【正文】 明日期。第四章 儀容儀表管理規(guī)定 XXX化妝品有限公司行政管理制度為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象,進(jìn)一步規(guī)范化管理，特制定本管理規(guī)定。第二十六條 個人儀容儀表及著裝要求一、員工個人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應(yīng)著正裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。三、節(jié)假日上班著裝要大方得體，不可著奇裝異服，女員工不可著抹胸、吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。四、員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處以罰款100元。第五章 出差管理規(guī)定第二十七條 員工出差必須依下列程序辦理：一、出差前應(yīng)填寫《出差申請表》（見附件7），由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，報(bào)經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批；部門領(lǐng)導(dǎo)及以上人員出差須報(bào)總經(jīng)理審批。因緊急事務(wù)未按程序辦理申請的，由執(zhí)行該項(xiàng)公務(wù)的員工在出差返回后3個工作日內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。二、出差人員憑《出差申請表》到財(cái)務(wù)管理部填寫《借款單》，按審批程序預(yù)借差旅費(fèi)；并將《出差申請表》交綜合管理部相關(guān)人員處進(jìn)行存檔及考勤登記。XXX化妝品有限公司行政管理制度三、出差人員出差返回后五個工作日內(nèi)必須報(bào)賬，并結(jié)清出差借款，未能結(jié)清的借款,財(cái)務(wù)部有權(quán)在其當(dāng)月和以后月份的工資或其他補(bǔ)貼中扣回，直至扣清為止。第二十八條 出差超出預(yù)定時(shí)間，須報(bào)經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長出差期限的,須及時(shí)報(bào)經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準(zhǔn)，超出預(yù)定出差期間的費(fèi)用不予報(bào)銷。第二十九條 出差費(fèi)用的報(bào)銷：出差費(fèi)用包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等，其標(biāo)準(zhǔn)按公司財(cái)務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一、交通費(fèi)、住宿費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷，超標(biāo)自付。二、伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷。三、通訊費(fèi)超出標(biāo)準(zhǔn)部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章 圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定第三十條 圖書、報(bào)刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。指定專人負(fù)責(zé)登記、分類、發(fā)送，并及時(shí)整理、存檔以備查閱。第三十一條 各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要，合理安排購買業(yè)務(wù)參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理；否則，費(fèi)用自理。以公司名義購買的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。第三十二條 圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意，綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志。XXX化妝品有限公司行政管理制度二、專業(yè)性強(qiáng)的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨項(xiàng)目長期借用。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊，借閱時(shí)間不得超過一個月，如有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。四、損壞、丟失圖書、資料，責(zé)任人應(yīng)照原價(jià)雙倍賠償，并負(fù)責(zé)購買或協(xié)助購買。五、員工所借圖書，如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)必須隨時(shí)收回，借書人不得拒絕。第三十三條 綜合部圖書管理人員每隔半年清點(diǎn)庫存書籍1次，并將清單上報(bào)綜合部經(jīng)理。第三十四條 各部門訂閱的報(bào)刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十五條 報(bào)紙?jiān)陂営[后，請務(wù)必歸回原位；過期的報(bào)紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。第三十六條 員工調(diào)崗、離職時(shí)，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。第三十七條 公務(wù)信函由綜合部收發(fā)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號信和特快專遞需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，登記后方可郵發(fā)。第七章 物品管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費(fèi)用，規(guī)范辦公用品的采購和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。第三十八條 物品分類一、固定資產(chǎn)：單位價(jià)值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品，XXX化妝品有限公司行政管理制度如車輛、電腦、復(fù)印機(jī)等。二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價(jià)值較高或使用時(shí)間較長的物品，如鐵皮柜、打印機(jī)等。三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用品兩大類。（一）耐用辦公用品包括計(jì)算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機(jī)、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機(jī)等。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品： ：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十九條 物品的采購一、物品的采購遵循“統(tǒng)一采購，貨比三家”的原則。二、辦公用品的采購（一）定點(diǎn)采購原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進(jìn)行市場詢價(jià)比較后，確認(rèn)23家作為定點(diǎn)采購單位。（二）季度定期性采購綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫。采購時(shí)間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。