【正文】 得用“來往文件”；除非訴訟案件材料外，不得用“案件”。第十六條 歸檔驗(yàn)收文書立卷部門整理好案卷后，填好移交目錄，在次年六月份以前，提請(qǐng)學(xué)院檔案部門派人檢查合格后，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各備一份存查。第四章 檔案管理開發(fā)利用第十七條 根據(jù)《高校檔案實(shí)體分類和檔號(hào)編制方案》編制黨、政檔案的分類號(hào)和檔號(hào)。將案卷按分類號(hào)在檔案柜內(nèi)依次至上而下，從左到右排放；各柜、各庫應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。第十八條 每年定期檢查庫房“八防”(防火、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)情況，定時(shí)記錄庫房溫度、濕度，保持庫房整潔。每二至三年對(duì)庫存檔案進(jìn)行一次全面檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。破損、褪變檔案要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。根據(jù)庫內(nèi)條件需要添臵去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)和吸塵器等。第十九條 改善閱覽條件并配臵必要的復(fù)制設(shè)備，為利用者提供方便。健全借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項(xiàng)。檔案查、借、歸還時(shí)，由利用者和檔案部門共同進(jìn)行清點(diǎn)檢查，并在檔案查閱或借閱登 記薄上登記；借出檔案要從嚴(yán)掌握，要定期催還，需續(xù)借者，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對(duì)無故逾期不還者，應(yīng)停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，根據(jù)條例法規(guī)，區(qū)別不同情況，嚴(yán)肅處理。對(duì)調(diào)出及離退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案；沒有檔案部門簽署意見，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。第二十條 根據(jù)工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館(室)指南等。第二十一條 對(duì)黨、政檔案進(jìn)行加工匯編工作，編制全宗介紹、學(xué)院大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。第二十二條 綜合檔案室應(yīng)根據(jù)社會(huì)和學(xué)校需要，在適當(dāng)時(shí)候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)據(jù)的檔案資料。第二十三條 古老、珍貴的檔案，應(yīng)備有縮微或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。第二十四條 對(duì)開放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限；利用開放檔案，對(duì)國內(nèi)利用者與臺(tái)、港、澳同胞及外國人應(yīng)有不同的要求； 開放黨、政檔案，應(yīng)另行編制開發(fā)檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。第二十五條 逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的檢索、匯編，提高開發(fā)利用檔案的能力。第二十六條 根據(jù)黨、政檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，以及保管期限的有關(guān)規(guī)定，鑒別和判定檔案的價(jià)值。在學(xué)院分管院長的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。鑒定方法采用直接鑒定法，個(gè)人審閱，集體討論，即直接審閱每個(gè)案卷的內(nèi)容，不應(yīng)只看案卷目錄和卷內(nèi)目錄。第二十七條 對(duì)失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見，編制銷毀清冊和撰寫檔案材料內(nèi)容的分析報(bào)告，經(jīng)分管院長批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案部門在檔案銷毀后應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案柜架且在相應(yīng)的檢索工具中注明。二、黨群檔案歸檔范圍（一）黨務(wù)綜合 (1)黨代會(huì)通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會(huì)主席團(tuán)、秘書長和代表、列席代表名單、候選人登記表、情況介紹、大會(huì)選舉辦法、選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等(2)提案及辦理情況、會(huì)議情況、小組會(huì)議記錄等、常委、黨委擴(kuò)大會(huì)、書記院長碰頭會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件、報(bào)告、總結(jié)、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知 、先進(jìn)支部材料（二）紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì) 、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì)資料 、復(fù)查材料 、審計(jì)工作的文件 、審計(jì)工作方面的規(guī)章制度、審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表 （三）組織、決定、通知。、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知 、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通知等 （四）宣傳教育、決定、報(bào)告、通知和總結(jié) （五）工會(huì)、報(bào)告、決定、重要通知 (通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言等文件)、個(gè)人的材料、名單 （六）團(tuán)委 (通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言以及大會(huì)通過的文件)(通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和文件)、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度 、優(yōu)秀團(tuán)員的材料 、優(yōu)秀團(tuán)員的材料 、勤工儉學(xué)、社會(huì)實(shí)踐的有關(guān)材料三、行政檔案歸檔范圍（一）行政綜合 、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 、書記院長碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要 、紀(jì)要、報(bào)告、總結(jié)和會(huì)議記錄 、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù) 、情況介紹 、簡報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等 （二）人事檔案 、報(bào)告總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄 、計(jì)劃報(bào)告、上級(jí)批復(fù) 、變化的文件材料 、先進(jìn)教職工的材料 、撤銷處分的材料 、管理工作計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié) 、安排、總結(jié) （三）保衛(wèi)檔案 、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù)、消防工作材料（四）后勤檔案 、總結(jié)報(bào)告、調(diào)查材料 、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)戶等的規(guī)定、總結(jié) 、防汛、環(huán)保、節(jié)能工作的文件材料、公費(fèi)醫(yī)療、保健工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件 、校園綠化等有關(guān)文件（五）圖書情報(bào) 、報(bào)告、總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào) （六）實(shí)訓(xùn)基地 、總結(jié) 第二篇：各類檔案歸檔范圍文書檔案歸檔范圍歸檔的文件材料的范圍凡對(duì)反映本單位工作、活動(dòng)具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。: 。，以及普發(fā)的、非本單位主管工作但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文；、省、市、縣各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人民代表視察、檢查本單位工作時(shí)的重要指示、講話、題詞和報(bào)道等材料。；，在本單位現(xiàn)場辦公的會(huì)議紀(jì)要、上級(jí)報(bào)刊、雜志、簡報(bào)與會(huì)議采用的本單位和本單位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的文章、報(bào)道和典型材料；、人代會(huì)、工、青、婦代會(huì)和工作會(huì)議的文件材料；、行政、人大、紀(jì)委和工青婦群團(tuán)組織的平時(shí)會(huì)議記錄，本單位召開的總結(jié)表彰大會(huì)、綜合性和專業(yè)性工作會(huì)議的會(huì)議材料；、政、人大、紀(jì)委、工青婦等組織印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或與外單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式的打印件、簽發(fā)底稿和重要公文的修改稿；（單位）的批復(fù)公文，本機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)與單位的請(qǐng)示和本單位的批復(fù)公文；、政、人大、紀(jì)委、武裝、工青婦等組織的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（科、股、室、）或各工作線（鄉(xiāng)鎮(zhèn)七站八所）形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、調(diào)查報(bào)告、典型材料和受上級(jí)表彰的文件；（活動(dòng)）的專業(yè)性文件材料；（單位）工作和進(jìn)行調(diào)查研究形成的文件材料；（鄉(xiāng)鎮(zhèn)包括七站八所）的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料；；、檔案、機(jī)要、保密、創(chuàng)建、計(jì)育、信訪