【正文】 推進一些感興趣的項目以幫助完成一些必須完成的項目，也就是說，他對工作設(shè)置優(yōu)先順序時，不僅根據(jù)商務(wù)活動做出判斷，也兼顧了個人的愿望。 第三、不要凡事親自上陣 ，在很大程度上依賴員工完成工作，同時，加強對人員的培訓(xùn)工作使他們能夠迅速勝任工作。 第四、他強調(diào)只要使用那些對個人有用的技藝就可以了 。比如，他不一定每天都列一張待辦工作清單，因為他每天的工作是日常性的，但當事件有堆積現(xiàn)象時，他會列出一張清單，進行嚴格的規(guī)劃分類，然后從上往下逐步實施。 練習(xí) 請您回答下面的問題： 下列題目分別對應(yīng)右側(cè)的一個答案，為下列選項做出選擇。 （ 1）“備忘錄”的時間管理 A目標中心 （ 2）“規(guī)劃與準備”的時間管理 B提高工作效率 （ 3）“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序， C記事本 操之在我”的時間管理 （ 4）“一切以未來目標為中心的 D寫紙條 羅盤理論”的時間管理 根據(jù)本文，對照一下自己的時間管理處于什么階段？ 您的時間管理有什么缺點？如何改進？ 在時間管理的發(fā)展過程中，曾出現(xiàn)過幾種不同的時間管理理論，這幾種理論逐步發(fā)展并相互借鑒，越來越完善，所以，學(xué)習(xí)時間管理，需要掌握各個階段的管理理論，這對于把握最新、最有效的時間管理技能是至關(guān)重要的，歷史上曾存在與各理論對應(yīng)的幾種時間管理方式如下： ? “備忘錄”的時間管理 備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下，一方面順其自然，另一方面追蹤時間的安排，當一天結(jié)束后，完成了的事情，就在備忘錄上劃掉，沒完成的就增列到明天的備忘錄上，這就是第一代時間管理，叫做備忘錄的時間管理。 ? “規(guī)劃與準備”的時間管理 這是第二代時間管理理論，其特色是使用記事簿來做好時間規(guī)劃，特點是制定時間表，記錄應(yīng)該做的事情，標明應(yīng)該完成的期限，例如注明開會的日期等等。 ? “規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”的時間管理 這是第三代時間管理理論，它的特色就是將每天的活動寫在紙上或者輸入計算機，詳細地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表，這一代的管理強調(diào)的是價值，制定長中短的目標以期實現(xiàn)一種價值觀，它主要強調(diào)提高工作和生活效率。 ? “一切以未來目標為中心的羅盤理論”的時間管理 這是第四代時間管理。這種管理法則是強調(diào)自然法則；一是強調(diào)超越傳統(tǒng)，追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是“換一個時鐘”的問題，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，走的快有可能走很多的彎路，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是盲目的求快，而是怎么向未來的目標接近? 自然法則是指管理才應(yīng)該保持工作、生活，健康等各種方面平衡 發(fā)展。如果工作順利，家庭不幸福，那就會出現(xiàn)不平衡；或者 工作很好，人際關(guān)系不好，那也是不平衡。因為事業(yè)的成功不能 代替婚姻的破碎，工作的成就不能彌補身體的虛弱或心靈的缺憾。 小詞典 方式 優(yōu)點 缺點 備忘錄型 ?重要的事情發(fā)生變化時的應(yīng)變力很強，是順應(yīng)實際的； ?沒有壓力，或者壓力比較小； ?備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項 ?沒有嚴整的組織架構(gòu)，有時候會面臨一種好像在應(yīng)付公事的情形，所以往往會漏掉一些事情； ?沒有優(yōu)先順序； ?沒有考慮時間的限制。 規(guī)劃與準備 ?考慮了時間限制 ?跟蹤約會以及應(yīng)該做的事情； ?通過制定的目標和規(guī)劃來完成事情，達成率比較高。 ?沒有優(yōu)先順序； ?容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思考的空間。 