（三）月度補(bǔ)充性采購 XXX化妝品有限公司行政管理制度各部門于每月向公司上報(bào)下月辦公用品采購計(jì)劃（詳見附件8），由綜合部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，比照常備辦公用品庫存情況對需采購的物品進(jìn)行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進(jìn)行補(bǔ)充性采購。文員負(fù)責(zé)制作當(dāng)月常用辦公用品補(bǔ)充采購計(jì)劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當(dāng)月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。（四）預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購在日常工作期間，如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外(預(yù)算內(nèi))辦公用品申購表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，報(bào)董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點(diǎn)供應(yīng)商落實(shí)采購。（五）預(yù)算外采購預(yù)算外物品的申購程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。三、大宗物品的采購達(dá)到招標(biāo)要求的須按招標(biāo)管理規(guī)定辦理，未達(dá)到招標(biāo)規(guī)定要求的需要進(jìn)行多家詢價(jià)，力求價(jià)廉物美。領(lǐng)用時(shí)按照計(jì)劃采購清單領(lǐng)用。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時(shí)，必須事前征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可自行采購。五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購必須由使用部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行采購。六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,由招投標(biāo)采購專員進(jìn)行采購。第四十條 物品的保管一、公司的物品由綜合部進(jìn)行登記造冊（見附件9），集中保管；單價(jià)物品價(jià)值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。二、常備辦公用品庫由文員擔(dān)任保管責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)辦公用品采購計(jì)劃XXX化妝品有限公司行政管理制度 的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，辦公用品采購工作的實(shí)施，辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報(bào)表的制作等工作。第四十一條 物品的領(lǐng)用一、部門和個人領(lǐng)用物品時(shí)需到公司綜合部辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時(shí)，領(lǐng)用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用，并由保管人將《出入庫單》送財(cái)務(wù)部登記備案。三、員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。四、耐用辦公用品于員工入職時(shí)，由員工本人向綜合部按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)；發(fā)生遺失的，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件10）中“備注”欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。五、各部門須領(lǐng)用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領(lǐng)新”原則，向文員退還舊耗材，填寫辦公用品簽領(lǐng)表后，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。六、領(lǐng)用低值易耗品時(shí)領(lǐng)用人必須在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》（見附件11）中簽字確認(rèn)，特殊情況如由各部門自行購買的低值易耗品，必須到綜合部辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報(bào)告并簽字確認(rèn)。七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標(biāo)準(zhǔn)按月進(jìn)行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當(dāng)月用量進(jìn)行合理調(diào)整。八、部分辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)（一）水性筆：員工入職時(shí)領(lǐng)取1支；（二）反尾夾：各部門每半年各型號限領(lǐng)一盒； XXX化妝品有限公司行政管理制度（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上人員每半年限領(lǐng)一本，對基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；（六）耐用辦公用品：員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。九、員工調(diào)離部門或離開公司時(shí)，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并在《員工離職移交手續(xù)清單》中的“移交事項(xiàng)”對應(yīng)欄簽字，復(fù)印一份交綜合部存檔，由綜合部對所退還物品進(jìn)行重新登記。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價(jià)值較高的低值易耗品給其他人員的，由綜合部組織驗(yàn)收后，確認(rèn)無誤后，方可辦理移交手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的，根據(jù)財(cái)務(wù)部意見辦理責(zé)任人賠償事宜。第四十二條 物品的后續(xù)管理一、綜合部應(yīng)對固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品進(jìn)行編號，貼上標(biāo)簽，年末由綜合管理部門協(xié)同財(cái)務(wù)部對所有物品進(jìn)行盤點(diǎn)核對。二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進(jìn)行數(shù)量、金額統(tǒng)計(jì)后報(bào)財(cái)務(wù)部備案（見附件12）三、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品使用地點(diǎn)發(fā)生變化時(shí)，綜合部和財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。四、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品發(fā)生外借和出售，必須由綜合部填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案；若發(fā)生遺失、損壞、報(bào)廢或被盜丟失，必須由相關(guān)部門書面上報(bào)綜合部，由綜合部查明原因，并填寫呈批件報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部作出相應(yīng)的處理。