【正文】 率，提升整體項目管理水平， 從而全方位地服務(wù)和支撐業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展，增強(qiáng)同業(yè)競爭力，已成為 各級管理者的關(guān)注焦點。 近年來，世界范圍內(nèi)對項目管理理論的探究已日趨成熟，許多國內(nèi)外企業(yè)也以其親身實踐證實了這些理論的合理性和先進(jìn)性，并在實踐中積累了相當(dāng)豐 富的管理經(jīng)驗。這就為我們實現(xiàn)該項目預(yù)期的目標(biāo)樹立了榜樣，提供了很好的可借鑒的實例。 需求分析 **集團(tuán)公司項目管理現(xiàn)狀 （闡述該公司的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀以及存在的問題，整個第一章可以依據(jù)可以根據(jù)項目的實際情況進(jìn)行修改） Page 5 強(qiáng)化企業(yè)項目治理流程 項目管理本身就是一個生命周期管理流程，包括立項、審批、計劃制定、項目執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔等步驟。除此以外，企業(yè)項目管理過程中還存在著許多輔助流程，如外請專家審批流程、交付件質(zhì)量指標(biāo)評定流程等等。 集團(tuán)需要 使用先進(jìn)的手段來規(guī)范企業(yè) 信息化建設(shè) 項目管理相關(guān)的流程， 這 比傳統(tǒng)的手工提交的審批流 程在流程設(shè)置、數(shù)據(jù)保密性、流程監(jiān)控和及時性方面都有了質(zhì)的增強(qiáng)。另外，集團(tuán)在未來要尋求上市，因此 公司 會 受到如薩班斯法案等政策的約束，需要在企業(yè)各種流程中加強(qiáng)內(nèi)控， 同時 也希望能夠?qū)⒘鞒痰恼麄€過程、出現(xiàn)的問題、得到的交付件等信息進(jìn)行備案，以便查閱。 有效地對項目監(jiān)控和分析 信息化 項目的執(zhí)行期間會產(chǎn)生各種各樣的問題，比如工期拖沓超過預(yù)定期限、資金使用不當(dāng)超過預(yù)算、人員離職等因素引起的人力資源緊張、溝通不當(dāng)造成問題無法及時解決等等，任何一個問題都有可能造成項目的最終失敗。因此，項目啟始的決策是項目成功的第一步，而項目 執(zhí)行中的監(jiān)控才是項目成功的保障。 的 信息化 項目管理人員在項目監(jiān)控過程中，不僅需要一目了然的項目健康狀況指示燈和項目問題提醒機(jī)制，以便在第一時間發(fā)現(xiàn)項目執(zhí)行中的問題；還需要即時的項目各方面的報表，以便深入的查看問題出現(xiàn)的根源，更好的解決問題。 增強(qiáng)項目中的團(tuán)隊協(xié)作 在項目的執(zhí)行過程中，由于溝通不暢或協(xié)作不夠會導(dǎo)致很多問題，例如項目文檔版本不統(tǒng)一、項目問題拖延解決、項目狀態(tài)匯報不及時等等，這些問題會直接影響到項目的最終結(jié)果。 信息化建設(shè) 項目管理系統(tǒng)的 一個 主要需求就是為項目團(tuán)隊提供一個共享與協(xié)作的平臺，從項目建議的提出與審核、項目計劃編制與執(zhí)行，到項目監(jiān)控與報告，都需要項目團(tuán)隊成員 Page 6 緊密協(xié)作，才能最大限度的降低風(fēng)險，增加項目的成功率。 與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合 集團(tuán)存在各種各樣的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等） 。企業(yè)項目管理系統(tǒng)中的許多數(shù)據(jù)，需要從這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得或者輸出到 這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，如項目的成本數(shù)據(jù)、人力資源使用的數(shù)據(jù)等等。如果系統(tǒng)之間無法進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，而是采用業(yè)務(wù)人員錄入的方法，就需要每個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入提供一套錄入界面，那么不僅僅會浪費大量的工作時間 ，更重要的是會產(chǎn)生手工的數(shù)據(jù)錄入不一致，于是，為了校驗數(shù)據(jù)，企業(yè)又需要投入大量的人力物力進(jìn)行數(shù)據(jù)核對或加派錄入工作人員的工作。 