【正文】 （1） 接收傳真時(shí)注意幾個(gè)要素：來(lái)電人姓名（2） 、單位、傳真頁(yè)數(shù)，（3） 重要程度，（4） 送交時(shí)間，（5） 送交部門(mén)，（6） 送交何人。（7） 傳真不（8） 清晰時(shí)，（9） 必須及時(shí)要求重傳，（10） 直至清晰為止，（11） 對(duì)于重要數(shù)字要進(jìn)行核定。（12） 收到傳真后要立即登記在《傳真記錄簿》，（13） 將相關(guān)要素記錄清楚，（14） 作好簽收工作。三、電話(huà)與傳真的傳遞與處理接聽(tīng)電話(huà)、傳真后應(yīng)立即填寫(xiě)《傳真、電話(huà)處理單》，將有關(guān)信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是：（1） 公司、部門(mén)負(fù)責(zé)人的重要電話(huà)、傳真，（2） 必須在電話(huà)結(jié)束后10分鐘內(nèi)與有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)電話(huà)內(nèi)容。（3） 當(dāng)無(wú)法與相關(guān)人員取得聯(lián)系時(shí)，（4） 必須根據(jù)事件急緩，（5） 在盡可能短的時(shí)間內(nèi)給來(lái)電者回復(fù)，（6） 并繼續(xù)與相關(guān)人員聯(lián)系。（7） 重要傳真件必須復(fù)（8） 印后立冊(cè)歸檔。（9） 任何有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的傳真與電話(huà)都必須記錄在登記簿上。（10） 重要傳真、與電話(huà)必須按照傳遞、送審、處理、反饋的程序進(jìn)行。四、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理：（1） 電腦設(shè)備（2） 作為我們工作必不（3） 可少的重要工具，（4） 計(jì)算機(jī)網(wǎng)是指（5） 利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（6） 、通信介質(zhì)和適宜的組網(wǎng)技術(shù)與協(xié)議，（7） 以及各類(lèi)系統(tǒng)管理軟件和應(yīng)用軟件，（8） 將公司計(jì)算機(jī)和各種終端設(shè)備（9） 有機(jī)地集成在一起，（10） 用于培訓(xùn)、公司管理、信息資源共享等方面工作的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。各部門(mén)、各地區(qū)分部必須按本規(guī)定落實(shí)電腦及網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)施細(xì)則，（11） 并嚴(yán)格執(zhí)行。（12） 公司所有計(jì)算機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)。未經(jīng)辦公室許可，（13） 任何人不（14） 得更換、損毀；不（15） 得改變其物理的位置、性能；不（16） 得改變其連接關(guān)系、運(yùn)行狀態(tài)、系統(tǒng)配置。（17） 辦公室負(fù)責(zé)電腦及外設(shè)、備（18） 件的計(jì)劃、采購(gòu)，同（19） 一單位使用的電腦盡量購(gòu)買(mǎi)同（20） 一個(gè)品牌，（21） 以便于維護(hù)和硬件資源共享。各部門(mén)如確需配置電腦，（22） 需向公司負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。（23） 各部門(mén)應(yīng)該及時(shí)在局域網(wǎng)提供本部門(mén)制定的規(guī)章制度、公司使用各類(lèi)表格等（已經(jīng)各部門(mén)確認(rèn)的）必須設(shè)定共享。（24） 辦公室要切（25） 實(shí)加強(qiáng)對(duì)員工上網(wǎng)的管理和引導(dǎo)。為避免網(wǎng)上不（26） 良信息對(duì)計(jì)算機(jī)侵襲和影響，（27） 使用者必須一星期至少進(jìn)行3次電腦殺毒措施；為優(yōu)化電腦內(nèi)存，（28） 每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。（29） 電腦如在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)異常情況，（30） 須立即報(bào)本部門(mén)負(fù)責(zé)人，（31） 仍不（32） 能解決，（33） 由辦公室作相應(yīng)處理。（34） 公司網(wǎng)所有使用者應(yīng)在其上網(wǎng)過(guò)程中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，（35） 不（36） 得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露他人秘密以及其他不（37） 良行為。（38） 違反本辦法及人為造成網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，（39） 其責(zé)任由本人自負(fù)外，（40） 公司給予相應(yīng)處罰。五、電腦操作管理（1） 電腦操作本著一人負(fù)責(zé)的原則，（2） 每臺(tái)電腦必須確定一人負(fù)責(zé)。用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)和辦公室所分配的電腦在在職期內(nèi)享有專(zhuān)用權(quán)，（3） 為了防止數(shù)據(jù)被盜、丟失、系統(tǒng)錯(cuò)亂等現(xiàn)象，（4） 須進(jìn)行必要的密碼設(shè)置。任何人未經(jīng)許可，（5） 不（6） 得使用。（7） 電腦操作者必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，（8） 未經(jīng)培訓(xùn)者不（9） 得單獨(dú)上機(jī)。