【正文】 系統(tǒng)形成的需求記錄5．所有需要信息管理系統(tǒng)管理的表格和 單據(jù) 討論內(nèi)容***將初步答案填寫(xiě)在相應(yīng)問(wèn)題下，待 調(diào)研時(shí)，在 軟件商協(xié) 助下進(jìn)一步修改、完善。1. 公司 現(xiàn) 有的硬件配置情況（服 務(wù) 器、工作站、網(wǎng) 絡(luò)設(shè)備 等）。了解現(xiàn)在的系統(tǒng)能否滿足未來(lái)的發(fā)展和預(yù)計(jì)的投資，中和考慮價(jià)格和系統(tǒng)穩(wěn)定性。2. 目前 現(xiàn) 有的系 統(tǒng) 有哪些（數(shù)據(jù) 庫(kù) 系 統(tǒng) 、應(yīng) 用系 統(tǒng) 等），分 別實(shí)現(xiàn) 什么功能？目前使用狀況如何？希望以后的系 統(tǒng)軟 （前臺(tái)、后臺(tái)）硬件怎 樣 ？通過(guò)對(duì)原來(lái)使用系統(tǒng)的了解，可以掌握 現(xiàn)在企業(yè)的水準(zhǔn)和人 員的水準(zhǔn)。 3. 對(duì) 公司將來(lái)的 應(yīng) 用系 統(tǒng) 的安全管理？估 計(jì) 最大用 戶 數(shù)有多少個(gè)？使用各個(gè)模 塊 的用 戶 ？7 / 34a) 外部：防火墻等b) 內(nèi)部：權(quán)限管理采用方法等（多選）c) 按人 員設(shè) 定（ Security By Person）d) 按 職 位 設(shè) 定（ Security By Position）e) 上 級(jí) 主管可以就其本身 權(quán) 限范 圍 內(nèi)之功能，自行授 權(quán) 予下屬 f) 提供 權(quán) 限復(fù)制及 對(duì)調(diào)g) 提供 對(duì) 使用者或程序 設(shè) 定 權(quán) 限功能4. 造 紙 行 業(yè) 、紅 塔的特點(diǎn)和信息管理系 統(tǒng) 的控制特點(diǎn)收集和了解企 業(yè) 的特點(diǎn)。例如：i. 配方 穩(wěn) 定而且 單 一，配方 結(jié) 構(gòu) 簡(jiǎn)單 ；相當(dāng)于一個(gè) X 型的物料清 單 。ii. 產(chǎn) 品在卷料 階 段是以噸（或公斤）作 為計(jì) 量 單 位的，而板裝的最 終 成品卻以令為計(jì) 量 單 位，在工序中 間 就存在一個(gè) 單 位 轉(zhuǎn)換 的 問(wèn)題 。5. 信息部 門(mén) 保留 現(xiàn) 在各部 門(mén) 的 實(shí)際業(yè)務(wù) 流程和 認(rèn)為 可改 進(jìn) 的流程？如何收集各 職 能部 門(mén)的 實(shí)際 需求，做了哪些修改？ 記錄 ？ 請(qǐng) 描述各 業(yè)務(wù) 部 門(mén)對(duì) 系 統(tǒng) 的主要需求？通過(guò)現(xiàn)在的 MIS 系統(tǒng)了解企業(yè)，會(huì)事半功倍。6. 現(xiàn) 在企 業(yè) 物料分 類(lèi) 及分 類(lèi)碼 ﹑物料 編碼規(guī)則 ﹑產(chǎn) 品清 單 ﹑ BOM 類(lèi) 型 ﹑BOM 的 編 制方法等是否有完整、系 統(tǒng) 的定 義 和管理方法。是否需要 優(yōu) 化？如何解決替代件的 查詢 ？通過(guò)初步的了解，現(xiàn)在紅塔仁恒的物料 編碼同國(guó)外的造紙 同行有較大的差別，是否能接受?chē)?guó)外的方法？7. 物料的 計(jì) 量 單 位 (采 購(gòu)單 位 ﹑庫(kù) 存 單 位 ﹑銷(xiāo) 售 單 位 )﹑計(jì) 量 單 位的 轉(zhuǎn)換 ﹑物料的生 產(chǎn) /采 購(gòu) 提前期 ﹑物料 損 耗 ﹑訂購(gòu) 批量 ﹑計(jì) 劃方法是否有完整的定 義 和 現(xiàn) 成的數(shù)據(jù)？如有這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)將減少實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)和縮短實(shí)施時(shí)間。8. 目前 現(xiàn) 有 業(yè)務(wù) 流程中存在什么 問(wèn)題 ？ 對(duì)現(xiàn) 有的 業(yè)務(wù)過(guò) 程希望有什么改善？如果使用新的 電腦 系 統(tǒng) ，最希望系 統(tǒng) 能解決什么 問(wèn)題 ？好的 IT 管理者應(yīng)該有很多想法。9. 文件 檔案?jìng)浞葑鳂I(yè)管理要求（多選）8 / 34? 可設(shè)定各檔案之保留時(shí)間，可分 別以年、月、日作為單位來(lái)設(shè)定? 