因此，信息化項目管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)對接，相互傳輸數(shù)據(jù)既能夠保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，又能夠省掉許多人員成本，成了項目管理系統(tǒng)的一個焦點問題。 項目管理系統(tǒng)的目標(biāo) 信息化建設(shè) 項目管理系統(tǒng)需要滿足企業(yè)內(nèi)部的所有 IT 項目的多項目管理要求，使企業(yè)在 IT 方面的投入更好地適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展方向和目標(biāo)。在此系統(tǒng)中包括了項目的立項、啟動、實施、監(jiān)控及收尾各個階段的管理。 ? 立項階段： 項目組向領(lǐng)導(dǎo)層提出立項申請，申 明項目的實施周期、實施內(nèi)容、成本和收益、所需資源（包括人力資源及物力資源等）等內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)項目的風(fēng)險等級、實施周期、投資回報率等考量標(biāo)準(zhǔn)審核立項。并審批通過的立項申請。 ? 啟動 和規(guī)劃 階段： 項目正式立項后，不同層級的項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項目的范圍確定、工作結(jié)構(gòu)分解、資源分配、進(jìn)度制定、成本核算、預(yù)算分配等工作。 ? 實施和監(jiān)控階段： 在項目的實施過程中，領(lǐng)導(dǎo)層可以監(jiān)視多個項目的進(jìn)展及成本 /收益情況。項目組可以更新個人進(jìn)度、控制進(jìn)度變更、集中管理項目文檔（包括風(fēng)險管理、問題管理、采購管理、質(zhì)量管理及可交付物管理等）。 ? 收 尾階段： 完成項目相關(guān)文檔歸檔，項目的績效考核。 整個系統(tǒng)實施完成后，需要達(dá)到如下目標(biāo)： ? 易用性。由于集團(tuán)信息化建設(shè)項目管理平臺的使用對象并非是專業(yè)的信息技術(shù)人 Page 7 員，需要在界面操作上，都方便、簡單、易用。不要給項目組成員在項目中增加過多的工作量。 ? 高可靠性。在項目管理平臺是每個項目中日常工作的平臺，因此，必須要保證項目管理平臺的可靠，才能保證項目組能及時準(zhǔn)確的匯報項目情況，而管理層能及時準(zhǔn)確的獲得項目的宏觀信息。 ? 高安全性。為了避免知識產(chǎn)權(quán)的流失，項目管理平臺要保證項目信息的安全性，避免未授權(quán)的用戶訪問了機(jī)密的信息。 ? 易管理和維護(hù)。集團(tuán)信息化建設(shè)項目管理平臺的建設(shè)時間緊迫，需求迫切，因此，這個系統(tǒng)，尤其是項目組工作平臺應(yīng)該要易用安裝、配置和維護(hù)，而且涉及到的開發(fā)量較少。 Page 8 2 解決方案 概覽 解決方案功能概述 微軟項目管理解決方案使管理層能及時自動的獲得各個項目的進(jìn)展情況，根據(jù)項目的進(jìn)度、資源等情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，并可進(jìn)一步查看每個項目的具體情況，了解項目當(dāng)前的成果、問題、風(fēng)險等信息，而能夠及時的調(diào)配資源，統(tǒng)一協(xié)調(diào)規(guī)劃項目。企業(yè)能根據(jù)人員、資金、進(jìn)度等情況生成多種統(tǒng)計報表，全方位掌握信息化建設(shè)項目發(fā)展情況。 系統(tǒng)針對每個項目建立項目組的管理和交流的工作平臺，方便項目經(jīng)理進(jìn)行整個項目的管理和控制。通過項目組的管理和交流平臺，實現(xiàn)項目的進(jìn)度控制、風(fēng)險管理、協(xié)作交流、文檔管理等；通過項目組的管理和交流平臺，利用信息化技 術(shù)提高整個項目組的管理水平，真實的反應(yīng)項目的情況，并加強(qiáng)項目組成員之間的交流和信息共享。 微軟企業(yè)項目管理解決方案覆蓋了企業(yè)項目生命周期的全部過程，如下圖所示： 建議計劃執(zhí)行分析存檔活動? 項目建議，需要領(lǐng)導(dǎo)審批? 粗略的任務(wù)描述? 概要成本預(yù)算，預(yù)定人員時間? 項目群管理? 項目詳細(xì)計劃制定? 任務(wù)拆分，確定里程碑? 建立項目工作組? 成本與物料資源分配? 項目基線設(shè)置? 任務(wù)更新審批? 時間表管理? 問題與風(fēng)險管理? 狀態(tài)報告請求? 與 O u t l o o k 、郵件集成? 多維數(shù)據(jù)集組合分析? 項目報表（服務(wù)器、客戶端）? 平衡記分卡與指示燈? 維護(hù)與操作? 輕量級的項目? 