（10） 操作電腦時(shí)不（11） 準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無(wú)關(guān)的事情。（12） 復(fù)（13） 制或安裝軟件必須經(jīng)過(guò)電腦管理部門(mén)的同（14） 意方可進(jìn)行。（15） 電腦內(nèi)信息資料的復(fù)（16） 制必須經(jīng)過(guò)本部主管領(lǐng)導(dǎo)的同（17） 意方可進(jìn)行。第五章 行文管理本制度規(guī)定另外公文處理的基本原則和公文收、分、傳、辦以及行文的基本內(nèi)容、要求、程序。本制度適用于本公司及下屬各分公司。一、文件種類(lèi)：（1） 請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指（2） 示和批準(zhǔn)，（3） 用“請(qǐng)示”。（4） 報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作，（5） 反映情況，（6） 用“報(bào)告”。（7） 批復(fù)（8） ：答復(fù)（9） 請(qǐng)示事項(xiàng)，（10） 用“批復(fù)（11） ”。（12） 通知：傳達(dá)上級(jí)指（13） 示，（14） 要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，（15） 批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同（16） 級(jí)和不（17） 相隸屬單位的公文，（18） 用“通知”。（19） 通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，（20） 批評(píng)錯(cuò)誤，（21） 傳達(dá)重要情況以及需要所屬單位知道的事項(xiàng)，（22） 用“通報(bào)”。（23） 決定：對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，（24） 用“決定”。（25） 函：平行或不（26） 相隸屬單位之間互相商洽工作，（27） 向有關(guān)主管部門(mén)詢(xún)問(wèn)和答復(fù)（28） 問(wèn)題，（29） 用“函”。（30） 會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，（31） 要求有關(guān)單位共同（32） 遵守執(zhí)行的，（33） 用“會(huì)議紀(jì)要”。（34） 簡(jiǎn)報(bào)：上下左右之間反映工作情況，（35） 交流工作經(jīng)驗(yàn)，（36） 主要限于內(nèi)部使用的，（37） 用“簡(jiǎn)報(bào)”。（38） 調(diào)查報(bào)告：為了解決實(shí)際問(wèn)題，（39） 掌握客觀規(guī)律，（40） 進(jìn)行調(diào)查，（41） 獲得對(duì)事物本質(zhì)和規(guī)律性認(rèn)識(shí)，（42） 用“調(diào)查報(bào)告”。二、公司行政文件分為三類(lèi)：（1） A類(lèi)文件：制度、規(guī)定、規(guī)范、補(bǔ)充規(guī)定、規(guī)章制度的解釋說(shuō)明等；（2） B類(lèi)文件：公告、決定、通告、通函、通知、復(fù)（3） 函等；（4） C類(lèi)文件：公司簽呈、文件會(huì)簽單、收發(fā)文確認(rèn)單等表格單據(jù)類(lèi)。三、公司行政文件編號(hào)規(guī)則：（1） A類(lèi)文件編號(hào)規(guī)則：AAB－（2） CCCC－（3） DDD AA：編文單位及部門(mén)。 B：文件類(lèi)別碼， A類(lèi)文件的類(lèi)別碼即為“A”。 CCCC：文件編制的年份。例如， 2003 DDD：順序號(hào)， 是在前三項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。例如：《公司通用標(biāo)準(zhǔn)》編號(hào)為“中心辦公室A－2003－002”（二） B、C類(lèi)文件編號(hào)規(guī)則：AAB－CCCC－DD－EE－FF A：編文單位及部門(mén)。 B：文件類(lèi)別碼。 CCCC：文件編制的年份。 DD：文件編制的月份。 E：文件編制日。 FF：順序號(hào)， 是在前五項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。例如：2002年7月22日發(fā)布的《人事通函》，編號(hào)為“人力資源中心B－2002－07－22－01”四、公司行政類(lèi)表格單據(jù)類(lèi)碼：表格－部門(mén)名稱(chēng)－表格名例如：財(cái)務(wù)管理中心的《借款單》，編碼為：“表格－財(cái)務(wù)部－借款單”五、只有公司職能中心有權(quán)簽發(fā)A、B類(lèi)文件，簽發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或職能中心負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或總經(jīng)辦主任。涉及多個(gè)部門(mén)配合執(zhí)行的文件通過(guò)知曉人簽字的方式完成會(huì)簽后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于發(fā)文部門(mén)。六、文件格式：（1） 公司內(nèi)部及對(duì)外的文件均需打印，（2） 無(wú)論行文或表格，（3） 均應(yīng)采用標(biāo)（4） 準(zhǔn)的頁(yè)眉及頁(yè)腳格式。除固定的表格外，（5） 整篇文章的上下頁(yè)邊距不（6） 少于2厘米，（7） 左右頁(yè)邊距不（8） ，（9） 連續(xù)數(shù)頁(yè)的文章，（10） 應(yīng)于頁(yè)腳正中連續(xù)編號(hào)（例如共5頁(yè)的第2頁(yè)標(biāo)（11） 為“5－（12） 2”，（13） 字體一律用簡(jiǎn)體宋體，（14） 主標(biāo)（15） 題二號(hào)字體，（16） 副標(biāo)（17） 題三號(hào)字體，（18） 正文小四號(hào)字體，（19） 正文行間距為固定值24磅；文件標(biāo)（20） 題之下均需注明文件編號(hào)；文件結(jié)尾須有簽發(fā)部門(mén)、簽發(fā)人、核發(fā)人、抄報(bào)、送、抄發(fā)行等。