【正文】 當(dāng)要求采購(gòu)人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。請(qǐng)購(gòu)單一式四份，注明請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。請(qǐng)購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請(qǐng)購(gòu)單送交采購(gòu)部門(mén)。對(duì)于重要物品或勞務(wù)的請(qǐng)購(gòu)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)決策論證和特殊的審批程序。對(duì)于臨時(shí)需要的物品，很難列入預(yù)算，通常由使用者根據(jù)實(shí)際需要直接提出，不經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)簽批。但使用者在請(qǐng)購(gòu)單上一般要解釋請(qǐng)購(gòu)目的和用途，請(qǐng)購(gòu)單須經(jīng)使用部門(mén)主管審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)資金預(yù)算授權(quán)人簽字后，交采購(gòu)部門(mén)辦理采購(gòu)。對(duì)于緊急需求的特殊請(qǐng)購(gòu)制定特殊審批程序。 　　無(wú)論何種需要的請(qǐng)購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)在收到經(jīng)過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購(gòu)多少向誰(shuí)發(fā)出訂貨單；什么時(shí)候發(fā)出訂貨單。 　　(1)訂購(gòu)數(shù)量的控制。 　　(2)向哪一家發(fā)出訂貨單。 　　(3)何時(shí)發(fā)出訂貨單。 　　在上述三方面的決定做出之后。將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以示答復(fù)；一聯(lián)退倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備驗(yàn)貨；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門(mén)籌備資金；一聯(lián)采購(gòu)部門(mén)作為簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同的依據(jù)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)簽批后的請(qǐng)購(gòu)單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的購(gòu)銷(xiāo)合同，在合同中要列出所購(gòu)物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貸方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷(xiāo)雙方共同遵守的契約，對(duì)采購(gòu)合同必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專(zhuān)用章。在訂貸單向供應(yīng)商發(fā)出之前。還必須由專(zhuān)人核查，訂貨單是否授權(quán)審批，以及是否有經(jīng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單作為支持憑證，確保訂貨單的有效性，采購(gòu)合同一般一式四份，一份交供貨商請(qǐng)求發(fā)貨。一份由采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)人保管，負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行。一份交會(huì)計(jì)部門(mén)以監(jiān)督合同的執(zhí)行。一份交倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對(duì)。 　　貨物抵達(dá)或接受勞務(wù)后。應(yīng)對(duì)照訂單或購(gòu)貨合同進(jìn)行驗(yàn)收，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門(mén)或人員對(duì)貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并出具驗(yàn)收的證明資料，為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)承擔(dān)。對(duì)收貨的控制是有雙重作用，既控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。 　　(1)單位財(cái)會(huì)部門(mén)在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。 　　(2)單位應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬欺和定金的管理。 　 (3)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理。由專(zhuān)人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。 　 (4)單位應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度。對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。 　　(5)單位應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。 　　以上每個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)作必要的記錄。2企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度問(wèn)題 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本制度為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，針對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)容，應(yīng)設(shè)計(jì)以下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本制度?！　≌?qǐng)購(gòu)與審批。企業(yè)物品采購(gòu)應(yīng)由使用部門(mén)根據(jù)其需要提出申請(qǐng)，并經(jīng)分管采購(gòu)工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商。