【正文】 連接起來(lái) 。 人們查找和利用檔案就像在互聯(lián)網(wǎng)上查找信息一樣 ， 不必知道 、 也不可能準(zhǔn)確知道信息在全球的那一個(gè)服務(wù)器中儲(chǔ)存 。 ? 另一種觀點(diǎn)和思路 ， 則是從研究電子檔案真實(shí)性的永久保存入手 ， 旨在建立電子文件與電子檔案管理模式及理論 ， 從根本上取代紙質(zhì)文件與檔案管理 。 因此這種研究方法特點(diǎn)是進(jìn)行非常全面 、 細(xì)致的分析 。 2023/2/9 電子檔案管理的幾種研究方法 ? 數(shù)字歸檔特別工作組 ? TF2023 PADI調(diào)研組 ? 永久保存真實(shí)電子檔案國(guó)際研究項(xiàng)目 （ INTERPARES） ? 美國(guó)的電子檔案館系統(tǒng) （ ERA） ? 美英兩所大學(xué)承擔(dān)的構(gòu)建數(shù)字材料長(zhǎng)期保存技術(shù)策略的凱米里昂計(jì)劃 （ CAMiLEON Project） ? 荷蘭的數(shù)字保存試驗(yàn)臺(tái) （ DPT） ? 英國(guó)的數(shù)字保管中心 （ DCC） Digital Curation Centre ? 澳大利亞維多利亞州電子檔案戰(zhàn)略 （ VERS） 和 DIRKS (Designing and Implementing Record Keeping Systems) ? 檔案管理應(yīng)用研究 （ 標(biāo)準(zhǔn)及管理模式 ） ? 歐洲的 MoREQ ? 美國(guó)的塞多納聯(lián)合會(huì) （ Sedona Conference） 有關(guān)電子檔案的研究報(bào)告 ? 加拿大 UBC的有關(guān)電子檔案保管鏈管理研究項(xiàng)目； 2023/2/9 在信息技術(shù)發(fā)達(dá)國(guó)家，電子檔案的證據(jù)作用越來(lái)越凸現(xiàn)。在美國(guó)，電子郵件已經(jīng)走上證人席。 2023年美國(guó)司法部與微軟公司的訴訟案中，雙方都呈交了大約 3000 份證據(jù)，其中大多數(shù)是 Email。美國(guó)司法部一位高級(jí)官員說(shuō)：“ Email正是這種調(diào)查的一場(chǎng)革命?！? 比爾蓋茨在一封郵件中反復(fù)問(wèn)道美國(guó)在線（ AOL）公司經(jīng)理人：“搞垮網(wǎng)景公司（ Netscape），我們要付給你多少錢？” 對(duì)于檢察官來(lái)說(shuō)，它已經(jīng)成為極好的證據(jù)，甚至是比證據(jù)更好的武器。在 DNA檢驗(yàn)中，留在犯罪現(xiàn)場(chǎng)的一根頭發(fā)就能使案情翻轉(zhuǎn)，電子郵件就是公司的 DNA證據(jù)。用于指控的電子郵件已經(jīng)變得如此普遍，以至于有些律師已經(jīng)習(xí)慣于稱之為“證據(jù)郵件”。 美國(guó)聯(lián)邦證據(jù)條例（條例 803（ 8）號(hào)）規(guī)定，只要政府機(jī)構(gòu)能保證已建立文件制作程序，并認(rèn)真執(zhí)行了這個(gè)程序，電子文件也可作證。這個(gè)程序是： ； ，都自動(dòng)地記錄在系統(tǒng)中； 。 2023/2/9 關(guān)于原件的觀念在電子環(huán)境下也要改變：一方面很多電子文件經(jīng)過(guò)能夠辨別真?zhèn)蔚臄?shù)字簽名，可以作為原件；這時(shí)打印出來(lái)的紙質(zhì)文件倒是副件。另一方面，電子文件又有很多已經(jīng)是無(wú)法打印出來(lái)，如動(dòng)畫、連續(xù)圖像、網(wǎng)頁(yè)、聲音等，因此，根本就不存在紙質(zhì)文件。 關(guān)于電子檔案的長(zhǎng)期保存，美國(guó)特別工作組與澳大利亞調(diào)研組的共同結(jié)論之一是，技術(shù)淘汰是影響數(shù)字信息長(zhǎng)期保存和利用的關(guān)鍵；用現(xiàn)代技術(shù)保存文件，不在于極力維護(hù)文獻(xiàn)媒體自身，而在于通過(guò)保存文件內(nèi)容、狀況來(lái)達(dá)到對(duì)文獻(xiàn)長(zhǎng)期保存的目的。 2023/2/9 2）我國(guó)電子文件、電子檔案管理現(xiàn)狀 — 電子文件 、 電子檔案開(kāi)始大量產(chǎn)生 — 電子文件 、 電子檔案管理問(wèn)題提到議事日程 — 國(guó)家有關(guān)電子文件 、 電子檔案適用的法律 、 法規(guī) 、 標(biāo)準(zhǔn)尚不健全 — 適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的電子文件 、 電子檔案管理模式尚未形成 — 電子文件 、 電子檔案概念混淆不清 、 阻礙發(fā)展 2023/2/9 檔案管理發(fā)展趨勢(shì)： — 檔案形成電子化 、 — 檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化 、 — 檔案存儲(chǔ)數(shù)字化 、 — 檔案管理動(dòng)態(tài)化 。 