【正文】 部門內(nèi)部審定 與有關(guān)部門協(xié)調(diào)會簽 部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查 批準(zhǔn)使用 是否需要此文件 重新修訂 文件作廢 第三節(jié) 文件編寫流程圖 通不過 是 通過 否 通不過 通 過 提出文件編寫計劃 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 12 第四節(jié) 物資采購流程圖 不同意 同 意 不合格 合格 物品 采購需求 倉管員根據(jù)庫存和各部門需求填制請購單 部門經(jīng)理簽名 財務(wù)部匯總確認(rèn) 總經(jīng)理審批 請購單交采購員詢價采購 物品驗收入庫 入庫 退回采購員更換或重置 終止采購計劃 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 13 工程部和相關(guān)部門鑒定是否報廢 安排維修 第五節(jié) 物品報廢流程圖 否 物品所屬部門填寫報廢單 部門主管審核簽名 報銷單簽名交財務(wù)記賬 物品報廢 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 14 第四章 行政管理制度 第一節(jié) 辦公會議制度 為了確保公司內(nèi)部溝通的有效進行，完善內(nèi)部溝通渠道，提高會議效率，特制定本辦公會議制度。 第一條 會議分類 會議分為固定性會議和非固定性會議 固定性會議為：經(jīng)理辦公會議，例會。 （ 1）經(jīng)理辦公會由正、副總經(jīng)理參加，于每月固定時間召開。 （ 2）公司例會于每月固定時間召開，對象為正、副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理；會議由總經(jīng)理召集主持，由行政人事部召集、記錄，并按會議精神起草紀(jì)要、決議。會議內(nèi)容主要傳達上級有關(guān)文件、會議精神；公司重大業(yè)務(wù)及人事、制度等的決策、決定 ；重大關(guān)系的協(xié)調(diào)、裁定；各部門工作計劃及工作完成情況等。 （ 3）部門例會由各部門決定召開頻次及時間，出席對象為部門全體或部分員工，由各部門負責(zé)人召集主持，內(nèi)容主要為傳達上級工作安排及制定工作計劃、落實、檢查工作。 非固定性會議為臨時性會議。非固定性會議為臨時召集的會議及無時間間隔的會議，會議內(nèi)容不限，旨在解決問題、聯(lián)系溝通。 第二條 會議要求 會前應(yīng)準(zhǔn)備事項： （ 1）會議召開前，召集部門應(yīng)作好會議場地的安排工作，確定議題及內(nèi)容，準(zhǔn)備好相關(guān)的會議資料及文件。對出席對象提前發(fā)出“會議 /培訓(xùn)通知 ”，以備會議出席者能安排好手頭的工作。 （ 2）會議出席者應(yīng)準(zhǔn)時到會并在“會議 /培訓(xùn)簽到表”上簽到，如果無法參加，應(yīng)事先向會議組織者請假，未請假或未經(jīng)允許而缺席、遲到者，按有關(guān)出勤考勤辦法處理，缺席者事后應(yīng)及時主動閱讀會議紀(jì)錄，了解會議精神。 （ 3）會議需增加、延期、合并或擴大出席對象時，會議主持者商定后，由召集部門及時發(fā)出變更及擴大范圍的通知。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 15 （ 4）經(jīng)理辦公會因開會時間及人員相對固定，故不履行會議通知及會議簽到程序，到會人員情況在會議紀(jì)要上反映。 會中應(yīng)注意事項： （ 1）出席會議人員應(yīng)于會議前安排好工作，會議期間其他人如無特殊情況不得進入會場找人、談事。如有來訪客人或來訪電話，安排適當(dāng)人員做好接待記錄后，再通知當(dāng)事人處理。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時，應(yīng)先得到會議主持者的允許，由其通知有關(guān)人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發(fā)言，保持會議正常進行。 （ 2）與會者要嚴(yán)格遵守會場紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，保持安靜，不得隨意出入會場。 BP 機、手機都要關(guān)閉或處以振動狀態(tài)，以維護會議的正常秩序。 （ 3）會議應(yīng)堅持講效率、開短會的原則，發(fā)言者做到言簡意賅，不講題外話 ，切實以解決問題、提出措施為主，使會議能起到應(yīng)有的效果。 （ 4）會議召集部門負責(zé)會議的記錄及整理工作。 