可能包含循環(huán)任務(wù)? 可能生成新的項目? 項目執(zhí)行完畢? 數(shù)據(jù)歸檔? 可隨時調(diào)閱 Page 9 微軟企業(yè)項目管理解決方案，幫助 使用科學(xué)的理論對項目進(jìn)行正確的決策，利用客戶熟悉的 Office 辦公環(huán)境為企業(yè)提供靈活而 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟鞒?，采用一目了然的平衡記分卡和?qiáng)大的報表工具幫助 對項目進(jìn)行全面的監(jiān)控。 微軟的企業(yè)項目解決方案主要從下面幾個方面來幫助提升項目管理： 1. 使用科學(xué)的理論支持企業(yè)的決 策 微軟企業(yè)項目管理解決方案中的分析與決策功能是基于 1992 年諾貝爾獎著名論文《組合選擇》，分析與決策的過程是幫助企業(yè)評估項目的關(guān)鍵性指標(biāo)和企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)企業(yè)有限的資金與人員這些限制條件來優(yōu)化和篩選項目，最終獲得最大的價值。 2. 規(guī)范的治理流程全面管理企業(yè)項目生命周期 該解決方案包含一套規(guī)范的項目治理流程，其中分為四個階段，包括建立、分析、計劃、管理，每個階段中包含很多步驟，且完善的定義了步驟之間的過渡與交付件。 3. 強(qiáng)大靈活的工具編制項目詳細(xì)計劃，管理進(jìn)度、成本與資源 解決方案中提供了靈活的界面幫助用戶編制詳細(xì)計劃，管理進(jìn)度、成本與資源。 ? 甘特圖方式展現(xiàn)任務(wù)及相互關(guān)系，用戶可以直接拖動甘特圖來調(diào)整任務(wù)屬性。 ? 簡單的建立項目團(tuán)隊，支持資源的預(yù)定、資源的替換、可用性察看和過度使用預(yù)警。 ? 自動計算項目的成本，可設(shè)置成本結(jié)構(gòu)、成本代碼等，以編制報表或與財務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通 ? 項目成員可以對任務(wù)進(jìn)行再分配，還可以更新工時報項目經(jīng)理審批 4. 活而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟鞒桃?guī)范業(yè)務(wù)、加強(qiáng)管理 該解決方案中集成了工作流引擎，可以使用多種開發(fā)工具或設(shè)計工具來根據(jù)用戶需求訂制流程，為項目管理治理流程提供輔助功能。 5. 多種工具全方位對項目的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控 微軟企業(yè)項目管理解決方案中集成了三種項目監(jiān)控的工具：平衡記分卡、多維分析圖表、自定義報表；既可以一目了然察看關(guān)鍵指標(biāo)，也可以全面詳盡的察看問題所在。 6. 豐富的編程接口能夠與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接 微軟企業(yè)項目管理解決方案提供了高度的可擴(kuò)展性，企業(yè)中的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等）可以輕松的與該解決方案交換數(shù)據(jù)，降低成本，增加數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 Page 10 項目管理解決方案 系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 針對項目管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)與需求，微軟公司建議的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示： 解決方案 特點 微軟企業(yè)項目管理 （ EPM）解決方案能夠使得在整個企業(yè)范圍內(nèi)有效管理與調(diào)整 IT 項目及其相關(guān)資源 , 為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)提供具有戰(zhàn)略性的項目組合功能、強(qiáng)大的團(tuán)隊協(xié)調(diào)功能、項目與計劃管理標(biāo)準(zhǔn)化功能、集中資源管理功能以及高端分析與報表功能。以下四個方面概括方案特點 : 1. 獲取可見性與洞察力 可見性意味著可以輕松查找、分析和呈報與項目有關(guān)的所有類型的信息。從具有針對性的項目到復(fù)雜的項目和項目組合，管理層能夠?qū)ζ溥M(jìn)展?fàn)顩r及其相關(guān)資源投入進(jìn)行分析。