【正文】 議題是對會(huì)議主題的細(xì)化。確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。確定與會(huì)人員名單出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。確定會(huì)議地點(diǎn)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。 某公司銷售會(huì)議議程表推選銷售部經(jīng)理的人選。年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。有關(guān)銷售問題的發(fā)言。下年度銷售目標(biāo)。銷售人員的招聘和重組。某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期 時(shí)間 內(nèi)容安排 地點(diǎn) 主持參加人備 注 3月9上午9：00報(bào) 到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始 ，張董致開幕詞 大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民 11：30大會(huì)結(jié)束制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。1制作會(huì)議證件 代表證 出席證 會(huì)議正式證件 列席證 來賓證會(huì)議證件 旁聽證 工作證 會(huì)議工作證件 記者證 出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。1準(zhǔn)備會(huì)議文件資料主要有議程表和日程表、會(huì)場座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。1安排食住行會(huì)議飲食管理本著衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。1制定會(huì)議預(yù)算方案文件資料費(fèi) 、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、 會(huì)議場所租用費(fèi) 、會(huì)議辦公費(fèi) 、宣傳交際費(fèi) 、 食宿費(fèi)、 交通費(fèi)、其他費(fèi)用。 1布置會(huì)場 （1）會(huì)場的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。（2）會(huì)場的類型及布局①小型會(huì)議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長方形。② 中型會(huì)議室?！岸弊中?、半圓型、課堂型。③ 大型會(huì)議室。禮堂型、眾星拱月型。（3）會(huì)場的布置①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺(tái)坐次（圖）禮堂型（圖）教室型會(huì)場（圖）③會(huì)場內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。 1檢查會(huì)場（1）方式 一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內(nèi)容 。 。 。 。案例：某公司的張秘書剛由分公司調(diào)入總部，擔(dān)任總經(jīng)理秘書，公司要在圣誕節(jié)搞一個(gè)新年聯(lián)歡晚會(huì)，與一些重要客戶進(jìn)行聯(lián)誼。張秘書自持在分公司搞過多次這樣的活動(dòng)，便自作主張決定了會(huì)議舉行的地點(diǎn)、邀請嘉賓的名單、活動(dòng)的內(nèi)容和獎(jiǎng)品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會(huì)搞的很熱鬧，張秘書卻被總經(jīng)理狠狠批了一頓。點(diǎn)評：張秘書沒有意識(shí)到召開會(huì)議最重要的是要使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會(huì)主要要加強(qiáng)公司與哪些客戶的關(guān)系，搞什么樣的活動(dòng)能夠密切公司領(lǐng)導(dǎo)與客戶、員工的關(guān)系，聯(lián)誼會(huì)上獎(jiǎng)品怎樣發(fā)放才能使公司領(lǐng)導(dǎo)滿意？不解決這些問題就達(dá)不到預(yù)期目的。與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)事宜的程序：⒈明確會(huì)議的目標(biāo)。、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。，講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題或難題。，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。擬定會(huì)議應(yīng)急方案案例：某單位在政府禮堂召開大型表彰會(huì)，因事先未制定會(huì)議應(yīng)急方案，有未加強(qiáng)防火布置，結(jié)果因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時(shí)候，會(huì)議組織人員措手不及，會(huì)場一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會(huì)人員和儀仗隊(duì)的小學(xué)生喪生。問題討論1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。2．簡述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。3．選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?應(yīng)如何做好會(huì)場的布置工作？怎樣制定會(huì)議籌備方案？怎樣發(fā)放會(huì)議通知？怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？ 會(huì)中服務(wù)工作 報(bào)到及接待工作（1）與會(huì)人員的接送。 （2）會(huì)議交通工具的安排。 （3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買。 （4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織。 （5）其他屬于招待方面的工作。組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式 ：記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 1)記錄頭: 會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。2）記錄主體與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。3）記錄尾部散會(huì)。主持人、記錄人簽字。（2）會(huì)議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。（3）、會(huì)議記錄的重點(diǎn) 會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來， 其他的可簡要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。3）與會(huì)者提的意見、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。4）確保會(huì)議期間信息的溝通1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。