【正文】 著重描述例外采購(gòu)的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。 ? 相關(guān)法律問(wèn)題和服務(wù)： 在制定標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同規(guī)范的時(shí)侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機(jī)構(gòu)并參照必要的法律文件。 ? 費(fèi)用歸結(jié)和分配表： 根據(jù)總成本和計(jì)算模型，編制費(fèi)用歸結(jié)和分配表。 ? 采購(gòu)管理政策： 經(jīng)過(guò)采購(gòu)政策的制定過(guò)程，應(yīng)該形成采購(gòu)政策和工作程序手冊(cè)。該手冊(cè)能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。采購(gòu)政策是一個(gè)公司在一定時(shí)期內(nèi)的采購(gòu)教科書(shū)和指導(dǎo)文件。在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中應(yīng)該嚴(yán)格按照各種管理規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)環(huán)境的變化定期修訂采購(gòu)政策。 11 制定采購(gòu)政策流程說(shuō)明 主要活動(dòng)： – 確定主要物料的分類(lèi)管理政策： 首先列出本公司所有需要采購(gòu)的物料，然后根據(jù)物料的不同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，我們建議將生產(chǎn)中使用的物料劃分成化工原材料和技術(shù)物料?；ぴ牧鲜侵富ぶ髁虾洼o料，技術(shù)物料是指?jìng)淦穫浼?、機(jī)電儀表、閥門(mén)等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。然后針對(duì)不同類(lèi)別的物料，制定符合其特點(diǎn)的管理政策。 – 確定采購(gòu)訂單管理政策： 無(wú)論供應(yīng)商是否需要采購(gòu)訂單，公司都應(yīng)該采用訂單管理的方法進(jìn)行采購(gòu)的規(guī)范管理。因此在制定采購(gòu)訂單管理政策時(shí)要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級(jí)、如何針對(duì)不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計(jì)控制等等 – 制定爭(zhēng)端解決流程： 采購(gòu)活動(dòng)中的爭(zhēng)端不可避免，主要來(lái)自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問(wèn)題、數(shù)量差異等等。公司應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程來(lái)解決出現(xiàn)的爭(zhēng)端。 – 制定報(bào)價(jià)評(píng)審制度： 針對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，公司應(yīng)該針對(duì)不同的物料制定不同的評(píng)審制度，確保能夠采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品。 – 建立標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單批準(zhǔn)制度： 應(yīng)該根據(jù)訂單的性質(zhì)采用不同的授權(quán)管理審批制度。這樣做的好處在于可以提高采購(gòu)審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當(dāng)?shù)姆稚?，降低人為因素的風(fēng)險(xiǎn)。 – 建立例外采購(gòu)管理制度： 在公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對(duì)這種情況發(fā)生的采購(gòu)，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的需要。 – 確定定額采購(gòu)政策： 對(duì)于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時(shí)間進(jìn)行結(jié)算。對(duì)于這些采購(gòu)，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理。 – 制定供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估和審查制度： 以制度化的形式對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估和審查進(jìn)行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。 – 確定總成本的計(jì)算模型： 與財(cái)務(wù)部門(mén)一起確定采購(gòu)的總成本，并且按照一定的模型計(jì)算各個(gè)部分的費(fèi)用。 12 新老業(yè)務(wù)流程對(duì)比 的老流程 的新流程 ? 目前的采購(gòu)政策管理尚未形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程。 ? 通過(guò)定期的制定和更新采購(gòu)政策，能夠形成更適合發(fā)展需要的采購(gòu)管理方式，相應(yīng)的授權(quán)制度和采購(gòu)手冊(cè)。 13 供應(yīng)商資質(zhì)管理 (P040) 制 定 供 應(yīng) 商 標(biāo) 準(zhǔn)執(zhí) 行 階 段 性 供 應(yīng) 商評(píng) 定 分 級(jí)分 析 供 應(yīng) 商 表 現(xiàn)將 結(jié) 果 定 期 通 知 供應(yīng) 商交 貨 進(jìn) 度 安 排P 0 2 0 實(shí)施 采 購(gòu)戰(zhàn) 略P 0 5 0 采購(gòu) 合 同及 詢(xún) 價(jià)管 理( 非 主要 物料 )應(yīng) 對(duì) 方 案 的 結(jié) 果 分析 和 反 饋供 應(yīng) 商 履 約 情 況 監(jiān)督通 知 供 應(yīng) 商與 供 應(yīng) 商 進(jìn) 行 需 求溝 通制 定 針 對(duì) 有 問(wèn) 題 供應(yīng) 商 的 應(yīng) 對(duì) 方 案Y e sN oN oY e sP 0 3 0 采購(gòu) 政 策管 理P 0 5 0 采購(gòu) 合 同及 詢(xún) 價(jià)管 理( 主 要物 料 )質(zhì) 量 管 理 手 冊(cè)組 織 多 部 門(mén) 的 評(píng) 審小 組供 應(yīng) 商 資 格 認(rèn) 證確 定 對(duì) 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商的 影 響確 定 潛 在 的 新 供 應(yīng)商對(duì) 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商 重 新評(píng) 定需 要 評(píng) 審 ?