【正文】 三級或者其他相關(guān)部門的文件，正文通過掃描保存到系統(tǒng)中，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱。公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，其主要由收文辦理、發(fā)文管理兩大部分組成，中間又經(jīng)過簽收登記、擬辦處理、主任批辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦公室分送、主辦部門處理、協(xié)辦部門處理、傳閱部門傳閱、辦公室歸檔、歸檔后的公文查閱等多個階段。公文流轉(zhuǎn)的快慢、質(zhì)量的高低，反映了機關(guān)的工作作風(fēng)。因此，如何加快公文流轉(zhuǎn)、提高公文處理的效率和質(zhì)量，減少歸并重復(fù)程序和環(huán)節(jié)是提高機關(guān)工作作風(fēng)建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是適應(yīng)改革開發(fā)新形勢和現(xiàn)代化建設(shè)的新要求。 收文辦理流程介紹收文辦理主要包括公文的簽收、登記、擬辦、分發(fā)、承辦和催辦等程序。如圖21所示。圖21 收文辦理流程收文辦理的功能需求如下：1提供對收文的登記、流轉(zhuǎn)、處理到存儲、共享、利用等全過程的網(wǎng)絡(luò)化管理。2提供文件的流程監(jiān)控，可以隨時監(jiān)控到文件的流程位置和文件的接收情況。3提供對接收文件的反饋意見的登記，發(fā)文人員可以即時收到反饋信息。4提供強大的查詢功能：可以按照文件的任意字段信息查詢，提供精確和模糊2種查詢方式，也提供對時間字段的區(qū)間查詢等。5提供信息提示功能，可以及時提示系統(tǒng)中每個用戶是否有待辦信息。6提供了統(tǒng)計匯總功能：完成已經(jīng)接收辦理的文件按照來文單位、辦結(jié)情況、時間等進(jìn)行統(tǒng)計分析工作。7辦公廳各處室相關(guān)工作人員均可使用本系統(tǒng)，接收領(lǐng)導(dǎo)交辦文件或者其他處室公文。 發(fā)文管理流程介紹發(fā)文管理主要包括公文的起草、校核、會簽和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)等程序。機關(guān)發(fā)文一般流轉(zhuǎn)程序為：首先由擬稿部門（人）負(fù)責(zé)起草；起草完畢，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行校核，如果需要相關(guān)單位會簽時，送相關(guān)單位會簽；校核（含會簽）完畢，轉(zhuǎn)呈本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。對于已經(jīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前可再做校核，經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。如果送印，將進(jìn)入發(fā)文辦理程序（主要指公文的分發(fā)和歸檔）。如圖22所示。 圖22 發(fā)文管理流程 發(fā)文辦理流程介紹：1擬稿（起草）。根據(jù)市委或辦公廳領(lǐng)導(dǎo)意見，需以市委、市委辦公廳名義外發(fā)的公文（含電報），按辦公廳各處室職責(zé)分工，由有關(guān)處室擬稿，或由業(yè)務(wù)主管部門代擬、有關(guān)處室核稿。2核稿（校核）。各處室擬寫的發(fā)文稿，應(yīng)先送分管秘書長、辦公廳主任簽署意見，需要有關(guān)部門會簽的，其應(yīng)做好會簽工作。各部門的代擬稿由有關(guān)處室核稿后，送分管秘書長或辦公廳主任簽署意見。各類發(fā)文稿在送市委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，先有辦公廳文電處進(jìn)行復(fù)核，并送辦公廳分管公文工作的主任審核，簽注呈批意見。3簽批。(1)以市委名義發(fā)文，一般由分管副書記簽批，涉及其他副書記分管工作的，須經(jīng)有關(guān)副書記會審后再簽發(fā)。其中內(nèi)容重大、設(shè)計面廣的，由市委書記簽發(fā)。(2)以市委辦公廳名義發(fā)文，屬按市委領(lǐng)導(dǎo)同志批示辦理的，由秘書長或辦公廳主任審核簽發(fā)；屬市委辦公廳職權(quán)范圍內(nèi)的，由秘書長或辦公廳主任審核簽發(fā)；文內(nèi)注明經(jīng)市委研究或市委同意的，呈分管副書記或市委書記審核簽發(fā)，有的可視情由秘書長審核簽發(fā)。(3)以市委名義召開會議的會議通知，要求市、縣政府分管負(fù)責(zé)人參加的，由分管副書記簽發(fā)；要求主要負(fù)責(zé)人參加的，由書記或常務(wù)副書記簽發(fā)；邀請市人大常委會、市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)參加的，由書記或常務(wù)副書記簽發(fā)。