會后應(yīng)完成事項： （ 1）會議結(jié)束后，召集部門應(yīng)根據(jù)會議記錄及時（不超過 8 小時）撰寫會議紀(jì)要，并將會議紀(jì)要發(fā)放到與會部門或人員手中，以便于學(xué)習(xí)及參照執(zhí)行。 （ 2）各部門例會上所布置工作的完成情況由各部門負責(zé)檢查；行政人事部應(yīng)對其他會議上所布置的工作進行檢查、監(jiān)督及評價。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 16 第二節(jié) 辦公用品（設(shè)備）購置使用管理規(guī)定 為了加強對公司辦公用品（設(shè)備）購購置、使用 的管理，特制訂本規(guī)定。 第一條 一般辦公用品的購置與管理 各部門于年初提出年度辦公用品使用計劃，于每年一月五日前上報行政人事部。行政人事部根據(jù)各部門上報的計劃經(jīng)審核匯總后，上報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 一般辦公用品由各部門根據(jù)年初公司核準(zhǔn)的計劃，依據(jù)部門的需求情況予以購置、管理和使用，費用不得超過年初核定的標(biāo)準(zhǔn)，做到開源節(jié)流，減少浪費。 第二條 低值易耗品的購置與管理 各部門凡購置價值 200 元以上，使用年限一年以上的辦公用品、用具，需填制購置申請單，經(jīng)總經(jīng)理審批后交由財務(wù)部協(xié)助使用部門采購。 第三條 大 型辦公用品（辦公設(shè)備）的購置與管理 大型辦公用品（辦公設(shè)備）主要是指計算機、傳真機、打印機、攝象機、照相機、音響設(shè)施等。 對上述辦公用品（辦公設(shè)備）由行政人事部協(xié)助財務(wù)部選擇至少三家以上供應(yīng)方，并對供應(yīng)方進行綜合評價、選擇，最終確定一家并與其簽定供貨合同。 第四條 辦公用品的使用管理 辦公用品要設(shè)專人保管，建立辦公用品明細臺帳，定期盤庫，做到帳物相符。 辦公用品入庫時要填寫辦公用品入庫單并由各部門主管和經(jīng)手人簽字。 辦公用品領(lǐng)取時要填寫辦公用品領(lǐng)取單并由各部門主管和經(jīng)手人簽字。 各部門的低值易耗品個人使用要由使用人負責(zé)，公用部分要有專人負責(zé)。各部門調(diào)入調(diào)出人員，必須對自己所使用的低值易耗品進行交接。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 17 第三節(jié) 辦公設(shè)備使用管理規(guī)定 為了加強公司辦公設(shè)備的維護與管理，確保管理服務(wù)工作的正常開展，特制定本規(guī)定。 第一條 本規(guī)定適用于公司各部門辦公設(shè)備的管理。 第二條 職責(zé) 各部門負責(zé)妥善使用和管理各辦公設(shè)備設(shè)施，因操作不當(dāng)或管理不善造成的損失概由當(dāng)事人承擔(dān)，并作出賠償。 行政人事部聯(lián)系維修保養(yǎng)事宜。 第三條 電話 公司電話是聯(lián)系業(yè)務(wù)及溝通各項業(yè)務(wù)工作的工具，應(yīng)愛護使用，提高效率，通話要簡潔、明了，避免長時間占用線路。 公司各部門辦公要求安裝電話，須由部門提出申請，報總經(jīng)理審批后，由行政人事部統(tǒng)一辦理。 公司各部門辦公用電話，除總經(jīng)理辦公室電話及傳真機外，其余均不具有國際、國內(nèi)長途功能，確因公需撥打長途的，應(yīng)填寫長途申請單，經(jīng)辦公室審批后指定撥打。 不準(zhǔn)用公司電話聊天及處理私人事務(wù)。 第四條 傳真機 為確保公司傳真機暢通，未經(jīng)許可，任何人不得使用傳真機掛撥市內(nèi)及長途電話。 第五條 復(fù)印機管 理 公司內(nèi)部使用復(fù)印機由行政人事部指定人員負責(zé)其操作及日常維護。 復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)，經(jīng)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)印，公司內(nèi)部各部門需復(fù)印者，在“復(fù)印登記表”上詳細填寫復(fù)印部門、人員、內(nèi)容及張數(shù)，由指定人員負責(zé)復(fù)印工作。 行政人事部須根據(jù)輕重緩急對文件進行統(tǒng)籌安排復(fù)印，未經(jīng)同意，任何無關(guān)人員不得進入文印室內(nèi)自行復(fù)印。 不得使用復(fù)印機復(fù)印絕密文件和個人材料。復(fù)印機密文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 18 第四節(jié) 印章使用管理制度 印章是代表一個公司的權(quán)利、職責(zé)的信任憑證。它具有法定性、權(quán)威 性和效用性。