52會議服務(wù)流程與規(guī)范-文庫吧
2025-01-29 13:12 本頁面
【正文】 會議 議程 2 –會議場地選擇 什么地方適合舉辦會議？ 擴展延伸：世界會議之都 瑞士 日內(nèi)瓦 ：永久中立成就國際會議之都 世界經(jīng)濟貿(mào)易組織（ WTO）第八屆部長級會議在日內(nèi)瓦會議中心召開 法國 巴黎 ：全球第一大國際會議中心 聯(lián)合國教科文組織第 37屆大會在巴黎召開 瑞士 達(dá)沃斯 ：世界經(jīng)濟論壇 +好空氣 =世界級會議小鎮(zhèn) 2023年冬季達(dá)沃斯論壇在達(dá)沃斯舉辦 中國 海南 海棠灣：后發(fā)優(yōu)勢，競逐下一個會議天堂 2023年三亞 財經(jīng)國際論壇在海棠灣舉行 新加坡：“亞洲最優(yōu)秀會議城市”榜單常客 第十屆香格里拉對話（亞洲安全大會）在新加坡召開 奧地利 維也納 ：近代史第一次國際會議在此舉行 近代史第一次國際會議 —— “維也納會議” 美國 紐約 ：聯(lián)合國總部與金融中心的威力 68屆聯(lián)合國大會在紐約總部召開 比利時 布魯塞爾 ：歐洲中心 +歐盟中心 2023年北約國防部長級會議與布魯塞爾 中國 北京 ：中國越強 首都越重要 2023年亞太經(jīng)合組織 (APEC)領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議將在北京舉行 –會議場地選擇 選擇大小適中的 會場 會場與參會人數(shù)之間的關(guān)系： 參會人數(shù)：不得少于會場可容人數(shù)的 70% 不得多于 會場可容人數(shù) 的 10% 選擇附屬設(shè)施、設(shè)備齊全的 會場 照明、空調(diào)、衛(wèi)生、服務(wù)、擴錄投影 –會場詢價 直接通知會場供應(yīng)商報價 適用于 中小型會議、單純會議 通過招標(biāo)，由第三方相互競價，擇優(yōu)選取 適用于大型會議、綜合性會議、公司有相關(guān)規(guī)定 –會場布置方案 會場布置方案 通常在第二次看場地 時確定，包括： 主背景 、 投影或 LED屏幕 主 舞臺 音響 聽眾 席 茶 歇區(qū) 安全通道 簽到區(qū) 分會場 –預(yù)定會場 經(jīng)過一次或多次現(xiàn)場勘查、價格比較，主辦方最終確定最為符合本次活動的會場， 在確認(rèn)所邀約的報告人確定出席本次活動后 ，通過繳納場地定金，簽訂活動協(xié)議的形式，獲得當(dāng)日該會場的使用權(quán)。繳納場地定金后，如果因主辦方原因?qū)е掠媱澑淖兓蛉∠?，按照合同?guī)定，主辦方將無法退回先前所支付的定金。 – 發(fā)送會議 邀請 及廣告宣傳 確定會議時間及地點后，選擇恰當(dāng)?shù)臅r間發(fā)送會議通知，具體發(fā)送時間，以讓與會者在接到通知后，能從容做好赴會準(zhǔn)備，并能夠準(zhǔn)時達(dá)到會議場所為宜。 會議宣傳可以由第三方會務(wù)公司代理，或者另外選擇廣告策劃公司負(fù)責(zé) – 發(fā)送 會議 邀請 及 廣告宣傳 部分主辦方在獲得場地供應(yīng)商口頭確認(rèn)預(yù)定后，即開始對外宣傳活動，并根據(jù)參會者響應(yīng)情況，進一步調(diào)整活動方案，以此獲得足夠的周轉(zhuǎn)時間。 – 發(fā)送會議邀請及廣告宣傳 – 發(fā)送會議邀請及廣告宣傳 – 會議相關(guān)信息收集 根據(jù)所收到的邀請回執(zhí)單，統(tǒng)計一下信息： 參加對象基本情況 參會目的 抵離時間及交通工具 食宿需求 準(zhǔn)備 –擬定會議接待方案 確定接待方針 確定接待規(guī)格 確定接待內(nèi)容 確定接待日程 分配接待任務(wù) 協(xié)調(diào)接
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