【正文】 話中聽出自己正在聊天或大笑而破壞醫(yī)院形象。 （三）、辦公形象及衛(wèi)生：要隨時保持辦公區(qū)地面、桌面、茶幾清潔。桌面、茶幾要保證沒有灰塵及雜物。上班時不準披頭散發(fā)、穿拖鞋、畫濃裝、穿吊帶衫；不準在辦公區(qū)聊天或大聲說笑、吃零食。重要客人來訪時，要及時通知被訪人員，不得怠慢八、辦公室工作制度 （一）、擬定醫(yī)院的工作計劃，總結及各種文件等，并負責監(jiān)督執(zhí)行，編寫大事記，主管全院往來行政文件的收發(fā)登記、轉遞傳閱、催辦督辦、立卷歸檔，辦理上報或下發(fā)的有關文件。 （二）、對來自各方面的各種信息進行收集、加工和綜合分析，及時反饋，為領導決策提供信息依據(jù)和咨詢。通過調查研究，向領導提供可行性方案的建議，起到參謀作用。（三）、安排各種行政會議，記好會議記錄。（四）、負責保管和正確使用醫(yī)院的公章、介紹信。 （五）、負責公布院行政會議通過的決定、決議和規(guī)章制度，傳達上級指示或院長批示，并督促檢查。 （六）、做好外勤公關、通訊聯(lián)絡，人員接待及群眾來信來訪等工作。（七）、負責院通訊工作，包括信件、文件和傳真等的轉送、郵遞、拍發(fā)等工作。（八）、根據(jù)院長的批示，對各科室的某項工作進行協(xié)調。 （九）、負責醫(yī)院的檔案管理二作。 （十）、負責處理醫(yī)院領導臨時交辦的其它工作。九、檔案保管及借閱管理規(guī)定 （一）、醫(yī)院檔案管理規(guī)定 檔案是指本醫(yī)院過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理活動中形成的對醫(yī)院有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。 各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成為主，歸檔保存時交辦公室處理； 文書立卷歸檔的具體要求：(1)立卷前把本部門的文件收集整理、核對清楚，以保證歸檔的文件材料的齊全完整。 (2)案卷必須遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之問的聯(lián)系，區(qū)分保管價值。(3)文件按年度分開，不同年度的文件不應混在一起立卷。(4)卷內文件材料按照批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后，非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前、依據(jù)材料在后的順序排列。(5)跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，沒有批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷；案件文件應放在結案年立卷，(6)按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。(7)卷內文件材料按時間順序排列。收文時公文處理用紙在前、收文在后；內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依此為公文處理用紙、發(fā)文底稿。(8)案卷標題要簡明確切，正確反映卷內文件主要內容，各立卷部門負責確立案卷的標題。(9)案卷卷首為“卷內文件目錄”。卷內文件沒有題名的，有檔案人員根據(jù)內容擬寫標題；會議記錄應填寫主要內容。 (10)卷內文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙，破損的文件要進行裱糊。(11)案卷備考表應寫明立卷人、審核人簽名，時間，以示負責。(12)各立卷部門應按檔案的具體要求，定期向辦公室檔案室移交并履行移交手續(xù)。 為了保證案卷存檔質量，辦公室檔案室負責督促檢查各部門的文書立卷工作。 按照規(guī)定使用醫(yī)院內部單據(jù)，不得違規(guī)對單據(jù)進行涂改，填寫單據(jù)不得字跡潦草或出現(xiàn)填寫錯誤。部門設立專人對本部門單據(jù)進行管理，保證存放整齊有序、齊全完整，并按照有關規(guī)定進行歸檔。 （二）、檔案保管制度 辦公室負責全醫(yī)院檔案(不包括財務檔案)的管理工作，有關部門按規(guī)定向辦公室檔案室移交立案； 凡是有日后查考利用價值的各種文字、圖表、資料、合同、協(xié)議等，均列為歸檔范圍；實行科學管理，檔案排列整齊、美觀，條理系統(tǒng)，編號科學規(guī)范，查找方便；定期對檔案進行檢查、修復、整理，保證檔案整潔完好； 檔案的接收和移出都必須手續(xù)完善： 檔案保管員應根據(jù)檔案范圍將材料歸納、整理、編號、裝訂、存檔。 （三）、檔案管理準則文員每天都要對預存檔的資料進行清理歸檔，以免資料堆積要熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度。 檔案每年清理一次。文員要準確地做好文件索引，以便于查找。 歸檔要注意整潔。