為了加強公司管理，使印章在公司經(jīng)營管理活動中發(fā)揮好印信作用，對印章的使用特作如下規(guī)定： 第一條 印章的管理 公司印章由行政人事部設(shè)專人管理，并存柜加鎖，各職能部門的印章由部門設(shè)專人管理； 行政人事部應(yīng)建立印章保管登記冊，印章管理人員要明確責(zé)任，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章被濫用和盜用，印章用完后要隨手鎖好； 一般情況下，印章不得委托他人代取代用，印章管理人員，因事外出，可臨時委托他人管理，但要對他人代管時間、使用情況進行登記； 印章管理人員要注意保養(yǎng)印章，確保印章清晰。 第二 條 印章使用審批 印章使用實行申請審批制，部門或個人使用印章，首先要填寫《印章使用申請表》，審批權(quán)限，根據(jù)內(nèi)容不同，實行分級審批。 一般性業(yè)務(wù)報表，部門有管理權(quán)或管理責(zé)任的經(jīng)濟、行政事務(wù)，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 對外經(jīng)濟活動中涉及的合同、協(xié)議、申請、證明、信函，以及以企業(yè)名義的行文等，由總經(jīng)理授權(quán)主管副經(jīng)理審批。 涉及企業(yè)重大經(jīng)營管理事項、商業(yè)機密、法律責(zé)任、民事責(zé)任、以及印章的特定環(huán)境使用等特殊情況，由總經(jīng)理審批。 第三條 印章的使用 部門或個人蓋章，首先填寫《印章使用申請表》，視內(nèi)容不同，按照 分級審批的原則進行審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，到行政人事部蓋章。部門或個人未經(jīng)審批，印章主管人員無權(quán)蓋章。 使用印章時，印章主管人員要十分謹(jǐn)慎。一要檢查印章使用申請表填寫是否完整，有無領(lǐng)導(dǎo)簽字；二要檢查蓋章的內(nèi)容是否與審批內(nèi)容相符；三要檢查留存材料是否齊全，凡有留用價值的，印章主管部門都要留原件。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 19 用印登記。印章管理人員，每次蓋章都要登記。填寫《用印登記表》。并將用印留存材料進行編號，歸卷備檔。若不需要留存的材料，要詳細記載用印情況。 印章使用不能脫離印章管理人員的監(jiān)督。使用印章要在辦公室。一般情況下，不得將印 章攜帶出公司以外使用。如需攜帶出公司使用，應(yīng)由印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)印。管理人員不能去的，使用部門按本規(guī)定第四項履行印章借用手續(xù)。 印章使用要規(guī)范。蓋印要端正、清晰、便于識別。正式公文，在文末落款處蓋章。蓋章要“齊年蓋月”。帶存根的介紹信、證明或公函等，要兩處蓋章，一處蓋在落款處、一處蓋在信函的連接線上（即騎縫章）；重要案件的調(diào)查、旁證、座談紀(jì)錄，重要的對外經(jīng)濟合作。所形成的材料還要加蓋“騎邊章”。 第四條 印章的借用 部門代表公司承辦的一些業(yè)務(wù)，工商、稅務(wù)年檢、機動車買賣等事項，需將印章出公司外使用 的，要由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，行政人事部領(lǐng)導(dǎo)審批。 特殊業(yè)務(wù)借用印章或使用蓋有印章的空白憑證，一律由總經(jīng)理審批。 對于因公借用印章的借用人，要填寫《使用印章申請表》由批準(zhǔn)人簽字，留印章管理部門備查。借用人用畢印章，要及時退還，說明使用情況。填寫《用印登記表》，對于使用帶有印章的空白憑證的，使用人要書面說明使用用途，由批準(zhǔn)人簽字，印章管理人要對此類憑證逐頁編號進行登記。使用人在辦理完該項業(yè)務(wù)后，要及時向印章主管部門反饋使用情況，填寫《用印登記表》，未用完的蓋章憑證，使用人要如數(shù)退還。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 20 第五 節(jié) 合同管理規(guī)定 為了加強公司的合同管理工作，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和其他法律法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。 第一條 本辦法所指的合同是指公司依據(jù)《合同法》簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同和其他合同等。訂立合同要遵循平等互利、協(xié)商一致、誠實信用的原則。 第二條 公司合同的管理部門是行政人