五、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時(shí)，須填寫《放XXX化妝品有限公司行政管理制度行條》（見附件13），報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自搬離。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負(fù)責(zé)追回，無法追回造成公司損失的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第八章 印章管理規(guī)定第四十三條 印章的刻制和收繳一、刻制印章要嚴(yán)格履行手續(xù)?？讨茊挝弧⒉块T及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章，必須有上報(bào)批準(zhǔn)的正式公文，由需要刻章的單位提出申請，并詳細(xì)寫明印章的樣式、規(guī)格和名稱，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部出具證明，交指定人員到公安機(jī)關(guān)指定的部門辦理刻制事宜。二、刻好的印章詳細(xì)登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管人員，并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。三、公司只能刻制一枚法定代表人印鑒；如需更換法定代表人印鑒時(shí)，應(yīng)將舊法定代表人印鑒交回公司綜合部封存后集中銷毀。四、印章如因各種原因報(bào)廢停止使用時(shí)，由綜合部將原印章收回封存或銷毀，并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓名及日期等登記存檔備案。第四十四條 印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。二、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保XXX化妝品有限公司行政管理制度管。三、印章保管人員出差或其他特殊情況不能到崗，其不得私自委托他人保管，須辦理委托經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫委托保管印章書，辦理好托管交接手續(xù)。四、保管人員變動時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。第四十五條 印章適用范圍一、公章凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相關(guān)材料均應(yīng)加蓋公司公章。二、合同專用章“合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切合同。三、財(cái)務(wù)專用章“財(cái)務(wù)專用章”主要用于財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、稅務(wù)、工商、銀行相關(guān)單位等資料確認(rèn)；預(yù)算、結(jié)算書審核；材料價(jià)格以及內(nèi)部單位財(cái)務(wù)往來的審定。四、法定代表人印鑒“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文本，由法定代表人審批后方可使用。第四十六條 印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《合同審批表》（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)在《XXX化妝品年有限公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章。XXX化妝品有限公司行政管理制度（二）財(cái)務(wù)相關(guān)文件：如報(bào)表、投融資須提供的材料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件，由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)（分管財(cái)務(wù)、成本）審批方可使用。（三）普通文件：日常對外業(yè)務(wù)聯(lián)系和業(yè)務(wù)辦理事項(xiàng)等一般事務(wù)性的函、委托書、證明、復(fù)印件等需加蓋公章的，由部門負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋章。如員工因私辦理個人業(yè)務(wù)需要蓋章的，如收入證明、在職證明等還需填寫《XXX化妝品年有限公司用印審批表》，經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。（四）五險(xiǎn)一金等相關(guān)福利的文件:由綜合部負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)簽批方可蓋章。（五）勞動合同:由董事長或董事長授權(quán)的人員簽批方可蓋章。（六）業(yè)務(wù)印章根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定使用。二、檔案留存（一）用印憑據(jù)：《用印審批登記表》、《合同審批登記表》或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的原件交綜合部留存；（二）用印材料：所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、合同（協(xié)議）或其他重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對方簽收件），其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存復(fù)印件；合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個工作日內(nèi)交綜合部存檔。三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上，特殊情況需在空白紙或空白介紹信上蓋章須報(bào)請經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由批準(zhǔn)人承擔(dān)連帶責(zé)任擔(dān)保。印章保管人應(yīng)對所蓋空白紙張進(jìn)行登記（數(shù)量）、回收。對不符合用章規(guī)定的合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。第四十七條 印章的借出（一）如無特殊情況，公司各類印章應(yīng)由印章保管人進(jìn)行妥善保管。XXX化妝品有限公司行政管理制度（二）如因特殊工作情況需要，經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人申請，填寫《印章借出審批表》（詳見附件17），可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。其中，公章、合同章及法定代表人印鑒須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出；業(yè)務(wù)印章須經(jīng)公司分管經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出。（三）印章借出人為臨時(shí)保管責(zé)任人，其應(yīng)為公司正式員工，在保管印章過程中，須按照公司制度要求，履行印章保管責(zé)任，正確、規(guī)范實(shí)施用印。（四）印章借出后，臨時(shí)保管責(zé)任人應(yīng)對用印文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在印章歸還的同時(shí)補(bǔ)充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”項(xiàng)目。第四十八條 其他（一）啟用其他業(yè)務(wù)章，應(yīng)同時(shí)制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式