規(guī)劃，制定優(yōu)先順 序，操之在我 ?比較強調(diào)價值觀，強調(diào)效率，以價值為依據(jù)或?qū)虻囊环N生活，工作的方式； ?它能夠發(fā)揮長期、中期或者短期目標的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，它的效率比料高，可以感到井然有序。 ?忽略了自然法則，缺乏遠見； ?因為它是以價值為導(dǎo)向，您要得到這些東西，您認為這是您生命各最重要的，所以在安排上往往會有引起疏失，其實價值觀未必是自然法則。 以未來目標為中心的羅盤理論 ?考慮了最終方向，少走彎路，強調(diào)效率的同時強調(diào)方向正確； ?強調(diào)自然法則，兼顧生活與事業(yè)等原則。 ?因為它是以價值為導(dǎo)向的，一旦認為某些東西是生命中最重要的就會全力投入，所以在安排上往往會倚重偏輕，其價值觀未必符合自然法則。 掌握時間管理理論發(fā)展的階段 ?備忘錄的時間管理 ?規(guī)劃與準備的時間管理 ?規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我的時間管理 ?一切以未來目標為中心的羅盤理論的時間管理 技能點 4 、如何系統(tǒng)評估自己的時間管理情況 主題詞 時間管理 認識時間管理 系統(tǒng)評估 以下 10個問題代表時間管理一般準則，請您根據(jù)實際情況，選出最符合自己的表現(xiàn) 的一項。 我每天保持一定的時間做計劃，并思考與我的工作有關(guān)的問題。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我為自己制定確切的用書面表示的目標，并明確訂出完成目標的期限。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我為自己擬訂“每日工作計劃表”，表中各個事項根據(jù)工作的重要程度按優(yōu)先次序 編排，并試圖盡快完成重要工作。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我了解 80/20原理，并作為辦事的依據(jù)。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我對自己的作息時間做松馳的安排，以使自己有時間來應(yīng)付意外的事件。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我盡可能授權(quán)他人。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我力圖為每種文件只做一次處理。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我故意減少午飯的食量，以避免在下午打瞌睡。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、經(jīng)常 D、幾乎經(jīng)常如此 我積極設(shè)法避免常見的干擾（如訪客、會議、電話等）妨礙我的工作。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、常常 D、幾乎經(jīng)常如此 我能拒絕那些占用我的時間并妨礙我完成重要工作的人的要求。 A、幾乎從沒有 B、有時 C、常常 D、幾乎經(jīng)常如此 技能描述 要改善時間管理狀況，首先要了解自己的時間管理的現(xiàn)狀，只有現(xiàn)狀清楚了，才知道要在什么地方改進，在哪里尋找改進的有用信息。下面是一項時間管理的系統(tǒng)方法，所列出問題無對錯之分，瀏覽各個問題，根據(jù)第一反應(yīng)，標出相應(yīng)答案，了解一下自己目前的時間管理狀況。 現(xiàn)象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 我經(jīng)常需要更多的時間來完成關(guān)鍵任務(wù) 我有上級的工作目標備份 我經(jīng)常 “ 朝三暮四 ” ，讓好多事情虎頭蛇尾 頭腦蛇尾 對于我自己和我的下屬，我有一個培訓(xùn)計劃 有些會議開過后，我有些不知所措 我總是預(yù)先給下屬明確的確良指標或標準 如果 選取 “強烈不同意”， 選“ 強烈贊同”說明您能集中精力進行活動， 工作目標和結(jié)果清楚，知道為什么要在某項工作上花費時間。 