數(shù)據(jù)庫(kù)檔案化與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)化 2023/2/9 在某一階段有效的管理慣例，也許會(huì)導(dǎo)致下階段危機(jī)的出現(xiàn)。 —— Larry E. Greiner 路的盡頭不是終結(jié)，而是超越。 —— 叔本華 2023/2/9 結(jié) 論 和 啟 示 ? 信息技術(shù)的發(fā)展給我們的啟示是： ? 第一 、 信息化不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng) ， 也不是將傳統(tǒng)的管理方式照搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中 ， 而是借助現(xiàn)代信息技術(shù) ， 引進(jìn)現(xiàn)代管理理念 ， 對(duì)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期形成的 、 不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)客觀要求的落后經(jīng)營(yíng)方式 、僵化組織結(jié)構(gòu) 、 低效管理流程等進(jìn)行全面而深刻的變革 。 ? 第二 、 信息化也同樣給與其不相適應(yīng)的檔案形態(tài)及其管理 、 保存和利用帶來(lái)挑戰(zhàn) 。 伴隨著紙質(zhì)文件減少 ， 電子文件增加 ， 紙質(zhì)檔案與電子檔案將進(jìn)入共軛生存狀態(tài) 。 ? 第三 、 數(shù)字化存儲(chǔ)已經(jīng)成為信息化的基礎(chǔ) ， 也是目前各機(jī)構(gòu)檔案資料管理部門適應(yīng)信息化要求 、 整合單位信息系統(tǒng)的必然 。 2023/2/9 二、 信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化 信息技術(shù)的主要應(yīng)用與發(fā)展趨勢(shì) 電子文件特性與電子檔案管理原則 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 2023/2/9 信息技術(shù)的主要應(yīng)用與發(fā)展趨勢(shì) ? OA（ 辦公自動(dòng)化 ） Office Automation ? CAD（ 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì) ） ? CAM（ 計(jì)算機(jī)輔助制造 ） Computer Aided Manufacturing ? CAPP（ 計(jì)算機(jī)輔助工藝 ） Computer Aided Process Planning ? CIMS（ 計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng) ） Computer Integrated Manufacturing System ? IMS（ 智能制造系統(tǒng) ） Intelligent Manufacturing System ? CE（ 并行工程 ） Concurrent Engineering ? PDM（ 產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理 ） Product Data Management ? ERP（ 企業(yè)資源計(jì)劃 ） Enterprise Resources Planning ? PLM（ 產(chǎn)品生命期管理 ） Product Lifecycle Management ? CRM（ 客戶關(guān)系管理 ） Client Relationship Management ? ECM（ 企業(yè)內(nèi)容管理 ） Enterprise Content Management 2023/2/9 企業(yè)資源計(jì)劃（ ERP） 企業(yè)資源計(jì)劃 （ ERP） ： 是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)平臺(tái)，其功能包括：制造數(shù)據(jù)管理、庫(kù)存管理、銷售管理、采購(gòu)管理、生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力需求計(jì)劃、車間任務(wù)管理、車間作業(yè)管理、 JIT生產(chǎn)管理、應(yīng)付帳管理、財(cái)務(wù)總帳管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理、質(zhì)量管理、工模具管理、設(shè)備管理、人力資源計(jì)劃、綜合信息管理、系統(tǒng)管理、電子貿(mào)易數(shù)據(jù)接口等。 