【正文】 出會(huì)議通知分發(fā)會(huì)議資料安排會(huì)場(chǎng)接通電話相互通報(bào)出席情況記錄 組織視頻會(huì)議的方法 視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)做好會(huì)場(chǎng)布置工作配備和檢查設(shè)備設(shè)備維護(hù)為減少租用通信線路的時(shí)間節(jié)約費(fèi)用 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn) （1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。 （2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名等。本文來源:考試大網(wǎng) （3）會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。 （4）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。 會(huì)議籌備情況檢查主要內(nèi)容 1會(huì)議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會(huì)議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容 做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種： （1）聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào) 1）聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。 2）會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。 3）選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。 4）對(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。 （2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查 1）檢查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。 2）注意氣味。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對(duì)所有工作人員提出要求。 3）設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng)，可考慮設(shè)置咨詢臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。 4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。 5）準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。 6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問。 7）遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查秘書資格考試：秘書三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（四）會(huì)議協(xié)調(diào)的內(nèi)容 1協(xié)調(diào)會(huì)議召開的時(shí)間地點(diǎn)出席人員列席人員2協(xié)調(diào)會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)3協(xié)調(diào)會(huì)議議題4協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要5協(xié)調(diào)會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí) 推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的方法 1了解會(huì)議主題和議題2嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間3主題明確4鼓勵(lì)和引導(dǎo)與會(huì)者5消除交流故障抵制不和諧因素6合理安排議題7掌握會(huì)議休息的時(shí)機(jī)8適時(shí)結(jié)束會(huì)議 會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的方法 1以節(jié)約為原則，需要開支的項(xiàng)目要盡量列的詳細(xì)具體2向會(huì)議籌備委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請(qǐng)并按照審批權(quán)層層審批3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財(cái)務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票4支出會(huì)議經(jīng)費(fèi)5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷的這種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。 會(huì)議總結(jié)的目的 1檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況2檢查各小組分工執(zhí)行情況3檢查個(gè)人工作情況4表彰先進(jìn)個(gè)人5妥善解決會(huì)議遺留的問題高效率會(huì)議的決定因素 1會(huì)議召開的必要性2經(jīng)過精心準(zhǔn)備3地點(diǎn)選擇適中4形式多樣化5嚴(yán)格執(zhí)行了會(huì)議的各項(xiàng)議程6與會(huì)者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選7嚴(yán)格開會(huì)、散會(huì)時(shí)間8會(huì)議作出的決定事項(xiàng) 9會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出合理10會(huì)議服務(wù)熱情周到 信息利用的要求 1信息利用要給組織帶來效益2信息利用要對(duì)社會(huì)環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會(huì)環(huán)境和公眾利益3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī) 登記 （1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。 （2）登記分為兩種類型； ①總括登記，對(duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記； ②個(gè)別登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。 （3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊(cè)式登記。 編碼： （1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。 （2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù) （3）編碼的兩種方法： ①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼； ②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式 1要求：依法開展利用工具主動(dòng)及時(shí)開展利用工作不斷完善檔案服務(wù)方式和手段掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動(dòng)據(jù)此開展檔案利用工作 2方法：開設(shè)閱覽室提供利用檔案外借制發(fā)檔案復(fù)制本提供咨詢服務(wù)印發(fā)檔案目錄舉辦檔案展覽 編寫大事記的工作步驟和注意事項(xiàng) ，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。 。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列第一章 商務(wù)溝通：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)；在歐洲各國(guó)喜歡擁抱的禮節(jié)：注意：（1）與法國(guó)人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標(biāo)志的物品作為饋贈(zèng)禮品。 （2） 與美國(guó)人交往，兩種場(chǎng)合可通過贈(zèng)禮①圣誕節(jié)期間②當(dāng)你抵達(dá)和離開美國(guó)的時(shí)候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330，日本人不太尊重女性。，（1）避談?wù)巍⒆诮痰让舾性掝}（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價(jià)格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。P334中，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335：面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或者紅茶。P335，要用刀切開后，用叉取食 P336：背景：要接待一個(gè)重要訪團(tuán)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，請(qǐng)您寫一份接待計(jì)劃。答：（1）做接待計(jì)劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計(jì)劃包括工作準(zhǔn)備、生活準(zhǔn)備、參觀娛樂準(zhǔn)備，最后確定人員和經(jīng)費(fèi)（2）書上第339頁上中要點(diǎn)的第一點(diǎn)。（3）書上第339頁上中要點(diǎn)的第二點(diǎn)。（4）進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個(gè)國(guó)家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國(guó)際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國(guó)法律，也要遵守對(duì)方國(guó)家的法律。③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國(guó)家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。④了解國(guó)際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動(dòng)安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國(guó)主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國(guó)名稱的英文字母順序排列（3）按時(shí)間先后順序排列。P339下：對(duì)以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上。（選擇）P340中，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點(diǎn)菜時(shí)要考慮對(duì)方的信仰方面的忌諱，有許多對(duì)方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下），組織其參觀、娛樂時(shí)要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。P342：迎賓時(shí)秘書要到大門口