現(xiàn)象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 工作時我似乎很少有自己的時間 為工作我不得不早出晚歸 我一直制定每日工作目標 我在郵件一到達時便著手處理 1我經(jīng)常 事必躬 親，以確保項目進展順利 1我喜歡長時間工作 1我喜歡改變或成新習(xí)慣 經(jīng)理人經(jīng)常在日?；顒又谢ㄙM大量的時間，以上是關(guān)于工作方式以及 進行的活動與預(yù)期目標之間是否存在距離的問題。如果 11 選 “強烈不同意”， 1 13選取“強烈贊同”表示工作方式很好。 現(xiàn)象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 1 我 喜歡先完成簡單、快捷的工作， 以給較大的任務(wù)騰出時間 1我在開始一個大的復(fù)雜任務(wù)或項目方面存在困難 1完成大的任務(wù)我經(jīng)常會有困難 1對于不喜歡的工作，我傾向于拖延 以上問題考察您在開始及完成重要工作時避免不必要耽擱的能力，同時考察 您對不同情況是如何反應(yīng)。一般來說，我們愿意從最簡單的事著手，但這些事情 可能并非是重要的。如果 1 1 1 17選“強烈不同意”則基本不存在拖延狀況。 現(xiàn)象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 1我每天都準備一個要做的事情一覽表 1我經(jīng)常列出需要做的工作 我需要更多的閱讀時間才能跟得上工作步伐 2對于困難或大任務(wù)，我總是能拖就拖 2我經(jīng)常忘記跟蹤或檢查委肖的任務(wù) 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 2當我需要時可找到安靜、不受干攏的時間 2我經(jīng)常錯過重要的最后期限 2有些工作花的時間比預(yù)想要長，我經(jīng)常恨不得多長一只手 2重點變換不定，使我不能完成工作量 通過以上問題評價觀察您怎樣安排工作計劃以及如何控制計劃進度， 如果 2 2 2 2 26選“強烈不同意”， 1 1 23選“強烈贊同”， 說明計劃工作做的比較好。 現(xiàn) 象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 2我的很多時間浪費在開會上 2我的辦公桌或工作區(qū)很亂 2我的工作日經(jīng)常以閱讀報紙、聊天或喝茶開始 干擾占去了我的工作時間的相當一部分 3我工作時要接待不少不速之客 3我經(jīng)常感覺我的會議本來可以更富有成效 在日常工作中，經(jīng)常有些人攪亂了我們的工作計劃，降低了 預(yù)期的工作業(yè)績。如果 2 2 2 3 32選 “強烈不同意”，說明在避免浪費時間方面做的比較好。 現(xiàn) 象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 3我的上級經(jīng)常要求我突然做某事 3我在會議上花很多時間 3我經(jīng)常不得不外理部門危機 3我的老板經(jīng)常與我開會討論關(guān)鍵事務(wù)的進展 3我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己做比讓別人做更容易更快 3我處理問題容易緊張，焦躁不安 3我干預(yù)過多，形成瓶頸，降低了下屬的工作進度 我經(jīng)常與下屬開會討論關(guān)鍵任務(wù)的進程 4我想讓下屬長時間的工作 占用多少時間。在工作中，我們經(jīng)常要與人打交道，有時難免發(fā)生事情 優(yōu)先權(quán)的沖突。當業(yè)績不佳時，我們常常認為是別人干擾造成的。然而， 良好的時間管理系統(tǒng)使我們認識到自身因素通常是業(yè)績不佳的一個重要方面。 現(xiàn) 象 強烈 贊同 一般 贊同 一般 不同意 強烈 不同意 4我在文書工作上花很多時間 4我花大量時間尋找與工作相關(guān)的信息 4我的存檔系統(tǒng)有改進余地 在工作中，有許多信息流動，這些信息傳遞通常是 書面形式的，以上是關(guān)于文書處理工作的能力。通過 以上問題，可以了解自己的文書處理占用實踐的情況。 現(xiàn)象 強烈贊同 一般贊同 一般不同意 強烈 不同意 4我經(jīng)常把工作帶回家做 4我經(jīng)常要出差 4我喜歡接受更多被委派的任務(wù) 4在家庭、朋友或其他非工作活動上，我沒有