IDC對(duì) ERP的定義為 11種應(yīng)用：財(cái)務(wù)、庫(kù)存、人力資源、薪水、合同管理、維護(hù)管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、采購(gòu)定單管理、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)管理、制造應(yīng)用等。 2023/2/9 實(shí)施 ERP與數(shù)據(jù)保存 ? 哈佛大學(xué)商學(xué)院的 Mark Cotteleer認(rèn)為， 實(shí)施 ERP特別要重視保護(hù)數(shù)據(jù)，管理人員尤其要設(shè)法保證數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化及完整性。 因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)（包括 ERP） 隨時(shí)間的流逝而不斷發(fā)展。由于數(shù)據(jù)是由服務(wù)于不同目的系統(tǒng)產(chǎn)生，如果缺少必要的約束，其信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將成為一堆不完整的而且不能交互的技術(shù)孤島，進(jìn)而也不得不把從別處獲取的信息轉(zhuǎn)化成自己的格式，其結(jié)果是阻礙而不是支持公司商業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。很多公司在 ERP實(shí)施過(guò)程的最后階段才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有保留先前的數(shù)據(jù)，從而無(wú)法知道系統(tǒng)對(duì)商業(yè)性能的改變究竟有多少。在實(shí)施過(guò)程中，有時(shí)麻煩就出在數(shù)據(jù)上。因此確立各個(gè)部門最為重要的數(shù)據(jù)是個(gè)極富挑戰(zhàn)性的問(wèn)題。 2023/2/9 信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)及其影響： ? 觀念 ：修路（網(wǎng)絡(luò)） —— 跑車（數(shù)據(jù)）； ? 硬件 ：芯片速度 —— 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)； ? 網(wǎng)絡(luò) ： LAN（ 局域網(wǎng)）、 WAN （ 廣域網(wǎng)） —— SAN（ 存儲(chǔ)域網(wǎng)）、 NAS（ 網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)）； ? 軟件（操作系統(tǒng)） ： Dos、 Windows —— Longhorn； ? 管理：數(shù)據(jù) — 數(shù)據(jù)庫(kù) — 數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù) — 企業(yè)信息工廠 ? PDM — ERP — PLM — ILM 2023/2/9 ? “ 為什么我們能在數(shù)秒中在互聯(lián)網(wǎng)上找到任何我們所想要的東西，而卻需要花費(fèi)這樣長(zhǎng)的時(shí)間在自己的 PC機(jī)上找到我們自己的數(shù)據(jù)？” ? Longhorn將包括一個(gè)像數(shù)據(jù)庫(kù)一樣的存儲(chǔ)引擎，叫做視窗未來(lái)存儲(chǔ)（ WinFS），目前的 信息、聯(lián)系、 word文件，以及音樂(lè)文件都是完全分開(kāi)的狀況在 Longhorn平臺(tái)上將不復(fù)存在。 除了 WinFS技術(shù)，微軟還增加了新的系統(tǒng)概念 —— 圖書館庫(kù)，它將在 Longhorn系統(tǒng)上建立數(shù)據(jù)集，無(wú)論其在系統(tǒng)中實(shí)際的物理存址在那兒。例如，照片及電影圖書庫(kù)將匯集所有指向系統(tǒng)中每一個(gè)圖片和數(shù)字錄像的鏈接。 2023/2/9 ? 微軟的克里斯 瓊斯說(shuō)：“我將不再關(guān)心我所存儲(chǔ)的文件的位置，為什么我不能靠點(diǎn)擊鼠標(biāo)來(lái)顯示我的文件呢？