【正文】 務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。 現(xiàn)行 《 會計檔案管理辦法 》 明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。 新增內(nèi)容 2： 會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容： （ 1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況； （ 2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由； （ 3）需要銷毀檔案的清冊。 新增內(nèi)容 3： 新增并明確了電子會計檔案的管理要求 一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 二是規(guī)定滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。 三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)；特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。 四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 第八條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案： （一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸； （二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序； （三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系； （四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改； （五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響； （六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 （三）調(diào)整會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交期限； 第十條 單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu) (以下統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu) )按照歸檔范圍和歸檔要求 ,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷 ,編制會計檔案保管清冊。 第十一條 當(dāng)年形成的會計檔案 ,在會計年度終了后 ,可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年 ,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的 ,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。 單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間 ,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定 ,且出納人員不得兼管會計檔案。 第十二條 單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時 ,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊 ,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù) 紙質(zhì)會計檔案 移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。 電子會計檔案移 交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交 ,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時 ,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測 ,符合要求的才能接收 第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案 ,在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù) ,嚴(yán)禁篡改和損壞。 單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的 ,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案 ,確保借入會計檔案的安全完整 ,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。 （四）完善了會計檔案的銷毀程序 會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對到期的會計檔案進(jìn)行鑒定是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。 第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。 現(xiàn)行 《 管理辦法 》 增加了會計檔案鑒定銷毀的相關(guān)內(nèi)容，并修改了監(jiān)銷的有關(guān)規(guī)定原因 ? 會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。 原 《 管理辦法 》 規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求 “ 單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見 ” ，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險，對于遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案占據(jù)了儲存空間，造成了資源浪費。 現(xiàn)行 《 管理辦法 》 增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求 “ 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。 ” 監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項制度安排。 原 《 管理辦法 》 規(guī)定 ， “ 銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷 ” 。會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發(fā)揮監(jiān)督作用。 （五）會計檔案鑒定 第十七條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。 重新劃定保管期限的會計檔案，通常包括兩種情形： （ 1）需保存較長時間的， 建議以鑒定時點為起點，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進(jìn)行劃定； （ 2）因債權(quán)債務(wù)未了需要繼續(xù)保存的，會計檔案繼續(xù)保存至債權(quán)債務(wù)事項結(jié)束即可。 第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀： （一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。 （二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 （三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。 電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 監(jiān)銷是保證檔案銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項制度安排。 會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，理應(yīng)由單位自行組織。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。 （七）強(qiáng)調(diào)會計檔案的移交 《 本辦法 》 第二十到二十四條，對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。 第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的 ,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案 ,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處臵。 第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的 ,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管 ,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。 第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的 ,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管 ,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。 單位分立后原單位解散的 ,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處臵 ,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。 單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證 ,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存 ,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案 ,應(yīng)當(dāng)由原單位保管 ,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證 ,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存 ,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （八）明確了會計檔案的出境要求 第二十五條 單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定： （ 1）中華人民共和國檔案法 》 （ 2） 《 中華人民共和國保守國家秘密法 》 （ 3） 《 中華人民共和國檔案法實施辦法 》 （ 4） 《 關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定 》 三、新舊會計檔案管理業(yè)務(wù)銜接 關(guān)于保管期限的銜接 （ 1）現(xiàn)行 《 會計檔案管理辦法 》 與原《 管理辦法 》 規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照現(xiàn)行 《 會計檔案管理辦法 》 的規(guī)定執(zhí)行。 （ 2）已到原 《 管理辦法 》 規(guī)定的最低保管期限，并已于 2023年 12月 31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新《 管理辦法 》 的規(guī)定組