【正文】 十六條員工辭職、自動離職、被辭退（解聘）等終止或解除勞動合同后，未就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)交本地人才交流中心或者當(dāng)?shù)貏趧硬块T保管。第十七條 在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)過程中，應(yīng)由接收單位以公函的形式發(fā)到其檔案所在的原單位，原單位接到對方的公函后，依照調(diào)動的程序辦理調(diào)轉(zhuǎn)或檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)；除此以外，原單位不得辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。三年以上不辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的，原單位不能為其出具任何證明材料或為有關(guān)部門提供檔案查閱（國家安全、公安、監(jiān)察等部門因工作需要可按規(guī)定辦理查閱手續(xù)進(jìn)行查閱）。第十八條員工在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，員工出國（境）不歸或失蹤、逃亡以后，其檔案仍由原管理單位保管。第十九條對“無頭檔案”要進(jìn)行清理，編寫出名冊，并查找下落，查到線索的，經(jīng)核對無誤后，將檔案材料轉(zhuǎn)出。經(jīng)多方查找仍無下落的，須在2個月之內(nèi)，與查找的綜合情況書面材料一并移交本單位綜合檔案部門保存。第六章 人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔 第二十條檔案材料的收集歸檔，必須嚴(yán)格按照中組部《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》認(rèn)真執(zhí)行。第二十一條人力資源部門要與形成人事檔案材料有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，做到定時、定向、定內(nèi)容收集檔案材料。人力資源部可根據(jù)工作需要和檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫員工履歷表和自傳等材料充實檔案內(nèi)容。形成人事檔案材料的部門，要建立主動送交人事檔案材料歸檔工作制度，應(yīng)在形成正式檔案材料的一個月內(nèi)，及時地將形成的檔案材料送交人事檔案管理部門歸檔。第二十二條收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別。屬于歸檔的正式材料，必須完整齊全、真實有效，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。屬于組織形成的材料要有組織蓋章，屬于個人形成的材料要有本人簽字。凡組織鑒定、審查結(jié)論、處分決定、組織考核等形成的綜合材料，須經(jīng)本人見面簽字（本人見面后未簽字的由組織注明）；任免通知、呈報表、考察材料、錄用、聘用審批表必須注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、時間和文號，出國（境）審批表，要注明出去和返回時間及出去的目的，然后方能歸入檔案。要認(rèn)真做好歸檔材料登記，由歸檔人與接收人雙方簽字，明確界定歸檔責(zé)任。第二十三條歸檔范圍之外的材料不得擅自歸檔。經(jīng)過鑒別不應(yīng)歸檔的材料，應(yīng)按中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行處理，詳細(xì)登記并報請主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。任何人不得自行銷毀檔案材料，不符合歸檔要求的材料不得歸入檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，對當(dāng)事人給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。第二十四條檔案材料一律使用16開辦公紙，使用碳素、藍(lán)黑墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。第七章 人事檔案材料的整理第二十五條人事檔案整理工作，應(yīng)嚴(yán)格按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行，特別是對新分配來的大專院校畢業(yè)生和新錄用、聘用人員的檔案，要做到隨時立卷、整理、裝訂成冊。收集歸檔的檔案材料要在一個月內(nèi)裝入散裝材料袋（夾），散裝材料每兩年裝訂入卷歸檔一次。第二十六條各類人事檔案材料都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編上頁碼。第二十七條檔案材料排序的基本方式：（一）按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。（二）按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的：第五類、10 第六類、第八類。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復(fù)、結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。（三）第九類材料可根據(jù)不同層次員工的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：工資情況材料；任免材料；出國（境）材料；招錄、聘用、調(diào)動、解聘、辭退、退（離）休，勞動合同、崗位協(xié)議，入伍、退伍、轉(zhuǎn)業(yè)等其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排序。（四）凡外系統(tǒng)新調(diào)入（包括錄用、聘用）人員均應(yīng)填寫《職工履歷表》（附件2，《職工履歷表》填表說明21）。（五）不應(yīng)歸入第十類的材料有：入黨積極分子登記表、預(yù)備黨員考察表，黨員發(fā)展計劃登記表，談話記錄，黨小組意見、黨員重新登記申請、學(xué)習(xí)心得體會，思想、工作匯報等材料，在詳細(xì)登記后退回員工所在黨支部保存，工會會員登記表，入會申請書，獨(dú)生子女證，結(jié)婚、離婚證書，學(xué)習(xí)總結(jié)、實習(xí)總結(jié)、思想?yún)R報等材料，以前已存入的，應(yīng)清理出來，進(jìn)行登記銷毀或移交有關(guān)部門和個人。第二十八條每卷人事檔案，必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。編寫具體要求是：（一）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進(jìn)行填寫。（二）根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明。