【正文】 程、一次活動或一次會議，可視為一個事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。（)對判定和體現(xiàn)文件材料的價值具有十分重要的作用。一些文件如果離開與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨立的個體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價值；（)有利于檢索和檔案呢實體存取工作； 按照事由原則將有密切聯(lián)系的文件材料相對集中的排列在一起，檢索時只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料?！秿徫慌嘤柦坛獭?第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理一、填空工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、研制和生產(chǎn)制造活動中形成的科技檔案。其基本特點是 型號、成套，一個型號產(chǎn)品的檔案材料是有機聯(lián)系的整體?；n案的特點是 建設(shè)項目成套，一個建設(shè)項目的檔案是有機聯(lián)系的整體?？萍紮n案的基本特點是 課題成套，圍繞著一個課題的科技研究活動，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機整體。在各種類型的科技文獻中，唯一直接記錄和儲備 原生信息 的只有客戶檔案?？萍紮n案的情報功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動中所具有的 科技參考作用和科技交流作用。科學技術(shù)同生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案。科技檔案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎(chǔ)檔案部門收集工作 和檔案館的收集工作?？萍嘉募w檔制度是一項 科技管理 制度，有事一項科技文件管理制度。凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應(yīng)歸檔 2份以上。科技文件歸檔工作應(yīng)由相關(guān)的 科技業(yè)務(wù)部門 承擔。1辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個方面：一是：編寫歸檔情況簡要說明 ；二是填寫歸檔文件移交清單。1經(jīng)國務(wù)院批準頒布的《科學技術(shù)檔案工作條例》指出：“各單位應(yīng)當把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計劃，列入有關(guān)部門有關(guān)人員的職責范圍。”這個規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責。1從2006年開始，安徽省委、省政府在全省范圍內(nèi)實施了檔案管理模式改革。改革的內(nèi)容之一就是調(diào)整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國家綜合檔案館 保管。1科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學編目 兩部分。1型號分類法 是以一個型號產(chǎn)品的科技檔案作為分類單元，對產(chǎn)品檔案進行具體的類別劃分。1設(shè)備檔案的基本分類方法是型號分類法，不同單位和不同設(shè)備的檔案，其分類方法有所差異，具 體的分類形式一般有兩種，一種是性質(zhì)——型號分類法，另一種是 工序—型號分類法。1對于同型號多臺設(shè)備的隨機文件，不必每臺復(fù)制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺設(shè)備 的全部隨機文件材料，其他各臺設(shè)備的案卷中，注明這些隨機文件材料在哪一卷即可。1對于因產(chǎn)品和設(shè)備的革新、改進、工程及設(shè)備的管理、維修所形成的心的文件材料，應(yīng) 單獨組成案卷，不必對前期已組成的案卷進行拆卷。1底圖以 張 為單位單獨保存和管理?？萍紮n案號，是指保管單位的 編號或代號。2科技檔案號是檔案部門用來反饋科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號，是 科技檔案分類號和保管單位順序號 的組合體。二、多項選擇題科技檔案具有（ABCD）等功能。A知識儲備 B依據(jù)憑證 C情報 D促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時歸檔國家綜合檔案館接收科技檔案，實行（ABC）A無償進館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補送制 D歸檔制三、簡答簡述科技檔案的概念和涵義科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當歸檔保存的科技文件材料。涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別；第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；第三，定義規(guī)定了科技檔案是對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；科技檔案的主要種類有哪些？主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設(shè)備儀器當那、科學技術(shù)研究檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、醫(yī)學科技檔案等專業(yè)技術(shù)檔案。確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件。（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書檔案材料的界限。