【正文】 習(xí)進度表 。閱讀者需認真學(xué)習(xí)并簽名備注。 按時光、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀 。須上級審批同意，方可銷毀。 辦公室負責人為第一職責人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員務(wù)必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。 第三條流程設(shè)計 起草文書 rarr。填寫《發(fā)文簿》 (需要時 )rarr。張貼 rarr。存檔 rarr。更新目錄 (紙質(zhì)檔與電子檔 )rarr。借閱 rarr。清退 rarr。審批 rarr。銷毀 (三 )檔案管理制度 第一條管理要點 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。 第二條制度規(guī)范 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時光先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。 檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。 檔案接收、移交，務(wù)必根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄 。 第三條流程設(shè)計 根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案 rarr。排序整理，編制編目 rarr。存檔 rarr。借閱 rarr。清退 二、辦公用品管理制度 第一條管理要點 為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。 辦公用品保管實行 “ 日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計 ” 原則。 辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。 第二條制度規(guī)范 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責。 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月 27 號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但務(wù)必經(jīng)部門主管批準。 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時光等，做到賬物相符。 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄 。因特殊狀況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。 任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。 辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。 辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。 第三條管理流程設(shè)計 編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放 編制需求計劃統(tǒng)計申購狀況月末清算匯總出庫登記 三、圖書管理制度 第一條管理要點 為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。 圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進行。 根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。 第二條制度規(guī)范 各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書 12 次。 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。 按照規(guī)定時光借閱圖書、歸還圖書 。借閱期滿，未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中 圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。 第三條管理流程設(shè)計 申購流程：填寫申購單 rarr。審批 rarr。采購 rarr。圖書入庫登記 借還流程：查閱圖書目錄卡 rarr。填寫借閱單 rarr。圖書卡簽字 rarr。圖書借閱 rarr。續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單 四、會議管理制度 第一條管理要點 為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動潛力，進而規(guī)范會議管理。 根據(jù) 公司實際及具體的狀況，確定會議召開的必要性。 清楚會議召開目的，合理安排時光，做到少而精，講究高效原則。 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限 。提高會議主持人控制會議進程的潛力與水平，保證會議實效。 按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。 第二條制度規(guī)范 收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時光、地點等做好會議通知工作。 會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護，行政專 員負責做好相應(yīng)的會議記錄。 行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。 按照時光排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。 第三條管理流程設(shè)計 會前：確定議題、會上所需資料準備、通知 rarr。會中：用心參與，做好會議記錄 rarr。會后：整理會議記錄 rarr。張貼 rarr。歸檔整理 五、清潔衛(wèi)生管理制度 第一條管理要點 為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并到達相應(yīng)潔凈標準。 辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行持續(xù)與維護。 第二條制度規(guī)范 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛(wèi)生檢查工作。 清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。 由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。 值日生在規(guī)定時光內(nèi)做好所有清潔項目，填寫《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。 未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。 第三條流程設(shè)計 安排清潔排班 rarr。完成清潔項目 rarr。填值日表 rarr。監(jiān)督檢查 rarr。填寫監(jiān)督表 rarr。辦公室人員執(zhí)行維護 rarr。發(fā)現(xiàn)問題 rarr。執(zhí)行處理 六、日常事務(wù)管理 (一 )接待管理 第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為 使接待工作規(guī)范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。 第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規(guī)范。 第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。 第四條流程設(shè)計：接待來訪人員 rarr。詢問來意，需要找的人 rarr。通知被訪者 rarr。引領(lǐng)會見 rarr。奉上茶水 rarr。送客 rarr。整理客人走后清潔 (二 )報刊收發(fā)整理 第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預(yù)算 ，負責辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。 第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。 第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。 第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。 第五條流程設(shè)計：收發(fā)報刊 rarr。整理 rarr。放置資料架 rarr。定期清理 (三 )后勤管理 第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的用心性和主動性，根據(jù)實際嚴格制度。 第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。 第三條辦公室人員負責每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護，及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。 第四條根據(jù)外出工作人員狀況，及時督促其按時填寫外出工作時光登記，如實填寫時光及外出事由。 第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時光統(tǒng)計，每兩周進行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時光登記進行總的考勤匯總。 第六條流程設(shè)計：監(jiān)督 rarr。如實審核 rarr。匯總登記 rarr。報表 (四 )文化宣傳管理 第一條負責公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。 第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好 信息傳遞工作。 第三條關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作簡報以供學(xué)習(xí)。 第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。 第五條流程設(shè)計：獲取信息來源 rarr。修改整理 rarr。張貼 rarr。學(xué)習(xí) rarr。存檔 (五 )其他事務(wù) 第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。 第二條負責公司文書的打印復(fù)印工作。 第三條負責樹木花卉的養(yǎng)護工作。 第四條協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。 附則 第一條本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。 第二條本辦法由總經(jīng)理核準后實施，修 改時亦同。 辦公室文件及文檔管理制度篇 4 一、行文： 辦公室文員根據(jù)總經(jīng)理指示或公司管委會決定的內(nèi)容行文。 要求行文做到： a、文字簡煉、通順，突出主題。 b、行文須規(guī)范化，要根據(jù)不同內(nèi)容，按公文的格式和行文規(guī)則辦理。 c、擬出草稿后要交總經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可打印。 二、文號： 正式公文由辦公室統(tǒng)一編發(fā)文序號，包括部門 (公司 )、供字、年號、順序號： 、展覽公司廣字 公文的主、抄送單位，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容確定。 各部門 (公司 )使用的總公司便函，由承辦單位編號，辦公室留底存檔。 三、打印： 正式打印要符合行文格式。 各種行文的編號要有連續(xù)性，不能出現(xiàn)錯別字或其他錯誤。 需要下發(fā)的文件要根據(jù)需要實發(fā)的數(shù)量進行復(fù)印，不得造成浪費。 四、發(fā)文： 發(fā)文擬稿： (公司 )根據(jù)內(nèi)容及行文對象正確使用公文種類 (如通知、批復(fù)、函等 )，要求文字簡潔、明確、通順，層次清楚，標點符號準確。 ，應(yīng)分別標明密級 “ 秘密 ” 、 “ 機密 ” ，緊急公文應(yīng)分別標明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ”字樣。 、抄送單位 準確，按單位等級順序排列，根據(jù)來文辦的復(fù)文，須將來文附在正文后面。 公文簽發(fā)： ，由總經(jīng)理簽發(fā)。 “ 重要的涉及面廣的公文 ” 由總經(jīng)理簽發(fā)。 ，由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。 發(fā)文： 發(fā)文由總公司辦公室登記，包括日期、字號、標題、發(fā)送和抄送單位、文件份數(shù)、附件。工作總結(jié)、報告或請示應(yīng)同公文一樣進行登記處理。 五、收文： 上級及相關(guān)單位寫明給總公司的文件，統(tǒng)一由辦公室收發(fā)人員簽收、拆封、登記。 (凡注明 “ 親收 ” 、“ 親啟 ” 的文件及 寫明各部門 (公司 )的文件不拆封，分送有關(guān)人員、單位處理 ) 出差、出國及參加會議帶回的重要文件，以及上、下級單位來人帶來的正式公文，應(yīng)交辦公室登記處理。 辦公室收發(fā)人員須履行登記手續(xù)，正式公文和重要資料蓋 “ 收文戳 ” ，順序編號后按文件