫(xiě)案卷情況說(shuō)明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應(yīng)工整清晰。第十六條案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。永久、長(zhǎng)期保管的案卷，應(yīng)用線繩以三孔裝訂。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對(duì)側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。第十七條文件裝訂時(shí)應(yīng)拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。第十八條檔案的分類編號(hào)按《許平南公司檔案分類規(guī)則（試行）》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章 檔案的管理第十九條檔案管理應(yīng)根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。第二十條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。每次存檔時(shí)應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無(wú)故延期或拒交。第二十一條 文書(shū)檔案一般應(yīng)在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、課題分階段或全部竣工驗(yàn)收后兩月內(nèi)向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會(huì)議形成的聲像檔案，在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)月內(nèi)由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)歸檔。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。第二十二條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期—6— 為1530年、短期為115年。保管期限由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人確定，行業(yè)有專業(yè)規(guī)定的依照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。一般應(yīng)遵循以下劃分原則：（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；公司制定的屬于制度性文件；黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開(kāi)重要會(huì)議的文件；重要的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理情況分析；機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；1公司路產(chǎn)管理檔案；1公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；1公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；1公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；—7—1公司的人事檔案等；1公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等；1公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書(shū)、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過(guò)程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；1批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；1非直屬單位針對(duì)公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。（二）反映公司一般工作、活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管，主要包括：公司日常事務(wù)性文件；一般會(huì)議的主要文件；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件。（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。主要包括：公司一般事物性的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)和相關(guān)單位發(fā)來(lái)的非公司主管業(yè)務(wù)，但要求貫徹執(zhí)行的文件；下級(jí)單位報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件；未經(jīng)上級(jí)批復(fù)的請(qǐng)示文件。第五章 檔案的利用第二十三條 積極開(kāi)展檔案利用工作。編制多種切實(shí)可行的檢索工具，并視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。經(jīng)常主動(dòng)了解各部門的需要，開(kāi)展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營(yíng)管理和科研—8— 研發(fā)等提供檔案服務(wù)。第二十四條 檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫(xiě)復(fù)印檔案報(bào)批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準(zhǔn)并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。檔案室出借檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在借用檔案登記簿上登記，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫(kù)，并在借用檔案登記簿上注銷。（一）本公司工作人員，調(diào)閱本部門的一般檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào)閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字。（二）借用黨務(wù)工作檔案時(shí)，應(yīng)由黨員干部借用，并履行黨委有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)手續(xù)。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書(shū)記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。（三）外單位來(lái)借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應(yīng)說(shuō)明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)間一般不超過(guò)一天，用后要及時(shí)歸還。（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離休、退休時(shí)，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還檔案室。如已調(diào)動(dòng)工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追收歸還?！?—（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書(shū)檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長(zhǎng)借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)10天。第二十五條聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場(chǎng)和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時(shí)必須保證聲像檔案完整無(wú)損。第二十六條檔案從庫(kù)房調(diào)出時(shí)，檔案人員要及時(shí)填寫(xiě)案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案室核對(duì)無(wú)誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。因借用檔案解決重大問(wèn)題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用效果登記表。第二十七條 遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，經(jīng)上級(jí)主管部門和保密機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，有計(jì)劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備案。第二十八條 借閱的檔案必須要愛(ài)護(hù)，對(duì)所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴(yán)禁對(duì)卷內(nèi)文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標(biāo)記?！?0— 第二十九條 嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。第三十條 查閱、借閱、復(fù)印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當(dāng)事人責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的給予行政處分。第六章 檔案質(zhì)量第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第三十二條 公司各部門、各單位應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第三十三條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書(shū)歸卷。第三十四條專（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第三十五條 案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值、便于保管和利用。第三十六條 公司檔案室要定期開(kāi)展檔案質(zhì)量檢查。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。第七章 附 則第三十七條 本制度由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋?！?1— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行?！?2—第三篇：文書(shū)檔案管理辦法文書(shū)檔案管理辦法文書(shū)檔案管理辦法一、管理職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。（二）對(duì)機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。（四）開(kāi)展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。（五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對(duì)直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。（七）根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。（九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。二、立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。（二）歸檔要求1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。2．廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室