除了現(xiàn)行項目之外，還可以監(jiān)測從項目啟動前的籌備階段到項目完成后的實際運作階段這一整個項目生命周期的情況。 2. 企業(yè)敏捷性 可靠的 EPM 解決方案可以提供高性能、易于管理的基礎(chǔ)架構(gòu)，它不僅能讓高效運作從簡單到包含多個項目的大型項目組合所有信息化建設(shè)項目，而且將來也能方便得擴(kuò)展到別的項目建設(shè)領(lǐng)域。 3. 輕松開展工作 Page 11 EPM 解決方案提供了對熟悉的應(yīng)用程序更豐富的訪問方式，而這些程序又與 EPM 解決方案進(jìn)行了整合，從而使整個信息化建設(shè)中所有用戶的參與能力得到增強(qiáng)，能夠力瀏覽、更新和分析項目信息。這項特性可以促使多個項目團(tuán)隊之間的協(xié)調(diào)工作順利進(jìn)行，以便改進(jìn)協(xié)作效果，并為分析和呈報工作輸送更豐富的數(shù)據(jù)。 4. 可延伸性與可編程性 EPM 解決方案提供了能夠滿足不斷變化的企業(yè)需求的靈活性。可以對 Project Server 數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義并通過新的 Project Server Interface（ PSI）應(yīng)用程序編程接口和 VBA/對象模型更改將這些數(shù)據(jù)與現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行整合。重新設(shè)計的基礎(chǔ)架構(gòu)和新功能可以支持更多用戶，并保持更優(yōu)異的性能。 方案優(yōu)勢與業(yè)務(wù)收益 融合最佳實踐，輔助企業(yè)執(zhí)行 微軟項目管理解決方案最大的好處就是有大量的“開箱即用”的功能，并且融合了很多企業(yè)使用經(jīng)驗的最佳實踐，幫助企業(yè)使用這套解決方案。 ? 項目管理治理流程的最佳實踐：包括項目立項與審批、計劃制定、資源分配、執(zhí)行監(jiān)控等階段與步驟 ? 項目計劃制訂的最佳實踐：解決 方 案中預(yù)置了各種項目模板，供企業(yè)參考使用 ? 時間表管理的最佳實踐：時間表的類別管理，時間表審批等 ? 其他最佳實踐：如溝通管理、風(fēng)險管理等等 多種監(jiān)控機(jī)制，降低項目風(fēng)險 微軟項目管理解決方案含有全方位的項目監(jiān)控手段，并支持監(jiān)控內(nèi)容自定義、監(jiān)控報警通知與分析報表推送等機(jī)制，當(dāng)問題出現(xiàn)時第一時間通知管理者： ? 基于關(guān)鍵性能指標(biāo)（ KPI）的平衡記分卡的指示燈監(jiān)控 Page 12 ? 基于多維數(shù)據(jù)集的圖表分析監(jiān)控，可生成直觀的 各種圖表 ? 基于數(shù)據(jù)倉庫的報表分析監(jiān)控，可生成多種格式的報表 管理企業(yè)資源，提高利用效率 微軟項目管理解決方案可以對企業(yè)所有資源進(jìn)行管理，并分配到項目中使用： ? 企業(yè)資源包括人力資源、物料資源和成本資源，在系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并且支持常規(guī)資源、預(yù)算資源等特殊資源類型 ? 分配資源的時候可以利用統(tǒng)計分析功能查看某種資源在某個時間段內(nèi)的可用性，提高資源利用效率，并且支持資源預(yù)定機(jī)制 ? 人力資源可以結(jié)合企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、人員技能等自定義指標(biāo)進(jìn)行綜合管理 多種協(xié)作手段，增強(qiáng)團(tuán)隊合作 微軟項目管理解決方案中，包含了多種團(tuán)隊協(xié)作的 手段。 ? 每個項目都有專屬的工作區(qū)，存儲項目文檔、交付件等，提供了團(tuán)隊協(xié)作功能 ? 用戶可以使用 Outlook 將項目任務(wù)倒入自己的個人日歷中 ? 系統(tǒng)在各種流程中都可以定制郵件提醒，及時通知用戶審批狀態(tài) ? Web 界面上可以與即時消息和郵件系統(tǒng)集成，隨時查看用戶在線狀態(tài) 系統(tǒng)定制靈活，滿足企業(yè)需求 雖然微軟項目管理解決方案中具有很多值得借鑒的最佳實踐，但是每個企業(yè)都會有各自的特殊性，都會有各自特殊的需求，因此，該解決方案提供了最大限度的可定制性，可以根據(jù)的特殊需求來量身定做符合要求的項目管理平臺。 ? 企業(yè)項目治理流程中各階段和步驟的可定制性，包括步驟的人員與交付件等 ? 各種工作流程的可定制性，可以與 Office System 配合定制表單模板 Page 13 ? 項目監(jiān)控的可定制性：包括平衡記分卡與報表模板定制 ? 與業(yè)務(wù)系統(tǒng)交互數(shù)據(jù)的可定制性