公司檔案管理制度模板-文庫吧
2025-08-01 19:01 本頁面
【正文】 上檔案、資料的管理臺帳。指導并督促各業(yè)務單位資料管理員對檔案實施前期管理。4 檔案管理的借閱及強制規(guī)定 **機構各類員工均不得未經(jīng)資料管理員或檔案管理員登記并同意就存放和使用（必須做到收、發(fā)兩條線管理） 、或延期繳交屬于檔案管理范圍內(nèi)的資料原件。無論何種渠道取得的資料原件，均必須在取件一個工作日內(nèi)發(fā)起移交流程，并在最短時間內(nèi)向檔案管理員或資料管理員繳交實物。 各單位資料管理員每天下班前清理自己當天的應收、應發(fā)、應交、應存資料，查看是否有未分類歸集、未繳交、未分發(fā)和未收齊的資料，若有當天工作已產(chǎn)生而未收集到資料的現(xiàn)象應立即催收當天的資料原件，必要時單位負責人應協(xié)助催收，直至落實；對未歸集、未繳交和未分發(fā)的資料立即進行處理。 按月移交的資料必須在每月 25 號31 號內(nèi)移交。按年移交的資料必須在次年 1 月內(nèi)完成移交。 移交檔案管理的各類資料，必須是原件或原始資料，如移交原件或原始資料的復印件，必須注明原件保管責任人。 各項目資料管理員在原件移交前，須備份復印件部門留存，以便部門內(nèi)部員工及時借閱、提高效率，屬工程竣工向城建檔案館移交的部分資料，需留存一份原件在本部門。 檔案查閱必須設置權限，凡無權限查閱的人員需要查閱時，必須經(jīng)過檔案借閱審批權限人同意，檔案管理員按審批的內(nèi)容提供；查閱前檔案管理員必須進行登記；必須在檔案管理員的視線范圍內(nèi)查閱；查閱后必須完整地歸還檔案管理員。所有檔案、資料管理員一律不能直接對外借閱檔案、資料，若有需要由本公司涉及該項業(yè)務的員工按內(nèi)部借閱程序執(zhí)行。附:檔案借閱流程:**機構3 資料管理員、檔案管理員更換時，須由其直接上級與相應行政監(jiān)交人共同按其所有目錄逐項監(jiān)交資料；新的接任人員必須經(jīng)相應的行政監(jiān)交人和單位負責人進行檔案管理培訓并被相應的行政監(jiān)交人和單位負責人共同確認合格后方可上崗。 無論何時，資料管理員和檔案管理員都必須保證檔案目錄和實物檔案的一致性，不允許出現(xiàn)有目錄無實物檔案，或有檔案無目錄，或有目錄也有實物檔案但分類、編號不一致的現(xiàn)象。 資料與檔案的管理環(huán)節(jié)及方式一致。5 檔案的性質及歸口管理 項目公司檔案最終歸口項目公司檔案管理員管理。詳細內(nèi)容見附件《資料及檔案管理明細表》 。機要檔案的范圍為：除銷售租賃合同以外的所有經(jīng)濟合同、項目開發(fā)前期的資料（包括項目前期經(jīng)濟測算、項目前期專項調研報告、目標成本及分解表、產(chǎn)品定位報告、產(chǎn)品交付標準） 、企業(yè)中長期計劃資料等；其余為普通檔案。詳細內(nèi)容見附件《資料及檔案管理明細表》 。附:檔案歸檔流程:需存檔資料形成（各部門）歸檔資料審核（部門主管） 部門自行保管（部門內(nèi)勤）**機構4 文件檔案編號標準:檔案類型 代表字母 年號 順序號公司章程 GSZC 2022 001公司證照 GSZZ 2022 001規(guī)章制度 GZZD 2022 001人事文件 RSWJ 2022 001車
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