【正文】 得用“來往文件”；除非訴訟案件材料外，不得用“案件”。第十六條 歸檔驗收文書立卷部門整理好案卷后，填好移交目錄，在次年六月份以前，提請學院檔案部門派人檢查合格后，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各備一份存查。第四章 檔案管理開發(fā)利用第十七條 根據(jù)《高校檔案實體分類和檔號編制方案》編制黨、政檔案的分類號和檔號。將案卷按分類號在檔案柜內依次至上而下，從左到右排放；各柜、各庫應有檔案資料存放標志圖、示意圖。第十八條 每年定期檢查庫房“八防”(防火、防潮、防高溫、防強光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)情況，定時記錄庫房溫度、濕度，保持庫房整潔。每二至三年對庫存檔案進行一次全面檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。破損、褪變檔案要及時修復或復制。根據(jù)庫內條件需要添臵去濕機、空調機和吸塵器等。第十九條 改善閱覽條件并配臵必要的復制設備，為利用者提供方便。健全借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項。檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點檢查，并在檔案查閱或借閱登 記薄上登記；借出檔案要從嚴掌握，要定期催還，需續(xù)借者，應重新辦理借閱手續(xù)。對無故逾期不還者，應停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，根據(jù)條例法規(guī)，區(qū)別不同情況，嚴肅處理。對調出及離退休人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案；沒有檔案部門簽署意見，人事部門不得辦理調離手續(xù)。第二十條 根據(jù)工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館(室)指南等。第二十一條 對黨、政檔案進行加工匯編工作，編制全宗介紹、學院大事記、組織機構沿革、基礎數(shù)字匯編等。第二十二條 綜合檔案室應根據(jù)社會和學校需要，在適當時候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)據(jù)的檔案資料。第二十三條 古老、珍貴的檔案，應備有縮微或復制件，以代替檔案原件提供利用。第二十四條 對開放的檔案，應認真審查內容，嚴格區(qū)分開放與控制使用的界限；利用開放檔案，對國內利用者與臺、港、澳同胞及外國人應有不同的要求； 開放黨、政檔案，應另行編制開發(fā)檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。第二十五條 逐步應用計算機進行檔案資料的檢索、匯編，提高開發(fā)利用檔案的能力。第二十六條 根據(jù)黨、政檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規(guī)定，鑒別和判定檔案的價值。在學院分管院長的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。鑒定方法采用直接鑒定法，個人審閱，集體討論，即直接審閱每個案卷的內容，不應只看案卷目錄和卷內目錄。第二十七條 對失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，編制銷毀清冊和撰寫檔案材料內容的分析報告，經(jīng)分管院長批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應永久保存。檔案部門在檔案銷毀后應及時調整檔案柜架且在相應的檢索工具中注明。二、黨群檔案歸檔范圍（一）黨務綜合 (1)黨代會通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單、候選人登記表、情況介紹、大會選舉辦法、選舉結果和上級批復等(2)提案及辦理情況、會議情況、小組會議記錄等、常委、黨委擴大會、書記院長碰頭會的會議記錄、紀要、決議等文件、報告、總結、辦法、指示、批轉、通報和通知 、先進支部材料（二）紀檢、監(jiān)察、審計 、報告、總結、調查材料及重要統(tǒng)計資料 、復查材料 、審計工作的文件 、審計工作方面的規(guī)章制度、審計工作計劃、總結、報告 、審計工作統(tǒng)計年報及重要報表 （三）組織、決定、通知。、總結、決定、報告、調查材料、變動的報告及決定、批復、通知 、調動和離休報告、決定、批復、通知等 （四）宣傳教育、決定、報告、通知和總結 （五）工會、報告、決定、重要通知 (通知、名單、報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言等文件)、個人的材料、名單 （六）團委 (通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言以及大會通過的文件)(通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和文件)、報告、總結及規(guī)章制度 、優(yōu)秀團員的材料 、優(yōu)秀團員的材料 、勤工儉學、社會實踐的有關材料三、行政檔案歸檔范圍（一）行政綜合 、學期工作計劃、報告、總結 、書記院長碰頭會議記錄、紀要 、紀要、報告、總結和會議記錄 、計劃及上級批復 、情況介紹 、簡報、信息、動態(tài)等 （二）人事檔案 、報告總結、調查材料、會議記錄 、計劃報告、上級批復 、變化的文件材料 、先進教職工的材料 、撤銷處分的材料 、管理工作計劃、規(guī)定、總結 、安排、總結 （三）保衛(wèi)檔案 、總結、報告、調查材料、統(tǒng)計報表、調查、處分結論材料及上級的批復、消防工作材料（四）后勤檔案 、總結報告、調查材料 、調配使用、轉戶等的規(guī)定、總結 、防汛、環(huán)保、節(jié)能工作的文件材料、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結、規(guī)定、通知等文件 、校園綠化等有關文件（五）圖書情報 、報告、總結、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報 （六）實訓基地 、總結 第二篇：各類檔案歸檔范圍文書檔案歸檔范圍歸檔的文件材料的范圍凡對反映本單位工作、活動具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。: 。，以及普發(fā)的、非本單位主管工作但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文；、省、市、縣各級領導、人民代表視察、檢查本單位工作時的重要指示、講話、題詞和報道等材料。；，在本單位現(xiàn)場辦公的會議紀要、上級報刊、雜志、簡報與會議采用的本單位和本單位領導與工作人員的文章、報道和典型材料；、人代會、工、青、婦代會和工作會議的文件材料；、行政、人大、紀委和工青婦群團組織的平時會議記錄，本單位召開的總結表彰大會、綜合性和專業(yè)性工作會議的會議材料；、政、人大、紀委、工青婦等組織印發(fā)的（包括轉發(fā)上級機關或與外單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式的打印件、簽發(fā)底稿和重要公文的修改稿；（單位）的批復公文，本機關所屬機構與單位的請示和本單位的批復公文；、政、人大、紀委、武裝、工青婦等組織的內設機構（科、股、室、）或各工作線（鄉(xiāng)鎮(zhèn)七站八所）形成的工作計劃、總結、匯報、調查報告、典型材料和受上級表彰的文件；（活動）的專業(yè)性文件材料；（單位）工作和進行調查研究形成的文件材料；（鄉(xiāng)鎮(zhèn)包括七站八所）的各種統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析材料；；、檔案、機要、保密、創(chuàng)建、計育、信訪