企業(yè)行政管理講義-文庫吧
2025-02-12 15:29 本頁面
【正文】 %撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告； %會談、會務(wù)安排； %將信件及其他記錄歸檔； %備份信件及其他文檔； %安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作； %接待訪客； %采購、分發(fā)和控制辦公用品； %分發(fā)錢款，進行簡單的賬務(wù)管理。 技能技巧 : ◆ 熟練使用操作辦公自動化設(shè)備，包括計算機、打印機、傳真機、復(fù)印機等； ◆有良好的文字表達能力，有一定英語基礎(chǔ)，具備較強的聽說能力。 態(tài) 度 : ◆ 認真負責(zé)，責(zé)任心強，積極主動執(zhí)行交辦工作； ◆工作效率高，條理性強，有團隊合作精神； ◆保密意識強。 職位名稱 前臺 職位代碼 所屬部門 行政部 職 系 職等職級 直屬上級 行政主管 職位概要 : 做好公司日常行政事務(wù)工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運作效率。 工作內(nèi)容 : %轉(zhuǎn)接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊； %接待來訪客人，并通報相關(guān)部門； %管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復(fù)印機等辦公器材； %打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件； %承辦員工考勤和外出登記； %安排約會、會議室及差旅預(yù)定； %保管各種手續(xù)、手冊； %更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式； %協(xié)助組織公司活動。 技能技巧 : ◆ 有良好的文字表達能力，有一定的英語基礎(chǔ)； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設(shè)備。 態(tài) 度 : ◆ 工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動； ◆工作效率高，責(zé)任心強，具有團隊精神； ◆保密意識強。 職位名稱 行政事務(wù)管理專員 職位代碼 所屬部門 行政部 職 系 職等職級 直屬上級 行政主管 職位概要 : 管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障。 工作內(nèi)容 : %安排落實上級要求的各項任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障； %參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進行； %負責(zé)公司辦公家具、設(shè)備、用品的選購與使用管理； %負責(zé)公司各類設(shè)備、設(shè)施維護，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作； %進行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司用水、用電情況； %辦理公司購車、車輛年檢的相關(guān)手續(xù)，安排活動用車，并統(tǒng)計人員用車的費用； %對公司人員申領(lǐng)辦公用品進行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化； %辦理上級臨時交辦的其他工作。 技能技巧 : ◆ 能根據(jù)公司不同時期的發(fā)展需要，提供相應(yīng)的物資設(shè)備配備方案；能根據(jù)辦公需求、市場行情，制定相應(yīng)的計劃及書面匯報； ◆有一定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動化設(shè)備； ◆良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。 態(tài) 度 : ◆ 人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細致、踏實，責(zé)任心強，能吃苦耐勞。 18 6W2H PDCA SWOT 常用工作方法 19 2H 6W 1W— Why— 目的 2W— What— 內(nèi)容 3W— Who— 人 4W— Whom— 對象 5W— When— 何時 6W— Where— 地點 1H— How— 方法 2H— How much或 How many— 費用 20 PDCA P（ Plan） 計劃 ，確定方針和目標，確定活動計劃； D（ Do） 執(zhí)行 ，實地去做，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容； C（ Check） 檢查 ，總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，注意效果，找出問題； A（ Action） 行動 ，對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定并適當(dāng)推廣、標準化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個 PDCA循環(huán)。 21 S： Strength，優(yōu)勢、強項 W： Weakness，弱勢、缺點 O： Opportunity，機會 T： Threatness，威脅 SWOT SWOT是一種分析方法 ?關(guān)于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，競爭劣勢，機會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公司所面臨的機會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。 ?關(guān)于個人：職業(yè)規(guī)劃 —— 經(jīng)營自己的長處 22 行政部 工 作 流 程 辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理 檢查驗收 部門申請 出入登記 月末盤存 帳物相符 監(jiān)督檢查 物品采購 主管審批 請購計劃單 查看庫存 定 期 詢 價 議 價 第一條 每月 25日，各部門負責(zé)人將該部門所需要的辦公用品應(yīng)及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實際工作需要有計劃的于次月 10日分發(fā)給各部門 。 第二條 公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好 。 第三條 負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字 。 第四條 因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報上級領(lǐng)導(dǎo)批準后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報銷 。 第五條 領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的 《 部門辦公用品領(lǐng)用表 》 ，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如 9月第一張流水號 090第二張流水號 0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫； 第六條 日常領(lǐng)用文具需填寫 《 文具領(lǐng)用登記表 》 ； 第七條 辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房 。 第八條 對于離開公司的員工，按照入職時所領(lǐng)的
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