提供歷史數(shù)據(jù)庫(kù)，與業(yè)務(wù) 數(shù)據(jù)庫(kù)共享一套10. 打印管理，是否需要（多 選 ）? 打印文件可以透 過(guò) 打印管理工具，直接 Email 及 FAX? 打印管理控制，每個(gè)用 戶僅 能 查詢 自己所 產(chǎn) 生之 報(bào) 表? 待打印文件可 選擇輸 出至 Microsoft Excel 及 Word ? 用 戶 可 選擇 每一 報(bào) 表之打印份數(shù)? 可 設(shè) 定各使用者存于系 統(tǒng) 中之 報(bào) 表數(shù)目 ? 報(bào) 表可 視 狀況而決定 馬 上 執(zhí) 行、批次 執(zhí) 行或利用 Report Server 執(zhí) 行? 用 戶 可自定 報(bào) 表之表尾格式11. 報(bào) 表 執(zhí) 行? 可分散在多臺(tái)計(jì)算機(jī)上同時(shí)執(zhí)行 ? 批次作業(yè)可以? 可預(yù)作排程12. 批次作 業(yè) 管理? 設(shè)定特定日期 (Date)或特定周日 (Day)執(zhí)行? 可查詢每一批次作業(yè)之實(shí)際激活時(shí)間、實(shí)際結(jié)束時(shí)間 及執(zhí)行狀況13. 是否要從外部系 統(tǒng)轉(zhuǎn) 入數(shù)據(jù)？何種格式？例如? 客戶訂單以 XML 轉(zhuǎn)入 ? 采購(gòu)及外包單以 XML 轉(zhuǎn) 出14. 原來(lái)的 MIS 系 統(tǒng) 中的數(shù)據(jù)與以后系 統(tǒng) 的數(shù)據(jù) 導(dǎo) 入？過(guò)去企業(yè)的數(shù)據(jù)不能丟掉，但如何 導(dǎo)入到新系統(tǒng)中，省力 /省錢(qián)的平衡9 / 34銷(xiāo)售（銷(xiāo)售部）系統(tǒng)需求調(diào)研核查問(wèn)卷——IFS資料準(zhǔn)備1. 崗位/部門(mén)職責(zé)說(shuō)明詳見(jiàn)“銷(xiāo)售部職位描述” 。2. 《部門(mén)工作流程表》詳見(jiàn)“銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)流程（圖）匯總”，此資料根據(jù)文件整理， 請(qǐng)?jiān)凇欠袷褂谩粰谥凶⒚鳌谩颉?不用’ ，并在‘有無(wú)新增 ’ 一欄中填寫(xiě)‘無(wú)’或‘ 新增內(nèi)容 ’，并準(zhǔn)備相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程程序說(shuō)明和流程圖。3. 業(yè)務(wù)單證、報(bào)表樣張?jiān)斠?jiàn)“銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)單證一覽表”，此資料根據(jù)文件整理， 請(qǐng)?jiān)凇欠袷褂谩粰谥凶⒚鳌?’或‘不用 ’，并在‘有無(wú)新增 ’ 一欄中填寫(xiě)‘無(wú)’ 或‘新增內(nèi)容 ’，并準(zhǔn)備相應(yīng)單證、 報(bào)表樣張。4. 相關(guān)制度、規(guī)范文件詳見(jiàn)“銷(xiāo)售部相關(guān)制度、 規(guī)范文件” ，此 資料根據(jù)文件整理，請(qǐng)?jiān)凇欠袷褂谩?一欄中注明‘用 ’或‘ 不用 ’，并在‘有無(wú)新增 ’ 一欄中填寫(xiě)‘無(wú)’ 或‘新增內(nèi)容 ’，并準(zhǔn)備相應(yīng)文件。討論內(nèi)容***將初步答案填寫(xiě)在相應(yīng)問(wèn)題下，待 調(diào)研時(shí)，在 軟件商協(xié) 助下進(jìn)一步修改、完善。10 / 341. 產(chǎn)品的種類(lèi)和規(guī)格以及包裝方法例如：質(zhì)量公司 克重等級(jí) 合格品包裝規(guī)格 單位正度大度特度250g/m2, 300g/m2（暫不知道）A, B, C, 等外A, B, C,板裝非標(biāo)令紅塔仁恒高檔涂布白卡紙350 g/m2，400 g/m2，（暫不知道）一 級(jí)、二級(jí)、等外？一級(jí)二級(jí)卷筒 公斤2. 是否有處理外幣銷(xiāo)售業(yè)務(wù)？3. 是否希望評(píng)價(jià)客戶的信用額度？是否根據(jù)信用額度來(lái)決定放帳額及是否接單？4. 是否每月有給客戶發(fā)出對(duì)帳單/催款通知？5. 對(duì)于各個(gè)辦事處或銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)的庫(kù)存管理如何？