建設項目檔案管理實務-文庫吧
2025-02-23 17:41 本頁面
【正文】 目的實際情況予以適當拓寬或縮減。（主要歸檔范圍是反映與項目有關的重要職能活動且具有查考利用價值的各種載體的文件） 收集職責 ⑴項目準備階段：建設單位各機構負責收集積累項目立項及前期準備文件及設備、工藝和涉外文件；勘察設計單位負責收集積累勘察、設計文件。 ⑵項目施工階段：由各承包單位或分包單位負責收集各自承包項目形成的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集積累項目監(jiān)理文件，并受建設單位委托監(jiān)督檢查項目建設中的文件收集積累任務，而且向建設單位提交有關專項報告、驗證材料等文件。 ⑶項目試運行階段：試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備和試運行中形成的文件；項目器材供應、財務管理單位負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。 項目檔案保管期限的劃分 ? ⑴ 項目檔案的保管期限主要有永久、長期（ 50年）和短期（ 15年）三種保管期限； ? ⑵編制項目檔案保管期限表主要參照 《 國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表 》 來制定 ? ⑶影響項目檔案保管期限劃分的因素有：技術因素；功能因素；時間因素；典型因素；作者因素；名稱因素 五、歸檔項目文件的質(zhì)量要求 ? 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續(xù)完備。 ? 需永久．長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料 (紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等 )書寫、繪制，凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙即傳真紙）形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件。 復印、打印文件及照片的字跡、線條和 影像的清晰及牢固程度應符合設備標定的質(zhì)量要求。 錄音、錄像文件應保證載體的有效性。 長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。 歸檔的項目文件應為原件。 圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。 歸檔文件要齊全、完整。 竣工文件的編制要求 ? ① 竣工文件由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核，由設計單位編制的竣工圖應明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責任 ? ②竣工圖應真實反映項目竣工驗收時的實際情況，如施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變或變更超過 35%的，應重新繪制竣工圖； ? ③ 建設單位應負責或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖； ? ④如施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章，可做竣工圖歸檔； ? ⑤不同幅面的工程圖紙應按 《 技術制圖復制圖的折疊方法 》 統(tǒng)一又疊成 A4幅面，圖標欄露在外面，圖面折在里面，利于保護圖跡永久保存，不易褪化； ? ⑥ 監(jiān)理單位應督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，以便發(fā)現(xiàn)問題后能夠及時修改及補齊； ? ⑦項目竣工圖一般為 兩套 ，另有要求除外。如在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點建設項目，應按有關規(guī)定編制一份 主要建筑物及綜合管線竣工圖 給城建檔案館 ⑧ 所有竣工圖應加蓋竣工圖章 ? 竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm） 編制單位 竣 工 圖 編制人 技術負責人 編制日期 監(jiān)理單位名稱 監(jiān)理人 六、項目文件的整理歸檔 ? 項目文件整理的原則 ? 項目文件組卷的方法 ? 項目文件組卷的流程 ? 案卷的分類排列 ? 項目檔案的編號 ? 項目檔案案卷目錄的編制 整理原則 根據(jù) 《 科學技術檔案案卷構成的一般要求 》（ GB/T 118222023）規(guī)定： ? 遵循科技文件的形成規(guī)律 ? 保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和 案卷的成套、系統(tǒng) ? 便于檔案的保管和利用 尊重形成規(guī)律 ? 科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。 ? 日常形成積累有一定基礎，有的已處于預立卷狀態(tài)。 因此利用原基礎可起到事半功倍的效果。 保持文件間的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng) ? 項目檔案的特點之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。 ? 有機聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。 文件有機聯(lián)系的幾種狀態(tài) ? 某一項目或單位工程、分部分項工程的文件。 ? 某一問題、事故處理形成的一組文件。 ? 請示與批復 ? 一組會議材料 ? 就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復、洽商材料、會議紀要等 ? 系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單、材料報驗、實驗報告等有時間或文號聯(lián)系。 ? 設備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯(lián)系。 便于檔案保管利用 ? 是檔案整理工作目的和要求 ? 與前兩個整理原則矛盾時，應以第三個原則為重 組卷方法 ? 管理性文件 按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷； ? 勘察設計材料和項目設計文件 按項目或專業(yè)組卷； ? 項目施工文件 按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷； ? 檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及原材料試驗文件 按單項工程、單位工程組卷； ? 項目竣工圖 按建筑、結構，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷； ? 設備文件 按專業(yè)、臺件等組卷； ? 監(jiān)理文件 按文種組卷。 若干組卷方法介紹 ? 項目組卷法或單位、分項工程組卷法。 ? 階段、專業(yè)、結構組卷法 ? 問題組卷法 ? 時間組卷法 ? 文件名稱組卷法 ? 來源組卷法 項目或單位、分項工程組卷法 ? 將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。 ? 如： 案卷 1：?？陔姀S地基處理文件； 案卷 2：東方電廠一號機鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄； 以一個發(fā)電機組為例： 汽機間上部結構工程 主廠房地下結構工程 除氧煤倉上部結構工程 主廠房建筑工程 地基處理文件 施工記錄 樁基處理的效果分析、結論與評價、 樁基檢測報告 變更文件及工作聯(lián)系單 重大問題及缺陷處理記錄 隱蔽工程驗收記錄 （以上各組成一個案卷） 樁基 階段或專業(yè)、 結構組卷法 即按工程、設備的結構、工程進行的不同階段組卷。 使用于施工文件。
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