【正文】 3號(hào)軟件園東園區(qū) 2樓 20 室 ）購(gòu)買招標(biāo)文件，招標(biāo)文件每套售價(jià) 200元（人民幣），售后不退 。 八、 遞交投標(biāo)文件時(shí)間： 2020年 11 月 25日 上 午 09:00～ 09:30。 九、 投標(biāo)截止時(shí)間： 2020年 11 月 25日上午 09:30。 十、 投標(biāo)文件遞交地點(diǎn)：中山市東區(qū)中山四路亨尾大街 3號(hào)軟件園東園區(qū) 2樓 20室（廣東志正招標(biāo)有限公司中山分公司）。 十一、 開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)時(shí)間： 2020年 11 月 25日 上午 09:30。 十二、 開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)地點(diǎn)： 中山市東區(qū)中山四路亨尾大街 3號(hào)軟件園東園區(qū) 2樓 22室（廣東志正招標(biāo)有限公司中山分公司）。 十三、 投標(biāo)人必須按招標(biāo)文件要求提交相應(yīng)的投標(biāo)保證金（詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)參閱招標(biāo)文件中的相關(guān)內(nèi)容）。投標(biāo)保證金的有關(guān)事項(xiàng)按投標(biāo)人須知的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 十四、 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)將不承擔(dān)投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文件和遞交投標(biāo)文件以及參加本次投標(biāo)活動(dòng)所發(fā)生的任何成本或費(fèi)用。 十五、 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的名稱、地址和聯(lián)系方式： 1. 采購(gòu)人聯(lián)系方式 采購(gòu)人名稱： 中山市工商行政管理局 聯(lián)系人： 聶 先生 電 話： 076087898810 2. 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)聯(lián)系方式 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)名稱： 廣東志正招標(biāo)有限公司 （網(wǎng)址： 聯(lián) 系 人：王先生 中山分公司 地址：中山市東區(qū)中山四路亨尾大街 3號(hào)軟件園東園區(qū) 2樓 20 室 電 話： 07608881160 88808187 傳 真： 076088819856 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 5 頁(yè) 電子郵箱： 廣東志正招標(biāo)有限公司 2020年 11月 03日 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 6 頁(yè) 第二部分 用 戶 需 求 書 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 7 頁(yè) 總 則 1． 本次招標(biāo)的項(xiàng)目及范圍為： 中山市工商行政管理局電子檔案圖文數(shù)字化處理 服務(wù) 。 2． 服務(wù)合同期為 36 個(gè)月。 3． 項(xiàng)目?jī)?nèi)容：電子檔案圖文數(shù)字化處理服務(wù)：紙質(zhì)檔案整理、信息著錄、影像掃描、圖文標(biāo)引、質(zhì)量檢查、歸檔驗(yàn)收及數(shù)據(jù)導(dǎo)入中山市工商行政管理局電子檔案管理系統(tǒng)等。 4． 本項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)包 含 ： 文書 檔案的整理、著錄、掃描、 其他附件、配套硬件設(shè)備、包裝、一切稅費(fèi)（包括關(guān)稅、增值稅等）、人工、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、驗(yàn)收、圖紙、資料、質(zhì)保期及伴隨服務(wù)等相關(guān)的全部費(fèi)用。 5． 本項(xiàng)目由中標(biāo)人承包及負(fù)責(zé)招標(biāo)文件對(duì)中標(biāo)人要求的一切事宜及責(zé)任。 6． 中標(biāo)人 未經(jīng)采購(gòu)人批準(zhǔn) ， 不得再以任何方式轉(zhuǎn)包或分包。 7． 本項(xiàng)目不接受聯(lián)合體投標(biāo) 。 