（三）“材料形成時間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時間。（四）填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫。（五）書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍(lán)墨水書寫。填寫目錄后，要檢查核對，做到準(zhǔn)確無誤?？梢允褂么蛴∧夸?。（六）書寫或打印目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時使用。（七）聘請外單位協(xié)助整理人事檔案時必須聘請當(dāng)?shù)亟M織部許可的檔案整理單位。第八章 人事檔案安全、保護(hù)、保密工作 第二十九條為保證人事檔案的安全，檔案管理部門必須做到：（一）檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。凡保存500卷以上人事檔案的單位，要設(shè)立獨(dú)立庫房，面積為每千卷檔案20平方米左右。（二）檔案庫房必須達(dá)到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。要配置鐵質(zhì)檔案柜、防盜門窗及空調(diào)、去濕（或加濕）機(jī)、滅火器、溫濕度計等設(shè)備，并經(jīng)常檢查，保持庫房內(nèi)的清潔衛(wèi)生和適宜溫、濕度（要求：溫度為14℃24℃，相對濕度為45%65%）。第三十條保管人事檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度。每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證人檔相符，目錄與檔案一致。第三十一條檔案管理人員要認(rèn)真貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和檔案工作有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密，不得私自保存他人檔案，不得利用檔案材料營私舞弊，在任何情況下都不能向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，嚴(yán)禁攜帶檔案材料進(jìn)入公共娛樂場所。對違反檔案工作法律和紀(jì)律，丟失檔案、泄漏秘密者，要視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。第九章 人事檔案的查閱、借閱第三十二條人事檔案的查閱、借閱事由：（一）在辦理人事任免、考察、調(diào)動、工資、福利、社會保險待遇，政治歷史、學(xué)歷、參加工作時間、年齡的審查，入黨、入團(tuán)、出國、組織處理、退（離）休、治喪等事項時，可以查閱、借閱檔案。（二）國家安全、公安、監(jiān)察等部門因工作需要了解情況，可提供檔案查閱，并只能查閱有關(guān)部分。（三）編寫黨史、撰寫人物傳記、地方志，需要了解員工的有關(guān)情況時，一般不得查閱人事檔案。第三十三條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）郵儲銀行內(nèi)部因工作需要，查閱人事檔案，要提前預(yù)約，并在約定的時間內(nèi)，由具有中共黨員身份的2名工作人員持《查閱人事檔案審批表》（附件3）到人事檔案管理部門辦理查閱事宜?！皩徟怼庇刹殚啿块T領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋公章，并經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)后方可辦理。（二）本單位各部門查閱其本部門員工檔案，由是中共黨員的管理人員持《查閱人事檔案審批表》辦理。審批表應(yīng)經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，并加蓋本部門印章，由人力資源部負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。人力資源部內(nèi)部亦按查閱檔案的規(guī)定辦理查閱事宜，原則上只能查閱所管范圍內(nèi)的人事檔案。（三）外單位因工作需要，查閱人事檔案，必須持所在單位組織人事部門（縣、團(tuán)以上）出具的查閱檔案介紹信，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意，并辦理審批手續(xù)后，方可查閱。（四）檔案一般不外借。如有特殊情況，必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限其一周內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。歸還時，由檔案管理人員檢查無誤后，借檔人方可離開。（五）任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱同級和上級干部的檔案。不能因私事要求查閱或讓他人代查檔案。（六）查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、拆散、損壞檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。（七）借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)人事檔案主管部門批準(zhǔn)后才能復(fù)制（拍攝）。（八）不得憑借外調(diào)證明材料介紹信查閱檔案，外調(diào)人員不能查閱檔案，所需了解的情況由員工所在單位黨組織負(fù)責(zé)提供。（九）查閱檔案人員應(yīng)在檔案管理人員指定地點(diǎn)查閱檔案。不得將檔案帶出查閱辦公地點(diǎn)，一旦出現(xiàn)問題，由查閱者承擔(dān)一切后果。（十）查閱離退休人員檔案有關(guān)規(guī)定，如：辦理離退休人員其子女的政審；其供養(yǎng)直系親屬死亡后出具的離退休人員與死者的供養(yǎng)關(guān)系證明；辦理退休時需將其檔案借送到省15（市、區(qū)）社保中心審核等事宜，均由單位社保管理人員與人事檔案管理人員聯(lián)系辦理，一律不對個人。第十章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞第三十四條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：（一）人力資源部相關(guān)崗位人員應(yīng)及時將員工調(diào)動通知、職務(wù)任免通知抄送人事檔案管理人員。（二）人事檔案管理人員接到調(diào)動通知、職務(wù)任免通知后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，應(yīng)在30天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，將調(diào)出員工的檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。