確 定 供 應(yīng) 商 的 評(píng) 價(jià)標(biāo) 準(zhǔn)供 應(yīng) 商 評(píng) 審 標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn) 行 供 應(yīng) 商 評(píng) 價(jià)批 準(zhǔn) 為 供 應(yīng) 商 ?通 知 供 應(yīng) 商 淘 汰終 止 合 作 ?將 供 應(yīng) 商 從 候 選 名單 中 去 除Y e s保 存 供 應(yīng) 商 信 息確 定 首 選 和 備 選 供應(yīng) 商更 新 供 應(yīng) 商 名 單商 定 詳 細(xì) 條 款相 關(guān) 法 律 文 件 和 服務(wù)收 集 供 應(yīng) 商 的 履 約情 況N oP 1 3 0 到貨 檢 驗(yàn)通 知 書(shū)供 應(yīng) 商 名 單P 1 2 0 收到 原 材料M 1 4 0 生產(chǎn) 及 過(guò)程 中 的原 材 料處 置供 應(yīng) 商 信 息供 應(yīng) 商 評(píng) 價(jià) 表問(wèn) 題 應(yīng) 對(duì) 方 案采 購(gòu) 流 程供 應(yīng) 商 資 質(zhì) 管 理編 號(hào) : P 0 4 014 管理供應(yīng)商資質(zhì)說(shuō)明 輸入流程 P020實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略 /P030采購(gòu)政策管理 /P050 采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（主要物料） P130到貨檢驗(yàn) 輸出流程 P120收到原材料 P050采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（主要物料） 目的 用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì) 內(nèi)容說(shuō)明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來(lái)評(píng)價(jià)供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購(gòu)過(guò)程中的審計(jì)、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、確定衡量業(yè)績(jī)的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)管理應(yīng)該針對(duì)不同的物料分別進(jìn)行。其中化工原材料屬于程序性、重復(fù)性的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，因此供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)可以定期進(jìn)行，一般是半年到一年進(jìn)行一次。而在評(píng)價(jià)過(guò)程中出現(xiàn)的嚴(yán)重問(wèn)題，可以采用緊急方式進(jìn)行。對(duì)于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行本流程進(jìn)行規(guī)范采購(gòu)管理。 參與部門(mén) 采購(gòu)部 \生產(chǎn)部 主要文檔說(shuō)明 主要文檔： 供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價(jià)格范圍、折扣折讓等信息，作為評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)。 供應(yīng)商評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)： 用于數(shù)量化評(píng)價(jià)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)性文件，其中規(guī)定了供應(yīng)商評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算方法。 供應(yīng)商評(píng)價(jià)表： 用于填寫(xiě)供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息的表格。 供應(yīng)商名單： 記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方式等等。特別重要的是名單是按照評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。 問(wèn)題應(yīng)對(duì)方案： 可能存在問(wèn)題的類(lèi)型、原因、重要程度和解決辦法，并且應(yīng)該規(guī)定如何確定這些問(wèn)題。 15 管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動(dòng)描述 進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)價(jià)： 根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)分，并且按照一定的權(quán)重進(jìn)行計(jì)算，最后按照綜合得分進(jìn)行供應(yīng)商排序。 通知供應(yīng)商： 以書(shū)面形式通知供應(yīng)商。 更新供應(yīng)商名單： 將評(píng)審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。 商訂詳細(xì)條款： 根據(jù)法律條文和法律顧問(wèn)的意見(jiàn)和供應(yīng)商商訂詳細(xì)的供應(yīng)合同條款。 供應(yīng)商履約情況監(jiān)督： 通過(guò)與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。 執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評(píng)定分級(jí)： 根據(jù)供應(yīng)商的履約情況和交付貨物的情況以及供應(yīng)商的歷史記錄，進(jìn)行階段性的分級(jí)評(píng)定。 制定針對(duì)有問(wèn)題供應(yīng)商的應(yīng)對(duì)方案： 存在問(wèn)題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問(wèn)題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠快速解決，可以根據(jù)問(wèn)題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)參照?qǐng)?zhí)行。 