(4)市委領(lǐng)導(dǎo)已在擬文稿上修改并明確簽署意見的，市委辦公廳分管公文工作的主任可視情直接審發(fā)，原則上不再另行送簽。4發(fā)文登記。經(jīng)辦公廳審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，由辦公廳收發(fā)室統(tǒng)一登記編號，并將有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確登錄，送機關(guān)印刷廠或文印部門繕印。5校對。排版的清樣，先由擬稿者初校，再由秘書一處復(fù)校。重要文件或改動較多的清樣，應(yīng)進(jìn)行三校。校對人應(yīng)簽署姓名，以示負(fù)責(zé)。改定的清樣，由秘書一處負(fù)責(zé)公文復(fù)校的同志簽字后復(fù)印。6送印。經(jīng)秘書一處校正可以正式復(fù)印的文稿交由印刷廠或文印部門繕印。7分發(fā)公文。文件印制完成后，由辦公廳收發(fā)室發(fā)文人員進(jìn)行全面核查，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行分發(fā)。8發(fā)文歸檔。文件發(fā)送后，經(jīng)檢驗無誤的文件，應(yīng)備多份正本連同底稿和有用的清樣稿，每半年集中交辦公廳檔案室歸檔。發(fā)文辦理功能需求如下：(1)發(fā)文管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)文件起草、領(lǐng)導(dǎo)簽批、文件簽發(fā)、字號編寫等各項發(fā)文管理工作的自動化和智能化。(2)提供文件的流程監(jiān)控，可以隨時監(jiān)控到文件的流程位置。(3)提供文件的審批（下發(fā)等）情況監(jiān)控，可以隨時掌握該文件的審批、流轉(zhuǎn)情況，即哪些人已經(jīng)辦理，那些人還沒有接收。(4)提供對審批意見的動態(tài)選擇功能，可以預(yù)設(shè)一些簡單、常用的審批意見模式。(5)提供信息提示功能，可以及時提示系統(tǒng)中每個用戶是否有待辦信息。(6)應(yīng)提供痕跡保留功能：每一個工作人員對文稿的修改，系統(tǒng)會自動提供給每一個人一種顏色字體，對所作的修改進(jìn)行痕跡保留。(7)應(yīng)提供自動辦結(jié)歸檔功能：對于辦結(jié)完畢的文件，自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，將公文歸檔。(8)提供自動套用紅頭文件格式的功能，每一個文件最終發(fā)文都會套用相對應(yīng)的紅頭文件，便于大家在網(wǎng)上瀏覽文件。(9)辦公廳各處室相關(guān)工作人員均可使用本系統(tǒng)，將以市委名義或者市委辦公廳名義發(fā)文的文件提請秘書一處代擬稿。3 公文管理系統(tǒng)的總體設(shè)計系統(tǒng)設(shè)計是根據(jù)系統(tǒng)分析階段確定的系統(tǒng)功能，確定系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)，即由邏輯模型得出物理模型。該階段的主要工作是根據(jù)系統(tǒng)分析階段確定的系統(tǒng)目標(biāo)選定系統(tǒng)方案和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，設(shè)計系統(tǒng)處理流程和應(yīng)用 程序編制的方法，編寫程序設(shè)計說明書。為了實現(xiàn)系統(tǒng)功能，需要在建好的硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行軟件結(jié)構(gòu)的設(shè)計，主要是按系統(tǒng)功能要求做出的數(shù)據(jù)流程圖轉(zhuǎn)換為軟件模塊調(diào)用控制圖，并對各個模塊的功能和輸入、輸出給予明確的定義，總體設(shè)計通常從功能分解入手，將系統(tǒng)劃分為功能簡單的若干個子系統(tǒng)，這樣不僅可以簡化設(shè)計，而且還有利于今后的修改和擴充。在項目開發(fā)初期，首先進(jìn)行調(diào)研，為了使軟件更符合業(yè)務(wù)的要求和機關(guān)內(nèi)管理的要求，開發(fā)設(shè)計人員到辦公廳秘書一處及相關(guān)業(yè)務(wù)處室現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)了解，聽取大部分工作人員所提出的具體功能要求以及現(xiàn)在手工操作遇到的問題，通過向部門的管理人員進(jìn)行調(diào)研以更好的了解公文管理工作的流程，然后開發(fā)小組根據(jù)這些具體的要求再進(jìn)行分析。經(jīng)過調(diào)研和精心整理與軟件的總體結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，總結(jié)出了需求分析和總體設(shè)計文檔，包括實施系統(tǒng)的必要性、實現(xiàn)系統(tǒng)的目標(biāo)、系統(tǒng)的功能模塊劃分、系統(tǒng)的設(shè)計特點、系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)框架等。 