（4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實際，確定具體的科技文件歸檔范圍?？萍嘉募w檔時間最常見的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時間最常見的有以下5種：（)在項目全部結(jié)束時間歸檔；（)按工作階段歸檔（)按子項結(jié)束時間歸檔（)按歸檔（)隨時歸檔：A科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計單位施工圖 B機密性較強的特殊科技文件 C 外來文件（如外購設(shè)備的隨機圖樣和文字說明材料，委托單位設(shè)計的科技文件等）基層檔案部門對科技檔案的收集應(yīng)注意哪些問題？ 答：（)要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律各單位制定的有關(guān)收集工作及科技文件資料的歸檔制度，必須符合科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動的工作程序和科技文件材料形成過程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間，這樣才能做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與安全，又不影響現(xiàn)行工作的使用；（)要保證科技檔案的完整、準確。完整、準確的科技檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲備作用；不完整、不準確的科技檔案，其價值大大降低，影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，有時還會起反作用；基層檔案部門收集科技檔案的方法和措施有哪些？ 答：（)按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件資料歸檔；（)納入計劃管理，實行多種方式結(jié)合的收集方法；（)確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容收集；（)抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進行收集；總之，科技檔案收集的方法和措施，需要檔案工作著根據(jù)各單位工作情況，把握時機，不斷調(diào)整。既保證科技檔案的政策適用，又能及時、完整、準確地把需要歸檔的科技檔案集中到大難部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。科技檔案整理工作的原則是什么？答：科技檔案整理工作的原則是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對科技檔案進行分門別類地整理，便于報關(guān)和利用?？萍紮n案分類的基本要求是什么？答：科技檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動的性質(zhì)和特點；在一個單位內(nèi)部和一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標準應(yīng)該一致；分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實行標準化?？萍紮n案分類方案編制應(yīng)注意的問題和步驟有哪些？答 ：在編制方案時，首先要了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點；其次要明確明確的分類標準和分類方法；第三是設(shè)置科學、合理的類目體系，并以文字和退表的形式將其表達出來。步驟如下：（)根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)置大類，有多少科技檔案就設(shè)置多少個大類；（)在每個大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個完整的類系；（)給每一個類目以規(guī)定的代字和代號；（)將形成的類目體系用文字或圖表形式表達出來；（)撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)，分類標準、類目代字或代號的使用方法等基層檔案部門對科技檔案的分類，應(yīng)該在分類方案的指導(dǎo)下分哪兩步進行？答：第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分大類；將全部科技檔案劃分為：產(chǎn)品檔案類、基建檔案類、科研檔案類、設(shè)備檔案類等；第二步，對沒匯總科技檔案進行分類；最基本的方法有六種：工程項目分類法；型號分類法；課題分類法；專業(yè)分類法；時間分類法；地域分類法；1工程項目分類法的涵義和特點是什么？答：工程項目分類法是在本單位全部檔案范圍內(nèi)，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案類別。它適用于對基本建設(shè)檔案的分類；特點：同一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，不突破工程項目界限，反映一個工程項目的全貌，便于按照工程項目查找和利用有關(guān)的科技檔案。1型號分類法的涵義和特點是什么？答：它適用用對產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案進行分類，型號分類法就是對本單位全部產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案，以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案；特點：同一個型號的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個產(chǎn)品或一個設(shè)備的全貌及其內(nèi)部組件、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案；1課程分類法的涵義和特點是什么？答：它適用于對科研檔案進行分類。