歸檔前要先把資料進行分類，再把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，以便歸檔時所有材料都能隨手而得，避免盲目地查找。 立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起，卷內頁號一律在右角，案卷目錄打印4份，卷內目錄打印5份。 案卷厚度一股在1．5厘米至2厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。 案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。（四）、檔案柜管理制度 檔案柜應牢固，及時關閉上鎖，鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶； 非檔案保管人員不得擅自開啟檔案柜； 檔案柜內要排列整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持柜內清潔衛(wèi)生； 做好“五防”(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵)；柜內不得放易燃易爆品及其它私人用品。 （五）、檔案安全保密制度檔案安全保密制度檔案安全保密制度檔案安全保密制度 l、檔案是醫(yī)院機密文件，未經(jīng)批準不得將檔案內容私自摘抄、復印和傳播。 檔案管理人員在工作時要遵守保密規(guī)定，嚴守機密。在離職后對所管理的工作檔案要辦理交接手續(xù)，對所了解的機密情況不得泄露。 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。（六）、檔案的鑒定與銷毀制度l、對檔案要認真進行鑒定，若無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。 檔案的鑒定銷毀工作，必須有組織有領導的進行。對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)總裁批準后方可銷毀。 檔案銷毀清冊要妥善保管，由監(jiān)銷人員和檔案保管員在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀方式和日期，最后將所銷毀檔案在目錄中注銷。 （七）、醫(yī)療儀器設備檔案管理制度凡是價值在一萬元以上的各種進口和國產(chǎn)的精密貴重儀器設備都必須建立檔案； 凡屬歸檔范圍內的儀器設備的購置申請報告、批復文件、合同書、技術文件、設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調試等材料，均將原件存檔： 已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔，不得遺失； 儀器設備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時應經(jīng)部門負責人同意辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料要妥善保管，不得損壞和遺失，應按期歸還。 （八）基建檔案管理制度 各醫(yī)院大小基建項目以及維修、改建等項目都必須建立檔案： 凡屬歸檔范崮內的基建規(guī)劃、計劃總結、請示報告等都應歸入該基建項目內（九）、檔案借閱制度l、嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。借閱檔案不準翻閱或抄寫與查檔無關的檔案內容；不準對檔案內容涂抹拆散；注意保存秘密；借閱檔案必須及時歸還。 查檔案時，首先由借閱人填寫檔案借閱登記表，分級審批后方可借閱。 仟何人不得將檔案資料擅自帶出醫(yī)院。 如因工作需要長期借閱，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉借他人：對所借檔案妥善保管，不得私自拆毀或對外傳播，如需復制，需經(jīng)辦公室主任批準；在借閱期間發(fā)生的一切問題一律由借閱人負責。 第二章 人事管理制度一、調職管理辦法 （一）、總則本醫(yī)院基于工作需要及人盡其才，醫(yī)院得隨時調動員工服務地點或職務。奉調人員不得借故推諉。 （二）、填寫調職申請表方法： l、應詳加說明職務調動前工作分配情形，就調動前科室分工、工作流程、人員配置情形或作業(yè)上有何缺失，應作詳加說明。應說明調動后工作分配情形，就調動后單位組織分工、工作流程，人員配置情形，及為何作調整之原因作一說明。人事部門，為掌握出勤等事項。 填寫異動通知單方法：(1)填寫科室為科室經(jīng)辦者。(2)需填寫日期及異動生效日期。(3)需填寫員工姓名、工作科室。(4)事項欄按實際發(fā)生事項打鉤，注：打鉤。以作為核算薪資依據(jù)，需填寫人事異動通知單。依據(jù)已核準之凋職申請表。 以及出勤、加班、值班等情況。職等、職稱、學歷及最近三次考核。如僅調動或調薪時，就在調動或調薪之方格。(5)如果是調薪時需填寫調薪前之本薪及津貼(6)如果是調動時，