6. 對(duì)于產(chǎn)品的交貨運(yùn)輸時(shí)間如何管理？好的系 統(tǒng) 能支持企 業(yè) 在不同運(yùn) 輸 手段的 時(shí)間 和 費(fèi) 用管理， 為 準(zhǔn) 時(shí) 交 貨 提供方便7. 在銷(xiāo)售過(guò)程（售前、售后）中，是否需要向客戶提供服務(wù)？服務(wù)包括哪些內(nèi)容？服務(wù)的流程是如何實(shí)現(xiàn)的？8. 銷(xiāo)售預(yù)測(cè)是如何進(jìn)行的？一般預(yù)測(cè)的期間有多長(zhǎng)，預(yù)測(cè) 與實(shí)際銷(xiāo)售是否接近？9. 銷(xiāo)售與生產(chǎn)、采購(gòu)等部門(mén) 是如何銜接的， 業(yè)務(wù)溝通的形式有哪些（ 單據(jù)、口頭等），目前的溝通是否存在問(wèn)題（準(zhǔn)確性、及 時(shí)性、可追溯性）？10. 產(chǎn)品的價(jià)格策略是如何制定的？依據(jù)是什么？在銷(xiāo)售過(guò)程中如何執(zhí)行？控制的手段有哪些？對(duì)報(bào) 價(jià) 進(jìn) 行控制，例如定 義 最低 報(bào) 價(jià)？如何 調(diào) 整 產(chǎn) 品的 報(bào) 價(jià)？能否批量 調(diào) 整 產(chǎn)品 報(bào) 價(jià)11. 是否對(duì)銷(xiāo)售情況進(jìn)行分析？11 / 34例如：哪種 產(chǎn) 品被哪個(gè)客 戶訂購(gòu) 了多少？ 哪種 產(chǎn) 品 銷(xiāo) 售收入最多？ 哪種 產(chǎn) 品獲 利 潤(rùn) 最大？哪種 產(chǎn) 品哪個(gè)地區(qū) 購(gòu)買(mǎi) 的最多 ? 哪種 產(chǎn) 品哪 類(lèi) 客 戶購(gòu)買(mǎi) 的最多？ 哪個(gè) 業(yè)務(wù)員簽訂 的 訂單額 最大？每個(gè) 銷(xiāo) 售 員 收回的 貨 款情況如何？某個(gè)客 戶 、分公司的 訂單 、銷(xiāo) 售情況如何？12. 是否做到對(duì)每一個(gè)地區(qū)的每一個(gè)業(yè)務(wù)員的訂單、回款、傭金進(jìn)行集中集成管理？如果把有關(guān)的政策制定好，能否根據(jù)銷(xiāo)售和回款自動(dòng)的計(jì) 算傭金？13. 客戶、業(yè)務(wù)員的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)獎(jiǎng) 勵(lì)的策略有什么內(nèi)容（折扣、返還、傭金等）？如何執(zhí)行?14. 是否有對(duì)每個(gè)客戶進(jìn)行利潤(rùn)分析？如何做？15. 確定是否接單的依據(jù)是什么？（如根據(jù)生產(chǎn)能力及庫(kù)存來(lái)決定等）如何根據(jù)生 產(chǎn) 能力及 庫(kù) 存來(lái)決定是否接 單 ？16. 銷(xiāo)售訂單的供貨模式有多少種？（存貨、直接生 產(chǎn)、研發(fā)生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運(yùn)等）17. 是否有隨時(shí)跟蹤每張銷(xiāo)售合同/訂單的執(zhí)行情況(交貨量，收款額，投訴等)？如何跟蹤？18. 是否有對(duì)退貨及客戶投訴進(jìn)行分析？19. 是否需要記錄每一個(gè)客戶的特殊要求， 記錄的方式是什么？在生 產(chǎn)及以后的銷(xiāo)售等后續(xù)環(huán)節(jié)中是否需要查詢這些記錄？20. 是否自動(dòng)為銷(xiāo)售訂單分配庫(kù)存？21. 怎樣使銷(xiāo)售發(fā)票直接生成財(cái)務(wù)憑證?12 / 34財(cái)務(wù)（財(cái)務(wù)部）系統(tǒng)需求調(diào)研核查問(wèn)卷——IFS資料準(zhǔn)備1. 崗位/部門(mén)職責(zé)說(shuō)明詳見(jiàn)“財(cái)務(wù)部職位描述” 。2. 部門(mén)工作流程暫無(wú)資料3. 業(yè)務(wù)單證、報(bào)表樣張?jiān)斠?jiàn)“財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)單證一覽表”，此資料根據(jù)文件整理， 請(qǐng)?jiān)凇欠袷褂谩粰谥凶⒚鳌?’或‘不用 ’，并在‘有無(wú)新增 ’ 一欄中填寫(xiě)‘無(wú)’ 或‘新增內(nèi)容 ’，并準(zhǔn)備相應(yīng)單證、 報(bào)表樣張。4．《會(huì)計(jì)科目表》5． 相關(guān)制度、規(guī)范文件