它是在全部科研檔案的范圍內(nèi)，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案類別的方法；特點是便于實現(xiàn)一個研究課題檔案材料的成套集中管理；1專業(yè)分類法的涵義及適用對象是什么？答：它是按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)，進行類別劃分的辦法。這種分類的方法適用于其對象和內(nèi)容標準化、通用化或互換性較強的科技檔案。適用于從專業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。1時間分類法的涵義及特點是什么？答：它是按照科技檔案形成時間或檔案內(nèi)容所反映的時間性進行類別劃分的方法。特點是把相同時間內(nèi)形成的或反映相同時間的科技檔案集中歸類，便于從歷史聯(lián)系的角度縱向地分析研究相關(guān)時間內(nèi)的氣象現(xiàn)象、水文現(xiàn)象和地震現(xiàn)象，探索其演變發(fā)展的規(guī)律性。1地域分類法的涵義和適用對象是什么？答：它是根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域性劃分其類別。比如：氣象檔案、水文檔案、地震檔案等。水文、地質(zhì)、地震等現(xiàn)象，在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。因此，這些種類的科技檔案適用于采用地域分類法進行分類。1性質(zhì)——工程項目分類法的涵義和適用對象是什么？答：這種分類方法是以工程項目為基礎(chǔ)，結(jié)合工程項目的使用性質(zhì)或?qū)I(yè)性質(zhì)進行分類。企業(yè)、事業(yè)單位的基建檔案最適合采用這種分類方法；1流域（水系）—工程項目分類法的適用對象和優(yōu)點是什么？答：這種分類方法，一般適用于中型水利設(shè)計部門和水利管理規(guī)劃部門。這種分類的優(yōu)點是體現(xiàn)了科技檔案的成套性，不論是科技檔案的分類，還是科技檔案的排列，都保持了一個工程項目檔案材料的集中和成套。1科研檔案的分類為什么要采用課題分類法？答：由于科技研究活動一般都是在專業(yè)范圍內(nèi)分課題進行的，而且許多科技研究單位的科室機構(gòu)設(shè)置也是按照專業(yè)劃分的，所以科研檔案較常采用的具體分類方法是專業(yè)——課題分類法。科技檔案案卷的基本特征是什么？答：案卷是一組具有有機聯(lián)系的、價值和密級大體相同的科技文件材料的集合體，其基本特征有：（)案卷是一組具有有機聯(lián)系的科技文件（)案卷內(nèi)的科技文件有一個相對的數(shù)量界限；（)一個案卷內(nèi)科技文件的保存價值大體相同；2簡述產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件的組卷方法。答：產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件（特別是圖紙部分）按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組成案卷。如一臺機床設(shè)備，是由床身、傳動機構(gòu)、變速機構(gòu)、進給箱、升降臺、電氣系統(tǒng)、潤滑系統(tǒng)等部分組成，各部分的文件材料，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成保管單位。2簡述基建工程科技文件的組卷方法。答：基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專業(yè)，分別組成案卷。如一般建筑工程是由建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖、通風等不同專業(yè)組成的，各專業(yè)的科技文件，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。2簡述科研課題科技文件的組卷方法?？蒲姓n題的科技文件可以按其反映的不同研究階段，分別組成案卷。如科研課題一般分準備階段、研究階段、總結(jié)鑒定接管等程序，各不同階段的科技文件事由及聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。2產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何組卷？答：產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。在科技文件材料組卷中要合理解決遇到的問題：(１)同型號的多臺設(shè)備隨機文件材料，不必每臺復(fù)制一套材料組卷，只立卷一臺設(shè)備的隨機文件材料即可。(２)對于產(chǎn)品和設(shè)備因革新、改進所形成的一些新科技文件材料，應(yīng)單獨組卷，不必拆原已組好的卷。(３)對產(chǎn)品、工程設(shè)計以及專用設(shè)備中采用的標準圖、通用圖，也不必復(fù)制一套組卷，只需在卷內(nèi)目錄中注明所采用的圖紙名稱、圖號及檔號即可。(４)與產(chǎn)品、科研、基建項目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器類中組卷。(5)底圖以張為單位單獨保存和管理。(6)技術(shù)改造和技術(shù)引進項目中的成套科技文件可以不拆散組卷；2科技檔案卷內(nèi)文字材料排列的方法有哪些？答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件資料排在后面；(2)按時間順序排列：即安科技文件資料的形成時間順序依次排列；（3）按邏輯關(guān)系排列：如來文和復(fù)文，則復(fù)文在前，來文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；（4）有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對應(yīng)的原文材料在后；2簡述科技檔案案卷的排列方法。答：案卷排列的基本方法包括：分類排列和流水號排列法；分類排列：即按照科技檔案的內(nèi)容及科學分類體系對案卷進行排列，并將其存放在庫房柜架的規(guī)定位置上；流水號排列法：即按照科技檔