【正文】 結(jié)語 （特此通知） 單位 成文時(shí)間 寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。 通知的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 通知種類 印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 批示性通知 知照性通知 事務(wù)性通知 任免、聘用通知 函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 ? 標(biāo)題：發(fā)函用 《 關(guān)于 XXXX的函 》 復(fù)函用 《 關(guān)于 XXXX的復(fù)函 》 正式公函 ， 應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號(hào) 。 主送單位：發(fā)函可多頭 ， 復(fù)函主送來函單位 。 正文： 開頭 — 發(fā)函說明緣由 、 目的 ， 商洽工作 、 情況交代清； 復(fù)函引述來函日期 、 發(fā)文號(hào)做起首語 ， 表明收到函 。 主體 發(fā)函寫清商洽 、 詢問 、 請求的事項(xiàng) ， 明確具體； 復(fù)函要針對來函事項(xiàng)逐一鄭重作答 ， 不能回避不答 。 結(jié)尾 發(fā)函用 “ 盼復(fù) ” 、 “ 請回復(fù) ” 、 “ 專此函達(dá) ” 復(fù)函用 “ 特此復(fù)函 ” 、 “ 此復(fù) ” 發(fā)文單位和日期：同公文 ， 有的加蓋公章 ， 有的寫明抄送單位 。 請示和函的區(qū)別 ? 請示和函都有請求批準(zhǔn)的功能，但由于行文方向不同，則要使用不 同的文種。 請示：則用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，下級(jí)機(jī)關(guān)用請示向上 級(jí)機(jī)關(guān)行文請求指示批準(zhǔn)重要事項(xiàng)。 函：主要用于平級(jí)單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的主 管和被主管關(guān)系的單位之間的工作往來。 如：關(guān)于購置 **設(shè)備的請示 **公司關(guān)于與 **單位建立合作關(guān)系的函 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 ? 會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)： 會(huì)議紀(jì)要屬于會(huì)議文件 它需記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，凡不屬于會(huì)議內(nèi)容不能寫入會(huì)議紀(jì)要。撰寫人要根據(jù)會(huì)議客觀實(shí)際行文，不可以擅自增刪會(huì)議內(nèi)容。 會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別 第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。 第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 ? 會(huì)議紀(jì)要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。 前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會(huì)議研究的幾個(gè)問題紀(jì)要如下：”或“現(xiàn)將會(huì)議主要精神紀(jì)要如下：”等語句轉(zhuǎn)入下文。這項(xiàng)內(nèi)容主要用以簡述會(huì)議基本情況，所以文字必須十分簡練。 主體。是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議，準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。對于會(huì)議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 ? 結(jié)尾。屬于選擇性項(xiàng)目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。 另外，在具體寫法上，不同類型的會(huì)議紀(jì)要，寫法也有不同。 ? 決議型紀(jì)要，主要根據(jù)中心議題，著重把會(huì)議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。 ? 綜合性紀(jì)要，主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會(huì)議的指導(dǎo)思想，全面介紹會(huì)議的基本情況。 三、商務(wù)公文寫作技巧 1. 商務(wù)信函格式與寫作要求（英文） 2. 工作公文寫作要求 “ 7C原則”，即清楚、簡潔、正確、具體、禮貌、體諒和完整。 1. 清楚（ Clarity） 商務(wù)信函應(yīng)使讀者一目了然，沒有艱澀難懂或產(chǎn)生誤會(huì)之處。 Seven Guidelines of Writing English Business Letters （英文商務(wù)信函寫作七原則） 2. 簡潔（ Conciseness） 言簡意賅地表達(dá)所需表達(dá)的意思，同時(shí)又無損于書信的完整和禮貌。 3. 正確（ Correctness） 正確的商務(wù)信函不僅表現(xiàn)為語法恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和詞匯拼寫正確，還要求敘述正確、提供的事實(shí)和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語正確。 4. 具體（ Concreteness） 商務(wù)信函必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句，應(yīng)盡量運(yùn)用具體的事實(shí)和數(shù)字，一般使用主動(dòng)語態(tài)來陳述內(nèi)容。 5. 禮貌（ Courtesy） 在商務(wù)信函的寫作過程中，及時(shí)是禮貌之首。此外，應(yīng)避免使用可能激怒、傷害對方的言辭或語氣，語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場上做到互惠互利。 6. 體諒（ Consideration） 發(fā)信人應(yīng)盡可能從收信人的立場來考慮問題，在分析對方會(huì)如何理解信息的基礎(chǔ)上，提供其所需要的信息。 7. 完整（ Completeness） 商務(wù)信函必須力求完整，要包括寫信人希望收信人做出積極反應(yīng)的一切情況，或是回答來信所提出的全部問題和要求。 信函的開頭應(yīng)該直入主題，要避免空洞。根據(jù)書寫商務(wù)信函的目的不同，開頭一般分為兩大類：一是回復(fù)信件；二是主動(dòng)與對方聯(lián)系。 對于回復(fù)信件，可采用以下方式開頭。 1. 英文商務(wù)信函的開頭 The Opening and Conclusion of English Business Letters （英文商務(wù)信函的開頭和結(jié)尾） （ 1）感謝對方的來信 （ 2）對來信進(jìn)行回復(fù) （ 3）回復(fù)來信中的有關(guān)問題 （ 4）回復(fù)來信中提出的要求或指示 （ 5）表達(dá)滿意和欣喜 （ 6）表達(dá)遺憾和驚訝 對于主動(dòng)和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。 （ 1）通過別人的介紹了解到對方 （ 2）對以前信函的補(bǔ)充或確認(rèn) （ 3）通知對方一些情況 2. 英文商務(wù)信函的結(jié)尾 商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔、中肯，與寫信的主旨相符。根據(jù)是否需要對方回復(fù)把結(jié)尾分為兩類。 對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。 對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。 對于無須對方答復(fù)的信函，可以用以下兩種方式結(jié)尾： （ 1）表達(dá)感謝或希望繼續(xù)合作的意愿 （ 2）表達(dá)歉意 1. 回信 We are offering a sound article at popular price, and we should appreciate an opportunity to substantiate our claims. In answer to your favor of the 8th June, we inform you that we are unable to take the goods offered by you. In answer to your inquiry for bran, we offer you 40 tons of the same. Useful Sentences in Common Business Letters （一般商務(wù)信函中的實(shí)用語句） 2. 收訖 We acknowledge receipt of your letter of yesterday, and gratefully accept the appointment on the terms you mention.