【正文】 文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。 （三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （四）發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，主辦單位排列在前，如發(fā)文單位較多時(shí)，也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字；聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦單位標(biāo)志。 （五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用只主辦單位的發(fā)文字號(hào)。 （六）簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 （七）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。（八）主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。 （十）附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期。署會(huì)議通過或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。為準(zhǔn)，聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)的主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。（十四）附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項(xiàng)。（十五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。 （十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。 （十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。 （十八）頁碼：公文頁數(shù)順序號(hào)。 第十條 公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求，按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機(jī)關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號(hào))執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。 第四章 行文規(guī)則 第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。 第十二條 公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發(fā)公文?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形摹Ｐ藕焦某浴昂钡奈姆N外，還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。 第十三條 公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項(xiàng)需向中國鐵路總公司行文外，凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文，涉及幾個(gè)部門的可以抄送，亦不必抄送中國鐵路總公司。第十四條 “請(qǐng)示”應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的可用抄送，但不得抄送下級(jí)單位?！耙庖姟庇糜谏闲形臅r(shí)，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理；用于下行文時(shí)，一樣體現(xiàn)出強(qiáng)制性和約束力，下級(jí)單位應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；用于平行文時(shí)，所提意見供對(duì)方參考。除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以公司名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”、“報(bào)告”。 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十五條 收到參建單位的“請(qǐng)示”或“意見”，公司必須做出處理或答復(fù)?！罢?qǐng)示”或“意見”實(shí)行“催辦查辦通知書”制度，領(lǐng)導(dǎo)閱示后，綜合部送承辦部門，承辦部門限期反饋，綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來文單位，無承辦部門的，由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。 第十六條 公文要精簡，注重效用。 （一）凡可一次行文的，不分別行文；可不行文的，不行文。會(huì)議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文，通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。（二）轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強(qiáng)的，可原文照轉(zhuǎn)；需部分貫徹執(zhí)行的，可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分；需結(jié)合實(shí)際細(xì)化貫徹的，應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文，原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。（三）壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要，一般不超過3000字；控制發(fā)文范圍和印數(shù)，除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外，無關(guān)單位一律不抄送。 第五章 發(fā)文辦理 第十七條 公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，一般包括：擬稿、審稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、裝訂、封發(fā)等程序。 第十八條 以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下： （一）《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司文件》、報(bào)告重要工作；； ； ； ； 《公司文件》的事項(xiàng)。 （二）《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司函》，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)； 、省、市政府各部門(包括地方鐵路)，以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級(jí)市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門，其他人民團(tuán)體、企事業(yè)單位，商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)。（三）《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司會(huì)議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開的會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第十九條 擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項(xiàng)標(biāo)明。草擬公文要做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定； （二）事由清楚，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，書寫整齊，簡潔明了； （三）公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定； （四）擬制緊急公文，應(yīng)體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度； （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。使用非規(guī)范簡稱時(shí)，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時(shí)，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日； （六）公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個(gè)層次時(shí)，序數(shù)順序?yàn)椤耙弧薄ⅰ?．”；結(jié)構(gòu)為多層次時(shí)，序數(shù)順序?yàn)椤耙弧薄ⅰ?一)”、“1．”、“( 1 )”。 （七）使用國家法定計(jì)量單位； （八）根據(jù)來文擬辦的文稿，來文應(yīng)附在文稿后，以便審核、歸檔； （九）公文中的數(shù)字，除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字； （十）受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱；單位名稱不能表明所在地時(shí)，要在擬稿紙上注明地址以便及時(shí)投送；（十一）擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文，應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆；可使用計(jì)算機(jī)打印設(shè)備擬寫文稿。（十二）文件標(biāo)題字號(hào)應(yīng)使用二號(hào)宋體，正文標(biāo)題應(yīng)使用三號(hào)黑體，正文應(yīng)使用三號(hào)仿宋體；字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”，行間距應(yīng)用“單倍行距”，同時(shí)根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。 第二十條 會(huì)簽：會(huì)簽公文，主辦部門應(yīng)先簽署意見，然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。 凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦部門必須與之協(xié)商、會(huì)簽，取得一致意見后方可行文。如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致，主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。 