系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)商丘市委辦公廳信息化中心設(shè)計的公文管理系統(tǒng)是實用的管理型辦公自動化系統(tǒng)，它的目的是要改變目前秘書處以手工辦公為主的辦公工作模式，把先進(jìn)的管理模式和市委機關(guān)的實際情況相結(jié)合，開發(fā)出實用的基于計算機局域網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計將綜合先進(jìn)性與實用性、開放性與兼容性、安全性與靈活性、特別突出實用性等原則，以管理信息為主體，面向以秘書一處為核心、其他業(yè)務(wù)處室參與公文流轉(zhuǎn)的收文管理、文件起草、文件管理、歸檔文件、信息管理服務(wù)；充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，建成高質(zhì)量、高效率的信息事務(wù)級管理系統(tǒng)，為機關(guān)內(nèi)辦公提供服務(wù)。總的設(shè)計目標(biāo)是在市委辦公廳內(nèi)，建立一套符合實際工作情況的自動化辦公機制，建立公文起草到下發(fā)的公文流程自動化處理和文件檔案的自動化管理，充分利用較先進(jìn)的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化、資源的共 享、工作人員之間的信息交流，提高信息系統(tǒng)的作用，加快信息化的步伐，建立高質(zhì)量、高效率的公文管理系統(tǒng)?！?在設(shè)計中主要遵循以下原則：　實用性原則——系統(tǒng)應(yīng)始終以用戶的實際需求為導(dǎo)向，并結(jié)合先進(jìn)、 合理的管理模式對系統(tǒng)各功能加以實現(xiàn)。而非盲目的求大求全。　 先進(jìn)性原則——在不超出整個系統(tǒng)的總體預(yù)算前提下，盡可能采用先進(jìn)的計算機技術(shù)，力求方案的先進(jìn)、靈活、高效。安全性原則——辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)能保證辦公數(shù)據(jù)的安全性、有效 性和一致性。應(yīng)有完善的數(shù)據(jù)扶植和分級存取及用戶認(rèn)證機制。擴展性原則——系統(tǒng)的設(shè)計既要考慮當(dāng)前的實際需要及經(jīng)濟承受能 力，又要考慮長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，保證系統(tǒng)的可擴展性，保護原有的投資。 系統(tǒng)的特點本系統(tǒng)的設(shè)計為了迎合操作人員的使用方便、快捷，在設(shè)計上主要考慮到以下幾個特點：　 1圖形化界面，全中文操作。用戶只需要鼠標(biāo)和少量的鍵盤輸入就可以完成大部分的日常批示工作，簡單易行?！?2簡單而易用的IE瀏覽器操作。對于普通用戶來說易于認(rèn)識和接受，節(jié)省大量的培訓(xùn)時間和費用；同時，用戶只需要在服務(wù)器上作配置及維護，這也將降低系統(tǒng)維護、升級的難度和費用?！?3安全性。系統(tǒng)要求具有很高的安全性，采用PKI認(rèn)證的方式，使用角色網(wǎng)絡(luò)的先進(jìn)理念有效控制系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定。　 4簡便有效的維護手段。系統(tǒng)開通后，維護工作將是一個長期的工作，系統(tǒng)將充分考慮維護工作的需求，通過相應(yīng)手段降低維護工作量及難度，從而達(dá)到保證運行可靠的目的?！?5可視化工作生產(chǎn)流程[29]。以前的工作流程主要以手工書寫、提交，工作手續(xù)復(fù)雜而且重復(fù)性工作非常多，現(xiàn)在通過系統(tǒng)來完成這些工作，不僅使工作效率提高還可以使工作人員把主要精力集中到生產(chǎn)設(shè)計和安排計劃中。　 6方便快速的查詢方式。系統(tǒng)提供了多種查詢方式，包括簡單查詢、組合查詢、文檔的標(biāo)題查詢、文檔的內(nèi)容查詢等，使得查詢變得方便、靈活，使用戶能在大量資料中快速找到與自己相關(guān)的內(nèi)容?！∠到y(tǒng)的功能模塊目前市面上己有的辦公系統(tǒng)大多功能單一，或者有很多的功能是市委機關(guān)內(nèi)的辦公人員工作所用不到的，并且有些功能不適合在辦公內(nèi)網(wǎng)中使用，所以要根據(jù)實際情況設(shè)計功能的模塊[30]。市委辦公廳的工作模式不經(jīng)常變化、人員流動性不是很大，大多數(shù)工作人員已經(jīng)習(xí)慣和熟悉了老的工作流程，所以系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)適應(yīng)機關(guān)內(nèi)工作人員的工作方式，使其能方便、快速的使用該應(yīng)用系統(tǒng)，但同時對系統(tǒng)的功能要求卻是全面的，包括公文收發(fā)過程、收文管理、文件起草