（21） 文件格式一般包括：標(biāo)（22） 題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號(hào)等。（23） 文件紙一般用A4紙，（24） 中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，（25） 中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。（26） 文件如有皺折、破損、參差不（27） 齊等情形，（28） 應(yīng)先整補(bǔ)，（29） 裁切（30） 折疊，（31） 使其整齊劃一。（32） 內(nèi)部行文可以用分公司或職能中心名（33） 義行文，（34） 分公司或職能中心不（35） 得聯(lián)合行文，（36） 各職能中心之間不（37） 要用發(fā)文形式解決一般性問(wèn)題。（38） 各行文單位一般不（39） 得越級(jí)行文，（40） 特殊情況必須越級(jí)行文的，（41） 應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。（42） 向上級(jí)請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，（43） 主送一個(gè)單位，（44） 不（45） 要同（46） 時(shí)抄送下級(jí)單位，（47） 不（48） 要直接送領(lǐng)導(dǎo)人（除直接交辦外）；向下級(jí)單位的重要行文，（49） 可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。（50） 基本格式如下所示：（下頁(yè)）文件主標(biāo)題副標(biāo)題（AABCCCCDDEEFF）正文：。簽發(fā)部門(mén)：上海百勝斯生物科技有限公司 ***中心簽發(fā)人： 核發(fā)人：抄報(bào)：上級(jí)部門(mén)抄送：同級(jí)部門(mén)抄發(fā)：下級(jí)部門(mén)（51） 對(duì)外行文的字號(hào)： 公司：X1X2（X3）總字第0000號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱(chēng)；X3為地區(qū)類(lèi)別， 不 需分地區(qū)者省略；0000為公司收（發(fā)）文流水號(hào)。 對(duì)于企業(yè)對(duì)外行文編號(hào)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一制定管理。七、管理內(nèi)容和要求（1） 保證及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，（2） 反對(duì)積壓和紊亂，（3） 注意文件的安全，（4） 防止失密泄密，（5） 是公文處理的基本原則。及時(shí)，（6） 就是要時(shí)刻注意文件的時(shí)間性，（7） 保證及時(shí)、迅速地處理公文，（8） 解決問(wèn)題，（9） 不（10） 積壓，（11） 不（12） 拖拉，（13） 不（14） 誤時(shí)，（15） 不（16） 誤事。一般公文的處理以不（17） 超過(guò)一周為限，（18） 緊急公文隨到隨辦。準(zhǔn)確，（19） 就是要時(shí)刻注意文件辦理的準(zhǔn)確性，（20） 行文文字要簡(jiǎn)明、確切，（21） 條理要清楚。文件收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)要準(zhǔn)確無(wú)誤，（22） 不（23） 出差錯(cuò)。（24） 收文 有外單位送本公司的公文， 統(tǒng)一由總經(jīng)辦簽收、拆封、登記。做到當(dāng)日來(lái)文， 當(dāng)日拆封。如發(fā)現(xiàn)漏頁(yè)、漏附或誤送， 應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)文單位。因故未能將當(dāng)日來(lái)文拆封處理時(shí)， 應(yīng)將收到的文件全部看一遍， 急件急辦， 以防誤壓。 “親收”、“親啟”的文件， 一定要有收件人或指 定人員親自收啟。可視情況進(jìn)行登記。1 “絕密”文件，1 一定要由公司負(fù)責(zé)人或指1 定的人員拆封。1 某些不1 重要的，1 今后又無(wú)參考價(jià)值的文件，1 如一般的會(huì)議通知、便函等，1 可不1 作登記。 在拆封登記時(shí)，2 要按登記本所列項(xiàng)目逐項(xiàng)認(rèn)真登記清楚。登記本的項(xiàng)目，2 一般應(yīng)包括：收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文編號(hào)、來(lái)文摘由、附件密級(jí)。隨文附來(lái)的各種附件（包括文字、表格），2 要在專(zhuān)欄里將份數(shù)登記清楚。（25） 分文 來(lái)文經(jīng)過(guò)登記手續(xù)后， 按各部門(mén)分文， 并要求簽收。 分文、批辦、簽注意見(jiàn)時(shí)， 一定要寫(xiě)清楚主辦、協(xié)辦部門(mén)、閱知部門(mén)；哪些領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人閱知、閱批。 凡是職責(zé)不 清， 難以確定主辦部門(mén)的文件， 先由總經(jīng)辦與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系后確定主辦部門(mén)， 如經(jīng)聯(lián)系后仍不1 能解決的，1 則送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指1 定部門(mén)主辦。（26） 運(yùn)轉(zhuǎn) 領(lǐng)導(dǎo)閱示。某部門(mén)辦的文：先領(lǐng)導(dǎo)， 后其他部門(mén)。 領(lǐng)導(dǎo)閱。某部門(mén)閱的文：先領(lǐng)導(dǎo)， 后部門(mén)。（27） 辦文 承辦人收到文