第二十一條 審稿、核稿：對(duì)文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān)，然后送綜合部核稿后，由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文，必要時(shí)經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文，須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)；文稿改動(dòng)較大，由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無誤后，應(yīng)簽名并注明日期。 審稿、核稿的重點(diǎn)是：是否需要行文；行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求，公文格式是否規(guī)范；文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定；處理意見是否明確具體，切實(shí)可行；與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù)；涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致；發(fā)送范圍是否恰當(dāng)；主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。 第二十二條 校對(duì)：校對(duì)工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時(shí)。公司發(fā)公文由擬稿部門校對(duì)，每件公文至少全面校對(duì)兩遍，改正較多時(shí)，應(yīng)按程序復(fù)校，在確認(rèn)無誤后方可付印，校對(duì)人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前，對(duì)文件及格式要全面檢查，如對(duì)文稿內(nèi)容有疑問，應(yīng)與核稿人聯(lián)系，不得隨意處理。 第二十三條 簽發(fā)：以公司名義制發(fā)的公文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期，并對(duì)公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動(dòng)，如必須改動(dòng)，應(yīng)由核稿人報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。 第二十四條 繕印：公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號(hào)?？樣∫瞎囊?guī)定格式，字跡清楚，整潔美觀，印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等，由擬稿部門自行繪制。 第二十五條 翻?。荷霞?jí)單位公文除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長批準(zhǔn)可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章，視同正式公文妥善保管。 第二十六條 用?。荷w章時(shí)，應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，打印是否清晰，印數(shù)是否準(zhǔn)確，對(duì)不符合規(guī)定的公文不予蓋章。第二十七條 裝訂：裝訂前由擬稿部門對(duì)繕印的公文進(jìn)行檢查。檢查的重點(diǎn)是：密級(jí)、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時(shí)要毛天齊地，毛左齊右，切忌多頁、少頁、倒頁，訂釘位置要按規(guī)定辦理，做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂，會(huì)議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂，其他簡報(bào)、材料由擬稿部門裝訂。第二十八條 封發(fā)：綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度，印發(fā)的公文由擬稿部門進(jìn)行封發(fā)。公文封發(fā)時(shí)，擬稿部門要對(duì)公文質(zhì)量進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查繕印是否清晰，有無多頁、少頁、倒頁等差錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。第二十九條 積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。 第三十條 嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定，加強(qiáng)秘密公文的管理。秘密公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施，保證公文安全。閱辦機(jī)要電報(bào)，應(yīng)按保密規(guī)定按時(shí)收回，由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報(bào)時(shí)，必須貫徹“密來密去”的原則，嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸，其他秘密公文傳輸時(shí)，必須采用加密裝置。第六章 收文辦理第三十一條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，一般包括：簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視，指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作，收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。第三十二條 收文：綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度，指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號(hào)、登記，加貼《公文處理單》后，送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見；綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見，將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理；綜合部部長和主管副部長同時(shí)因公出差，由綜合部文電管理人員直報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱批，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理；節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文，綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度，由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會(huì)議或從其他渠道收到的公文，應(yīng)交綜合部登記后辦理。收到上報(bào)的公文如不符合本實(shí)施細(xì)則規(guī)定的，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可退回發(fā)文單位并說明理由。第三十三條 公文承辦：承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時(shí)辦理，不得延誤、推諉，一般公文應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，做到日事日畢；內(nèi)容緊急的公文要指定專人，跟蹤處理，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦。各主辦（承辦）部門當(dāng)日辦理的公文要于17時(shí)前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時(shí)限的，主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對(duì)不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時(shí)向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或與交辦部門聯(lián)系，并退回公文原件。第三十四條 公文傳閱：領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文，由綜合部文電管理人員根據(jù)實(shí)際情況，在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時(shí)間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時(shí)傳閱時(shí)，重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱，原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦；遇有緊急待辦公文，由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時(shí)間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文，由綜合部文電管理人員送傳，傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)綜合部登記，不要直接傳遞和橫傳，以隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳或延誤，保證辦理或查詢及時(shí)方便。 第三十五條 審批公文：主批人應(yīng)簽署明確意見，并寫全姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱(需注明時(shí)間)，應(yīng)視為同意。沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。 第三十六條 公文督辦：凡帶有“請(qǐng)XX部門閱辦”、“上報(bào)”、“反饋”、“落實(shí)”等字樣批示的公文，由綜合部跟蹤督辦，承辦部門要按照時(shí)限要求及時(shí)上報(bào)，同時(shí)向綜合部反饋情況，保證工作得到落實(shí)。第七章 公文歸檔、銷毀 第三十七條 立卷歸檔：公文辦結(jié)后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé)；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本；公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。立卷、歸檔應(yīng)做到：（一）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。（二）正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況，有利于保管、查找和利用。（三）立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行，并根據(jù)公文內(nèi)