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 8 頁(yè) 一、 業(yè)務(wù)檔案圖文數(shù)字化處理服務(wù)內(nèi)容及技術(shù)要求 中山市工商行政管理局按照省局規(guī)范要求建設(shè)企業(yè)電子檔案系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)自投入使用以來(lái)，累計(jì)掃描加工電子化檔案共計(jì)約 2200 萬(wàn)頁(yè)、 190 多萬(wàn)卷，每年使用電子檔案系統(tǒng)加工完成的企業(yè)檔案約為 22 萬(wàn)卷、約合 270 萬(wàn)頁(yè)左右；市局及 23 個(gè)分局的業(yè)務(wù)部門使用電子檔案系統(tǒng)辦理各類業(yè)務(wù)每年約 15 萬(wàn)筆；對(duì)外接待社會(huì)查詢每年 12 萬(wàn)余次、打印檔案資料 400 多萬(wàn)頁(yè)。電子檔案系統(tǒng)在對(duì)內(nèi)輔助業(yè)務(wù)辦理和對(duì)外接待社會(huì)查詢方面均發(fā)揮了重要的作用。 隨 著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)登記審批手續(xù)的簡(jiǎn)化，新增企業(yè)檔案以每年 10%的數(shù)量遞增，預(yù)計(jì) 2020 年度全年需電子化新增企業(yè)檔案量約為 26 萬(wàn)卷，近 300 萬(wàn)頁(yè) 檔案圖文數(shù)字化處理服務(wù)范圍、內(nèi)容及數(shù)量 本次需要進(jìn)行圖文數(shù)字化處理的檔案約 70萬(wàn)卷、 950萬(wàn)頁(yè)（項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)按實(shí)際完成數(shù)量結(jié)算 ） 。 ★ 檔案圖文數(shù)字化處理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求 檔 案圖文數(shù)字化處理服務(wù)主要包括檔案收集領(lǐng)取、檔案整理、信息著錄、檔案影像掃描、圖文標(biāo)引、圖文質(zhì)量檢查、裝訂裝盒、歸檔驗(yàn)收、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)備份等工作。具體工作步驟及要求如下： (1) 檔案收集領(lǐng)取 投標(biāo) 人 需按采購(gòu) 人 檔案管理部門的相關(guān)檔案管理規(guī)定流程收集領(lǐng)取，內(nèi)容包括具體領(lǐng)取檔案時(shí)間、領(lǐng)取數(shù)量，以便檔案管理部門對(duì)檔案領(lǐng)取工作安排。 檔案領(lǐng)取時(shí)由雙方負(fù)責(zé)人當(dāng)面對(duì)領(lǐng)取的檔案數(shù)量進(jìn)行逐份清點(diǎn)，并在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。 按時(shí)按質(zhì)按量完成業(yè)務(wù)檔案掃描加工工作，自檔案接收到處理完畢，不得超過(guò) 7 天。 (2) 檔案整理 檔案整理工作按照相關(guān)檔案管理和整理要求完成紙質(zhì)檔案的規(guī)范化，并為檔案著錄做好準(zhǔn)備。主要工作內(nèi)容包括對(duì)檔案的完整性進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)缺失遺漏情況，對(duì)需要粘貼修整的材料進(jìn)行處理，按照規(guī)范要求對(duì)文件材料順序進(jìn)行重 新排列，按文件材料排列順序依次為每一頁(yè)檔案材料編寫頁(yè)碼，每卷檔案的頁(yè)碼都是從 1 開(kāi)始順序累加。填寫檔案卷封面和目錄，對(duì)需影像掃描或不需影像掃描的內(nèi)容進(jìn)行分類等。 對(duì)檔案實(shí)行條形碼識(shí)別，將檔案盒和 檔 案卷?xiàng)l形碼信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的條形碼管理。 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 9 頁(yè) 檔案整理工作完成后，還應(yīng)對(duì)檔案整理工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，整理質(zhì)量檢查的目的是確保檔案整理工作符合相關(guān)規(guī)范要求。對(duì)于不符合要求的要記錄并打回整理工序進(jìn)行重新整理，只有整理質(zhì)量檢查合格的檔案才能進(jìn)入下一工序。 (3) 信息著錄 在檔案影像掃描工作開(kāi)始前應(yīng)首先將檔案以卷為單位進(jìn)行著錄， 著錄的主要信息包括：類別、年度、檔號(hào)、案卷號(hào)、業(yè)務(wù)號(hào)、文件目錄起止頁(yè)號(hào)等。 (4) 檔案影像掃描 圖形格式采用 TIFF格式，每頁(yè)黑白圖像占用大小為 30K以內(nèi)的儲(chǔ)存空間。每份檔案掃描生成 的圖形按照檔案裝訂順序合并成一個(gè)多頁(yè) TIFF 文件。支持黑白、灰度和彩色顯示，有照片的區(qū)域采用彩色圖形處理，有蓋章的頁(yè)面（或區(qū)域）采用灰度圖形處理。以檔案紙張輪廓為準(zhǔn)，頁(yè)面傾斜度不能大于十度。 (5) 圖文標(biāo)引 根據(jù)原始紙張檔案卷上的檔號(hào)、案卷號(hào)與圖 像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，調(diào)整圖像的頁(yè)序并對(duì)圖像的質(zhì)量（去黑邊、去黑點(diǎn)、矯正 等）進(jìn)行處理，確保掃描圖形完整 、效果清晰，無(wú)信息丟失，無(wú)無(wú)效黑邊，頁(yè)面清晰度與檔案紙張?jiān)颈３忠恢隆? (6) 圖文質(zhì)量檢查 對(duì)圖文索引完成的檔案進(jìn)行檢查，對(duì)不符合質(zhì)量要求的返工處理。主要檢查內(nèi)容有： 著錄信息檢查：電子檔案實(shí)行多重索引，能按企業(yè)注冊(cè)登記的基本事項(xiàng)（注冊(cè)號(hào)、名稱、法人 代表 、 住所 ）進(jìn)行檢索查詢。 影像質(zhì)量檢查： 影像質(zhì)量的檢查就是對(duì)影像掃描所生成的影像文件清晰度等質(zhì)量進(jìn)行檢查，存在問(wèn)題的予以圖像修正優(yōu)化處理，無(wú)法通過(guò)圖像處理解決的需要重新影像掃描處理。 確保書式檔案與電子檔案的頁(yè)數(shù)、內(nèi)容、排序一致，案卷列表、業(yè)務(wù)類型、目錄錄 入正確、歸類準(zhǔn)確，無(wú)缺頁(yè)、漏頁(yè)。 (7) 檔案管理 對(duì)檔案類型及目錄頁(yè)的主要目錄項(xiàng)進(jìn)行索引管理，能夠按照檔案類型和目錄項(xiàng)進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)。對(duì)于需要定義區(qū)域級(jí)別的頁(yè)面區(qū)域定義相應(yīng)區(qū)域級(jí)別。設(shè)置電子檔案權(quán)限，包括市局對(duì)內(nèi)、對(duì)外瀏覽權(quán)限設(shè)置，電子檔案打印權(quán)限符合市局檔案室的要求。 (8) 裝訂裝盒 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 10 頁(yè) 以上工序全部處理完畢后，整理人員摘除檔案夾 ,對(duì)影像掃描完成的紙質(zhì)檔案逐卷清點(diǎn)頁(yè)數(shù)，并重新排列頁(yè)序，對(duì)于影像掃描前已折疊過(guò)的大于 A4 幅面的圖紙應(yīng)按照相關(guān)規(guī)范重新折疊。最后按照要求對(duì)檔案以卷為單位進(jìn)行裝訂。 將裝訂好的紙張檔案重新裝入對(duì)應(yīng)檔 案袋，并將檔案袋裝入對(duì)應(yīng)檔案盒中，完成庫(kù)存歸檔。裝盒完成后要對(duì)裝盒工作設(shè)立質(zhì)量檢查崗位，確保檔案沒(méi)有漏裝，錯(cuò)裝及裝盒不規(guī)范等問(wèn)題。 (9) 歸檔驗(yàn)收 將已經(jīng)裝盒的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化生成的電子檔案（由投標(biāo) 人 提供檔案驗(yàn)收程序給采購(gòu) 人 驗(yàn)收人員進(jìn)行在線調(diào)閱驗(yàn)收），按照批次列出清單移交采購(gòu) 人 驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收工作包括紙質(zhì)檔案的驗(yàn)收和電子檔案的驗(yàn)收兩部分，驗(yàn)收工作依照有關(guān)合同及雙方簽署的加工標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，投標(biāo) 人 應(yīng)及時(shí)與采購(gòu) 人 進(jìn)行溝通并處理。 將數(shù)字化完成并通過(guò)驗(yàn)收的紙質(zhì)檔案按照批次列出交接清單歸還采購(gòu) 人 檔案管理部門，檔案歸還前應(yīng)提前 2 天向采購(gòu) 人 檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案歸還時(shí)有雙方負(fù)責(zé)人當(dāng)面對(duì)數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，并在檔案交接單上簽字確認(rèn)。 (10) 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 將影像掃描完成并通過(guò)驗(yàn)收的電子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到中山市工商行政管理局電子檔案系統(tǒng)中，確保采購(gòu)方能夠正常查詢。 場(chǎng)地及工作時(shí)間 由采購(gòu) 人 提供不小于 20平方米的影像掃描加工工作場(chǎng)地、桌椅，中標(biāo) 人 在簽訂合同后的 3天內(nèi)進(jìn)入工作場(chǎng)地開(kāi)始工作，各項(xiàng)加工服務(wù)工作必須在指定的工作場(chǎng)所內(nèi)完成，檔案資料、入庫(kù)成果等資料都不能帶出工作場(chǎng)所，采購(gòu) 人 檔案管理部門提供業(yè)務(wù)咨詢的時(shí)間為上午 8:30－ 12： 00，下午 14：30－ 17:30。 ★ 圖文數(shù)字化所需設(shè)備要求 投標(biāo) 人 需提供項(xiàng)目實(shí)施所需要的全新的專業(yè)影像掃描儀（包括高速影像掃描儀，高速平板影像掃描儀）、條碼打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、裝訂機(jī)等全部設(shè)備，且這些設(shè)備必須作為本項(xiàng)目專用，具體數(shù)量投標(biāo) 人 需在投標(biāo)時(shí)注明，為確保影像掃描質(zhì)量和進(jìn)度，投標(biāo) 人 提供的影像掃描儀必須為全新的高檔專業(yè)影像掃描儀，影像掃描質(zhì)量和日負(fù)荷影像掃描量滿足采購(gòu) 人 作業(yè)要求。 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 11 頁(yè) 電子文件的存儲(chǔ)及備份 由投標(biāo) 人 負(fù)責(zé)對(duì)電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，由投標(biāo) 人 將電子文件數(shù)據(jù)導(dǎo)入到檔案館服務(wù)器磁盤陣列。 二、 項(xiàng)目實(shí)施管理 為確保本項(xiàng)目的順利實(shí)施，投標(biāo) 人 必須提交相關(guān)的項(xiàng)目管理方案，其內(nèi)容包括但不限于以下幾個(gè)方面； （ 1） 項(xiàng)目實(shí)施方案 （ 2） 項(xiàng)目計(jì)劃（進(jìn)度、人力、設(shè)備、監(jiān)督等） （ 3） 保密和安全措施 （ 4） 質(zhì)量保障措施 （ 5） 售后服務(wù)措施 三、 項(xiàng)目驗(yàn)收 采購(gòu)人 在收到 中標(biāo)人 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之日起 7 個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收方式為抽取該批次（驗(yàn)收清單）檔案卷數(shù)的 5％－ 10％進(jìn)行逐項(xiàng)驗(yàn)收，總差錯(cuò)項(xiàng)不高于總抽查項(xiàng)數(shù)的 6‰ 則由采購(gòu) 人 在《數(shù)字化加工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽章并通過(guò)驗(yàn)收，如差錯(cuò)項(xiàng)超出總抽查項(xiàng)數(shù)的 6‰ 則采購(gòu) 人 應(yīng)在 7 個(gè)工作日內(nèi)書面通知投標(biāo) 人 ，由投標(biāo) 人 對(duì)該批次檔案進(jìn) 行全面復(fù)查整改后再次提出驗(yàn)收，直到通過(guò)驗(yàn)收為止。如差錯(cuò)項(xiàng)超出總抽查項(xiàng)數(shù)的 6‰ 而采購(gòu) 人 又未能在 7個(gè)工作日內(nèi)書面通知投標(biāo) 人 ，則視為該批次檔案通過(guò)驗(yàn)收。 四、 ★ 質(zhì)量保證及售后服務(wù) 1. 免費(fèi)服務(wù)期：自驗(yàn)收之日起，檔案圖文數(shù)字化處理服務(wù)自項(xiàng)目驗(yàn)收完成之日起一年內(nèi)提供免費(fèi)修正服務(wù)。免費(fèi)服務(wù)期內(nèi)售后服務(wù)要求： （ 1） 免費(fèi)服務(wù)期內(nèi)，投標(biāo)人負(fù)責(zé)對(duì)其提供的數(shù)字化服務(wù)進(jìn)行修正，不再向采購(gòu) 人 收取費(fèi)用。 （ 2） 服務(wù)方式為上門服務(wù)，即由投標(biāo)人派技術(shù)人員到采購(gòu) 人 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用均由投標(biāo)人承擔(dān)。 2. 投標(biāo) 人 必須列出詳細(xì)的售后服務(wù)計(jì)劃，其內(nèi)容包括免費(fèi) 服務(wù)期內(nèi)和免費(fèi)服務(wù)期后的售后服務(wù)計(jì)劃。 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目 招標(biāo)編號(hào)： ZZ21433638 第 12 頁(yè) 五、 ★ 保密要求 中標(biāo) 人 必須嚴(yán)格遵守國(guó)家、省、市檔案保密制度及國(guó)家其它相關(guān)保密法規(guī)，必須采取措施對(duì)本項(xiàng)目加工過(guò)程中的檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的保密，并保證安全。并且不得截留和向第三方泄露所涉及的檔案、資料的范圍、內(nèi)容及最終形成的各類數(shù)據(jù)，確保檔案信息的安全保密，如有違反，依法追究責(zé) 。 六、 付款方式 1． 按季 度支付， 每季度根據(jù)掃描的數(shù)量結(jié)款一次。結(jié)算 時(shí)需提供中標(biāo)人發(fā)票。 七、 采購(gòu)人配合條件 中標(biāo)人在投標(biāo)文件中要列明在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中要求采購(gòu)人提供的配合條件。 中山市工商行政管理局檔案技術(shù)管理服務(wù)項(xiàng)目