【正文】 以根為單位） 系統(tǒng)流程： 總調(diào)部門 根據(jù)生產(chǎn)任務 考慮庫存量結(jié)存、安全庫存等因素進行規(guī)劃運算，規(guī)劃生成采購計劃。由總調(diào)、財務、總工進行確認，審核完畢后，最終由總調(diào)在系統(tǒng)中進行審核，進行打印下發(fā)到 采購部門。 采購部門根據(jù)總調(diào)室下發(fā)的采購計劃，進行對外的詢價、訂貨處理，在系統(tǒng)內(nèi)拷貝生成采購訂單。 采購訂單由本部門經(jīng)理、總調(diào)進行審核，手工審核完畢后 （具體手工審批流程參考公司相關采購合同管理規(guī)定）， 由總調(diào)在采購管理模塊內(nèi)對采購訂單進行審核。 供應商材料送到后，由采購人員在采購管理模塊中添置到貨單通知單 ， 進行打印 ，庫房根據(jù)到貨通知單，通知質(zhì)量檢驗人員進行材料入庫前檢驗。 質(zhì)量檢驗人員對入庫材料進行檢驗，檢驗合格后填寫質(zhì)檢單；憑采購人員的到貨通知單和質(zhì)檢單，庫房記賬人員在庫存系統(tǒng)根據(jù)采購到貨單生成采購入庫單進 行打印 （ 一式 5聯(lián)？ 財務 、 庫房、總調(diào)、采購 ） ，庫房管理人員點收實物后手工在采購入庫單上進行簽字，由倉庫主管在系統(tǒng)內(nèi)進行采購入庫單審核。 采購發(fā)票（ 增值稅 發(fā)票 /零售發(fā)票 、運費發(fā)票、港雜費 發(fā)票 ）到齊后，由財務往來會計進行采購結(jié)算，同時作付款或掛賬處理；如果月末未作采購結(jié)算處理，則系統(tǒng)自動記錄為暫估結(jié)算。 五、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理： 、 日常業(yè)務類型的界定 ： ? 采購類型分類： 分為材料采購、商品采購、國外采購， 根據(jù)采購統(tǒng)計和財務核算的需要，在采購訂單的表頭欄目內(nèi)必須選擇對應的采購類型，從以上 3 種分類中進行選擇。 ? 業(yè)務類型按照結(jié)算情況分為兩種進行界定 ： ? 普通采購業(yè)務：無論付款方式是賒購還是現(xiàn)結(jié)，如果采購的貨物要入倉庫，在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為普通采購業(yè)務。具體操作見普通采購業(yè)務處理流程 ? 直運采購：采購的商品不經(jīng)過公司庫房，直接將商品從供應商處發(fā)送到客戶方的采購業(yè)務，在增加采購訂單時選擇業(yè)務類型為：直運采購。具體操作見直運采購業(yè)務處理流程。 因為兩種處理方式的業(yè)務核算存在不同，所以在增加采購訂單時一定要區(qū)分清楚 。 5 、應明確的問題： 1. 各個存貨應盡量簡化該存貨所使用的計量單位個數(shù)， 以已有的存貨為例： 2. 鋼板和 鋼管設定浮動換算率，鋼板只有張和公斤兩個計量單位，其中張是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），采購時的包必須換算成張。 鋼管只有根和公斤兩個計量單位，其中根是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），其他存貨都遵循這個原則，能用單計量單位的盡量用單計量單位，必須用多計量單位的存貨要和其他系統(tǒng)關鍵用戶協(xié)商 3. 存貨檔案維護和添加由總調(diào)度室完成，采購部門如果用到存貨檔案中沒有的存貨，要及時通知總調(diào)度室添加，并告知該存貨的相關信息?？傉{(diào)度室添加檔案時要遵循對換算率的要求，另外要注意 : 一種存貨只能有唯一的編碼，唯一的名稱，對于同種存貨 但不同規(guī)格型號的存貨要給不同的編碼和名稱； .存貨檔案中的存貨屬性和計量單位應錄入準確；存貨檔案中的存貨參考成本應該盡量錄入，以方便規(guī)劃資金的使用；存貨檔案中的存貨提前期應該盡量準確，以便總調(diào)度室合理規(guī)劃生產(chǎn)和采購的日期；對于比較重要的存貨要在存貨檔案中設立安全庫存、最低庫存和最高庫存，從而為資源的合理配置提供基礎資料，才可以實現(xiàn)庫存預警 4. 供應商檔案由采購經(jīng)理維護，新增供應商時由采購關鍵用戶錄入，要注意：供應商的檔案應該盡可能完整，以方便以后的使用；供應商的的編碼、名稱、簡稱必須唯一，各部門要做好溝通工作，杜 絕出現(xiàn)多種稱謂，供應商的全稱必須準確；供應商檔案的其他部分要盡量填寫清楚，為往來管理提供堅實準確的平臺，達到資源共享的目的；供應商的稅號、開戶銀行盡量填入，為開出和收到增值稅票作準備 5. 