計(jì)算機(jī)應(yīng)該知道文件是什么、我所編輯和注釋過(guò)什么、我曾經(jīng)查找過(guò)什么、以及我曾在其他什么地方查找過(guò)文件。不僅是我機(jī)器上我所要找的文件，而且是我想要的文件?！? 2023/2/9 電子文件特性與電子檔案管理原則 ? 電子文件特性： ? 第一 、 電子文件以數(shù)字編碼形式存在 。 ? 第二 、 電子文件形成和使用對(duì)設(shè)備的依賴性 。 ? 第三 、 電子文件的非直讀性 。 ? 第四 、 電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性 。 ? 第五 、 電子文件信息與載體的相分離性 。 ? 第六 、 電子文件的易更改性 。 2023/2/9 電子檔案管理原則 — 全程管理原則 — 前端控制原則 — 集成管理原則 — 動(dòng)態(tài)管理原則 2023/2/9 全程管理原則 ? 根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。 ? —— 從整體的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求； ? —— 從系統(tǒng)的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，注重電子檔案生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧 ； ? —— 從過(guò)程的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種過(guò)程管理，要求對(duì)電子檔案生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一環(huán)節(jié)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤和不斷調(diào)整管理策略。 2023/2/9 前端控制原則 ? 檔案從形成到永久保存或銷毀的過(guò)程中，形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。 ? 前端控制是實(shí)現(xiàn)電子檔案全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子檔案管理中更是至關(guān)重要。（過(guò)去三參加三納入四同步就是這種思想） 2023/2/9 集成管理原則 ? —— 系統(tǒng)的集成性 。與企業(yè)及單位信息系統(tǒng)的連接。 ? —— 過(guò)程的集成性 。電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、電子文件的捕獲、鑒定與歸檔、檢索與存儲(chǔ)、保管和利用。 ? —— 多種信息媒體的集成性 。 文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化了文件對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記憶和再現(xiàn)功能。 2023/2/9 動(dòng)態(tài)管理原則 ? 電子檔案本身具有很多“動(dòng)態(tài)”因素：如電子檔案信息與載體分離 ；電子檔案載體性能的不穩(wěn)定性 ；新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)和替代；電子文件加密，保管鏈與時(shí)間戳的維護(hù)等，使電子檔案管理處于變化之中。 ? 所以，要密切關(guān)注電子檔案形成過(guò)程及所處的階段，針對(duì)不同的需求，采取最佳的管理措施。 2023/2/9 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 當(dāng)前各行業(yè)信息化建設(shè)都在向前發(fā)展。從歷史的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)發(fā)展的規(guī)律看，社會(huì)向前發(fā)展是不以個(gè)人的意識(shí)為轉(zhuǎn)移。從現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展的角度講，人類文明成果，社會(huì)都在共享。 因此，必須認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)管理技術(shù)對(duì)檔案管理的深刻影響。如果不能緊跟信息化，檔案管理有可能被邊緣化，其信息管理功能將被各種信息管理系統(tǒng)替代。而在統(tǒng)一的信息技術(shù)平臺(tái)上，以檔案信息資源優(yōu)勢(shì)整合信息管理，或是以