企業(yè)應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同參與詢(xún)價(jià)程序并確定供應(yīng)商。采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)。企業(yè)應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)下訂單或起草購(gòu)貨合同并經(jīng)授權(quán)部門(mén)或人員審核、審批或適當(dāng)審計(jì)。采購(gòu)與驗(yàn)收。企業(yè)采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任物品的驗(yàn)收工作。采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。企業(yè)采購(gòu)、驗(yàn)收與會(huì)計(jì)記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，以保證采購(gòu)數(shù)量的真實(shí)性和采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購(gòu)記錄和會(huì)計(jì)核算的正確性。付款的審批與付款執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離?！　∑髽I(yè)應(yīng)明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。根據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，控制的審批要點(diǎn)主要包括：企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門(mén)一般會(huì)根據(jù)顧客訂單或者對(duì)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)和存貨要求的分析來(lái)決定生產(chǎn)授權(quán)。企業(yè)對(duì)資本支出和租賃合同通常會(huì)特別授權(quán)，只容許特定人員提出請(qǐng)購(gòu)。企業(yè)對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專(zhuān)家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。采購(gòu)合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。采購(gòu)款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批?！　閷?shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以請(qǐng)購(gòu)單、合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號(hào)、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實(shí)相符，并且檢查有編號(hào)簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)，并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。 企業(yè)采購(gòu)與付款中存在的問(wèn)題隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的進(jìn)一步發(fā)展, 企業(yè)雖開(kāi)始注意到采購(gòu)與付款的重要性, 但對(duì)其重視程度仍然不足,在具體的企業(yè)管理中, 采購(gòu)與付款仍然作為生產(chǎn)的后勤輔助行為來(lái)管理, 片面強(qiáng)調(diào)采購(gòu)與付款為生產(chǎn)服務(wù)的觀念，或是單純認(rèn)為采購(gòu)與付款只是節(jié)約成本的一種手段, 忽視采購(gòu)與付款對(duì)企業(yè)整體戰(zhàn)略的影響。圖21展示了無(wú)錫全祿信息科技有限公司的采購(gòu)流程圖ISR(AE)采購(gòu)（比價(jià)） （訂購(gòu)）ISR(AE)客戶(hù)訂貨到貨期報(bào)價(jià)需求詢(xún)價(jià)表報(bào)價(jià)圖21目前, 無(wú)錫全祿信息科技有限公司在采購(gòu)與付款過(guò)程中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下問(wèn)題： 無(wú)錫全祿信息科技有限公司的采購(gòu)計(jì)劃不實(shí)、不準(zhǔn)確，不夠嚴(yán)肅，存在盲目采購(gòu)現(xiàn)象。物資采購(gòu)計(jì)劃是實(shí)施物資采購(gòu)活動(dòng)的主要依據(jù)，其影響涉及物資采購(gòu)全過(guò)程，一經(jīng)確定便不能隨意變更，但在實(shí)際工作中無(wú)錫全祿信息科技有限公司的物資采購(gòu)計(jì)劃的編制還存在隨意性，有些物資計(jì)劃人員，在原計(jì)劃體制物資短缺條件下，形成的手中有糧心中不慌、有備無(wú)患，過(guò)分追求儲(chǔ)備的品種全、從儲(chǔ)量足的保供觀念出發(fā)，不考慮目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)買(mǎi)方市場(chǎng)、社會(huì)資源充足，交通便利的現(xiàn)狀，而編制采購(gòu)計(jì)劃過(guò)大。這樣不僅浪費(fèi)人力、財(cái)力，造成儲(chǔ)備資金占用大，周轉(zhuǎn)遲緩，甚至有時(shí)還影響無(wú)錫全祿信息科技有限公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。尋找供應(yīng)商在傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)中是一個(gè)首要的任務(wù)。在采購(gòu)過(guò)程中, 無(wú)錫全祿信息科技有限公司為了能夠從多個(gè)競(jìng)爭(zhēng)性的供應(yīng)商中選擇一個(gè)最佳的供應(yīng)商, 往往保留私有信息, 而供應(yīng)商也在和其他的供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)中隱瞞自己的信息,如果給供應(yīng)商提供的信息越多, 供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)籌碼就越大, 這樣對(duì)無(wú)錫全祿信息科技有限公司不利。采購(gòu)、供應(yīng)雙方都盡量隱瞞自己的信息, 保持信息私有化, 不能有效進(jìn)行信息共享與信息溝通, 必然導(dǎo)致信息阻塞。采購(gòu)、供應(yīng)雙方只能通過(guò)多次談判達(dá)成協(xié)議, 這是典型的非信息對(duì)稱(chēng)博弈過(guò)程。由于雙方不能及