采購單據(jù)處理時應該首先明確該筆采購行為所采購的貨物是否要入庫，如果要入庫則業(yè)務類型選擇普通采購，如果不需要入本公司的倉庫，直接運到客戶那里，則業(yè)務類型選擇直運采購 6. 有可能 在企業(yè)的采購業(yè)務中，由于運輸、裝卸等原因采購的貨物會發(fā)生短缺毀損，應根據(jù)不同情況，作出相應的賬務處理。屬于定額內(nèi)合理損耗的，應視同提高入庫貨物的單位成本，不另 作賬處理；運輸部門或供貨單位造成的短缺毀損，屬于定額外非合理損耗的，應根據(jù)不同情況分別進行賬務處理。因此企業(yè)應在此事先設置好本企業(yè)可能發(fā)生的非合理損耗類型以及對應的入賬科目，以便采購結(jié)算時根據(jù)具體的業(yè)務選擇相應的非合理損耗類型，并由存貨核算系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算時記錄的非合理損耗類型自動生成憑證 、基礎檔案： 基礎檔案填加： 供應商分類增加：原則 2222 供應商 分類編碼： 供應商 分類編碼必須唯一 。 供應商 分類名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空 修改分類：只能修改分類名稱。 刪除分類：已經(jīng)使用的不能刪除 、存在下級的分類不允許刪除。 操作路徑： 【 采購管理 】 —【 設置 】 —【 分類體系 】 —【 供應商分類 】 供應商檔案填加： 本功能完成對 供應商 檔案的設置和管理。 供應商檔案：供應商編號原則供應商分類 +順序號（三位） 供應商全稱、供應商簡稱、供應商所屬分類、所屬地區(qū)分類、所屬行業(yè)、開戶銀行、賬號、聯(lián)系人、地址等 供應商檔案修改：除供應商檔案編號外，其他信息日常進行修改。 供應商方案刪除、停用：已經(jīng)使用的檔案不能刪除，但可以停用，在供應商檔案其他頁 6 簽錄入停用日期即可，在新增單據(jù)中參照供應商檔案不再出現(xiàn)。 、期初錄入 ? 期初暫估入庫：沒有取得供貨單位的采購發(fā)票，而不能進行采購結(jié)算的入庫單作為期初入庫單輸入系統(tǒng)，以便取得發(fā)票后進行采購的結(jié)算 。 操作路徑： 【 采購管理 】 —【 業(yè)務 】 —【 入庫 】 —【 入庫單 】 操作說明 — 表頭項目 : ? 入庫單號：錄入或自動生成，必填。用戶可以設定單據(jù)生成規(guī)則，同一類型的單據(jù)號保證唯一性。 ? 入庫日期：錄入或參照 輸入貨物的入庫日期 ，必填。默認值為進入系統(tǒng)時輸入的業(yè)務日期，即系統(tǒng)登陸日期，可修改。參照日歷；錄入必須符合日期格式，即yyyymmdd”。 期初 單據(jù)日期必須 小于系統(tǒng)啟用 日期。 ? 操作說明 — 表體項目 : ? 存貨編號：錄入或參照，必填，參照的內(nèi)容為存貨檔案，根據(jù)存貨檔案進行合法性校驗。參見 存貨檔案 參照單據(jù)時，根據(jù)參照單據(jù)自動帶入。根據(jù)存貨編號，系統(tǒng)帶入存貨名稱、規(guī)格型號、主計量、單位、換算率等欄目。采購單據(jù)參照存貨時，只能參照存貨檔案中具有 “外購 ”屬性的存貨。采購發(fā)票可以參照 “應稅勞務 ”的存貨，用于采購發(fā)票上的運費費用、包裝費等采購費用。采購發(fā)票可 以參照設置 “是否折扣 ”的存貨，在開票時可以沒有數(shù)量，只有金額，或者在藍字發(fā)票中開成負數(shù)。同一張單據(jù)上可以有相同的存貨 。停用日期不為空的存貨為停用存貨：填制單據(jù)時不能再參照。如果手工錄入已停用的存貨，系統(tǒng)將提示 “此存貨已停用，請選擇其他存貨。 ” ? 7 ? 期初在途存貨：已取得供貨單位的采購發(fā)票，但系統(tǒng)上線時貨物沒有入庫，而不能進行采購結(jié)算的發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便貨物入庫填制入庫單后進行采購結(jié)算 操作路徑： 【 采購管理 】 —【 業(yè)務 】 —【 發(fā)票 】 —【 專用采購發(fā)票 】 操作路徑： 【 采購管理 】 —【 業(yè)務 】 —【 發(fā)票 】 —【 普通 采購發(fā)票 】 采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。 采購發(fā)票按業(yè)務性質(zhì)分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。 采購發(fā)票按發(fā)票類型分為： 增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價為無稅單價。