民營企業(yè)檔案管理教材-文庫吧
2025-01-06 07:49 本頁面
【正文】 無限期）、長期（ 16－ 50年）、短期（ 15年以下）。（見保管期限表） 38 文件裝訂 ?修裱破損或頁幅過小的文件 ?復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進行復(fù)制。 39 ?超大紙張折疊 對報表、圖樣等紙張幅面大于 A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊 40 ?去除會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。 41 ?如果是組合件，按以下順序進行組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。 42 ?裝訂： 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。 43 不銹鋼釘 44 三點一線裝訂 45 文件排列 ?由單位檔案室集中歸檔的單位 :先將歸檔的文件材料按三個保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機構(gòu)－時間”或時間先后排列。 46 ?由各部門分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機構(gòu)分開，在將同一機構(gòu)的文件按三個保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時間先后排列。 盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。 47 ?統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時間先后排列。 48 ?同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。 49 文件編號 ?歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 （全宗號） （年 度） （件 號） （類別號或機構(gòu)） （期 限） （館編件號） 50 全宗號 2023 15 文書 永久 全宗號 ：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫） 51 全宗號 2023 15 類別號 機 構(gòu) 永久 類別號 ：區(qū)別不同門類的檔案，如管理性檔案為文書 52 全宗號 2023 15 類別號 永久 期限 ：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期 53 全宗號 2023 15 類別或機構(gòu) 永久 年度 ：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。 54 機構(gòu) ：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可空）。 全宗號 2023 15 機構(gòu) 永久 55 件號 ： 以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個流水號。件號應(yīng)做到不重號，不空號。 全宗號 2023 15 類別號 永久 56 不分機構(gòu)編件號 年度 期 限 文件數(shù)量 件 號 2023 永久 45 1－ 45 長期 250 1－ 250 短期 285 1－ 285 2023 永久 58 1－ 58 長期 210 1－ 210 短期 280 1－ 280 57 分機構(gòu)編件號 年度 機構(gòu) 期 限 文件數(shù)量 件 號 2023 辦公室 永久 50 1－ 50 長期 200 1－ 200 短期 280 1－ 280 2023 業(yè)務(wù)科 永久 78 1－ 78 長期 185 1－ 185 短期 250 1－ 250 …… ….. ……. 58 ?在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。 59 文件著錄 把歸檔文件的有關(guān)項目錄入檔案管理系統(tǒng)。 ?著錄項目必須準(zhǔn)確、詳細，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。 60 ?必須著錄的項目有： 文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣） 61 全宗號 2023 文書 短 期 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號 關(guān)于 的通知 20230602 5 件號： 以年度為界限，一個保管期限編一個流水號。 62 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號 關(guān)于 的通知 20230602 5 責(zé)任者： 制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責(zé)任者。 全宗號 2023 文書 短 期 63 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市人民政府 石政發(fā)[2023]X號 關(guān)于 的通知 20230602 5 文號： 文件的發(fā)文字號，如“石政發(fā)[2023]X號” 全宗號 2023 文書 短 期 64 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號 關(guān)于 的通知 20230602 5 題名： 即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄，不做隨意改動。如文件沒有題名或有題名但無實質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實際內(nèi)容或成份，應(yīng)加擬或重擬，附于原題之后，外加“ [ ]” 號 全宗號 2023 文書 短 期 65 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)
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