將供應(yīng)商從侯選名單中去除： 更新整個(gè)供應(yīng)商名單，將不合格的供應(yīng)商從名單中去除。應(yīng)該注意不能簡(jiǎn)單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進(jìn)行單獨(dú)的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 的老流程 的新流程 供應(yīng)商的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，沒(méi)有指標(biāo)化的供應(yīng)商評(píng)審方法。 采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評(píng)價(jià)程序，能夠形成供應(yīng)商的評(píng)價(jià)的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。 新舊流程對(duì)比 16 合同和詢(xún)價(jià)管理 (主要物料 )（Ｐ－０５０） 與 供 應(yīng) 商 協(xié) 商 條 款 確 定 供 應(yīng) 商制 定 退 貨 換 貨 協(xié) 議P 0 2 0 實(shí)施 采 購(gòu)戰(zhàn) 略P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理拒 絕 供 應(yīng) 商Y e sY e sN oY e sP 0 3 0 采購(gòu) 政 策管 理確 定 招 標(biāo) 需 求 確 定 物 料 要 求 尋 找 潛 在 供 應(yīng) 商建 立 物 料 檔 案確 定 可 能 適 合 的 供應(yīng) 商N(yùn) o編 制 標(biāo) 書(shū)Y e s召 開(kāi) 招 標(biāo) 前 會(huì) 議收 到 供 應(yīng) 商 報(bào) 價(jià)整 理 供 應(yīng) 商 報(bào) 價(jià)制 定 進(jìn) 度 協(xié) 議N o物 料 檔 案需 要 招 標(biāo) ?管 理 招 標(biāo) 過(guò) 程發(fā) 布 標(biāo) 書(shū)進(jìn) 行 價(jià) 格 計(jì) 算 和 成本 分 析與 供 應(yīng) 商 初 步 協(xié) 商供 應(yīng) 商 滿 足 要求 ?通 知 被 拒 絕 供 應(yīng) 商更 新 供 應(yīng) 商 檔 案所 有 供 應(yīng) 商 被拒 絕 ?制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理P 0 7 0 采購(gòu) 需 求的 生 成和 保 存P 0 9 0 采購(gòu) 合 同的 監(jiān) 控管 理P 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)P 0 7 0 采購(gòu) 需 求的 生 成和 保 存物 料 招 標(biāo) 書(shū)特 殊 采 購(gòu) 合 同采 購(gòu) 流 程合 同 及 詢(xún) 價(jià) 管 理 ( 主要 物 料 )編 號(hào) : P 0 5 017 合同及詢(xún)價(jià)管理 (主要物料 )流程說(shuō)明 輸入流程 P020實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略 P030采購(gòu)政策管理 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P070采購(gòu)需求的生成和保存 P090采購(gòu)合同的監(jiān)控管理 輸出流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P070采購(gòu)需求的生成和保存 P080采購(gòu)物料和服務(wù) 目的 確定短期和長(zhǎng)期的物料和服務(wù)的需求，并進(jìn)行招標(biāo)管理。 內(nèi)容說(shuō)明 與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過(guò)程并且和供應(yīng)商簽訂合同。對(duì)于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)管理流程。對(duì)于化工原材料，可以采用每年集中招標(biāo)的方式進(jìn)行，可以在招標(biāo)完成后簽訂靈活的供貨合同。對(duì)于氧化鋁無(wú)法招標(biāo)采購(gòu)的 ,則應(yīng)執(zhí)行其他非招標(biāo)環(huán)節(jié) .對(duì)于一次性采購(gòu)，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。 參與部門(mén) 采購(gòu)部 主要文檔說(shuō)明 物料檔案： 在采購(gòu)活動(dòng)的初期就應(yīng)該建立物料檔案對(duì)物料進(jìn)行集中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱(chēng)、所屬的物料大類(lèi)、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。 物料招標(biāo)書(shū)： 標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書(shū)文件，用于公司所有采購(gòu)中的招標(biāo)活動(dòng)。 特殊采購(gòu)合同： 針對(duì)的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時(shí)間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。在一次性采購(gòu)中，尤其要形成這樣的合同。 18 流程關(guān)鍵活動(dòng)描述 主要活動(dòng)描述 – 確定招標(biāo)需求： 在確定招標(biāo)需求時(shí)，需要綜合考慮每次招標(biāo)活動(dòng)需要完成的目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮需要采購(gòu)的物料種類(lèi)和數(shù)量，初步確定標(biāo)書(shū)的發(fā)放范圍等等。 – 確定物料要求： 針對(duì)一次招標(biāo)中的所有物料，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時(shí)間等等。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對(duì)不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。物料檔案中應(yīng)該包括全面的物料信息和物料的規(guī)格說(shuō)明。 – 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)