2）會(huì)議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對象、效果、 時(shí)效、費(fèi)用的原則。（4）收集媒體對會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo). （5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。編發(fā)會(huì)議簡報(bào)（1）類型 綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式 報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求 簡練、快捷、準(zhǔn)確。 值班保衛(wèi)工作（1）值班工作 秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)會(huì)議保密工作1)會(huì)前保密工作（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。（2）召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 （3）根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。（4）選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對會(huì)場環(huán)境及會(huì)場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。2)會(huì)中保密工作(1)加強(qiáng)保密教育。(2)加強(qiáng)文件管理。(3)加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。3)會(huì)后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。(3)對會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。 會(huì)議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會(huì)議車輛管理工作。(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。(5)安排好會(huì)議的文化生活。(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行雅兔廣告公司召開的部門經(jīng)理會(huì)議陷入了僵局狀態(tài)，設(shè)計(jì)部總監(jiān)認(rèn)為一周內(nèi)無法設(shè)計(jì)出一個(gè)優(yōu)秀的汽車三維動(dòng)畫廣告，客戶部經(jīng)理認(rèn)為不應(yīng)以人手不夠而丟掉目前的大客戶。兩人爭論的不可開交。這是，總經(jīng)理助理高峰提出建議：為這個(gè)項(xiàng)目能否臨時(shí)招聘幾個(gè)兼職設(shè)計(jì)師或外包部分設(shè)計(jì)。他的建議立即得到設(shè)計(jì)部總監(jiān)的響應(yīng)。討論很快進(jìn)入到外包的預(yù)算上來?？蛻舨拷?jīng)理的臉色也開始陰轉(zhuǎn)晴。點(diǎn)評：一個(gè)能準(zhǔn)確把握會(huì)議主題，時(shí)刻關(guān)注公司發(fā)展的秘書，應(yīng)有廣闊的管理思路和優(yōu)秀的協(xié)調(diào)溝通能力，這樣他就可以在會(huì)議的推進(jìn)上發(fā)揮應(yīng)有作用。處理會(huì)中突發(fā)事件晚八點(diǎn)了，會(huì)議還在熱烈進(jìn)行中，王副總準(zhǔn)備進(jìn)行總結(jié)，他用力一揮手，不料剛剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開水全潑到旁邊鐘苗的手上，鐘苗被燙得跳了起來，就在大家驚呆的一瞬，總經(jīng)理助理高峰迅速打開一瓶礦泉水澆在鐘苗的手上，又馬上把她拉到洗手間，用冷水沖，自己則回到辦公室拿來一管燙傷膏給鐘苗敷上。然后安排車把鐘苗送到醫(yī)院。王副總欣慰的松了一口氣，大家又回到了會(huì)議桌旁。點(diǎn)評：高峰對突發(fā)事件的果斷處理來自于他平時(shí)對業(yè)務(wù)工作要求的透徹了解和豐富的生活常識(shí)。在辦公室留一些應(yīng)急和急用的物品，是一個(gè)秘書應(yīng)該想到的，辦得到的。問題討論會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？如何做好會(huì)議記錄？如何做好會(huì)議期間的信息溝通？會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？ 會(huì)后整理工作安排與會(huì)人員離會(huì) 撰寫會(huì)議紀(jì)要會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議總結(jié)工作 會(huì)后催辦和反饋工作 相關(guān)知識(shí)發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng) 一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議。 對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票。 發(fā)會(huì)議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。 常用會(huì)議的組織程序是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 →搜集信息，進(jìn)行反饋 職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下: 確定大會(huì)議題→ 做好宣傳發(fā)動(dòng)工作 →征集和處理提案 →準(zhǔn)備會(huì)議文件→ 準(zhǔn)備會(huì)議文件 （1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。 （3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過大會(huì)議程，然后向 全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單. （5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。 （1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過。（2）聽取各專門小組的報(bào)告。（3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。 （4）選舉通過各專門小組人員名單。 （5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。 （6）通過大會(huì)決議。 （1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。 會(huì)見與會(huì)談 會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備收集對方的相關(guān)資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會(huì)見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見人的詳細(xì)資料 通知主方參加會(huì)見和會(huì)談的人員①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會(huì)談人員了解會(huì)見與會(huì)