中鐵集團(tuán)三標(biāo)體系文件（20個doc）文件控制程序-文庫吧
2025-05-20 10:50 本頁面
【正文】 執(zhí)寄回或傳真發(fā)文部門；非受控文件可以其它適當(dāng)方式確認(rèn)收文。 收到內(nèi)、外部文件后，填寫收文登記表。對外部文件，需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按有關(guān)規(guī)定辦理；不轉(zhuǎn)發(fā)而直接執(zhí)行該文件的，該文件在使用上應(yīng)受控，在文件的適當(dāng)位置加蓋受控印章，注明受控號。 文件更改 原文件擬制部門擬制更改內(nèi)容，說明更改原因，注明更改標(biāo)記和生效日期，對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、政策條文還應(yīng)附有充分依據(jù)，填寫“文件更改通知書”，按所更改文件原審核、批準(zhǔn)程序執(zhí)行。 更改應(yīng)由文件資料的原審批崗位 進(jìn)行審批。因特殊原因，更改由非原審批崗位審批時，文件原擬制部門應(yīng)提供審批所需的有關(guān)背景資料。文件更改時應(yīng)注意與之相關(guān)的文件也應(yīng)做相應(yīng)更改。 更改批準(zhǔn)后，擬制部門將“文件更改通知書”送公司辦印制，公司辦 /擬文部門按原文發(fā)放范圍發(fā)放一份文件通知書至文件持有者，并填寫“發(fā)文登記表”。 文件持有者收到“文件更改通知書”后，作好收文登記，及時對文件進(jìn)行更改和 /或換頁，按文件更改時間順序保存好“文件更改通知書”。手冊的更改，須采用換頁方式，并填寫“文件更改狀態(tài)記錄”。 文件經(jīng)過多次 更改或需進(jìn)行大幅度修改時要進(jìn)行換版，重新執(zhí)行本程序。 文件更改標(biāo)識為：在被更改文件的條款前面注明：第一次更改為①，第二次更改 為②依次類推。對文件的附表作更改時，更改標(biāo)識為在被更改的附表代號后加“ /①”、“ /②”，依次類推。 文件、資料管理 蓋公司章的文件底稿由公司辦統(tǒng)一保存，擬文部門將文件底稿交公司辦，其它文 件底稿由責(zé)任部門保存。 需要摘抄使用文件資料時，摘抄人應(yīng)將文件標(biāo)題、文件編號、生效日期摘錄清楚。 文件持有者負(fù)責(zé)填寫“摘抄文件記錄”。當(dāng)摘抄的文件內(nèi)容更改 時，文件持有者應(yīng)同時通知摘抄人對摘抄的文件內(nèi)容進(jìn)行更改。 格式文件破損需領(lǐng)用文件，填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到 公司辦以破損文件換取，受控號按原文標(biāo)注。公司辦填寫發(fā)文登記，并銷毀破損文件。 格式文件增加使用范圍或文件丟失，應(yīng)說明原因，填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng) 02/04 分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到公司辦領(lǐng)取，確定新的發(fā)文受控號。 文件持有者收到文件新?lián)Q版本或文件作廢通知后，原版本即告作廢，應(yīng)及時將作 廢文件撤出，自行銷毀，并做好銷毀記錄，記錄清楚銷毀文件理由，日期，文件 名稱，編號，版號，銷毀人，監(jiān)銷人。 需保留作廢文件時，做“作廢保留”標(biāo)識，注明作廢范圍，與有效文件分離存放。 當(dāng)執(zhí)行內(nèi)、外部文件新?lián)Q版本后，責(zé)任部門應(yīng)及時將新?lián)Q版本、出版社以書面形 式發(fā)至文件持有者。集團(tuán)公司未提供的文件，文件使用單位自行配置，用“收文登記表”記錄清楚配制日期。 責(zé)任部分 /項(xiàng)目部應(yīng)對所發(fā)文件和執(zhí)行的有關(guān)外部文件進(jìn)行定期評審，并公布“有效文件清單”。每年元月底，責(zé)任部門 /項(xiàng)目部公布前一年“有效文件清單”發(fā)往文件持有者，公司領(lǐng)導(dǎo)可不發(fā)。項(xiàng)目部的“有效文件清單” 主要內(nèi)容是項(xiàng)目部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄 /摘抄甲方（業(yè)主）、設(shè)計(jì)、監(jiān)理的文件和資料。每次公布 /收到“有效文件清單”后，上次公布 /收到的“有效文件清單”即告作廢，及時自行銷毀。使用單位 /崗位當(dāng)獲得外部文件換版信息后，及時與相應(yīng)責(zé)任部門確認(rèn)有效性。 責(zé)任部門、項(xiàng)目部應(yīng)建立“受控文件清單”。 辦理。 、程序文件和格式作業(yè)文件的底稿及其所有的文件更改通知書的底稿都由公司辦負(fù)責(zé)歸檔到公司辦檔案科。每三年歸檔一次，即與認(rèn)證周期同步，在認(rèn)證（換證）后的 6 個月內(nèi)，將前一個周期三年內(nèi)的以上文件和資料歸檔。 ；發(fā)文登記表分兩種表樣，代號 為 S/CX/SB012 表適合于收文單位較少時的發(fā)文，代號為 S/CX/SB013 表適合于收文單位較多時的發(fā)文。 5 相關(guān) /支持性文件 文件編寫導(dǎo)則 （ ZS/ZY/SB01） 記錄控制程序 （ ZS/CX/SB02） 6 記錄 發(fā)文登記（二級） 收文登記（
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